档Ｉ案１管１理 科 诺蠢
关于档案信息化管理建设的思考 贾燕荣 （天津市信息中心，天津３００２０１） 摘要：简要论述了如何认清当前档案信息化管理的现状，从而更好地提出加快推行档案信息化管理建设工作。 关键词：档案信息化管理；传统档案管理；工作人员 档案是人类社会各项实践活动的真实记 录，是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化 遗产。档案工作深深植根于人类社会生活，与人 类社会发展同步，并随着社会文明程度的提高， 越来越深入到社会生活的各个方面，在经济社 会发展中发挥着越来越重要的作用。 随着科学技术的飞速发展，办公自动化、 网络化渐趋完善，企事业单位基本上实现了办 公自动化管理，代替了以往手续繁杂的办公行 文、来往函件，绝大多数日常工作都可以直接在 计算机和网络上办结，文件从产生到处理结案 几乎可以不使用纸和笔，这无疑为档案管理提 出了更新更高的要求，档案管理由传统方式向 信息化管理转变已迫在眉捷。 档案信息化管理是顺应电子信息科技发 展的产物，是通过数字化技术、计算机技术、网 络技术和远程通信技术等现代先进技术的有机 整合所构成的档案信息远程传输和社会共享的 完整服务体系。如何认清当前档案信息化管理 的现状，从而更好地提出加快推行档案信息化 管理建设工作，做了如下思考。 ｌ传统档案管理的缺陷 传统的档案数据库中分类信息复杂，需靠 手工查询纸张原件，响应速度慢。由于档案量巨 大，当需要查询档案时，需花费几个小时，甚至 一天的时间在档案室查找。耗时、耗力。 档案需要长期保存，为避免可能造成的文 档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，需要不断优 化存储环境，每年大量投入文档的保管经费已 在所难免，且传统文档缺乏备份，如若丢失不可 复原，损失极大。 反复查阅档案不可避免会造成原件受损 或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困 扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下， 大量文档的电子化进程是不可想象和解决的， 且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全 面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的 大趋势。计算机技术的快速发展使我们步人了 一个信息化的时代，无论是从政治、经济、文化、 科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个 角落，信息技术无不显示其独特的魅力，成为现 代社会和现代生活不可缺少的工具。可以说，现 代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的 关键条件。 ２档案信息化管理的优势 纸张发明以来，纸质档案逐步取代其他材 料成为档案的主要载体。随着办公自动化的不 断深入，电子文档将逐步取代纸质文档，成为档 案资料的主体。档案信息化管理具有传统管理 方式不可比拟的优势，也将会逐步成为档案管 理的主要方式。 ２．１存储优势。传统档案管理是对纸质资 料进行分类、整理、筛选、归档的，数量庞大，需 要较大的档案室进行存放。档案信息化主要借 助于硬盘、光盘等存储介质来实现的，这些存储 介质体积小、容量大，仅需要少量的消磁柜等专 用设备进行存放即可。档案信息化在存储上的 优势是显而易见的。 ２．２维护优势。传统档案管理方式下，每年 都要组织人员集中时间对上年度的纸质资料进 行分类、整理、筛选、归档，所耗费的时问和精力 是相当巨大的。而档案信息化管理是将电子文 档在文件办理结案后随时进行归档，或在某一 时问周期定时统一归档，由文件形成部门通过 网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签 认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给 出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用 户查找利用，既方便快捷又能保证归档率和完 整率。 ２．３利用优势。在传统档案管理方式下，查 询、借阅档案都需要办理繁琐的手续、经过复杂 的程序到档案室进行；档案的检索主要依靠人 工查询卡片实现，给档案利用带来诸多不便。档 案信息化管理在对电子文件归档的同时进行主 题词标引、著录，如有需要可以编制多角度、全 方位的检索工具，方便检索查询信息。利用者只 须提供文件分类号或主题词即可获得相应的文 件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻 档案工作人员的劳动强度，缩短查询时间，提高 工作效率。此外，信息化档案可以通过复制并存 储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可 以随时随地调出查阅所需的档案信息。 ３档案信息化管理的现状及不足 在档案信息化管理建设的进程中，经过一 段时间的建设，档案信息化管理工作取得了一 定的成绩，但一定程度上，在主观和客观两方面 都存在一定的问题： 档案信息化建设观念相对落后。我国相当 一部分领导的档案意识淡薄，认为档案无足轻 重，没有多大用途。因此，档案事业难以得到应 有的重视，造成档案事业的先天不足，经费投入 得不到保证。同时，档案工作者对档案信息化意 识不够，缺少服务意识，档案信息化建设过程中 非积极投入及非规范行为，最终会造成档案信 息化建设的延缓，造成档案信息交流的障碍，影 响档案信息化建设目标的实现。 档案信息化建设的基础设施相对薄弱。档 案信息化建设必须具备一定的硬件条件，如要 配备计算机，建立局域网，需要大容量的服务 器，建立数据库等；开发研制档案管理专用软 件，加强网络日常管理与维护等，这些都需要大 量的资金投入。目前档案管理机构吃财政饭，没 有能力通过提供社会化服务增加适当收入。一 旦国家未能投入，档案信息化建设再好的蓝图 也难以实现。 档案信息化建设中的电子文件管理处于 无序状态。随着计算机技术的发展，档案管理正 在逐步由实体化管理向信息化管理发展。但目 前大部分单位的电子文件仍处于无序管理状 态。主要表现在对于自己单位通过网上发送的 文件仍实行双轨制，即发送电子文件，纸质文件 存档，对于从网上接收的其他单位的来文则只 存打印出的纸质文件。有的甚至因计算机系统 的存储容量不够，为了接收新的电子文件已开 始清除部分原有的电子文件，这样做完全破坏 了档案信息的统一性、完整性。由此可见，电子 文件的管理并不像纸质的管理那样规范。 档案信息化建设中的管理人员素质问题。 目前档案馆（室）普遍存在着人员少、文化素质 低、身体素质差的现象。特别是档案室的档案管 理人员多数不是专职档案员，无暇顾及档案工 作，而且大多也只停留在手工操作水平上。由于 对电子文件、电子档案的收集、保存、维护与利 用接触太少，档案管理人员能熟练使用微机的 为数不多，能承担程序设计和数据维护的更是 少之又少，致使档案信息化程度仍然很低，档案 资源中蕴藏的丰富信息还没有得到充分挖掘和 利用，不能满足经济建设和社会发展Ｅｔ益增长 的需要。 ４促进档案信息化管理的途径 档案信息化建设是一项需要运用多种学 科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套 的复杂系统工程。因此，我们还从多方面努力， 做很多实际工作，从而叉好又快地推动档案信 息化建设步伐，使其与社会信息化建设协调发 展。 第一，加快意识和观念的转变。档案工作 者必须强化信息意识和信息观念，变静态档案 信息为动态信息，搞好信息资源的开发和利用。 尽管传统档案管理将存在相当一段时间，但档 案管理者不能因此而轻视档案的数字化、自动 化、网络化建设。而应积极寻求新形势下档案管 理的新方式，设法改变条件，着力构建档案信息 化平台。 第二，加快档案信息化基础设施建设。常 言道：“工欲善其事，必先利其器。”没有计算机， 或者说有了计算机而没有进入网络，档案信息 化管理只能是一句空话。随着档案信息量的剧 增，人们需要采用先进的计算机技术实现档案 全方位、多层次、多功能的现代化管理。尤其是 使用多媒体技术，传统的纸质载体的档案材料 转化为全文、全图、全声的光盘储存，并实现全 屏幕自动检索。所以，计算机及其配套设施必须 跟上，以满足档案管理信息化的起码要求。 第三，加快开发和利用现有信息资源。在 这一方面，首先要克服“等”的思想。不能因为档 案管理要实现信息化便将现在的所有档案材料 藏于“死库”，抛弃不用，一切从“零”开始，而要 重视其继承性，要对现有的 （下转３１７页）
中学生学籍档案管理工作的思考与探究
摘 要： 中学生学籍档案是指学校对取得入学资格、报到注册后的中学生在校学习、生活的一个基本记录。也客观地体现了一名中学生在校期间的基本情况和发展状况。本文主要以中学生学籍档案管理方面存在的问题为出发点，去思考和探究中学生学籍档案管理的新思路。
关键词： 中学生学籍档案； 管理； 思考与探究
中图分类号： g637 文献标识码： a 文章编号： 1009-8631（2013）03-0043-01
中学生学籍档案是中学生档案管理的重要支撑点，也是学校档案和校史的重要组成部分，更是展示学校工作实绩的一个窗口。为进一步加强学生学籍档案管理科学化、规范化，更好地为学校、为学生、为社会服务，那么提高中学生学籍档案管理水平就显得尤为重要，我从事了多年中学生学籍档案的管理工作，从中发现了一些存在的问题，并就解决这些问题提出一些新思路、新想法，与大家共同探究。
一、中学生学籍档案存在的问题
（一）任课老师对学生学籍档案管理意识不强
“中学生取得的入学资格，报到注册、学生的考试成绩等等都是教务科和学校档案管理工作人员的事情，任课教师只是管理好班级就行了，与自己没有关系”，这是任课教师普遍存在的想法。由于他们对中学生学籍管理缺乏正确的理解，所以对学生的学籍档案管理意识欠缺，这就造成了中学生只把自己作为学籍管理中的一个被动对象，这在一定程度上影响了学校的教学秩序和教学质量。有些学生在临近毕业才发现自己的学籍档案内容不全或一些考试科目成绩出现错误等现象，不仅影响了中学生以后的发展，还使中学生学籍档案管理等规章制度形同虚设，影响正常的教育教学秩序。
（二）中学生学籍管理手段落后
到目前为止，我校中学生的学籍档案还是靠人工收集，手工录入的方式进行，新生入学后的军训资料、学生评价手册、健康体检表、各科成绩分类汇总等都靠档案管理工作人员到各班级去收集整理，学校里没有统一的信息管理平台，不仅增加了工作量，信息无法达到共享，重复劳动多、准确性低、管理无序、反馈滞后等，已满足不了教育现代化发展的需要。
上海高校图书情报工作研究 ２０１３年第２期（总第９０期）
加强与规范图书馆档案管理工作
的思 考及建议
叶 燕
（复旦大学图书馆上海２００４３３）
摘要 图书馆档案管理工作是图书馆工作的一个重要组成部分，其管理是否科学、规范直接反映了图
书馆的管理水平。笔者以复旦大学图书馆为例，浅析高校图书馆档案管理的现状及存在的问题，并通过理论
结合实际，提出一些改进的想法，以加强与规范图书馆档案管理工作，从而为图书馆的Ｅｌ常管理提供更好的服
务。
关键词 高校图书馆档案管理 管理现状 改进措施
图书馆档案，是指过去和现在的图书馆在各项
社会活动中直接形成的对国家、社会及图书馆事业
发展有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历
史记录。高校图书馆档案是图书馆工作的重要组成
部分，其管理是否科学、规范直接反映了图书馆的管
理水平。高校图书馆许多工作的开展都离不开档案
工作的支持，档案工作已成为图书馆建设的重要环 节和现代图书馆评估考核盼一个重要方面…。
笔者以复旦大学图书馆（以下简称为我馆）为
例，分析高校图书馆档案管理的现状及存在的问题，
并提出了一些改进的想法，以加强与规范图书馆档
案管理工作，从而为图书馆的日常管理提供更好的
服务。 ｌ我馆档案管理现状
１．１我馆档案管理概况
我馆档案管理工作由馆长办公室承担，设置了
独立的档案室，并配备了一名兼职档案管理人员。
为了加强我馆档案管理工作，有效地保护和利
用档案为图书馆事业的发展服务，我馆参照国家档
案部门有关规定，结合图书馆工作实际，制定了《复
旦大学图书馆档案管理办法》，对档案的归档与加工
整理、保管利用与统计、鉴定销毁及移交等工作进行
了制度化规范。我馆基本实现了档案的计算机管
理，根据查找利用需要编制各类目录、索引等检索工
具，以提高科学管理水平及服务效率。我馆也对档
４８一 案的查阅服务流程进行了规范，凡查看或借用图书
馆档案，均必须填写《查（借）阅档案申请表》，并经
探索争鸣２０１３年３期（中） 试谈电子档案管理工作中存在的问题 黄日梅 （惠州市人力资源和社会保障局，广东惠州５１６００３） 摘要：随着档案信息进程的推进和现代档案事业的发展，电子档案在各行各业得到了普遍的推广和应用，对传统的档案管理理论及管理模式等方面造成了极 大的冲击，这给档案管理工作者带来了新的挑战，从而思考问题解决的方法与对策。 关键词：电子档案；管理；问题；对策 当今知识经济时代，随着信息技术的迅 猛发展，成熟的信息及电子技术被迅速应用 到档案管理中。在这种情况下，一种新型的 档案形式一电子档案应运而生，档案和档案 管理工作都发生了巨大的变化，单一的纸质 的档案向电子档案的发展，使档案与信息的 管理工作已成为档案工作的一个重要组成 部分，这就要求档案工作者在具备传统档案 管理知识的同时，还需要掌握电子档案管理 的操作技巧。电子档案是通过数字的形式将 文件记录于磁盘、磁带或光盘的，它的内容 只能通过机器来阅读或利用，所以它对传统 的档案管理理论及管理模式等方面造成了 极大的冲击。这给我们档案工作者提出了一 个关于电子档案管理的问题。笔者试从这方 面的问题略谈浅见： 一、电子档案收集难的因素 （一）在电子档案收集工作中，电子文 件的归档与纸质文件相比，是一项更为艰苦 细致并且是难度较大的工作，主要原因是电 子文件结构复杂，大多数的电子文件是由单 位的不同部门形成的。比较分散，储存方式 具有多样性，各部门没有形成及时、统一归 档的习惯，甚至在人们的思想观念中错误地 认为电子文件不是文件，而忽视了对它的收 集。电子档案管理过程较为繁琐，而且电子 档案在形成过程中处于流动的状态，如果在 收集过程中不能及时地捕获信息，就很有可 能造成信息的丢失。另外，由于电子文件对 计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机 编目归档，这对于不熟悉操作技术的立卷人 来说，不像从事纸质文件立卷工作那么驾轻 就熟，容易产生畏难情绪，觉得多一事不如 少一事，这些都容易造成信息的缺损，影响 到电子档案收集的完整性。 （二）对于电子档案管理工作，很多档 案管理人员思想没有引起足够的重视，认为 电子档案的管理与纸质档案管理的方法基 本丰Ｉ】同，而事实上并非完全相同。档案管理 人员既要懂得电子档案的存盘、复制、刻录、 传输等技术，还要掌握类似于纸质档案管理 的方法，这就要求档案管理人员要转变思想 脱念，提高对电子文 的认识，掌握档案管 的基础知识、管理的原则以及管删的环 以提高管理水平。 （三）档案是记录历史的原始凭证，完 整性、真实性是档案发挥凭证和参考作用的 基础。但是，电子档案的内容与载体读写技 术的结合形式会经常发生变化，如复制电子 文件时会因为载体的不稳定、易损坏，或遇 读写技术的问题、质量较差的磁盘、脱机采 集数据的介质移交方式容易造成数据丢失 或变异，影响文件的可读性。也可能在传输 与转存过程中，被改动而不留痕迹，因此电 子档案的完整性难于保证，真实性不易把握。 二、电子档案管理难的因素 电子文件归档后即形成电子档案，在管 理过程中容易出现以下问题：（１）在实行办 公自动化的过程中，有些部门对所形成的电 子文件、图片等资料的重要性认识不足，因 而没有对电子文件进行归档。（２）有些使用 办公自动化网络的部门，对电子文件没有进 行整理、鉴定、归档，仅仅把电子文件存储 在硬盘或光盘内。这样，即使文件不会丢失． 但也会因为电子文件的日积月累而使其泛 滥成灾，造成混乱难于管理的局面。（３）在 单位的办公自动化网络系统中，各部门在网 上传递、承办文件，提高了工作效率。但是 文件办理完毕之后，又同时发纸质文件作为 归档保存用。这样就形成了相同内容、两种 类型的文件并发、保存的局面，这样会造成 人力、物力、财力的浪费。（４）办公自动化 系统与档案管理系统不兼容，给电子文件的 收集、归档造成了困难。在进行电子档案管 理系统设计时没有档案工作者参与，或者缺 乏档案工作者的相关意见，使电子档案从生 成到归档的整个过程存在着许多问题。由于 办公自动化系统和档案现代化管理系统设 计单位不同，不同软件环境下形成的数据难 以转换，无法进行电子文件的收集、归档、 著录等，这给档案工作者的档案管理带来了 困难，无法提高工作质量和工作效率。因此， 如何针对电子档案管理要求，制定一系列能 长久适用的标准和管理规范，就显得尤其重 要了。 三、电子档案管理的对策 （一）加强制度建设，确保电子档案管 理安全：为了使电子文件能及时归档，将档 案的信 皂、更好的管理，增强文件利用的时效 性，要做好电于信息的动态管理，严把电了 俯息归卡当关，提高工作效率，笔者认为，推 动电子文件归档 作的着眼点要高， 足点 要实，在规划电子文件归档工作时．应从本 单位办公自动化与信息管理工作的大局出 发，顺应其发展规律，摸清信息产生的源头， 促使电子文件归档纳入办公自动化和信息 管理的工作程序，建立归档制度，确保电子 档案管理完整与安全。 （二）做好对办公自动化系统和电子档 案无缝对接的工作。电子文件的稳定与安 全，以它归档方式的选择有很大的关系。在 归档过程中，为防止数据丢失需要制作多份 的备份盘来保存文档，这不仅加大了管理人 员的工作量。同时也增加了存贮磁盘的数 量，简便而安全的方式是采用网络移交归档 的方式，并利用只读性光盘来存贮。网络移 交的途径有两条：（１）借助计算机信息管理 网，开通电子文件归档专递网线。（２）选择 电子文件信息的汇集点，由档案管理部门与 信息管理中心负责归档。为适应办公自动化 工作发展的需要，管理部门与信息管理中心 应负责规划、统筹本单位信息管理工作，因 为他们是开发集中统一型信息系统的牵头 部门，成为电子文件信息的汇集点，他们又 具有一定的专业知识、技术设备及人才条 件，由他们负责将日常工作中形成的具有保 存价值的电子文件归档。无疑是最佳归档途 径之一。各部门形成的电子文件要及时发送 到信息管理中心，信息管理中心接收到这些 数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过 信息管理中心又输送给各管理部门共享。随 着每年数据的更新，过期数据应由信息管理 中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编 目整理，通过网络传输，移交给档案部门保 存，或直接存入光盘，定期归档。 无论利 用何种途径归档，必须由电子文件形成单位 按统一格式编目整理后，传输给档案部门， 不能由档案部门自行从网上下载，以保证电 子文件形成部门对其数据的真实性、准确 性。档案部门接收的电子文件一律应存入光 盘存贮，以确保安全。 （三）提高档案工作人员综合素质和创 新能力。随着档案信息技术进程的推进和档 案事业的发展，电子档案在各个行业及各个 部门得到了普遍的推广和应用，对档案管理 人员的要求也越来越高。电子档案在操作过 程中存在着很大的随意性，在丁作巾难免会 …现一些失误．所以要求档案管理人员要树 立风险意识，提高政治素质、职业道德水平， 强化保密意识，努力优化知识结构，系统掌 握现代化管理知识和档案专业知识，以适应 信息时代档案工作的需要。电子档案的出现， 给传统档案工作带来了诸多的挑战，档案工作 者要适应新的工作环境，迎接新技术的挑战。
