物业项目运营风险管控办法

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物业项目运营风险管控办法
1目的
本办法适用于****物业范围内各项目在实际运营中发现运营中存在的风险,制定预防方案,并组织实施以实现物业运营的有序开展。

2适用范围
适用城市运营事业部、****物业管理有限公司、[以下简称“分(子)公司”]及以上单位在管项目运营风险管控工作的开展。

3职责
3.1事业部各职能部门按照职责分工对物业服务中运营风险进行识别并组织管控。

3.2分(子)公司依据事业部的总体要求,结合在管项目的特点组织项目的风险管控工作。

3.3项目负责人是项目风险管控的直接责任单位,负责结合各类管控要求与项目实际情况开展运营风险管控。

4定义
1)运营风险:是指在项目的运营服务过程中,由于与物业服务相关的外部环境以及服务对象的复杂与变动性,以及管理团队对整体环境的认知能力和适应能力的有限性,而导致的运营失败或使运营活动达不到预期的目标的可能性及其损失;
2)物业运营服务的外部环境的变动主要来自法律法规以及行业主管部门要求的变化;
3)被服务对象的变动包括:业主的变更、业主委员会的成立以及业主需求的变化等。

5工作流程
4.1外部运营风险的管控
4.1.1事业部各职能部门按照职责分工收集物业运营服务以及内部管理中的各项法律、法规以及规章,汇总至综合管理部(除人力资源、财务管理专业外)由其统一发放至各分(子)公司。

4.1.2人力资源部与财务管理部管理部负责收集与专业相关的法律法规并发放至各分(子)公司相关部门。

4.1.3品质管理部负责对物业行业的政府管理部门、行业协会等工作通知的收集,汇总至综合管理部。

4.1.4工程管理部负责收集与设备设施管理的相关的最新管理标准、规范等,汇总至综合管理部。

4.1.5事业部在各类新的法律、法规、规章等发布后要组织相关的培训或信息交流,并在相应的时间内组织相关单位的检查,以保证物业运营的合法性。

4.1.6各分(子)公司及下属项目需依据收到的各类法律、法规、规章及工作要求,结合项目的实际情况开展风险管控工作,并将结果反馈给事业部相关职能部门。

4.2服务对象的风险管控
4.2.1各分(子)公司及事业部直管项目负责人需每季度对服务对象进行分析,包括其服务需求信息、满意程度、缴费情况等,对其中的突出信息进行评估,并采取一定的预防措施,以保证物业的财务运营及项目平稳运营。

4.2.2对业主户数较少的项目以及已经成立业主委员会的项目要建立定期的沟通会议机制(不少于1次/季度),做好与其信息交流,收集服务需求,展示工作结果,实现双方长久合作。

4.2.3对尚未成立业主委员会的项目要通过向公示《物业服务报告》(不少于1次/2个月)和组织业主交流会(不少于1次/年)的方式向业主告知物业服务工作的成果、工作状况等实现与业主的沟通。

4.2.4各项目需对辖区的内的重点客户予以重点关注,建立相应的客户档案,由客服人员不定期与其进行沟通,并及时反馈重点客户的意见给予解决并回复。

4.3运营风险管控的监督
4.3.1事业部实施三级运营风险的管控监督,分别为事业部层级、分(子)公司层级、项目层级,具体如下:
1)事业部各职能部门按照职责分工对各分(子)公司的风险管控情况进行监督,人力资源部与财务管理部从行业线可直接对项目的人力资源风险管控与财务风险管控进行监督;
2)分(子)公司对下属各项目的风险管控情况进行直接监督,发现风险及潜在风险或按照事业部发布的风险预警对项目工作进行监督,监控各项预防措施的落实进行与结果;
3)项目是风险管控的直接单位,排查项目运营中各类存在的风险,采取各类措施保障平稳运营;执行事业部、分(子)公司发布的各类风险管控工作要求,发现偏差及时与管理部门沟通,以保证工作结果的有效性。