办公用品管理制度2012(DOC)

1 关于重新下发《办公用品管理制度》的通知 各部门、车间： 为更规范公司办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序，使之管理有序，责任明确，节俭节约，避免浪费，结合公司实际，特对办公用品管理制度进行修订。具体如下： 一、 办公用品的分类 按使用的性质分以下六类： 1、办公设备类：电话机、传真机、复印机、碎纸机、扫描仪、打印机、计算器、电脑主机、显示器、交换机、电风扇、空调及遥控器、饮水机、冰柜等及相应耗材配件等。 2、电脑耗材类：墨盒、硒鼓、碳粉、键盘、鼠标、光盘、U盘等。 3、公共物品类：笔记本电脑、摄像机、投影仪、数码相机、DVD、功放、音像、话筒、激光笔等。 4、办公家具类：各类办公桌、办公椅、会议桌、会议椅、电脑桌、档案柜、沙发、茶几、书写白板等。 5、办公文具类：铅笔、签字笔、白板笔、记号笔、橡皮、胶水、印油、印泥、单（双）面胶、图钉、回形针、笔记本、信封、便笺、笔芯、修正液、剪刀、订书机、复写纸、大头针、复印纸、打印纸、标签纸、文件架、文件夹、票夹等。 6、劳保日用类：工作服、毛巾、手套、围裙、香皂、洗衣粉、洗洁精、口罩、牙膏、牙刷、创口贴、人丹、正气水、一次性杯、拖把、脸盘、畚斗、扫帚、纸篓、卫生纸、垃圾袋等。 二、办公用品的管理 2

1、办公用品中涉及到固定资产类的物品采购配置、报废、结算等，应按照公司固定资产管理方面的相关制度进行。具体指代 2、公司办公用品的管理统一归口企管办，具体负责办公用品的配置审核、跟踪管理、入库领用、使用调配、保养维护、报废处理等工作。 三、办公用品的申请 1、各部门及员工需配置《常备库存办公用品明细》（详见附表1）之外的办公用品时，需填写完整清晰的配置申请单，部门领用（领用的物品是部门人员公用的）填写《部门领用办公用品配置申请单》（详见附表2），员工领用填写《员工领用办公用品配置申请单》（详见附表3），各部门由科员或车间班长以上职务者统一按需领用。 2、各部门及员工提出申请办公设备类与办公家具类用品时，按附表4配置标准进行采购或调配。所有部门、员工的办公设备类和办公家具类配置，就低不就高的原则，在淘汰和报废过程中，按标准逐步更换。 3、各部门及员工应有计划地申请办公用品，申请常备库存外的办公用品、办公设备类、办公家具类时，需在每月5日前按部门汇总后统一提交申请。 四、办公用品的采购 1、采购责任划分 企管办负责电脑耗材类、公共物品类、电话机、传真机、复印机、扫描仪、打印机、电脑主机、显示器等部分办公设备的采购和调配；采购部负责办公设备类、办公文具类、劳保日用类用品的采购。 2、采购原则 采购人员严格遵守职业道德，及时了解商品市场信息，选择适应对口、质量可靠、价格合理的办公用品。购货价格由分管经理严格把关，企管办 3

负责价格备案及审核。 3、采购程序 常备库存的办公用品每月5日前由采购员根据实际库存情况，及时做好补货及备库工作。劳保用品每月5日前由人力资源部编制采购计划，经部门、企管办审核，公司领导批准后交由采购部组织采购。常备库存外的办公用品需在收到申请部门或员工的已批配置申请单后，方可进行采购入库。 4、各使用部门提出办公设备、办公家具类用品配置申请时，先由企管办在公司内部先行调配，内部调配不能满足时，方可对外采购。 5、特殊情况下急需的办公用品，经使用部门主管领导及总经理批准，可由使用部门自行采购，但须到辅料仓库办理入库领用手续。 6、办公用品供方进行帐务结算时，需提供正规的增值税专用发票。特殊情况下，需经使用部门主管领导及总经理同意，方可用普通发票进行结算。 五、办公用品的入库 1、所有办公用品购入后必须入库、建立ERP库存管理台账。仓管员要根据送货单认真核对数量、价格、种类等，做到帐物相符，方可开具入库单。对不符合要求的，仓管员有权不予接收，由采购人员调换或退货处理。 2、非常备库存的办公用品、办公设备类、办公家具类由企管办统一签收，仓储部根据采购申请单或领导批准书给予办理入库。 3、对于专业性办公物品的入库检验，应由各使用部门的技术人员进行检验。对不符合要求的，使用人员有权不予接收，由采购人员负责调换或退货处理。 4、采购部编制出常用的办公用品价格表交公司财务部保管，并交企管办一份备案。财务部在接到相应付款单据时，应当再次核对相应品种的单 4

价、总金额及签收人的签字，确认无误的予以付款。 5、仓库管理员做好建帐登记，妥善保管，对所有办公用品的入库、领用、库存一目了然，帐实相符。 六、办公用品的领用 1、辅料仓库每周一、三、五下午受理各部门的办公用品的领用（营销机构、劳保生活用品除外）。 2、所有部门和员工领用办公用品时都必须按要求填写领料单，各部门由科员或车间班长以上职务者申请按需领用。 3、领用办公设备类、电脑耗材类办公用品，需由部门领导及企管办负责人签字确认方可领用；公司会议所需办公用品，经企管办领导和总经理签批同意后，由企管办统一领用，在领料单用途栏内注明“公司会议使用”字样。 4、为方便新员工入司培训等，公司为新进员工配置一套常用办公文具，具体清单及标准见附表5。领用时需由科员或车间班长以上职务者填写领料单，在领料单用途栏内注明“新进员工，首次领用”字样，交由部门负责人签字后方可领用。 5、劳保生活用品领用按浙管通字[2011]第70号文件执行。 6、公共物品类办公用品的借用，参照指定公共办公用品的管理规定执行。 七、办公用品的使用 1、由企管办对各部室办公设备类、办公家具类物品登记录入办公用品管理系统，进行编号管理，所有办公用品落实到具体部门使用人。每半年盘点核实一次，发现有损坏或遗失的及时采取相关处理措施。 2、办公用品采用谁使用、保管谁负责的原则，若物品发生非自然损坏 5

或丢失，由负责人按原价赔偿。若被人为损坏，除按价赔偿外，视情节情况，作相应的罚款处理。员工宿舍床椅等设施损坏时按《员工宿舍管理制度》处理。 3、严禁员工将办公用品带出公司私用，员工离司时，部门需监督做好办公用品的移交工作，企管办负责审核员工离司时办公用品的交接工作(消耗品除外)。 4、办公设备尽量固定位置，不要频繁换位，以减少设备的耗损。对办公设备的操作，要严格遵守操作指南，勿要违规、错误操作。 5、各部门借用公司会议室、接待室等场所的桌椅、音箱等办公用品时，需向企管办办理借用手续。 6、员工在下班后及时关闭办公设备的电源，以节省耗电和消除隐患；定期做好办公设备与办公家具的卫生清洁。 7、生产用排风扇、换气扇由各使用部门自行管理，由企管办统一建立台帐审核监督。各使用部门提出采购申请后，由企管办核实并出具意见，由采购部统一进行采购。 八、办公用品的维护与调配 1、员工专用的办公用品，由使用人负责平时的保养与维护，若发现异常，如电脑中毒、办公桌椅损坏等，及时报备企管办，以便尽快核查处理解决。 2、部门共用的办公用品，由部门负责人指定专人负责平时的保养与维护，按照操作注意事项，正确处理解决一些常见的设备故障；若不能正确判别原因故障的，及时联系企管办维护。 3、专业的办公用品，由专业部门做好日常的保养与维护工作。企管办定期对办公用品的使用情况进行抽查，若发现非正常损坏、缺失、实际使 6

用人不符等情况，视情节情况作相应的处罚。 4、复印机、传真机、打印机、空调、电脑等较大的办公设备发生质量问题，经专业人员检查后还是无法解决处理的，及时上报，由企管办统一联系维修，各部室不得随意拆卸修理。 5、部门内部若需调整办公设备类、办公家具类用品的使用，要严格按照办公用品配置标准，自行调配，并及时报备企管办，进行办公用品使用责任人等信息调整。 6、部门之间需要调整办公设备类、办公家具类用品的使用，应报请企管办，由企管办负责调配并做好台帐登记及相关信息更新工作。 九、办公用品的费用控制 1、各部门办公用品费用纳入部门考核体系，原则上各部门每月领用的办公用品费用总额不能超过上年月平均领用额度；营销机构领用的办公用品，由其承担100％的费用，技术服务部负责在月底向财务部上报费用报表。 2、为控制办公用品成本费率，减少浪费，对个人每次最大领用量进行控制。若个人领用附表6所示物品者，须承担领用总额的20%。首次领用计算器、订书机和因质量问题更换的，不扣除个人20％费用；以旧换新时扣除个人20％费用。个人承担部门由辅料仓库每月月底汇总后报人力资源部从其工资中扣除。 3、部门领用的办公用品费用，计入部门考核；员工个人领用的办公用品费用，按第2条实行；员工经办部门办公用品的领用，费用与员工无关。 4、新进员工入司后第一次所配的办公文具领用费用纳入部门领用费用。在标准配置以内不扣除个人20％费用，超过标准部分扣除个人20％费用。 5、办公用品的维修费用由企管办统一与维修方进行结算。企管办月底 7

向财务部上报费用明细及发票进行维修费报销。 十、办公用品的报废 1、非消耗性办公用品需要报废注销时，由使用部门填写附表7所示《中财管道办公用品报废申请单》，经企管办、机电部相关人员鉴定后，部门主管领导及总经理签批同意后，方可做报废处理。 2、使用年限已到且已无法使用的可申请报废；使用年限未到，但已损坏严重或已不适用的办公用品，可提前申请报废。 3、办公设备类和电脑耗材类办公用品报废后必须送企管办统一处理，不得自行处理或丢弃；办公家具类报废后，按企管办意见处理；专业的办公用品在申请报废时，需附处理方案。

本管理办法自发文之日起开始执行，原一切与之有关的办公用品管理制度均予以废除！ 特此通知 二0一二年八月十五日

附： 1、《常备库存办公用品明细》 2、《部门领用办公用品配置申请单》 3、《员工领用办公用品配置申请单》 4、《员工及部门办公设备类和家具类配置标准》 5、《新进员工常用办公文具用品清单及配置标准》 6、《需个人承担20%费用的办公用品明细及每次最大领用数》 7、《中财管道办公物品报废申请单》