管理性文件编写规定

王88目录一、制定目的 (2)二、适用范围 (2)三、各部门职责 (2)四、文件类型定义 (3)五、文件格式及标准 (4)5.1公文（包括公告和通知等） (4)5.2红头文件 (5)5.3质量体系文件 (6)5.4管理性文件 (7)5.5通用文件、表格文件 (8)5.6合同性文件 (9)六、文件管理 (11)6.1文件记录编号、发放 (11)6.2文件的归档 (11)6.3外来文件接收与归档 (11)七、其他规定 (11)八、附文件模板 (11)公司文件管理制度一、制定目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，便于文档的识别、追溯和控制，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。

结合公司实际工作情况，特制定本制度。

二、适用范围适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。

三、各部门职责3.1综合部负责公司公文、质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发布、归档等的管理，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。

3.2采购部负责采购合同的归档、保管工作；销售部负责报价单及合作客户相关资料的归档、保管工作；销售合同及其他行政类文件资料由综合部负责归档、保管；3.3各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发布、归档等的管理。

3.4综合部负责公司所有文件的统筹管理；四、文件类型定义4.1红头文件：针对公司党支部下发文件及其他特别需求的红头说明文件：4.2公文（企业通知、公告、通报、通告、决定、意见、请示、批复、函等），其明确了发布范围，是向公司内部宣布重要事项时使用的文件。

公文具有庄重性、广泛性和周知性特点；4.3质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。

制度文件编写规范制度文件是组织内部的一种重要管理工具，它规范了组织成员的行为和工作方式，促进组织的良好运行。

为了确保制度文件的有效性和可执行性，编写规范是非常重要的。

下面是一些建议的制度文件编写规范。

一、明确定义制度文件的目的和适用范围制度文件应该明确表达其目的和适用范围。

目的是指为了解决或规范其中一种特定的问题或行为，适用范围指明了该制度适用的对象、时间和地点。

二、简洁明了的标题和编号制度文件的标题和编号应该简洁明了，方便阅读和查找。

标题要能准确地描述该制度的内容，编号可以按照一定的规则进行，如按照部门、类别等进行编号。

三、清晰的章节结构和内容安排制度文件应该具有清晰的章节结构和内容安排，便于读者理解和查找。

可以采用目录、标题、子标题等方式来区分不同章节和段落，使文章结构清晰明了。

四、用简明的语言和术语制度文件应该使用简明的语言和术语，避免过多的专业术语或行业术语，以免造成读者的困惑。

如果必须使用专业术语，应该提供相应的解释或注释。

五、全面准确的内容制度文件应该包含全面准确的内容，涵盖与该制度有关的所有方面。

内容应该准确、具体、详尽，尽可能回答读者可能提出的问题，避免留下可以引发歧义的内容。

六、规范的文体和格式制度文件应该采用正式的文体和格式，避免使用口语化、随意性的表达。

要注意使用正确的标点符号和排版格式，让文本更加规范、统一、易读。

七、明确的责任和执行程序制度文件应该明确规定相关的责任人和执行程序，以确保制度的落实和执行。

责任人应该具备相关的能力和权限，执行程序应该能够被实施，并且能够追溯和评估执行效果。

八、合理的修订和更新机制制度文件需要具备合理的修订和更新机制，以适应组织内部或外部环境的变化。

修订时应该考虑到相关部门和人员的意见和建议，确保修订后的制度能够更好地适应实际情况。

总之，制度文件编写规范对于组织的良好运行至关重要。

只有符合规范的制度文档，才能够被组织成员理解、接受和执行，从而促进组织的发展和进步。

质量管理体系文件编写八项原则1、符合性质量管理体系必须做到以下两个符合性：一是符合企业的质量方针和目标，二是符合所选质量管理体系的要求。

2、确定性在描述任何质量活动时，必须使其具有确定性，即何人、何时、何地，依据什么文件，如何做应当保留什么记录等必须加以明确的规定，排除人为的随意性。

只有这样人才能保证过程的一致性，才能保障产品的稳定性。

3、相容性各种与质量管理体系有关的文件之间，应当保持良好的相容性，即不仅要协调一致，而且要各自为实现总目标承担好相应的任务（实际运行中通常会表现为对岗位职责的及工程流程/程序的描述）。

从质量策划开始，就应当考虑文件的相容性。

4、可操作性质量管理体系文件必须符合企业的客观事实，具有可操作性，这是文件得以有效实施的重要前提。

因此，文件的编制人员应该深入实际进行调查研究，及时反馈在使用中存在的问题，力求尽快改进和完善，确保文件的可操作性和行之有效。

5、系统性质量管理体系应是一个由组织、程序、过程和资源构成的有机整体。

在体系文件编制过程中，由于要素和部门人员的分工不同、侧重点不同以及其局限性，保持全局的系统性比较困难，因此，应该站在系统高度，着重搞清每个程序在体系中的作用，其输入和输出与其他程序之间的界面和接口，并施以有效的反馈控制。

此外，文件之间的支撑关系必须清晰：程序文件要支撑质量手册（质量管理体系的最新标准不要求一定要有质量手册，注意识别质量管理体系的要素与质量方针和目标的关系），即对质量手册中提出的各种管理要求都有交代、有要求。

作业指导书（或者其他制度等形式的文件）对程序文件中的内容作为支撑。

6、逻辑性在内容安排及说明文字中，要符合逻辑规律，不能前后矛盾或者说法不一。

7、独立性在质量管理体系审核方面，应贯彻独立性原则，使审核人员独立于被审核的活动，只有这样，才能保证审核的客观性、真实性和公正性。

同理，在设计验证、设计确认、质量检验活动中，贯彻独立性原则也是必要的，这些在编制文件是应当特别注意。

公司文件管理制度公司文件管理制度公司文件管理制度（精选15篇）在学习、工作、生活中，需要使用制度的场合越来越多，制度是国家法律、法令、政策的具体化，是人们行动的准则和依据。

拟定制度需要注意哪些问题呢？以下是小编收集整理的公司文件管理制度（精选15篇），希望能够帮助到大家。

公司文件管理制度11目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。

结合公司实际工作情况，特制定本制度。

2适用范围适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案。

3定义3.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。

3.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。

随时保持有效版本的文件。

3.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。

3.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)。

4职责4.1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。

4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。

4.3文件编制、审批、发布的权责4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。

4.3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。

4.3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核(核稿)、发布、汇总。

5文件分级分类5.1文件分级5.1.1一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。

规章制度文件格式(精选)规章制度文件格式一、标题：规章制度名称（居中，字号较大）二、正文：1. 文章序言：简要介绍规章制度的目的和意义。

2. 范围：明确适用范围，指明该规章制度适用的对象、地点、时间等。

3. 定义：对规章制度中涉及的专业术语或特定概念进行解释和定义。

4. 目的：阐明规章制度的目标和宗旨，明确制定该规章制度的初衷。

5. 任务和职责：明确相关责任人和部门的任务和职责，包括制定、执行和监督规章制度的职责。

6. 内容：（1）规章制度的具体内容，按照逻辑顺序进行全面、详细的阐述。

（2）各项规定的依据，包括法律法规、相关规定和内部制度等。

（3）操作方法和流程，具体描述实施该规章制度的步骤和办法。

（4）责任和权利，明确相关责任人的职权和权限，并对违反规章制度的责任进行说明。

（5）监督和检查，列出相关监督和检查措施，确保规章制度的有效实施。

7. 附件：（1）相关的表格、表格模板、标准文件等必要的附加材料。

（2）相关个案、操作指导手册等与规章制度直接相关的附加资料。

（3）其他必要的补充说明文件，如示例、案例分析等。

三、署名和日期：最后一部分为签署人或制定机构的名称，以及制定或修订该规章制度的日期。

以上是规章制度文件的一般格式，具体实施时应根据具体情况进行调整和修改。

规章制度文件的格式规范是保障内部管理规范性和统一性的重要要素，准确的格式能使文档整洁美观，易于阅读和实施。

规章制度文件的编写应注意以下几点：1. 清晰明了：文章结构要清晰，各部分内容之间逻辑关系要连贯。

通过标题和小标题，可以使读者对文档的结构有清晰的了解。

2. 程序性：在规章制度文件的格式中，务必注意章节顺序的合理性，使得整个文件层次分明，方便读者查找所需内容。

3. 规范性：文字措辞要规范，符合相关法律法规和企业内部规定。

避免使用模糊、含糊或不确定的措辞。

4. 简明扼要：用简练的语言表达，避免赘述和冗长的描述。

让读者能够迅速理解规章制度的主旨和要求。

公文管理制度范本一、总则1.为了保证公司公文制作的规范性和公文严谨性，明确公文的草拟、流转、审批、收发等环节的要求，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合本公司的实际情况，特制订本制度。

2.本制度适用于本公司。

二、分则____公文的格式按照同期国家公文相关标准执行。

____公文管理流程2.1文件的拟稿和审批应按以下程序执行：根据公司经营管理工作事由的需要，公司职能部门的相关人员应自行拟稿，并填写《发文审核单》。

部门负责人对公文初稿进行审核。

由拟稿部门负责人明确参与会签的人员，然后交由各会签人员签署意见，并依据会签意见进行修订，再报公司领导审批。

公司领导对报上来的公文及其审核、会签意见进行审阅，并作出明确批示。

2.2文件的签发。

对需要发文的公司文件，原则上由总经理进行签发(书面或网签)。

2.3文件的制作和发布由拟稿人将稿件连同其电子文件交办公室完成公文编号、格式调整，文字校核等。

对经过办公室整理后的拟发文件，再由拟文部门进行附件内容和专业内容的校对后进入审签程序。

3.发文管理公司名称logo管理制度公司对外发(报)文时，一般采用纸制文件的形式，公司对政府相关职能部门的报告(请示)，由公司相关职能部门或办公室负责送达，并负责跟踪回复意见。

4.收文管理办公室室收到重要外来文件后，按轻重缓急对需要办理的文件提出拟办意见(急办、交办、传阅、待办)，送公司领导批示，并按批示意见交相关承办部门予以处理，承办部门应备注承办时限。

文件处理结束后，由处理部门或处理人填写处理结果，并将文件及《文件处理单》一并交办公室存档。

处理部门或处理人对于重要事项的处理结果须向作出批示的公司领导报告。

三、附则1.本制度解释权归办公室。

2.本制度经公司董事长签发后实施，修改时亦同。

3.本制度从____年____月____日起生效。

公文管理制度范本（2）[单位名称]公文管理制度范本（3）第一条总则为规范和统一本单位的公文管理工作，提高办公效率和工作质量，制定本公文管理制度。

体系文件编写原则体系文件是指为组织制定的各种规章制度、管理手册、操作指南等文件，是企业管理中的重要组成部分。

为了保证体系文件的严谨性、可操作性和可审查性，以下是体系文件编写的原则：一、遵循法律法规和标准规范体系文件应符合国家法律法规和相关标准规范的要求，不能违反法律法规和标准规定。

同时，也应考虑组织内部的规章制度和管理要求，确保文件的适用性和实用性。

二、明确表述、具体明确体系文件应具有明确的表述和具体明确的内容，避免使用模糊、抽象、含糊不清的语言，使读者容易理解和执行。

三、层次分明、结构清晰体系文件应按照层次分明、结构清晰的原则编写。

文件应该包括目录、正文、附件等部分，并且应该有明确的章节、条款和段落编号。

四、标准化的格式和文体体系文件应使用标准化的格式和文体，保证整个文件的风格和格式统一，使读者更容易阅读、理解和使用。

五、内容完整、准确体系文件的内容应完整、准确、无重复。

文件中的内容应该具有实际操作的可行性，并且应该对相关条款进行交叉引用，避免出现矛盾和遗漏。

六、易于修改和更新体系文件应该易于修改和更新，以应对组织发展和管理需求的变化。

文件应该具有一定的可扩展性和可维护性，方便管理人员随时进行更新和修改。

七、审查和验证体系文件应经过专业人员的审查和验证，确保文件的完整性、准确性和合法性。

审查应该覆盖整个文件，每个条款都应该进行仔细审核和验证，以确保文件的质量和可靠性。

综上所述，体系文件编写的原则是遵循法律法规和标准规范，明确表述、具体明确，层次分明、结构清晰，标准化的格式和文体，内容完整、准确，易于修改和更新，审查和验证。

只有严格遵守这些原则，才能编写出高质量的体系文件，为企业管理提供有力支持。

文件管理规定1、目的为了使企业内部文件管理规范化、标准化、科学化，同时也便于企业内部各环节的交流与协作，特制定本制度。

2、适用范围适用于企业各部门、车间所有文件资料的管理。

3 文件类别定义程序：为进行某项活动或过程所规定的途径，当“程序”形成书面文件时，常称“程序文件”。

程序文件是指导三级文件起草的依据。

技术性文件：对产品、工艺、设备、采购物资等做出技术要求的文件称为技术性文件，技术性文件也称对“物”的全方位管理。

管理性文件：主要针对如何实现技术性文件要求而制定的操作性文件，常见的作业指导书、各项规章制度等，管理性文件也称对“事”的全方位管理。

工作标准：针对岗位，对于本岗位人员应遵守的管理性文件和技术性文件的要求。

工作标准也称对“人”的管理。

4 文件起草的基本原则符合国家的法律法规、公司企业文化和经营管理基本准则的精神。

观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，文字简练，词字规范，标点正确，篇幅力求简短。

如需要人名、地点、数字、引文准确，结构层次一致。

必须使用国家法定的计量单位。

缩略语的使用要慎重，只有在文件中随后多次使用某缩略语时，才能规定缩略语。

文件第一次使用缩略语时，应在该缩略语后给出其完整的词或词组，并加上圆括号。

5 文件各要素的基本要求文件资料是由封面、目录、正文名称、目的、适用范围、术语和定义、工作流程、正文等基本要素组成。

文件分汇编本文件及单份文件两种形式：（1）汇编本文件：由一个文件框架代码下的多个子文件组成，其中每一个子文件有其单独的文件编号。

汇编本文件可以包括两种形式：——统编式（页码连贯式）：即汇编本内的所有子文件按编号次序依次编排页码。

此种文件编排形式适用于页码较少的的汇编本文件（≤50页）。

汇编本内的所有子文件“实施日期”必须与封面上的“实施日期”保持一致，在其中某份子文件更新时，整个汇编本全部进行换版；——分编式（页码独立式）：如果汇编本文件的总页数＞50页，或者所辖子文件个数＞10个,文件起草部门可根据实际情况采用“分编式”的文件编排式。

企业制度-执行类—1—1 基本要求1.1本规范所称文件是指公司一体化管理体系文件。

1.2本规范规定了公司内部所使用文件的分类、编号以及文件的编写格式。

1.3 公司文件实行“统一归口管理、业务分管负责”的管理原则。

1.4文件的分类、编号由各文件业务主管部门按照本规范要求确定。

1.5 文件的编写格式执行本规范所确定的模板及有关要求。

1.6文件必须符合国家、地方现行法律法规要求；符合相关行业标准、规范及中国石化相关规定的要求；符合公司一体化管理体系涵盖的各项标准的要求。

1.7所有文件必须在公司“管理体系办公自动化系统”中发布。

1.8未作特别说明的文件，均适用于中国石化北海炼化有限责任公司及中国石化集团北海石化有限责任公司。

2 术语和定义下列术语和定义适用于本规范2.1 文件信息及其承载的媒体，媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或它们的组合。

包括：手册、管理性文件、技术性文件、岗位说明书、记录格式（表格、表单、表样）、模板格式、业务流程图及外来文件等。

2.2 受控文件需要对文件的编写、审查、批准、发布、编目、标识、归档、使用、处理、更改等过程进行控制的文件，公司员工在工作中须以现行有效受控文件为依据，更改时须追溯更新：“管理体系办公自动化系统”上能查阅到的现行有效文件均为受控文件。

2.3 非受控文件提供公司内部员工学习或提供给顾客、相关方参考的资料，内容虽与同版本受控文件一致，但不能作为执行和判定的依据，在文件更改后不对它进行追溯更新。

2.4 记录格式和模板格式记录格式：用于记录管理所要求数据的文件，记录格式大部分为表格。

模板格式：用于规定文件（包括记录）格式的文件。

2.5 记录阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。

当记录格式填入数据后即成为记录，包括原始记录和通过对原始记录进行初步整理、归纳后所形成的台帐等。

本规范所称的记录仅限于管理体系所要求的证据文件。

2.6 手册—2—本规定所称的手册特指公司管理手册、职责划分手册和内部控制手册等三大手册的总称。

制度文件格式标准模板一、前言为加强企业内部管理，规范制度文件的编写、审批、发布、修订等工作，确保制度文件的合法性、合规性、权威性和实用性，提高企业管理水平，制定本标准模板。

本标准模板适用于企业内部各类制度文件的编写。

二、格式要求1. 文件格式制度文件采用Word或PDF格式编写，文字采用中文简体，字号统一使用四号字体，行间距设置为1.5倍。

2. 文件结构制度文件分为首部、正文、尾部三个部分。

（1）首部：包含文件名称、文号、发布日期、发布部门等信息。

（2）正文：包含引言、条款、说明、附件等部分。

（3）尾部：包含生效日期、有效期、废止原文件、抄送部门等信息。

3. 文件标题文件标题应简明扼要，反映文件内容的主旨，格式为“发文类型+制度名称+文号”。

如：“通知”+“员工考勤管理制度”+“No.2021001”。

4. 文号编制文号由年份、序号组成，格式为“年份+序号”。

如：“2021001”。

5. 发布日期发布日期应为企业正式发布的日期，格式为“YYYY年MM月DD日”。

6. 发布部门发布部门为制度文件的归口管理部门，应明确标注。

7. 生效日期制度文件自发布之日起生效，格式为“自发布之日起生效”。

8. 有效期制度文件的有效期限，格式为“自发布之日起至YYYY年MM月DD日止”。

9. 废止原文件如有原文件废止，应明确标注废止的原文件名称及文号。

10. 抄送部门制度文件抄送相关部门，格式为“抄送：XX部门、XX部门”。

三、编写要求1. 引言简要阐述制度文件的制定背景、目的、依据、适用范围等。

2. 条款制度文件的主要内容应分为条款，条款应简洁明了，层次分明，格式如下：第1条总则1.1 制定目的1.2 适用范围1.3 定义第2条某某事项的具体规定2.1 某某规定2.2 某某规定2.3 某某规定……3. 说明对条款中的专业术语、操作流程等进行解释说明，以便于员工理解和执行。

4. 附件如有相关表格、样表、流程图等，可作为附件附后。

公文管理制度范本xxx单位公文管理制度第一章总则第一条为了规范、提高xxx单位的公文管理工作，确保公文的及时、准确、规范传递，保障机关工作的正常运转，特制定本制度。

第二条公文是xxx单位组织、指挥和进行工作的主要形式之一，是单位内外沟通交流的重要工具。

对公文的撰写、传递和归档，必须遵循规范程序和标准要求。

第三条全体工作人员都是公文的撰写、传达和归档责任人，每个环节都要承担责任，确保公文工作的顺利进行。

第四条公文管理应坚持信息的公开、透明原则，做到便于查询、统计、追踪和归档。

第五条公文管理应坚持便民、快捷的原则，提高工作效率，减少工作时间和成本。

采用现代化办公设备和信息技术手段，提升公文管理水平。

第二章公文的撰写第六条公文的撰写应简明扼要、条理清晰、逻辑严密，准确表达单位的意图和要求。

遵循文责分明的原则，明确书面材料的主要负责人。

第七条公文的标题要确切、简明，并突出要点，方便识读和查找。

公文内容包括参考、表决、批示、决定、报告、通知、函件等。

第八条公文的文体应遵循正式、公务和严肃的原则，避免使用口语化、夸张或不当的表达方式。

公文的语言要规范、得体，语句要通顺、简洁，不出现拗口、误导和不规范的措辞。

第九条公文中使用的专有名词、术语要准确标注和使用，避免混淆和歧义。

第三章公文的传达第十条公文的传达包括纸质和电子传递，纸质传递以正式文件方式进行，电子传递以电子邮件、即时通讯等方式进行。

第十一条纸质公文的传递要注重保密性、准确性和时效性，在传递前要进行核对和抄送，确保公文的传达不发生遗漏和迟延。

第十二条电子公文的传达要保证网络平台的安全、稳定和可靠，传递过程中要进行备份和加密。

相关人员要掌握电子文档的保存和归档方法，确保电子公文的安全和可追溯。

第十三条具有机密性的公文，在传递过程中应遵循保密规定，采取相应的保密措施，确保公文的机密性。

第四章公文的归档第十四条公文的归档分为纸质和电子归档，纸质归档要进行分类整理，电子归档要进行归档命名和分类存储。

成都市行政规范性文件管理规定根据《中华人民共和国行政许可法》、《行政程序法》等相关法律法规，结合成都市的具体实际情况，特制定《成都市行政规范性文件管理规定》。

此规定旨在规范成都市各级行政机关在行政规范性文件的制定与管理过程中的行为，确保行政法规的合法性、合理性和便民性，进而维护公民、法人及其他组织的合法权益。

一、适用范围本规定适用于成都市各级行政机关制定和管理的所有行政规范性文件。

二、行政规范性文件的定义与形式1. 行政规范性文件，系指行政机关为履行其管理职责或解释相关法律、行政法规、规章等，而对行政机关内部、公民、法人及其他组织的权利、义务、责任、自由等方面所制定的具有规范性质的文件。

2. 行政规范性文件的形式包括但不限于通知、令、公告、通告、规章等。

三、行政规范性文件的制定程序1. 行政规范性文件的制定必须在法定权限范围内进行，严格遵守依法行政的原则，严禁超越行政机关的法定职权。

2. 行政规范性文件的制定应与上位法、行政法规保持一致，不得与法律、行政法规、规章等相抵触。

3. 制定过程中应充分进行调研、论证，并广泛听取各方意见，建立健全决策程序，确保决策的科学性和合法性。

4. 行政机关应公开行政规范性文件的制定程序、内容及生效日期，并在适当范围内为公众提供提出意见的机会。

四、行政规范性文件的公布与生效1. 行政规范性文件需按照规定的程序完成公布手续后，方可生效。

2. 公布方式应适当，如可在行政机关的官方网站上公布，并提供便捷的获取途径供公众查阅。

五、行政规范性文件的效力与监督1. 行政规范性文件具有相应的法律效力，对相关主体具有约束力。

2. 公民、法人及其他组织对行政规范性文件如有异议，有权提出意见和申诉，并可依法向行政机关提起行政复议或行政诉讼。

3. 相关部门应依法对行政规范性文件的执行情况进行监督，及时发现并纠正存在的问题和违法行为。

《成都市行政规范性文件管理规定》为成都市各级行政机关制定和管理行政规范性文件提供了明确的指导和规范。

公文格式管理规定办法背景公文是政府、企事业单位和其他组织为了达到某一特定目的而使用的正式文件，具有较强的权威性和约束力。

公文格式的规范化和统一化，能够提高公文的有效性和效率，有利于组织内部管理和外部沟通。

为了加强公文格式管理，促进公文编写的科学性和规范化，制定本办法。

适用范围本办法适用于政府、企事业单位和其他组织编写公文过程中的格式管理。

规定内容公文格式1.标题：标题应简明扼要，含义明确，与公文的内容相符。

主题应该用一般的字体，大小为二号或小于二号，黑色或蓝色。

2.发文机关：发文机关应包括全称、级别、单位等信息，位于公文的顶部中央，字号为小于二号。

3.文种：文种应根据各类型公文的分类和功能采用相应的名称。

4.联系方式：发文机关的联系方式包括地址、电话、传真和电子邮件等内容。

5.主送抄送：主送和抄送单位的名称、级别和联系方式应明确清楚，不得模糊不清。

6.正文内容：正文内容应居中排列，字号宜选用四号或小于四号，普通黑色字体，行间距不宜过小，便于阅读。

7.结尾：结尾应包括发文日期、署名、电子签名或公章等内容。

8.附件：附件应于正文之后，注明附件名称，不得遗漏。

公文编写流程1.预编公文申请：编写公文前，必须填写公文预编申请表，申请编号和印刷号等信息。

2.编写草稿：公文的编写应根据需要和情况，结合实际情况，认真进行文稿的撰写。

3.审核审定：公文的部门审核和上级领导审定应严格依照公文格式的规定流程，确保公文的合法性和合规性。

4.校对修改：公文审批完成后，应进行校对修改，检查公文格式和规范是否符合要求。

5.盖章签字：公文校对修改符合规定格式后，应进行盖章签字。

6.送达收到：公文编写完成后，应按照规定递送，并在收到的过程中进行记录。

公文管理1.公文分类：公文应按照类别和等级划分归档。

2.公文查询和修改：公文的查询、借阅和修改应遵守相关规定，确保公文的安全和准确性。

3.公文销毁：公文已无利用价值时应及时予以销毁。

发放号：沈阳赛特奥莱文件管理规定一、目的对公司文件和资料进行管理，以保证公司运行的文件是适宜的有效的。

二、使用范围适用于沈阳赛特奥莱（以下简称奥莱）所有文件和资料的控制和管理，包括公司内部管理性文件、时效性文件、公司外部文件以及公司各类活动重要资料等。

三、工作职责（一）总办负责奥莱文件控制的归口管理。

（二）各部门负责本部门职责范围内文件的编制和管理。

（三）各部门设置专人负责文件的传递审批、保管和使用，定期上交总办档案室管理。

四、控制管理方法（一）文件和资料的分类文件和资料主要包括4种：1.公司内部管理性文件：指奥莱管理过程中对所有流程进行控制所制订的文件。

如管理规定、管理办法、规章制度、工作规范、工作细则、实施方案等。

2.时效性文件：指时效性比较强、针对具体时间而下发的文件以及与外单位事务往来的函件。

如各类通知、活动计划、安排、函件等。

3.公司外部文件：主要指国家有关的法律法规、政府主管部门下发的有关通知文件、中国春天百货有限公司下发的文件等。

4.重要资料：指有影响或有保留价值的资料。

如各类工程建设规划方案及图纸资料、企业的大事记、重大活动包括公关活动的策划方案及影像资料、财务数据及资料等。

（二）文件书写格式及要求1．文号中部门代字：2.文号编写方法：（1）请示报告文号为：部门+﹝年份﹞]+第*号。

例：总办1号请示为：总﹝2012﹞第1号请示沟通过程可使用PCDS系统，沟通生效须通过请示报告纸质形式上报审批，以方便存档。

（2）发文文号为：赛奥+部门代字+发+﹝年份﹞*号。

例：总办1号发文为：赛奥总发﹝2012﹞1号。

(3)函件文号：赛奥函+﹝年份﹞+ * 号函件主要用于企业对外各种事务的沟通与联络，为规范对外函件的管理，各部门发送函件时，需到总办统一登记编号；接收的函件，由总办根据函件内容安排相关部门落实。

3.文件格式要求：标题、正文、落款、行间距、发放号、字体字号要求见附件范例。

4.正文中的层次序号依次为“一”、“（一）”“1.”“（1）”。