青建字〔2016〕27号-关于发布《项目材料管理制度》的通知

1 青建集团股份公司文件

青建字〔2016〕27号

关于发布《项目材料管理制度》的通知

总部各部门、各分公司、控股公司、项目经理部：

为了进一步规范股份公司项目材料管理，提高公司成本控制和经济效益水平，结合集团股份公司实际情况，现修订并发布《项目材料管理制度》，望认真贯彻执行。

该制度自二〇一六年四月一日起实施，股份公司原《项目材料管理制度》（青建字[2015]62号）同时废止。

附件：青建集团股份公司项目材料管理制度

二○一六年三月二十五日

青建集团股份公司 2016年3月25日 2 1 范围

本制度适用于青建集团股份公司总部、各分公司、控股公司及项目部。

本制度主要包含材料的计划管理、甲方批价、合同管理、现场管理、统计管理、考核与奖罚六部分内容。

2定义

2.1 材料管理

对工程项目所需用材料计划、供应、耗用与回收等活动进行的计划、组织、领导和控制。主要包括材料需用计划、供货商选择、采购实施、材料验收、保管与耗用、回收处理、业主供料、统计分析、物资单据凭证管理以及信息化使用等活动内容。

3 职责

3.1 青建集团股份公司

⑴ 负责对《项目材料管理制度》进行编写、修订。

⑵ 对分公司和控股公司、项目部的材料管理工作进行指导、服务、检查。

⑶ 对分公司和控股公司、项目部的材料采购台账进行收集汇总并分析。

⑷ 负责项目管理信息化物资、租赁管理模块的检查、指导、分析工作。

3.2 分公司和控股公司

⑴ 负责编写适合本单位的材料管理制度，并组织宣贯，组织项目部的材料制度培训工作，给各项目部做好制度交底。

⑵ 对项目部材料员的相关工作进行培训、指导、考核。

⑶ 汇总各项目材料需求计划并按月整理归档，及时提报公开招标需求，组织公开招标、比价、竞争性谈判等工作，并负责签订采购合同。

⑷ 按照相关制度规定做好授权项目部采购部分材料的管理工作，将采购过程资料整理归档。 项目材料管理制度 编 号：CNQC-ZD-241

版本号：F/0

主责：材料设备部 编写：丁金钢 审核：朱思远 批准：吴书义 实施日期：2016/04/01 3 ⑸ 参与材料询价、定价和业主批价，提供价格与供应商信息。

⑹ 负责各项目验收与调拨单、月度结算单、材料台账、材料盘点、盈亏分析等工作的审核、汇总、归档工作，并报送相关部门，实现“日清月结，三级账目相符”。

⑺ 负责项目业主供料的管理，保存相应资料。

⑻ 根据项目材料采购盈亏分析，协调解决本单位各项目采购中存在的问题，并提高盈利水平。

⑼ 负责审核各供货商的付款，且保证付款依据齐全有效。

⑽ 协调各项目剩余材料的回收调配，确认余料的残值和废料的处理。

⑾ 建立材料采购价格信息数据库。

⑿ 负责项目管理信息化物资、租赁管理模块的检查、指导、审核、分析工作。

⒀ 负责审核本单位材料供应商的评价。

⒁ 负责易燃、易爆、剧毒物品的采购，负责监督检查项目部材料堆放和物品储存、物品运输工作。

3.3 项目部

⑴ 按照项目的规模及分包模式设置专职或兼职材料员，负责各种物资验收、保管与发放。

⑵ 负责向材料设备部报送项目需求的各种材料计划并按月将计划整理归档。

⑶ 负责采购公司授权的项目所需类别的材料。

⑷ 参与物资采购的招标工作。

⑸ 负责办理采购材料的甲方批价，协调与业主方物资部门的关系。

⑹ 负责所有材料的验收、调拨，按月与供应商、业主、分包单位对账，办理相应手续。

⑺ 负责项目日清月结工作，每月将各供货商所供应材料的原始送料小票、验收单、调拨单、月度结算单装订成册，报送材料设备部进行审核, 实现“日清月结，三级账目相符”。

⑻ 按月将项目现场存留的材料进行盘点， 并制作盘点表报送材料设备部审核留存。

⑼ 负责建立材料采购台账、每月采购材料的盈亏分析，并将报送材料设备部进行审核留存。

⑽ 负责项目材料的现场管理工作。

⑾ 负责项目管理信息化物资、租赁管理模块的使用、审核、分析工作。

⑿ 负责对项目物资分供方进行评价，并报公司审核。

4 管理制度

4.0 总则

加强集团股份公司的物资采购与现场管理，发挥企业整体优势，建立规范的采购运行机制；满 4 足施工生产需要，减少库存积压和杜绝浪费，降低工程项目施工成本，提高经济效益。

4.1 计划管理

⑴ 项目部根据需要应提前向公司提供《项目物资需求计划表》，应明确材料名称、规格（对厚度、容重、壁厚、防火等级等参数进行明确说明，避免提报后再公司再反复确认相关参数，延误时间）、型号、质量、数量及进场时间、是否需要甲方批价，需要加工定做的材料，应附图纸并注明要求。计划必须经过材料员、施工员、技术负责人、预算员或者商务经理进行编制及审核，项目经理签字确认。

⑵ 建设单位（业主）供应的材料，由项目部至少按月或实际需求提报材料计划，材料计划的相应要求、审批程序同上。

⑶ 材料计划的提报时间，应满足招标中心和材料设备部进行组织招标、比价、竞争性谈判、公示、合同签订所必须的时间，需要招标的材料计划需提前15天报送公司招标中心和材料设备部，其他材料至少提前7天报送公司招标中心和材料设备部。

⑷ 禁止出现材料计划随意性、不准确、化整为零、技术参数模糊、不预留充裕采购时间等现象。

⑸ 对总包合同明确约定属业主供料的，且超供进行严厉处罚（如：按采购价的1.5倍或2倍扣罚）的，必须引起项目足够重视，提报材料计划必须准确并不能出现超供。

4.2 甲方批价

⑴ 甲方批价范围

①清单计价模式中，暂估价和可调价材料；

②定额计价模式中，需要以甲方批价形式确定结算单价的材料；

③实际施工中发生设计变更及签证，总包合同中未包含的材料，根据总包合同约定，需要以甲方批价形式决定结算单价的材料。

⑵ 甲方批价计划

项目预算完成后，预算人员导出材料清单发送材料设备部，并标明哪些材料是包死价，哪些材料是暂估价，以便材料设备部作出甲方批价计划和工作安排；工程在施工过程中出现设计变更，需要进行甲方批价的安装材料计划需至少提前一个月报送材料设备部，以便询价后进行甲方批价，确定甲方批价后采购，并且项目部需及时办理相应手续，避免工程以后结算时带来的扯皮。

⑶ 甲方批价材料询价

材料设备部收到甲方批价材料计划后，材料设备部汇总询价结果并确定目标价后，如批价单纯 5 包含材料价格，由材料人员发送甲方进行谈判，如批价为综合单价，材料人员将目标价发送预算人员汇总后发送甲方共同进行谈判。

⑷ 甲方批价签字确认

与甲方谈判结束后，批价单纯包含材料价格，由材料人员办理相关手续，如批价为综合单价预算人员与材料人员共同办理相关手续，将甲方认可的材料单价让甲方签字确认，甲方批价确认后进行采购。

4.3 合同管理

⑴ 各公司项目所需物资应按照集团招标采购平台的相关规定实施采购。符合集团集中招标采购的（30万元以上的大宗物资采购）按照要求实施招标采购；无需集团集中招标的，由各公司自己组织招标、询价、比价，并留存相关记录，经相关部门签字后确定供应厂家，并在签订合同后实施采购。

⑵ 合同中的主要条款如合同数量、单价、金额必须填写齐全，并约定当需要超过合同数量10%时必须另行签订补充协议。杜绝签订没有数量和价款的合同，杜绝无合同采购情况。

⑶ 对于市场价格出现波动的材料，在供货过程中出现涨价或降价的情况，根据原合同确定是否调价，如需调价则根据市场价格变动情况，签订补充协议进行价格调整，同时明确相应价格对应的数量界定。

⑷ 各公司按照集团股份公司合同管理制度进行物资采购合同签订与评审，评审通过后合同方可执行。

⑸ 零星采购的材料可以不签订合同，零星材料的界定由各公司根据自己的情况自行确定；零星材料的采购必须经过询价、比价，并留存相关记录。

4.4 现场管理

4.4.1 自购材料

⑴ 各公司采购部门根据本单位生产计划、采购计划、资金筹措计划等制定仓储计划，合理确定库存存货的结构和数量，报公司经理审核签字后实施；采购、保管部门建立岗位责任制，严格限制未经授权的人员接触存货。

⑵ 项目部应该根据计划对物资进场、消耗数额及时统计，对已经形成预警的物资，项目部要及时进行分析，落实计划实施情况，只有有效的物资采购计划才能实施采购、入库。 6 ⑶ 材料进入现场之前，项目材料员应熟悉采购合同、协议及相关材料验收标准。材料进场时，由项目部的材料员、施工员（或项目部其他代表）根据物资采购计划、合同共同对物资进行验收。材料员收集物资的质量证明资料，并配合质检员对物资的外观质量进行检验。项目每次到场的材料需由项目材料员亲自进行现场验收（如因故不在，可由项目部其他人员代验，但绝不允许由分包直接单独验收），在原始小票上签字并加盖“材料数量属实，价格按合同执行”的印章后将材料调拨给分包，并于三日内对所验材料进行信息化录入。

⑷ 由现场材料员负责组织有关人员，根据国家有关材料验收规范进行验收。如材料属性和相关规定采取检斤、检尺、点数、理论计算等方法进行材料验收并做好验收原始记录。对进场时发现质量不合格的材料，应做出拒收处理并及时通知材料设备部与相关方重新组织进货。收到货物应与合同数量、质量相匹配，不相符的货物应拒收。

在钢筋进场前，现场材料员必须严格履行验收职责，核实生产厂家是否与合同品牌相符，辨别真伪，并根据合同与进场当天网价核对，确认进场单价；现场材料员每月必须抽查1-2次商砼方量，并将过磅或量方记录留存，如发现商砼供应厂家出现亏方现象，按照合同约定进行处罚；材料设备部每月对项目部钢筋验收及商砼抽查结果计入月检考核。⑸ 进入现场的材料应有生产厂家的材质证明（包括厂名、品种、出厂日期、出厂编号、试验检验单）和出厂合格证。要求复检的材料要有取样送检证明报告。新材料未经试验鉴定，不得用于工程中。

⑹ 材料的计量器具必须经具有资格的机构定期检验，确保计量所需要的精确度。

⑺ 凡进入施工现场的材料，应根据现场平面布置规划的位置堆放就位。要按照材料的类别、规格堆放整齐，并做好标识，材料出库要做到易进易出，推陈出新。对易燃、易爆物品及有毒有害物品要有防护措施，有防盗、防火、防潮措施，确保材料安全。低值易耗材料必须入库保存，易潮物品尽量入库保存。现场材料须堆放整齐，砂、石成堆、成方，砖成垛，长大件一头齐，要求场地平整，排水良好，道路畅通，进出方便。

⑻ 进入施工现场初验合格后经检测不合格，或因保管、搬运等原因造成产品质量下降形成不合格产品，项目质检员、材料员协助仓库保管员要将合格品与不合格品分开堆放，对不合格物资予以标识，并由项目部人员组织相关人员召开评审会议填写《不合格物资评审处理记录表》，对材料做出返修、降级使用、禁用退场、重新组织采购等处理，并以此作为相关责任人的考核依据。

⑼ 进入施工现场后的材料、构配件及设备由项目经理部结合施工现场及搬运物资的性质、特点确认所搬运物资的难易程度，由此来确定搬运方法及负责人员：对于难度较小的搬运，由施工班组长组织实施；对于难度较大的搬运，由项目总工制定搬运措施并对实施人员进行技术交底；对于难度特别大的搬运，如长度超过18m、单件重量在40t以上，由项目总工制定搬运方案并书面报送公