办公物资管理制度(行政管理制度之一)
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办公物资管理制度
第一章 总 则
第一条 为加强公司办公物资的管理，节约成本、提高
使用效率、规范申领、明确责任，特制定本制度。
第二条 办公物资由行政管理中心统一管理。实行统一
采购、统一发放、统一回收处理“三统一”政策。
第三条 本制度由行政管理中心监督执行。
第四条 本制度规定办公物资包括办公用品、设施、设
备。
一、办公用品包括：
员工日常工作所需的办公低值易耗品。
二、办公设施包括：
1、公司给员工配制的办公桌、椅、沙发、钥匙等；
2、公司给各中心或部门配置的文件柜、保险柜、电风
扇、空调、饮水机、遥控器等。
三、办公设备包括：
1、公司给员工配制的办公电脑及附属设备；
2、公司内部使用的服务器、网络交换机、集线器等网
络接入设备；
3、公司内部使用的打印机、复印机、扫描仪、电话机、
传真机办公自动化设备；
4、其他如数码像机、摄录像机、打孔机、胶封机、档
案专用缝纫机。
第二章 办公用品的管理
第五条 各中心或部门根据本中心或部门办公用品使用
情况，于每月28日前将次月所需的办公用品列计划申报《办
公物资计划表》（详见附件1），经本中心或部门领导审批后
报行政管理中心。
第六条 行政管理中心根据库存明细及各中心或部门
上报的的计划表，制定《办公物资申购单》（详见附件2），
经中心领导审批后统一进行采购。
每七条 各中心或部门特殊急需的办公用品，应填写
《办公物资申购单》，经本中心或部门领导审批后报行政管
理中心进行采购。
第八条 办公用品采购到位后，行政管理中心应及时通
知各中心或部门领用，并做好出入库登记。
第九条 行政管理中心应每月对办公用品进行盘点检
查，做到帐物一致。如帐物不一致，应查明原因，并追究相
关责任。
第十条 行政管理中心应统计各中心或部门每月办公用
品使用情况，做好《月报表》（详见附件3），报公司总裁。
第十一条 对纸品的管理，以实物为准，但必须做好使
用记录，严禁随意浪费。
第三章 办公设施的管理
第十二条 各中心或部门因办公需求，需增加办公设施
的，应填写《办公物资申购单》，经本中心或部门领导审批
后，报行政管理中心审批后进行统一调配或采购。
第十三条 各中心或部门所申购的办公设施有特殊要求
的（如规格、时间、品牌、产地、价格等），应在申购单上
详细注明。
第十四条 办公设施采购到位后，行政管理中心应及时
通知各中心或部门领用，并做好入库登记。
第十五条 各中心或部门在领用办公设施时，应进行规
格等方面的检查，无误后办理领用手续。
第十六条 各中心或部门应做好办公设施的维护和保
管，中心或部门领导负有安全使用的管理责任，如有丢失或
损坏，连带负责赔偿。
第十七条 办公设施在使用中出现问题或故障的，应及
时通知行政管理中心进行维修。行政管理中心应与供货商或
厂家做好退换、保修、维修、配件等事宜。
第四章 办公钥匙的管理
第十八条 办公区域所有门、桌、柜等钥匙，由行政管
理中心统一登记发放和备案管理。
第十九条 新员工入职后，需要配置钥匙的，应填写《钥
匙领用申请单》（详见附件4），经本中心或部门领导审批后，
到行政管理中心领取钥匙，行政管理中心做好《钥匙领用登
记表》（详见附件5）
第二十条 各中心或部门应加强对对常用钥匙的自我
管理，如钥匙丢失或被盗，应及时报行政管理中心采取相应
措施。
第二十一条 办公区域所有门、桌、柜等钥匙均须在行
政管理中心留存备用，非特殊情况下不可使用备用钥匙。
第五章 办公设备的管理
第二十二条 员工因工作需要更新或添置办公设备时，
应填写《办公物资申购单》，经本中心或部门领导审批后，
报行政管理中心审批，公司总裁批准同意后，由行政管理中
心统一调配或采购。
第二十三条 如其他中心或部门有闲置所需的办公设备
时，行政管理中心可直接填写《办公物资调配单》（详见附
件6），经行政管理中心和调出中心或部门领导审批后，直接
进行调配。
第二十四条 如无闲置所需的办公设备时，则由行政管
理中心进行统一采购。采购到位后，应及时通知各中心或部
门领用，并做好入库登记。
第二十四条 办公设备领用时，行政管理中心应填写《办
公设备调配单》，经中心领导审批同意后，由网络管理员统
一调配。
第二十五条 办公设备领用后，领用人应做好日常维护
和保养。以中心或部门名义领用的，应指定专人负责保管使
用，并报网络管理员备案。
第二十六条 公司为员工配置的办公设备，未经行政管
理中心同意，不得擅自拆卸。
第二十七条 办公设备在使用中出现问题或故障的，应
及时通知行政管理中心进行维修。行政管理中心应与供货商
或厂家做好退换、保修、维修、配件等事宜。
第二十八条 员工个人使用的配置信息，应在离岗、调
岗等工作发生变动时，在网络管理员的监督下，办理移交手
续，否则，公司有权予以严肃处罚。
第二十九条 员工违反了办公设备的使用规定，网络管
理员有权采取措施并上报公司领导，按公司规章制度，视情
节轻重予以严肃处理。
第三十条 损坏责任的承担：
自然损坏：凡属于办公设备原有的质量问题、超过使用
年限等非人为因素造成的损坏。
个人损坏：凡属于人为因素，例如因操作不当、摔打、
撞击等等造成的损坏，责任人按原价赔偿60%的损失。损坏
性质的确认，由行政管理中心进行确认。
第三十一条 在办公设备过于陈旧无维修价值时，经使
用中心或部门领导审批，报行政管理中心审批，公司总裁批
准同意，财务部备案后，由网络管理员统一做报废处理，并
将该设备其他有用部件列入维修配件。
第三十二条 员工因调动或离职时，应归还所领用的办
公设备，网络管理员检查无损坏或缺失后，给予办理归还手
续；如检查有损坏或缺失的，则按现价对损坏或缺失部分进
行赔偿。
第三十三条 员工因工作需要，需使用数码像机、摄录像
机等其他办公设备时，应填写《办公物资借用单》（详见附
件7），经本中心或部门领导审批后，报行政管理中心审批同
意，到档案管理员或网络管理员处办理借用手续。
第三十四条 使用数码像机、摄录像机时应注意轻拿轻
放，避免造成损坏，同时应做好保洁工作。
第三十五条 因工作需要，员工所借用的办公设备超过
借用期限，应提前到档案管理员或网络管理员处办理续借手
续；如果出差在外，应提前告知档案管理员或网络管理员，
待回公司后补办续借手续。
第三十六条 员工借用的办公设备超过借用期限而未通
知档案管理员或网络管理员时，档案管理员或网络管理员应
及时与该员工取得联系，了解实际情况及续借时间。
第三十七条 员工借用的办公设备使用结束后，应及时
归还档案室或网络管理员，档案管理员或网络管理员应认真
检查是否的损坏。
第三十八条 检查后无任何问题，档案管理员或网络管
理员在《借用登记表》（详见附件8）中填好归还时间，收回
所借用的办公设备并归档，如人为损坏，借用人需进行经济
赔偿。
第六章 附 则
第三十九条 本制度由行政管理中心负责修订和完善，
并解释。
第四十条 凡本制度未涉及的内容，在不违背本制度的
原则下，可制定相关细则报公司总裁批准执行。
第四十一条 本制度由公司总裁批准后生效，自颁布之
日起执行。
办公用品计划单
申请人 申请部门
日期
物品名称及数量：
年 月 日
部门领导意见：
年 月 日
办公物资申购单
申请人 申请部门
日期
购买物品：
年 月 日
部门领导意见：
年 月 日
副总裁意见： 总裁意见：
年 月 日 年 月 日
钥匙领用申请单
申请人 申请部门
日期
钥匙名称及数量：
年 月 日
中心/部门领导意见：
年 月 日
行政管理中心意见：
年 月 日
办公物资借用申请单
申请人 申请部门
日期
借用物资名称：
年 月 日
中心/部门领导意见：
年 月 日
行政管理中心意见：
年 月 日
