优化文书档案管理工作

office opertions办公室业务・管理与实践经纬44办公室业务2012・5文／李蚌优化文书档案管理工作之我见【摘要】中石化长岭分公司档案馆馆藏文书档案7000余卷（件），集中反映了独具特色的企业管理模式，在持续的提供利用中，为企业各部门的工作查考、生产经营、学术研究、宣传教育、编史修志等诸多方面提供了全面、丰富、详实的第一手记录，塑造了健康向上的新型企业文化。

新环境下的文书档案管理工作，遇上了新问题、新挑战、新机遇。

在保持行业作风、优良传统的基础上如何与时俱进，利用档案信息化建设优化原有的工作流程，从而达到提高工作效率、改进工作程序的目的，文章作相关探讨。

【关键词】优化文书；档案管理；工作一、难点的反思由于国企改制分流的特殊情况，长岭分公司档案馆实际上负责着中石化资产长岭分公司、中石化股份长岭分公司两个全宗的文件材料的收集、整理、保管、鉴定、销毁、统计、利用汇编等工作，同时肩负着对二级单位文书档案工作进行协调、检查和业务指导的任务。

（一）收集困难。

本着主动收集的责任感，也本着指导、辅助两公司档案管理平衡发展的初衷，在日常收集过程中，档案人员不仅亲自上门，将《文书档案文件、材料移交通知》分送到30多家档案分室（含机关处室），并且一再通过电话催交，结果并不理想，个别分室拖延数月之久才移交档案，不符合归档的时间要求①，影响了档案整理后续步骤的展开，往往要等到材料如数到馆后，才能编件号，再进行计算机条目录入。

（二）移交手续欠规范。

企标《档案的归档》5.1.3要求：“接收文件材料时，应由移交单位填写文件材料移交单，双方签字，各执一份备查”，但在工作实际中，由于移交人工作忙、档案意识不强等原因，执行力大打折扣。

分析深层原因，与档案兼职无定员、职责不清有关。

档案员本着尽量收集的原则，认为能把文件收到就好，代劳拟写《文书档案文件、材料移交清单》，签名后返还给移交人。

（三）目录录入重复劳动。

机读数据录入是文档岗位一项细致的工作。

随着办公自动化的普及，档案员在与部门移交纸质文件的同时，应注意收集相应的电子版，经过调整后导入档案管理系统中，在信息化建设高速发展的今天，理应充分利用资源共享的优势，减少重复劳动，简化工作量。

（四）数据管理繁杂。

档案的数据管理可划分为实物数据管理和虚拟数据管理两个方面。

传统的库藏可视为实物数据管理，应清理出详尽的《库藏明细表》；虚拟数据主要指档案管理系统软件中庞大的机读目录，挂接电子文件实现网上查阅迫在眉睫。

档案工作每年度既要按期完成收集、整理、查借阅、统计、编研等现行工作任务，同时由于其工作性质决定，对历史库存、数据进行不断的优化，随着库藏量的持续增长，工作负荷就像滚雪球一样，越滚越大。

作为国家二级档案馆，岗位上仍面临着要对六、七十年代手工抄写的条目进行计算机录入，近两年来电子文件的挂接逐步开展，扫描件的应用正在摸索当中。

二、文书档案管理工作现行难点的对策（一）打好地基——对档案数据实行精细化管理。

检索出上述种种工作难点，档案员应以掌握库藏为基础功，为立足点，在工作中深耕细种，实行严细管理，各类台账的建立从无到有，从有到全，从全到细，从细到特，实现案卷实物－机读数据－台账的账物相符、账账相符三合一。

1.实物数据管理——制订库藏明细表。

定期开展全面的对库工作，长岭分公司文书档案库主要划分为：）（1）1965年-1991年，为年代-组织机构库。

（2）1992年-2001年，为十大类库。

（3）2002年至今，为新规则库。

另设有“资料库”、“双份文件贮存区”，在对库过程中，清点每一节档案柜的实物，制作表单，做到明确标注，问题点查疑，一份详尽的《库藏明细表》相当于文档岗位的家底。

2.虚拟数管理与实践经纬办公室业务・office opertions45办公室业务2012・5据管理——数据分层，与实物对应。

借兰台档案管理系统更换为神舟数码系统之机，对机读数据进行全面的清理与核对。

在数字信息迁移的过程中，尽量避免因人为因素造成的信息损失或丢失，但客观上仍然存在着由于格式的改变，或软件的升级使迁移后的某些数据无法读出等种种信息错位的情况，档案员不得不花费大量时间、精力，对其进行逐一校对。

基础数据梳理好以后，根据库存实际进行虚拟区的划分，建立三个档案数据库，一个资料管理库，增设移交库、销毁库。

其中档案数据库内信息的存放严格按照库藏实际分层分区，以达到逻辑严密、一目了然，便于各种途径的检索和查找。

（二）搭建框架——建立文书档案管理骨干网络。

人力是干好档案工作的第一资源，面对公司档案战线兼职人员多，力量不均衡等情况，首当其冲应建立公司文书档案人员联系网络，其途径为：1.确定各二级单位、各部门档案联络员。

由于公司分设分立，机构变来变去，个别单位和部门文书档案工作无人过问，或人员兼职过多，难以顾及。

为了理顺档案管理职责，在馆领导的协调下，积极与各单位、部门联系，促使确定专、兼职共50名文书档案员，他们当中除了极个别人专职档案员外，大多是身兼数职，所以对其提出的具体要求和进行的业务指导也有所差异。

2.建立多种沟通方式。

建立文书档案员队伍并非新鲜事宜，但以往实施的效果欠佳，原因是多方面的。

沟通途径单一，主要采用电话沟通，费时费力，导致沟通时间成本过高，久而久之疏于联系。

现在采用建立QQ 群、飞信等现代通讯技术，实现资源共享，疑点问题有效沟通，信息传达准确到位，使得沟通效率大大提高，有效地促进了工作。

3.适时开展业务指导。

日常性业务指导与集中性办班相结合，每年开展公司范围内文书档案业务知识讲课，及时传达最新档案法律法规与制度、规章，每年选派人员参加市级档案业务培训班，保持与地方档案机构的往来与交流。

通过组织开展迎接岳阳市档案年检，以及公司年终档案、保密检查，对公司整体的档案工作进行全方位的测评，以检验业务学习、指导的绩效。

（三）优化收集——梳理收集渠道。

收集困难、移交手续不规范、目录重复录入等问题大出都出现在收集过程中，在人员网络建立后，立即着手解决打通收集渠道。

1.明确归档范围和时间、要求。

企标《档案的归档》5.1.1“每年一季度末将上年度应归档的文件收集完毕”难以完成，后根据实际情况调整为“每年二季度前完成向档案馆移交上年度归档文件材料”。

归档范围则根据机构调整情况作适当微调。

档案员经过学习与沟通，对归档要求进一步明确，为打通收集渠道奠定了良好的基础。

2.统一《文书档案材料移交清单》。

在以往工作中，各部门形成的《文书档案材料移交清单》从题头到具体填写内容，五花八门，一是不便管理；二则体现出移交者对移交内容的认识不一。

按照ISO 管理体系的诠释，表单是文件的一种类型，起到“沟通意图、统一行动”的作用②。

为此，岗位上综合、比较了各个部门的实际情况，重新设计了表单。

要求注明13项信息，特殊需求和状况可在备注栏中注明。

（四）简化整理——遵循材料生成的有机规律，实现科学管理。

文书档案的整理是对文件实体进行分门别类，使之有序化的过程。

其中可以细分为文件鉴定、全宗划分、分类、组合、拆钉装订、排列、编号、编目、排架、目录编制等若干个小过程，是文档岗位业务工作的重要内容。

文档整理的总原则是：遵循档案的形成规律，保持档案间的有机联系，便于档案的科学管理。

文档整理是手段不是目的。

随着企业管理体系的覆盖面，电子文件的激增，以及企业减人增效的压力，较少的档案人员要应对更为繁复的管理工作，以更多的精力投入到档案的现代化管理、信息平台的建设中去，简化整理、科学管理文书档案势在必行。

1.采用“年代－保管期限－组织机构”分类法。

文书档案可采用多种分类法。

长岭分公司文档管理历史上主要采用过三种分类法，分析其利弊，问题分类法在保持文件材料的成套性、系统性、条理性方面有着明显的优势，但它亦有不足之处：一是分类操作时主观意识成分浓厚，甚至因人而异；二是每年度的文件材料必须等到收集齐全以后才能进行排列和编目，不利于档案的随办随归。

经过权衡利弊，请示上级主管部门，文档岗位参照DA/T22－2000《归档文件整理规则》等行业标准，从2009年起采用“年代－保管期限－组织机构”分类法，凡移交进馆的文件材料，均在当月完成保管期限的划分、拆钉装订、排列、编目、装盒、排架等工作，实现了随办随归。

2.实现基础数据快速便捷导入。

以各部门《文书档案材料移交清单》数据信息为基础，补充录入盒号、件号、密级、保密年限、形成密级时间、年度、归档日期、全宗号等多项信息，调试接口，即可将其数据导入神舟数码系统，置放到相应的数据库中。

这一过程经过与软件开发人员的反复沟通、调试，能够顺利完成，从而达到了基础数据共享，无需重复录入的目的。

三、存在的问题和努力的方向工作中不断遇到新情况、新问题，前进的目标没有最好，只有更好。

作为中石化大家庭中的一员，长岭分公司的文档管理在基础建设、精细化管理、汇编成果方面颇有特色，但在现代化进程、文档一体化，尤其是机关各部门文件材料在线归档方面与先进企业相比尚有差距。

文书档案是企业不可复制的“家底”与财富，为企业文化的发展传承着不息之火。

本着“对历史负责，为未来着想”的心态，以高度的责任心，贯彻落实科学发展观，提升档案管理理念，积极学习国标、行标各项要求，主动掌握现代先进技术，才能在文书档案管理道路上，踏出坚实而轻盈的步伐。

参考文献：①Q/SH31901045—2007.档案的归档.5.1.1要求每年一季度末将上年度应归档的文件收集完毕.②质量管理体系－基础和术语. 2.7文件2.7.1文件的价值文件能够沟通意图、统一行动。

(作者单位：湖南岳阳中石化长岭分公司档案馆)。