高校会计档案管理中存在的问题与解决对策

高校档案管理存在的问题及对策分析

高校档案管理是高校行政工作的重要组成部分，旨在对学生、教职工等人员的档案进行收集、整理、保存和利用。当前高校档案管理存在一些问题，主要体现在以下几个方面：

档案登记不全面。由于各个部门之间的信息交流不畅，导致一些学生或教职工的档案登记不完整。一些学生的个人信息只登记在学籍管理系统中，而分在学生院或各个教学单位的信息却没有及时同步更新。

档案保存不规范。目前，大部分高校档案室仍采用传统的纸质档案保存方式，由于保存空间有限，导致部分档案无法长期保存。在档案的电子化存储和管理方面，仍有许多问题，导致档案的查找和利用不便捷。

档案信息安全存在风险。由于档案室的管理和监管不到位，一些档案信息可能存在泄露的风险。使用过程中的档案丢失或损坏也会给档案管理工作带来困扰。

针对以上问题，可以采取以下对策进行改进：

加强各部门之间的信息共享和协作。可以通过建立高校档案管理的信息系统，实现各个部门之间的数据互通，确保档案信息的完整性和及时性。

推进档案电子化管理。应当加大对高校档案电子化存储和管理的投入，建立完善的电子档案系统。制定相关的操作规范和流程，确保档案的电子化记录准确可靠，并做好数据备份和安全保护工作。

加强档案管理人员的培训和学习。档案管理工作需要专业的知识和技能支持，因此应当加强档案管理人员的培训和学习，提高他们的专业素养和工作能力。

应当加强对档案保存环境的管理和维护工作。档案室应定期检查档案保存环境，保证温度、湿度等条件符合保存要求。加强档案管理的监督和检查，及时发现和解决问题。

加强档案信息安全管理。建立档案信息的安全保护制度，明确权限划分和操作规范，加强对档案存储设备和系统的保护，确保档案信息不受损失和泄露。

高校档案管理存在的问题主要集中在档案登记不全面、保存不规范和信息安全风险等方面。要解决这些问题，需要加强信息共享与协作、推进档案电子化管理、加强人员培训、改善保存环境和加强信息安全管理等方面的工作，以提高高校档案管理的水平和质量。

1、会计档案管理不善会带来哪些风险？

2、如何加强档案的内部管理

一、

1、会计档案立卷不规范。有些单位由于不够重视档案管理，就不认真将每年形成的会计档案整理立卷、装订成册、编制会计档案保管清册，比如：不填写“账簿启用表”和“科目表”；会计凭证粘贴和装订不整齐，不牢固；凭证填写要素不完整；个别单位和人员，甚至为了私利，造假帐，建立帐外帐、造假报表

2、会计档案保管不善，有些单位的会计档案未按要求归入单位档案部门保管，有些单位没有成立综合档案室，有些单位虽设有专职档案管理人员，但未接收会计档案；有些单位由于领导不了解《会计档案管理办法》，要求会计人员自行保管会计档案；还有个别单位由于档案柜不足，将会计档案装入纸箱中，任意堆放。

3、会计档案管理及销毁不规范。会计档案管理不科学，存放没有顺序、查找不方便，借阅登记制度不健全 。会计档案销毁也不及时，到期该销毁的不销毁，销毁过程有的也不规范。有些企业甚至为了偷税漏税隐匿会计档案、毁损灭失档案，严重违反了《会计法》等的规定，导致会计信息失真，给会计档案的管理造成一定的混乱，应该归档的会计档案不归档，或者存假档案，造成会计档案失实。

二、

1.规范会计档案立卷严格按照规定认真将每年形成的会计档案整理立卷、装订成册、编制会计档案保管清册

2.加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制

3.规范会计档案保管。财会部门应按档案管理部门的要求办理相关手续，将会计档案移交档案管理部门保管。未建立档案管理部门的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，但要由专人负责。 4.规范会计档案保管的期限管理和销毁管理。各单位会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满需销毁时编造会计档案销毁清册。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务为止。销毁会计档案时，应由会计档案保管部门和财会部门共同派人监销。监销人在销毁会计档案前，应认真清点核对，销毁后，应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告单位领导。

２０１２年３月　第１５卷第６期　中国管理信息化　Ｃｈｉｎａ　Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　Ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎｉｚａｔｉｏｎ　Ｍａｒ．，２０１２　Ｖｏ１．１５．Ｎｏ．６　浅谈高校会计档案管理问题　王永刚　（安阳工学院，河南安阳４５５０００）　［摘要］本文指出了高校会计档案管理存在的问题，分析问题产生的原因，并从配备专业人员、加强会计人员岗位培训、加强　往来款项管理、加强财务部门与档案管理部门的沟通等方面提出完善高校会计档案管理的举措。　［关键词】高校会计档案；管理；举措　ｄｏｉ：１０．３９６９￣．ｉｓｓｎ．１６７３—０１９４．２０１２．０６　００３　［中图分类号］Ｆ２３３　［文献标识码］Ａ　［文章编号】１６７３—０１９４（２０１２）Ｏ６＿Ｏｏ０５—０２　高校会计档案是指高校在财务管理和会计核算活动中直接　形成的具有保存价值的文字材料、会计凭证、会计账表和财务报　［收稿日期］２０１２一Ｏ１—２９　告等会计核算专业资料，是记录和反映单位财务的重要资料和证　据。高校会计档案是高等院校在教学、科研、行政管理中经济活动　的历史记录，是高校档案的重要组成部分，是一种重要的经济信　息资源，同时也是会计工作过程最有说服力的凭证。由此可见，做　实现的利润确定公允价值。存货中的产成品和商品按其估计售价减　去估计的销售费用、相关税费以及购买方通过自身努力在销售过程　中对于类似的产成品或商品可能实现的利润确定其公允价值。　对于固定资产类别，如机器设备、房屋建筑物等存在活跃市　场的．应以购买１３的市场价格确定其公允价值。而本身不存在活　跃市场，但同类或类似资产存在活跃市场的。应参照同类或类似　资产的市场价格确定其公允价值；同类或类似资产也不存在活　跃市场。无法取得有关市场信息、市场证据的．对于机器设备类　固定资产．可采用资产评估中专业的机器设备评估的成本法。对于　房屋建筑物类固定资产，可采用资产评估中的重置成本法、假设开　发法、基准地价修正法、路线价法等专业的房地产评估方法。　对于存在活跃市场的无形资产，应按购买１３的市场价格确　定其公允价值。对于不存在活跃市场，无法取得有关市场信息的　无形资产，由于运用成本法评估其公允价值时往往无法反映该　项无形资产给企业带来的未来经济利益．所以很少使用．一般在　合并资产负债表中确定其公允价值时最常用收益法下的增量收　益折现法①、节省许可费折现法②以及多期超额收益折现法③。　３　合并资产负债表中负债项目的评估分析　对于短期债务类项目，一般按应支付的金额作为其公允价　值；对于长期债务类项目，应按适当的折现率折现后的现值作为　其公允价值。　取得的被购买方的或有负债．其公允价值在购买１３能够可靠　计量的，应按照假定第三方愿意代购买方承担该项义务．就其所承　担义务需要购买方支付的金额计量来单独确认为预计负债。　４　合并资产负债表中商誉价值以及递延所得税的评估分析　根据企业会计准则有关企业合并准则的规定。购买方对合　并成本大于合并中取得的被购买方可辨认净资产公允价值份额　的差额。应确认为商誉。因而在商誉公允价值评估过程中应首先　确定合并成本，一般按购买方为进行企业合并支付的现金、非现　金资产、发行或承担的债务和发行的权益性证券等在购买１３的　公允价值以及企业合并中发生的各项直接相关费用之和确定。　对于通过多次交换交易分步实现的企业合并。其企业合并成本　为每一单项交换交易的成本之和。然后汇总计算各项可辨认资　产、负债的公允价值，得到被购买方可辨认净资产公允价值。最　后计算得出该企业合并商誉应确认的商誉价值。　对于企业合并中取得的被购买方各项可辨认资产、负债及或　有负债的公允价值与其原计税基础之间存在差额的．应按照企业　会计准则中有关所得税准则的规定确认相应的递延所得税资产　或递延所得税负债。所确认的递延所得税资产或递延所得税负债　的金额不应折现。　－　最后，要对合并资产负债表中项目公允价值的评估结果的整　体合理性进行测试。因为合并评估中，以被购买方各项资产公允　价值为权重计算的加权平均资本回报率。应该与其加权平均资本　成本基本相等或接近，如果二者差异较大，则需要进一步复核无　形资产的识别过程以及各项可辨认资产、负债和或有负债的评估　过程是否合理。　主要参考文献　［１］中华人民共和国财政部．企业会计准则［Ｓ］．２００６．　［２］中华人民共和国财政部．企业会计准侧——应用指南［Ｓ］．２００６．　［３］财政部会计司．企业会计准则讲解２００６［Ｍ］．北京：人民出版社，２００７．　［４］中国资产评估协会．以财务报告为目的的评估指南（试行）讲解［Ｍ］．　北京：经济科学出版社。２ｏｏ８．　［５］［美］杰拉尔德・怀特．财务报表分析与应用［Ｍ］．杜美杰，译．北京：中　国人民大学出版社．２００７．　［６］葛家澍．财务报告质量评估的探讨［Ｊ］．会计研究，２００１（１Ｉ）．　①增量收益折现法，是将包括无形资产的经济实体的未来预测现金　流与不含无形资产的经济实体产生的相应现金流进行比较。判断有无无　形资产在价格方面所产生的差额。　②节省许可费折现法，是指假设当财务报告的编制者不是相关无形　资产的所有者．需要花钱从别人手上获得一个许可权。这部分就是必要　的资金流出，但因拥有了该许可权，就可以节省这方面的许可权使用费，　所节省的许可费通过折现所得出的现值，多运用于品牌、专利和技术的　评估。　（　多期超额收益折现法。是指把收益进行拆分，把其中作为评估对　象的无形资产得到的收益拆分出来，即扣除该无形资产以外的其他有形　及无形资产所应该产生的平均收益。而以超额收益进行分析。多运用于　客户关系、采矿权等的评估。　ＣＨＩＮＡ　ＭＡＮＡＧＥＭＥＮＴ　ｌＮＦｏＲＭＡＴｉ０ＮｌＺＡＴｌｏＮ

一、引言

财务档案作为企业经济活动的真实记录，对于企业的经营管理和决策具有重要意义。然而，在当前财务档案管理工作中，存在诸多问题亟待解决。本文将从财务档案管理制度存在的问题入手，探讨相应的对策。

二、财务档案管理制度存在的问题

1. 档案管理意识薄弱

部分企业对财务档案的重要性认识不足，缺乏对档案管理的重视，导致档案管理意识薄弱。表现为：档案管理人员配备不足、档案室设施简陋、档案管理制度不完善等。

2. 档案收集不完整

财务档案收集不完整是当前财务档案管理中的突出问题。主要表现在：部分原始凭证、记账凭证、财务报表等关键档案资料缺失；电子档案收集不规范，存在数据丢失风险。

3. 档案分类不明确

财务档案分类不明确，导致档案管理混乱。部分企业没有建立科学的档案分类体系，档案归档混乱，给查阅、利用档案带来不便。

4. 档案保管不规范

部分企业档案保管不规范，存在以下问题：档案室环境不达标，档案防潮、防虫、防火措施不到位；档案存放不整齐，存在乱堆乱放现象；档案保管期限不合理，导致部分档案提前销毁或长期滞留。

5. 档案利用效率低

财务档案利用效率低，主要表现在：档案查阅手续繁琐，审批流程复杂；档案管理人员素质不高，不能准确把握档案内容，为查阅者提供帮助。

6. 档案安全风险高

随着信息技术的发展，财务档案面临的安全风险日益增加。如：电子档案易受到黑客攻击、病毒感染；纸质档案易受到人为破坏、自然损毁。

三、对策建议 1. 提高档案管理意识

企业应加强对财务档案重要性的宣传，提高全体员工的档案管理意识，确保档案管理工作的顺利进行。

2. 完善档案收集制度

建立健全财务档案收集制度，明确档案收集范围、时间、责任人等，确保档案收集的完整性和准确性。

3. 建立科学分类体系

根据企业实际情况，建立科学、合理的财务档案分类体系，使档案归档有序、便于查阅。

4. 规范档案保管

加强档案室建设，确保档案存放环境达标；严格执行档案保管期限，合理处置档案；提高档案管理人员素质，确保档案安全。