撰写报告的艺术(小组学员手册)
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GTW-1 撰写报告的艺术 如何编写高质量的报告
小组学员手册
目录 目标 GTW-2 课程 GTW-3 第1单元 前言 GTW-4 第2单元 撰写报告的艺术:六项原则 GTW-5 第3单元 写明报告目的 GTW-9 第4单元 将报告要点分门别类 GTW-10 第5单元 组织报告结构 GTW-11 第6单元 避免使用行话：使用通俗易懂的语言 GTW-14 第7单元 行动计划 GTW-15 要点总结 GTW-16
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完成了《撰写报告的艺术》培训课程的学员将能够： 认识到撰写高质量的报告的重要性（要求结构严谨、简明扼要）； 确定他们的报告撰写技能在哪些方面还有待改进； 运用六项简单的原则，有效地撰写报告； 制定一份行动计划，提高他们的报告撰写技能。 课程 内容 预计时间 第1单元 前言 10分钟 欢迎辞以及注意事项 课程目标 课程结构
第2单元 撰写报告的艺术：六项原则 60分钟 练习 讨论 录像 讨论
第3单元 写明报告目的 15分钟 录像节选 练习 讨论
第4单元 将报告要点分门别类 30分钟 录像节选 练习和讨论
课间休息 15分钟 第5单元 组织报告结构 40分钟 录像节选 练习 讨论
第6单元 避免使用行话：使用通俗易懂的语言 25分钟 录像节选 练习
第7单元 使报告具有可读性 20分钟 录像节选 讨论
第8单元 编排报告 15分钟 录像节选 讨论 第9单元 行动计划 10分钟 录像总结 行动计划 课程总结
课程学习时间总计： 4小时
（包括课间休息时间） 第1单元：前言
请记录下您希望从本课程中学到哪些知识和技能。 我的目标： 第2单元：撰写报告的艺术：六项原则 练习 在下面的方框里您看到的是一个虚构的石油产品供应公司的一份报告。该公司总部位于英国赫特福德郡，目前正在考虑对经销渠道进行重组。该报告由一个初级管理人员撰写，将提交给区域经理。
该公司设有5个现场。位于赫默尔的中心油库把石油产品供应给位于维尔、沃特福德和海威考姆勃的其它3个规模较小的油库，然后这3个油库再把石油产品供应给公司的客户。该公司还设有一个区域客户办事处，位于沃特福德油库现场。
该报告中存在很多错误。您能够发现其中的多少错误？请把您的答案记录在GTW-7页上的方框里。
位于沃特福德的油库目前销售的石油产品的数量不断下降，我们不得不考虑是否应关闭这个油库。位于维尔和海威考姆勒的油库每年的销售量分别达1千万升和1千2百万升，但是位于沃特福德的油库每年的销售量下降到仅7百万升。我们把石油产品从赫默尔运往沃特福德要耗费一笔成本，而有时同一批油又被从沃特福德销售给位于赫默尔的客户。所以，实际上我们要支付两笔运输成本，但是只成交了一笔生意。位于沃特福德的办事处应该关闭并且迁往赫默尔，区域办事处的员工也应被调到赫默尔。无疑这就是我们的选择。海威考姆勒和维尔油库的发展势头不错，当地农业界对石油产品的需求量很大，而且这两个地方正在兴建新的工业区。区域办事处的大部分员工都住在沃特福德或者附近，他们都不希望把办公室迁往赫默尔，这样他们每天上下班就不方便。他们中的有些人不是开车去上班的。或许沃特福德的油库可以延长1年或18个月再关闭，因为政府目前正在考虑在沃特福德郊区建设一个大规模的住宅区。新司机需要持有重型货运车辆的一级驾照。住宅将由当地政府进行管理，而我们现在正在和他们进行关于石油产品供应的会谈。如果所有的住宅配备的都是燃油供热系统，而且新住宅的总数能够达到3千至4千套，那么沃特福德油库的销售量将增加8百万升。赫默尔有闲置的办公场地，能够安排从沃特福德调到那里的员工。如果新的住宅区完工并且我们能够与当地政府签订合同的话，那么我们就要再投入3到4辆中小型货运车辆并且招聘更多的员工。沃特福德油库面临的问题之一就是，与海威考姆勒和维尔油库的销售队伍相比，那里的销售力量相对比较薄弱。他们在过去3年里把我们许多客户拱手让给了我们的竞争对手。另一个选择方案就是关闭沃特福德油库而不把发货人员调到赫默尔；我们可以把沃特福德油库的交货区域在海威考姆勒和维尔油库之间进行分配。每一个现场可以增调3个司机。位于维尔的油库完全可以安排额外的员工，但是长期以来油库经理都认为从其它现场调来的司机不大好管理。我们可以保留区域办事处，然后把闲置的办公场地转租出去，这样公司就可以获得一笔额外的收入。无论如何，这个办公场地的租约将在两年后到期，我们正在就续签租约的问题进行谈判，如果成功的话，我们在续约期间内就可以随时终止租约。司机们不希望去海威考姆勒或维尔工作。他们知道公司正在考虑迁址的问题，他们不希望被调到赫默尔，更不用说让他们去海威考姆勒或维尔工作了。维尔还能安排额外的发货人员，但是海威考姆勒目前无法安排更多的发货人员。问题在于，我们的目标是销售收益率达到20%；海威考姆勒和维尔油库的销售收益率都超过了这个目标，但是沃特福德油库的销售收益率还不到13%。如果不关闭沃特福德油库，我们要花费一大笔成本。沃特福德油库的副产品（比如润滑油和桶装柴油）的销售额也不理想。由于海威考姆勒油库位于一个居民区里，每年我们都收到大量的投诉，所以把更多的司机和货运车辆投入海威考姆勒油库也会产生问题。当地居民反映说，他们每天一大早就被来往的卡车吵醒，有时赫默尔的夜班工作人员甚至是在半夜里把产品运到海威考姆勒油库，吵得他们睡不好觉。赫默尔油库有一条铁路专用线，如果需求量很大的话，重要的客户（比如化工厂和军械库）可以通过铁路运输去提货。海威考姆勒和维尔没有铁路专用线。把发货人员调往赫默尔油库能够节省成本，能够取得立竿见影的效果，因为以前是把石油产品从赫默尔运到沃特福德，然后再从沃特福德交到客户手里，现在我们可以把石油产品直接从赫默尔交付给客户，这样就只发生了一笔运输成本。我估计仅此一项就能把我们的净利润提高一个百分点。此外我们还要考虑被调动的人员额外支付的上下班交通费用的报销问题。 上述报告中存在以下错误： 录像：撰写报告的艺术 学习要点： 第3单元：写明报告目的
练习 请在下面的方框里写出以下报告可能的目的，要确保目的对你的工作有意义。 一份提交给某个客户的报告，内容是说服他去购买你们公司的产品或服务。 目的：
一份提交给您的上司的报告，内容是关于为什么您应该获得加薪。 目的：
一份关于你们工作现场目前的车辆停放安排的报告，同时该报告还论述了应该采取哪些措施。 目的： 第4单元：将报告要点分门别类 练习 假设您要撰写一份介绍你们公司情况的报告，并且要把这份报告提交给某个对你们公司一无所知的人。
请用两、三分钟的时间想一想，报告要点可以分成哪些不同的种类（多多益善）。
我所在的机构：（信息分类） 第5单元：组织报告结构 练习 我们已经对第2单元中提到的石油产品供应公司的报告格式作了调整，每一行都分别编了号，以便于查阅。您要对这些信息的结构重新组织，把这些信息与“4P”结构中的情况(Position)、问题(Problem)、可选方案(Possibilities)和建议(Proposal)相对应。
结构重组 4P 1. 位于沃特福德的油库目前销售的石油产品的数量不断下降，我们不得不考虑是否应关闭这个油库。
2. 位于维尔和海威考姆勒的油库每年的销售量分别达1千万升和1千2百万升，但是位于沃特福德的油库每年的销售量下降到仅7百万升。
3. 我们把石油产品从赫默尔运往沃特福德要耗费一笔成本，而有时同一批油又被从沃特福德销售给位于赫默尔的客户。所以，实际上我们要支付两笔运输成本，但是只成交了一笔生意。
4. 位于沃特福德的办事处应该关闭并且迁往赫默尔，区域办事处的员工也应被调到赫默尔。 5. 无疑这就是我们的选择。 6. 海威考姆勒和维尔油库的发展势头不错，当地农业界对石油产品的需求量很大，而且这两个地方正在兴建新的工业区。
7. 区域办事处的大部分员工都住在沃特福德或者附近，他们都不希望把办公室迁往赫默尔，这样他们每天上下班就不方便。 8. 他们中的有些人不是开车去上班的。 9. 或许沃特福德的油库可以延长1年或18个月再关闭，因为政府目前正在考虑在沃特福德郊区建设一个大规模的住宅区。
10. 新司机需要持有重型货运车辆的一级驾照。 11. 住宅将由当地政府进行管理，而我们现在正和他们进行关于石油产品供应的会谈。 12. 如果所有的住宅配备的都是燃油供热系统，而且新住宅的总数能够达到3千至4千套，那么沃特福德油库的销售量将增加8百万升。 13. 赫默尔有闲置的办公场地，能够安排从沃特福德调到那里的员工。 14. 如果新的住宅区完工并且我们能够与当地政府签订合同的话，那么我们就要再投入3到4辆中小型货运车辆并且招聘更多的员工。
15. 沃特福德油库面临的问题之一就是，与海威考姆勒和维尔油库的销售队伍相比，那里的销售力量相对比较薄弱。 16. 他们在过去3年里把我们许多客户拱手让给了我们的竞争对手。 17. 另一个选择方案就是关闭沃特福德油库而不把发货人员调到赫默尔；我们可以把沃特福德油库的交货区域在海威考姆勒和维尔油库之间进行分配。
18. 每一个现场可以调增3个司机。 19. 位于维尔的油库完全可以安排额外的员工，但是长期以来油库经理都认为从其它现场调来的司机不大好管理。
20. 我们可以保留区域办事处，然后把闲置的办公场地转租出去，这样公司就可以获得一笔额外的收入。 21. 无论如何，这个办公场地的租约将在两年后到期，我们正在就续签租约的问题进行谈判，如果成功的话，我们在续约期间内就可以随时终止租约。
22. 司机们不希望去海威考姆勒或维尔工作。 23. 他们知道公司正在考虑迁址的问题，他们不希望被调到赫默尔，更不用说让他们去海威考姆勒或维尔工作了。
24. 维尔还能安排额外的发货人员，但是海威考姆勒目前无法安排更多的发货人员。 25. 问题在于，我们的目标是销售收益率达到20%。 26. 海威考姆勒和维尔油库的销售收益率都超过了这个目标，但是沃特福德油库的销售收益率还不到13%。
27. 如果不关闭沃特福德油库，我们要花费一大笔成本。
