医院信息系统电子档案管理制度

第一章总则第一条为加强医院档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合医院实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于医院各部门、各科室及全体员工。

第三条医院档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，分散利用；（三）科学管理，方便检索；（四）安全第一，预防为主。

第二章职责分工第四条医院档案管理部门是医院档案工作的主管部门，负责组织实施本制度的贯彻执行。

第五条医院档案管理部门的主要职责：（一）贯彻执行国家档案法律法规和政策；（二）制定医院档案管理规章制度；（三）负责医院档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作；（四）指导、监督、检查医院各部门、各科室的档案管理工作；（五）组织开展档案管理人员的培训、考核工作；（六）协助有关部门处理档案工作中的重大问题。

第六条医院各部门、各科室的职责：（一）按照档案管理制度要求，及时、准确地收集、整理、归档各类档案；（二）确保档案的真实性、完整性、系统性和安全性；（三）按照档案管理部门的要求，定期向档案管理部门移交档案；（四）配合档案管理部门开展档案鉴定、销毁等工作；（五）加强对档案管理人员的培训和考核。

第三章档案分类与编号第七条医院档案分为以下类别：（一）文书档案；（二）科技档案；（三）人事档案；（四）会计档案；（五）声像档案；（六）实物档案。

第八条医院档案编号采用统一编号方法，编号由档案类别、档案流水号和档案保管期限组成。

第四章档案收集与整理第九条医院档案的收集工作应遵循以下原则：（一）全面性：收集档案应全面反映医院各项工作；（二）真实性：收集档案应真实反映医院各项工作情况；（三）及时性：收集档案应及时归档；（四）准确性：收集档案应准确无误。

第十条档案整理工作应遵循以下原则：（一）分类整理：按照档案类别、保管期限、形成时间等对档案进行分类整理；（二）系统整理：保持档案的系统性，确保档案之间的联系；（三）规范整理：按照档案管理规范要求进行整理；（四）方便利用：整理后的档案应便于查阅和利用。

第一章总则第一条为规范医院档案扫描工作，提高档案管理效率，确保档案信息的安全和完整，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我院实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于我院所有档案的扫描工作，包括纸质档案、电子档案以及其他需要扫描的档案材料。

第二章档案扫描范围与要求第三条档案扫描范围：1. 医院行政、医疗、护理、科研、教学、财务、人事等部门的各类档案；2. 医院各类合同、协议、许可证、证照等；3. 医院其他具有保存价值的文件材料。

第四条档案扫描要求：1. 档案扫描应确保图像清晰、完整，能够真实反映档案内容；2. 档案扫描应按照档案分类、编号、日期等顺序进行；3. 档案扫描文件应按照电子档案存储格式要求进行保存；4. 档案扫描过程中，应确保档案信息的安全，防止信息泄露。

第三章档案扫描流程第五条档案扫描申请：1. 档案扫描前，需填写《档案扫描申请表》，经相关科室负责人审批；2. 申请表应包括档案名称、数量、扫描目的、扫描要求等内容。

第六条档案扫描操作：1. 由档案管理部门指定专人负责档案扫描工作；2. 扫描过程中，应严格按照操作规程进行，确保扫描质量；3. 扫描完成后，应进行校对，确保扫描文件与原始档案一致。

第七条档案扫描存储与管理：1. 扫描后的电子档案应按照档案分类、编号、日期等顺序进行存储；2. 电子档案存储介质应定期检查，确保存储安全；3. 电子档案的查阅、复制、借阅等操作，应按照医院相关规定执行。

第四章档案扫描安全与保密第八条档案扫描安全：1. 档案扫描过程中，应确保档案信息安全，防止信息泄露；2. 档案扫描设备应定期维护，确保设备安全；3. 档案扫描场所应配备必要的安全设施，如监控设备、防火设备等。

第九条档案扫描保密：1. 档案扫描人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案信息；2. 涉密档案的扫描，应严格按照国家保密法律法规执行；3. 档案扫描过程中，应确保档案原件与电子档案的保密性。

医院档案室管理制度一、总则为了保障医院档案信息的安全、规范和便捷管理，提高信息利用效率，提高医院的服务质量，特制定本管理制度。

二、档案室管理机构1. 医院档案室由医院管理部门统一管理，设立档案管理科。

2. 档案管理科由专职工作人员负责档案管理工作，包括档案的收集、整理、归档、借阅、销毁等管理工作。

3. 档案管理科应设有专门的档案管理员，负责档案室的日常管理和协调工作。

三、档案室的管理职责1. 负责医院各科室的档案管理工作，确保档案的完整性和安全性。

2. 负责对档案进行分类、整理、编目、存储和归档工作，确保档案的易查性和便捷利用。

3. 负责对档案的借阅申请进行审核和管理，保证档案的安全性和保密性。

4. 负责档案的定期清点和整理工作，确保档案管理工作的规范和有序进行。

5. 负责档案的销毁工作，确保档案信息的合法、规范和安全销毁。

四、档案室的管理制度1. 档案室开放时间为每天上午9:00-下午5:00，周末和节假日闭馆。

2. 档案室内禁止吸烟、喧哗、食品和饮料，保持环境整洁和安静。

3. 档案室内只能携带必要的工具和物品，不得擅自翻找档案或乱动档案。

4. 档案室内使用电脑和打印机等办公设备时，需提前申请并遵守相关规定。

5. 档案室内禁止私自复制档案，如需复制档案，需向档案管理员申请，并签署保密协议。

五、档案的管理规范1. 档案室内的档案按照科室、时间、类别等进行分类和编目，确保档案的整理和归档工作有序进行。

2. 档案的借阅申请需填写借阅申请表，并由相关科室负责人审批并签字确认，档案管理员根据实际情况进行审核和发放。

3. 档案的归还应按时进行，并经过档案管理员的确认，确保档案的安全性和完整性。

4. 档案的销毁应按照国家相关规定进行，经过档案管理员审核并签字确认，确保档案的合法、规范和安全销毁。

六、档案室的安全管理1. 档案室建立完善的安全保密制度，保证档案信息的安全性和保密性。

2. 档案室内安装监控摄像头，确保档案的安全保障。

第一章总则第一条为加强医院档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合医院实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于医院所有档案的收集、整理、保管、鉴定、提供利用和销毁等工作。

第三条医院档案工作应遵循以下原则：（一）依法管理：严格按照国家档案法律法规和政策要求，确保档案工作规范化、制度化。

（二）统一领导：医院档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案工作有序开展。

（三）全面覆盖：医院各部门、各科室应积极参与档案工作，确保档案资料全面、系统。

（四）安全保密：加强档案安全管理，确保档案信息不被泄露。

第二章档案管理机构及职责第四条医院档案管理机构为医院档案室，负责医院档案工作的统筹规划、组织协调和监督检查。

第五条档案室职责：（一）制定档案管理制度，并组织实施。

（二）负责档案的收集、整理、保管、鉴定、提供利用和销毁等工作。

（三）负责档案信息化建设，提高档案管理效率。

（四）负责档案安全保卫工作，确保档案安全。

（五）开展档案业务培训，提高档案管理人员素质。

第三章档案收集与整理第六条档案收集范围：（一）医院各部门、各科室形成的具有保存价值的文件、资料。

（二）医院举办的各种会议、活动、培训等形成的文件、资料。

（三）医院对外交流、合作、捐赠等形成的文件、资料。

（四）医院内部管理、运营、医疗、科研、教学等形成的文件、资料。

第七条档案整理要求：（一）按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、编目。

（二）对档案进行整理、装订，确保档案整齐、美观。

（三）对档案进行编号，建立档案目录。

第四章档案保管与利用第八条档案保管要求：（一）按照档案保管期限，对档案进行分类存放。

（二）保持档案库房通风、干燥、防潮、防虫、防霉。

（三）定期对档案进行清洁、消毒。

（四）加强档案安全管理，防止档案丢失、损毁。

第九条档案利用要求：（一）档案查阅需经档案室批准，填写查阅登记表。

（二）查阅档案时，需遵守档案室相关规定，不得随意涂改、损坏档案。

第一章总则第一条为加强医院档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合我院实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于我院所有部门、科室及工作人员。

第三条档案管理工作应遵循以下原则：1. 集中统一管理原则：医院档案实行集中统一管理，各部门、科室应将档案归档到档案室，不得自行保存。

2. 完整性原则：档案内容应完整，不得缺件、破损、丢失。

3. 系统性原则：档案分类科学，排列有序，便于查找。

4. 安全性原则：确保档案实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失、泄密。

第二章档案管理职责第四条档案室负责全院档案的收集、整理、保管、鉴定、提供利用和销毁等工作。

第五条各部门、科室负责人对本部门、科室档案管理工作负总责，确保档案的完整、准确和系统。

第六条档案员负责档案的日常管理工作，包括：1. 收集档案：及时收集各部门、科室形成的档案，确保档案的完整性。

2. 整理档案：对收集到的档案进行分类、编号、装订、归档等工作。

3. 保管档案：负责档案的存放、维护、修复和防盗、防火、防潮、防虫等工作。

4. 提供利用：根据工作需要，及时提供档案查询、复制等服务。

5. 鉴定销毁：对档案进行鉴定，对失去保存价值的档案按规定程序进行销毁。

第三章档案收集与整理第七条档案收集范围：1. 医院行政、医疗、护理、科研、教学、财务、基建等各部门形成的各类档案。

2. 各部门、科室形成的各类文件、资料、图表、照片、录音、录像等。

3. 医院举办的各种会议、活动、培训等形成的文件、资料。

第八条档案整理要求：1. 按照档案类型、时间、内容等进行分类、编号、装订。

2. 档案卷内文件应按照时间顺序排列，每卷文件不超过100页。

3. 档案卷内文件应逐页编号，填写卷内目录。

4. 档案卷封皮应填写完整，包括卷号、档案名称、卷内文件页数、编制人、编制日期等。

第四章档案保管与利用第九条档案保管要求：1. 档案室应保持清洁、通风、干燥，温度控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%。

医院档案室管理工作制度一、总则二、档案室管理人员的职责1.档案室主任负责全面统筹档案室的管理工作，包括档案的收集整理、档案的借阅和归还、档案的保管和销毁等工作。

2.档案员负责档案的收集整理工作，包括对收集到的档案进行分类、编目、装订，并确保档案的完整性和安全性。

3.档案管理员负责档案的借阅和归还工作，确保档案被授予合法权限的人员借阅，并及时归还。

三、档案的收集与整理1.档案室主任应定期组织档案的收集工作，确保各科室按时将档案交予档案室。

2.档案员应按照规定的分类和编目制度，将收集到的档案进行分类整理，并编制登记册明细。

3.档案员应定期对档案进行清理和整理，将已无用且无法保存的档案予以销毁。

四、档案的保管与利用1.档案室应采取防火、防水、防虫等措施，确保档案的安全。

2.档案管理员负责管理档案的借阅和归还工作，借阅者需提供借阅登记，并提供相关的借阅理由。

3.档案管理员应按照借阅者的权限，控制档案的借阅范围，并定期对借阅者的借阅情况进行复核。

4.档案室应定期进行档案的整理和归档，避免档案丢失或错乱。

五、档案的销毁与归档1.档案室应定期对已无用的档案进行销毁，销毁前需要经过主管部门的审批，并进行相关记录和备份。

2.档案室应将已归档的档案进行分类整理，按照规定的存储方法进行归档，并定期进行归档检查。

六、违规处理1.档案室管理人员如有不按规定操作的，将受到警告、罚款、停职或解雇等处理。

2.借阅者如有借阅未经授权或未按时归还的情况，将取消其借阅权限，并追究相应的责任。

七、附则1.本制度自发布之日起生效，并适用于医院所有档案室管理工作。

2.对本制度的修改和解释权归医院档案室负责人。

本制度为医院档案室管理工作的基本规范，旨在确保医院档案的安全和利用，促进医院信息化建设。

希望全体档案室管理人员严格按照本制度进行操作，不断提升档案管理水平，为医院的发展和服务贡献力量。

医院档案归档制度一、制度背景与目的医院作为一个重要的医疗机构，每天都会处理大量的患者信息、病历等重要档案资料，为了保证医院数据的安全、准确和高效管理，建立医院档案归档制度是必要的。

本制度旨在规范医院档案的归档工作流程，整理医院档案，确保医院档案的完整性和易读性，为医疗服务和管理提供支持。

二、档案归档的范围与时间1.档案归档的范围包括患者病历资料、医嘱、检查报告、手术资料等与患者医疗相关的文件。

2.档案归档的时间原则上为患者出院后7个工作日内完成，特殊情况可酌情延长，但不得超过15个工作日。

3.归档后的电子档案应保存至少10年，纸质档案应保存至少30年。

三、档案归档的具体流程1.认领归档任务：每天由归档管理员根据患者出院情况及时生成归档任务清单，并通知归档人员认领任务。

2.验证档案完整性：归档人员认领任务后，需确认患者的病历资料是否完整，如有缺失应及时反馈给相关部门进行补充。

3.整理与归类：归档人员应按照文件的类型、日期等进行归类，确保每份档案都有明确的编号并正确归类到相应的文件夹或系统中。

4.档案记录：归档人员在档案封面或电子档案系统中记录归档信息，包括患者编号、归档时间、归档人员等相关信息。

5.存放与保管：归档完成后，归档管理员负责将归档文件按照一定的标准存放于专门的档案室或电子档案系统中，并定期进行档案检查和整理。

四、档案归档的注意事项1.保密性：归档人员在归档过程中应严格保护患者的隐私信息，遵守医疗保密的相关规定。

2.数据准确性：归档人员在整理和登记档案信息时，应确保信息的准确性和完整性，不得出现遗漏、错误等情况。

3.灾备措施：医院档案应实施合适的灾备措施，如定期备份电子档案、保持档案室的环境适宜、防火防潮等。

五、档案的检查和借阅1.档案检查：医院对归档文件进行定期的抽查，确保归档的质量和符合规范。

2.档案借阅：医生、护士、病案统计员等有合法需要的医务人员，可向归档管理员提交借阅申请，并在规定的时间内归还档案。

医院档案管理制度档案保管权限、期限与类型1档案保管权限1.1 财务部档案由财务部保存;1.2 人事部档案由人事部保存;1.3 医院证、章、信由院长指定负责人保存;1.4 其它各类档案由办公室保存。

2档案保管期限2.1 财务档案应严格遵照国家有关规定的保管期限执行。

2.2 医院证、章、信及相关文件资料属永久保存档案。

2.3 政府职能部门授予、发放的各种许可证书、等级证书、资格证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗等原件属永久保存档案。

2.4 本医院的历史沿革、重要事项记载及反映本医院重要活动的剪报、照片、录音、录像等属永久保存档案。

2.5 一般文档保管期限为 3 年至 5 年。

2.6 保密文档须于失效当日即刻销毁。

3文档的保存形式：3.1 文字性一般文档分为文字与电子两种方式保存。

3.2 计算机存储的涉密文件应实行加密爱护措施，文件密码由指定的文件保管人设定，并须将该文件路径及密码报院办公室备存，并保证其真实性。

3.3 机密文档以书面或实物形式保存。

4档案类型4.1 行政档案，包括：营业执照正、副本，复印件;法定代表人身份证(护照)(复印件);对内、对外收、发的《通知》、《打算》、《函》、《总结》、《报告》等各类正式公文;各项重要活动的组织流程、领导讲话稿、声像图片等相关资料;各部门(含财务、医务科室)现行的各项规章制度、规定、流程等;院级会议的会议纪要、决议;医院年度(季、月、周)工作规划汇总表;《办公房屋租赁合同》、或自置房屋产权证等固定资产档案;购置车辆全部权证、购置税证、保险、行驶证(复印件)等车辆治理档案;对外签订的各类购置(租赁、效劳)性质的合同文件;其它应归档保管的文件、资料。

4.2 人事档案，包括：全院员工个人信息资料(花名册);劳动合同及保密协议;勤打卡数据;工资、社保等薪酬相关资料;聘请表格、人才库等相关资料;员工绩效考核相关资料;其它应归档保管的文件、资料。

4.3 财务会计档案，包括：各类审计帐册及报表;各类会计帐册及报表;固定资产资料;其它须保存文档。

第一章总则第一条为加强医院登记档案管理，确保医院登记档案的完整、准确、安全，提高医院登记档案的利用率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合医院实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于医院内部所有登记档案的管理，包括但不限于病历、检验报告、影像资料、财务报表、行政文件等。

第三条医院登记档案管理应遵循以下原则：1. 集中统一管理原则：医院登记档案由医院档案管理部门统一管理，其他部门不得自行设立档案室。

2. 安全保密原则：加强医院登记档案的保密工作，防止泄露患者隐私和医院商业秘密。

3. 完整准确原则：确保医院登记档案的完整性、准确性，便于查阅和使用。

4. 效率利用原则：提高医院登记档案的利用率，为医院各项工作提供有力支持。

第二章组织机构及职责第四条医院成立登记档案管理领导小组，负责制定医院登记档案管理制度，监督、指导医院登记档案管理工作。

第五条医院档案管理部门负责具体实施医院登记档案管理工作，其主要职责如下：1. 负责医院登记档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

2. 制定医院登记档案管理制度，组织实施并监督检查。

3. 对医院各部门的登记档案管理工作进行指导、培训和监督。

4. 建立健全医院登记档案信息数据库，实现档案资源的共享。

5. 对医院登记档案进行鉴定、销毁等工作。

6. 参与医院重大事项的决策，为医院发展提供档案信息支持。

第六条医院各部门应指定专人负责本部门登记档案的管理工作，其主要职责如下：1. 按照医院登记档案管理制度，做好本部门登记档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

2. 定期向医院档案管理部门报送登记档案信息。

3. 参与医院登记档案的鉴定、销毁等工作。

第三章登记档案的收集与整理第七条医院登记档案的收集范围：1. 医院各部门在日常工作中形成的各类登记档案。

2. 医院与其他单位、个人之间形成的各类登记档案。

3. 医院购买、接受捐赠、交换的各类登记档案。

4. 医院认为有保存价值的其他登记档案。

第一章总则第一条为加强医院档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合医院实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于医院所有档案，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。

第三条医院档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导、分级管理原则；（二）集中统一、便于利用原则；（三）真实准确、完整齐全原则；（四）安全保密、定期检查原则。

第四条医院档案管理工作由医院档案管理部门负责，其他部门及科室应积极配合。

第二章档案收集第五条档案收集范围：（一）医院行政、党务、人事、财务、医疗、科研、教学、设备、基建、后勤等各项工作形成的文件、资料、图表、照片、录音、录像等；（二）医院对外交流、合作、捐赠、购买等形成的档案；（三）医院内部出版的报刊、杂志、书籍等；（四）其他具有保存价值的档案。

第六条档案收集方式：（一）档案管理部门应定期或不定期对各部门及科室进行档案收集；（二）各部门及科室应及时将形成的档案向档案管理部门移交；（三）档案管理部门应与医院外部单位建立档案收集渠道，及时收集相关档案。

第七条档案收集要求：（一）档案应真实、准确、完整、齐全；（二）档案收集过程中，应确保档案的保密性、完整性；（三）档案收集后，应及时进行整理、归档。

第三章档案整理第八条档案整理应遵循以下原则：（一）按照档案类型、内容、时间、来源等进行分类；（二）保持档案之间的历史联系；（三）便于档案的查找和利用。

第九条档案整理程序：（一）对收集到的档案进行初步整理，剔除破损、过时、无保存价值的档案；（二）对整理后的档案进行编号、分类、装订；（三）编制档案目录、索引等检索工具。

第十条档案整理要求：（一）档案整理应规范、整齐、美观；（二）档案目录、索引等检索工具应准确、完整、易于查找。

第四章档案保管第十一条档案保管应遵循以下原则：（一）安全第一、预防为主；（二）分类存放、专人负责；（三）定期检查、及时修复。