某某大学关于教务处的档案材料归档范围

一、总则第一条为了加强学校档案管理工作，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于我校所有部门、教职工及学生，以及与学校有业务往来的单位和个人。

第三条学校档案工作应遵循以下原则：（一）统一领导、分级管理；（二）集中管理、分级保管；（三）及时归档、长期保存；（四）规范整理、方便利用。

二、档案归档范围第四条学校档案归档范围包括：（一）学校行政管理档案：包括学校机构设置、人事管理、财务管理、资产管理、后勤保障等方面的文件、资料、图表等；（二）教育教学档案：包括教学计划、课程设置、教学大纲、教案、教学研究、学生学籍、考试试卷、成绩统计等；（三）科研档案：包括科研项目、科研成果、科研论文、专利、获奖证书等；（四）党的建设档案：包括党的会议记录、党的工作报告、党员教育管理、党风廉政建设等方面的文件、资料等；（五）工会、团组织、学生社团等群团组织档案；（六）其他具有保存价值的文件、资料、图表等。

三、档案归档程序第五条档案归档程序如下：（一）各部门、教职工及学生按照归档范围和归档要求，及时将应归档的文件、资料整理成册，并填写《归档文件登记表》；（二）档案管理员对归档文件进行审核、整理、编号、装订等；（三）档案管理员将归档文件送交档案室保管；（四）档案室对归档文件进行分类、编号、上架、登记等；（五）档案室定期对归档文件进行清理、鉴定、销毁等工作。

四、档案保管期限第六条学校档案保管期限分为永久、长期、短期三种：（一）永久保存的档案：主要包括学校重要历史事件、重要会议、重要文件、重要科研成果、重要人事档案等；（二）长期保存的档案：主要包括学校重要工作总结、重要规章制度、重要统计数据、重要教学成果等；（三）短期保存的档案：主要包括学校一般性工作文件、一般性会议记录、一般性统计数据等。

五、档案利用第七条学校档案利用遵循以下原则：（一）合法、合理、有序；（二）确保档案安全、保密；（三）方便利用、提高效率。

一、总则为了加强学校档案管理工作，规范学校材料档案归档，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的规定，特制定本制度。

二、归档范围1. 学校各类文件、图表、照片、录音、录像、电子文档等具有保存价值的材料。

2. 学校各部门、各学院、各班级在日常工作中形成的具有保存价值的材料。

3. 学校举办各类活动、项目、培训等形成的具有保存价值的材料。

4. 学校与外单位签订的协议、合同、函件等具有法律效力的材料。

三、归档要求1. 归档材料必须完整、准确、系统、规范，符合档案保管要求。

2. 归档材料应按照档案分类标准进行分类，分类应明确、合理。

3. 归档材料应按照档案保管期限表进行保管，保管期限届满前不得销毁。

4. 归档材料应使用规范化的档案装具，确保档案的整洁、有序。

5. 归档材料应按照档案编号规则进行编号，编号应唯一、连续。

四、归档程序1. 归档材料的收集：各部门、各学院、各班级在形成档案材料过程中，应按照本制度要求，及时、全面地收集相关材料。

2. 归档材料的整理：各部门、各学院、各班级对收集到的档案材料进行整理，确保材料的完整、准确、系统。

3. 归档材料的审核：档案管理部门对各部门、各学院、各班级提交的档案材料进行审核，审核合格后方可归档。

4. 归档材料的归档：审核合格的档案材料，按照档案分类标准进行分类，并按照档案编号规则进行编号，然后归档至档案室。

5. 归档材料的保管：档案管理部门负责档案的保管工作，确保档案的安全、完整。

五、档案利用1. 档案管理部门应建立健全档案查阅制度，确保档案的合理利用。

2. 档案查阅者应遵守档案查阅规定，不得擅自复制、涂改、损坏档案。

3. 档案管理部门应根据需要，提供档案查询、复制、翻译等服务。

六、监督与检查1. 学校应定期对档案归档工作进行监督检查，确保档案归档工作的顺利进行。

2. 对违反本制度的行为，学校将依法进行处理。

七、附则1. 本制度由学校档案管理部门负责解释。

教学院部文件材料 归档范围及要求
一、党政文书档案（院部保存） 二、教学档案（院部保存） 三、教师业绩 四、向学校档案馆移交的档案 五、人事档案 六、档案安全
一、党政文书档案（院部保存）
、总结、重要报告、经验介绍、调查材料； （2）会议记录、纪要； （3）党建工作大事记和统计材料。
三、教师业绩
1.教师撰写、编著的论文、出版物、工作笔记、典型教案； 2.教师出席国际国内重要会议材料：演讲文稿、照片、声像材料及有关新
闻报道； 3.省部级以上教学、科研奖励有关材料。
反应上述内容的声像及多媒体材料
长期或永久
四、向学校档案馆移交的档案
1.由学院承办的学校重大活动档案； 2.本科生成绩册； 3.硕士研究生学位综合档案； 4.历届毕业生合影照片：班级、专业、年级、学位答辩照； 5.学院工作大事记和统计材料：每年梳理，年底向学校移交； 6.反映学校历史有关人物和实物档案。
五、档案安全
切实提高安全意识，建立健全并严格执行规章制度，严格档案信 息公开保密审查，确保公开的档案信息不涉及国家秘密和个人隐私； 确保存放场所条件安全，要经常开展档案安全自查，及时发现和排除 隐患。
长期 短期 短期 长期 长期 短期 长期 短期
二、教学档案（院部保存）
（二）研究生教学
1.课堂教学材料、课程进度表、课程试题等教学材料 2.教师任课安排、教案、培养计划 3.考试考查登记表、补考成绩、期末考试试题 4.教学检查、评估材料及总结 5.教师工作量核算、登记材料
短期 短期 长期 短期 短期
3.学院行政工作材料
（1）年度工作计划、总结、重要报告； （2）院部工作规章制度； （3）重要工作会议记录、纪要、简报； （4）学院工作大事记和统计材料。

河北北方学院文书档案材料收集归档范围及保管期限的规定党委办公室应归档的材料目录及保管期限1.上级党组织的文件永久（针对本校）长期或短期（普发）2.校党代会文件材料：（1）大会计划（请示及批复）、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音录像，大会主席团、秘书长和代表及列席代表名单，候选人登记表和情况介绍、大会选举办法、选举结果和上级批复等永久（2）大会提案及办理情况、讨论通过的文件、会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等30年（3）参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样10年3.校党委常委会、党委全会、书记办公会、党政联席会的会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件及照片、录音录像永久4.党委工作计划、总结永久5.学校党委向上级有关机关的请示、报告及上级批复永久6.党委发布的决定、办法，指示、批示、通报和重要通知永久7.以党委名义召开的工作会议材料永久8.学校党政领导同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议的发言稿及讲话录音、录像、照片永久9.校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料及照片、录音、录像永久10.党委工作简报永久11.党委大事记永久12.党群系统启用印章的文件和印模及旧印章永久13.党群系统重要统计材料永久14．党委保密工作的有关文件30年15．重要的群众来访、来信及处理材料30年16．学校党委领导以党委、党办名义与外单位联系的重要来往文书30年17．以校党字、党办字文号编制的文件30年18．各下级党组织上报校党委的请示、报告、批复及计划总结等30年19．其他有保存价值的各类党务材料30年党委组织部应归档材料目录及保管期限1．上级关于我校组织工作的指示、决定、通知、简报永久（针对本校）长期或短期（普发）2．本校组织工作计划、总结、决定、调查材料；报告、请示及批复永久3．本校党组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知永久4．校级领导任免的批复、通知及我校呈送的有关报告、考察材料永久5．校党委对各二级党组织建立、换届、撤销、增补委员等审批材料永久6．副处以上干部考核、任免、奖惩、调动的材料永久7．副处以上干部名册、党委组织部管理科级干部名册永久8．党员名册、党员和党组织情况统计年报表、党费收支情况统计表30年9．关于吸收新党员、预备党员转正、党员退党的材料30年10．预备党员转正的名册长30年11．组织关系介绍信存根30年12．表彰先进的决定、名单、总结和市级以上先进事迹材料及审批表30年13．干部离休审批材料、挂职干部、后备干部、组织选派外出学习人员名单、选调生材料30年14．市级以上党代会代表推荐材料30年15．各级人大代表推荐材料30年16．以组织部文号编制的文件及其他有保存价值的各类型材料30年党委宣传统战部应归档材料目录及保管期限1．上级关于宣传统战工作的文件永久（针对本院）长期或短期（普发）2．本校宣传统战工作计划、总结永久3．教职工政治思想动态及调查材料30年4．理论学习的通知、计划、总结30年5．承办大型会议材料、思想政治研究会工作活动材料30年6．反映本校重大活动的剪报及图表、照片、底片等永久7．党校工作活动的材料（计划、总结、学员名单）30年8．校报材料永久9．统战工作情况调查、典型材料、统计报表永久10．本校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料永久11．台、港、澳和侨务工作材料30年12．各民主党派成员和负责人名册及有关材料30年13．各民主党派发展成员登记表30年14．法制办有关文件、工作安排、学生申诉处理情况的有关材料30年15．其它有保存价值的材料30年纪委、监察室应归档的材料目录及保管期限1．上级纪检监察机关的文件永久（针对本院）长期或短期（普发）2．学校纪委监察文件永久3．纪检监察工作计划、总结、报告、调查及重要统计报表等文件永久4．纪检监察会议记录长期5．党员、干部违纪问题处理及复查材料永久6．群众来信、来访及处理意见10年（重要的30年）审计处应归档材料目录及保管期限1．上级有关审计工作的文件永久（针对本院）长期或短期（普发）2．本校审计工作方面的规章制度30年（重要的永久）3．审计工作计划、总结、请示、调查报告、情况反映等30年（重要的永久）4．审计工作统计年报及重要报表30年5．上级审计部们对本校审计材料及校领导批示30年6．对本校有关单位财务预、决算的审计报告及整改报告30年7．对本校基本建设项目竣工结算的审计报告及相关文件30年8．对学校各级领导的经济责任审计报告及领导批示30年9．各类项目审计形成的材料永久10．重要的信访和处理材料30年学生处（学生工作部）应归档材料目录及保管期限1．上级有关学生工作的文件材料永久（针对本院）长期或短期（普发）2．学生管理手册等学生工作规章制度永久3．有关学生工作向校领导的请示、报告及校领导的批示永久4．学生工作计划、总结、报告及统计材料永久5．学生处召开全校性学生大会及座谈会的重要材料30年6．参加上级召开的工作会议我校的典型发言材料10年7．省级优秀毕业生、先进班集体评选材料。