文书档案归档范围

文书档案归档范围及几种编研材料编写的介绍一、国家档案局8号令中对机关文件材料归档范围有4条原则性规定：1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；4、其他机关对本机关工作具有查考价值的文件材料。

二、国家档案局8号令对机关文书档案中应作为永久保管的内容有以下几个方面：1、本机关制定的法规政策性文件材料；2、本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；3、本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；4、本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；5、本机关机构演变、人事任免等文件材料；6、本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；7、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；8、同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

三、国家档案局8号令对本机关文书档案中应作为定期保管的内容有以下几方面：1、本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；2、本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；3、本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；4、本机关一般性事务管理文件材料；5、本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；6、上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；7、上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；8、同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；9、下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计。

四、归档范围及保管期限表文书档案归档范围和保管期限表是以表册的形式列举文书档案的来源内容和形式，并指导其保管期限划分的一种指导性文件。

文书档案归档范围、保管期限一、院党政会议记录。

（永久）二、学院一年一次编写组织机构，人员配备一览表；大事记；组织沿革；年鉴、院史。

（永久）三、学院机构建立、撤并、更改院名、启用印章的报告、请示批复、通知等。

（永久）四、学院干部任免、党支部改选、学院领导班子调整的文件。

（永久）五、学院教职员工技术职称评审、聘任等登记表、批准书、批复、通知等。

（永久）六、学院离（退）休人员登记表、审批表、改变干部级别待遇的请示、批复（永久）七、学院教职员工违纪处分的报告、调查材料、本人认识及上级机关的批复。

（永久）八、学院人员复查、落实政策的报告、批复、结论材料等（永久）。

九、学院教职员工辞职、退职报告和批复。

（永久）十、学院教职员工转正定级、调整工资、招工招干、教师培训进修、民办转公等登记表、审批表及有关这方面的工作计划、总结。

（永久）十一、学院各种名册。

（永久）1、职员工花名册2、共产党员名册3、教师任职任课情况表4、民主主党派人员名册5、颁发各种荣誉证书、光荣证书名册十二、学院各种统计报表。

（年度、综合性的永久；学期的长期；季度、月度短期）1、教职员工、班级、学生基本情况统计表2、党团组织年报表3、国家干部定期年报表4、劳动工资年报表5、工会统计表6、档案统计表7、其他统计报表十三、学院政工干部、工、团及各部门拟订的工作意见、计划、规划总结、目标管理、专题调查材料（党政年度、学期的为永久；各部门的为长期）十四、学院负责人在全院性会议外的讲话材料。

（重要的永久、一般的长期）十五、学院制定的各种组织简则、岗位责任制、规章制度、工作条例。

（永久）十六、同学录、学生通讯录、院庆活动重要材料。

（永久）十七、学院编辑的并反映院主要职能活动的出版定稿和样本。

（永久）十八、学院及部门编印的简讯、信息。

（学院的长期，部分的短期）十九、学院教代会专题材料。

（会议通知、代表名单、提案处理、领导讲话、决议纪要、倡议等）。

（永久）二十、学院教职员工获得各种荣誉称号，如劳模、教坛新手、优秀班主任、为人师表、各项竞赛、比赛、科研获奖等材料（含名册、事迹、登记表、批准文件、奖状、照片等）（地、市县级机关批准的为永久、本院批准的为长期）二十一、上级机关批准办理的本院人员的补发毕业、肄业证书、文件专业合格证书、荣誉证书等有关材料。

文书档案归档范围一、办公室1、上级机关有关文件2、学校工作计划总结3、学校创文明单位的计划、总结、实施意见4、学校历史沿革、校史、校志、大事记5、上级领导视察、检查本校工作形成的题词、讲话6、反映学校重要活动的剪报、证书7、学校专题、总结材料8、上级机关转发本校的文件9、办公会议记录10、学校机构设置、变化、更名、人员编制的文件11、学校与有关单位签定的协议、合同书12、学校党总支工作计划、总结、会议记录、党员年报、名册13、学校党员教育、理论学习、民主评议党员计划通知14、本校干部任免、转干、调配、考核、培训、奖惩等文件15、学校专业技术职务评聘文件16、出国人员审批对外交流文件17、干部、工资年报、名册18、学校职工录用、转正、定级、调资、离退休、辞退、抚恤、遗属补助等文件19、学校干部、职工工资转移、介绍信20、收、发文登记簿21、学校治安保卫工作责任书等文件22、学校档案保密工作文件23、来信来访材料24、外事接待工作的规定、制度等文件25、学校评选、表彰先进的文件26、人大选举、选民登记材料27、校报二、教学处、德育处、体卫艺教处1、上级有关文件2、学期工作计划、总结3、学期教师任课安排、总课表4、学生名册（包括休、退学、插班名册）5、会考、毕业证书存根6、毕业生学籍卡7、教育质量评估、高校录取名册、试卷分析材料8、学校招生工作材料9、课外活动、对外公开课形成的文件材料10、学校运动会材料11、各项工作制度12、奖学金、学科竞赛得奖材料13、德育工作文件14、班主任工作形成的材料（新班主任上岗培训、考评、表彰、奖励）15、学生常规管理材料16、三好生评选及其他奖励活动材料三、总务处1、学期工作计划、总结2、财务审计收费工作材料3、绿化卫生工作文件4、固定资产统计表5、住房管理的规定、通知6、计划生育工作文件7、普通学校年报表四、团委1、团委学期工作计划、总结2、团组织改选、团干部任免的批复、通知3、团组织年报表4、团代会文件材料5、表彰先进的决定、通知6、团内开展各项活动形成的材料7、学生会、少先队工作文件五、工会1、上级有关文件2、学期工会工作计划、总结3、工会改选、干部任免的批复、报告4、学校教代会文件材料5、表彰工会积极分子的通知、决定6、工会年报表7、女工委员会工作文件8、创文明班组文件。

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文书档案归档制度
为进一步规范文书档案管理，完整归档，结合本公司实际，特制定本管理制度。

一、归档范围：
凡公司各部门在其职能活动中形成的具有保存价值的各类文件及接收的外部文件均属立卷归档范围（具体见：《XXXXXX公司档案分类大纲》）。

二、归档时间：
文书档案由公司综合档案室集中统一管理。

各部门的文档管理员在每年三月底以前将上一年度已整理完毕的档案向综合档案室移交。

综合档案室在四月底前完成接收和入库登记工作。

三、归档案卷的质量要求：
1、凡归档的文件材料，要求字迹清楚，页面整洁，符合《公文处理办法》的规定。

案卷封面要求标题准确、填写规范、装订正确，否则，综合档案室有权退回，要求重新抄写。

2、凡归档的文件材料，要求组卷合理，卷内文件排列正确，文件无破损现象。

3、文件材料的归档率要达到95%以上，永久、长期卷的完整率要达到90%以上。

4、归档的案卷，要分类科学，组卷合理，案卷标题概要确切，编目规范清楚。

5、各部门的文件材料移交时，应登记造册，交接双方各留一份，以备查考。

档案材料归档暂行规定为做好档案材料的收集归档工作，使文书档案、特种设备监检档案、基建（改建、扩建）工程档案、检测仪器及机电设备档案、科研项目档案、会计档案的归档，达到完整、准确、系统的要求，更好地为院各项工作服务，特制定本规定。

一、归档范围档案归档范围是院在监督检验、技术研究和管理活动中所形成的具有查考依据和凭证作用的文字、图表、照片等材料。

（一）文书档案归档范围1．内部形成的文件：院和部门的各种会议材料及记录、工作规划及计划、工作总结、情况汇报、简报、人员编制及名册、协议书及合同、章程、各种综合性的统计报表等。

2．收文：上级针对院的批复、批示、通知、通报；需要贯彻执行的通知、通报、指示；需要参考的通知与有关文件。

3．发文：以院名义上报的请示、汇报、报告；下发的通知和与有关单位来往的信函等。

（二）特种设备检验检测报告归档范围电梯类（4.101—4.104）1．验收检验（新装改造和大修设备）特种设备安装改造维修告知书*、自检报告、验收检验原始记录、特种设备（机电类）检验整改通知单（包括整改通知单回执或用户承诺书）、验收检验报告书及相关资料。

2．定期检验定期检验原始记录、特种设备（机电类）检验整改通知单（包括整改通知单回执或用户承诺书）、定期检验报告书及相关资料。

起重机械设备类(4.201—4.202) 同电梯类机械式停车库类(4.203) 同电梯类厂内机动车辆类（4.300）同电梯类游乐设施类（4.400）同电梯类在用锅炉类(4.501)1．锅炉定期检验（1）锅炉定期内部检验<GD>申请报验单、工业锅炉内部检验记录、锅炉定期检验初步结论通知书、锅炉内部检验报告、检验方案（额定功率>20吨/时蒸汽锅炉或14兆瓦热水锅炉）*、特种设备检验意见通知书*、底片复审记录表*、其它检测记录、报告及见证材料*。

（2）锅炉定期外部检验<GW>申请报验单*、锅炉外部检验记录、锅炉外部检验报告、特种设备检验意见通知书*。

学校各学术交流部门文书档案归档范围---文书档案对于学术交流部门的有效管理及顺利开展工作是至关重要的。

本文档旨在明确学校各学术交流部门的文书档案归档范围，以便确保资料的安全性和便捷性。

以下是各学术交流部门文书档案归档范围的详细说明：1. 学术会议部门学术会议部门的文书档案归档范围主要包括以下内容：- 学术会议组织及筹备文件；- 学术会议议程、会议纪要等会议文件；- 学术会议参会人员名单及联系方式；- 学术会议演讲稿、论文摘要等相关资料；- 学术会议评议结果及评价报告等。

2. 学术期刊部门学术期刊部门的文书档案归档范围主要包括以下内容：- 学术期刊论文审稿和编辑意见；- 学术期刊出版合同及版权协议；- 学术期刊投稿、录用和出版相关文件；- 学术期刊的出版计划和发行情况；- 学术期刊读者调查及评价报告等。

3. 学术交流合作部门学术交流合作部门的文书档案归档范围主要包括以下内容：- 学术交流合作计划和合作协议；- 学术交流活动组织和筹备文件；- 学术交流访问、派遣及接待函件；- 学术交流讲座、研讨会等活动记录；- 学术交流成果及评估报告等。

4. 学术研究项目部门学术研究项目部门的文书档案归档范围主要包括以下内容：- 学术研究项目申请书和立项通知；- 学术研究项目进展报告和结题报告；- 学术研究项目经费使用及审计记录；- 学术研究项目成果公示和推广材料；- 学术研究项目评审、评估及验收报告等。

以上是学校各学术交流部门文书档案归档范围的概要说明。

为了更好地管理和利用这些档案，各部门应制定相应的档案管理制度，确保文书档案的完整性、安全性和可检索性。

同时，通过合理的档案整理和归档工作，有助于提高学校学术交流工作的效率和质量。

感谢各部门的配合和支持！。

文书档案归档范围
文书档案归档范围
一、归档的范围
(一)上级来文
1、属于本单位主管业务并要贯彻执行的法规性文件
2、上级领导检查本单位工作时的重要指示、讲话
3、会议主要文件材料
4、转发本单位的文件
(二)下级来文
1、工作计划、总结、统计报表
2、简报、情况反映、典型材料
3、请示、报告
(三)同级或非隶属单位来文
1、需要贯彻执行的法规性文件
2、检查本单位工作的文件
3、商洽、答复工作的文件
(四)本单位发文
1、会议文件:包括会议通知、名单、日程、报告、讲话、典型材料、会
议纪要、会议记录
2、红头文件:印发的、转发的、合发的正本和定稿
3、“白头”文件:工作计划、总结、调查报告、统计报表、党团名册、
干部名册、工资审批名册、介绍信及存根、组织沿革、大事记、年鉴、刊物、出版物、合同、协议书、重要的信件、电报、剪报
二、不归档的范围
(一)上级来文
1、任免奖惩非本单位人员
2、供工作参考的文件
3、征求意见稿
(二)下级来文
1、参阅的简报、情况反映
2、不必备案的文件
3、越级抄送的不需办理的文件
(三)同级或非隶属单位来文
1、非主管机关召开的会议不需贯彻执行的文件
2、非隶属机关抄送的不需办理的文件
(四)本单位发文
1、重份文件(除发文汇集外)
2、无查考利用价值的事务性、临时性的文件
3、未经领导签发的未生效文件
4、一般文件的修改稿。

《各类档案移交管理办法》为了进一步细化在公司档案统一管理中移交环节的工作，结合公司实际，在公司各类档案移交过程中，按照档案归属的职能和性质，将收集前的档案分为文书档案、业务档案、财务档案、人事档案、设备档案、声像档案、荣誉实物档案七类。

具体管理办法如下：文书档案管理一、文书档案归档范围。

公司行政事务、教育培训、职业卫生、劳动合同等活动中反映主要职能的历史面貌，有保存价值的文件材料，以及有密切关系的上下级文件材料。

二、办公室应由专人负责处理公司文件材料的收发工作，上级下发的各种文件应将原稿和正文统一存放，公司领导参加上级会议带回的文件材料也应及时收回归档，并于当年年底移交档案室，移交时按目录清点，交按双方在移交册上签字，各执一份。

三、归档文件材料必须齐全、完整，立卷时要按照公司档案分类方案中的规定组卷。

四、档案保管期限分为永久、30年、xx年三种，立卷时要按照档案统一规定的保管期限表划分文件材料的保管期限。

业务档案管理一、业务档案管理归档的基本范围：公司正常生产、销1售、采购等环节岗位管理活动中形成的所有台账和资料。

二、业务档案由各职能科室日常工作积累形成，按时要做好文件材料的收集、整理工作，于当年度年底前移交档案室。

三、业务档案的立卷工作要遵循档案室编制的档案分类规则，做到真实、完整、符合档案规范要求。

四、查阅过往业务档案的，需经登记签字后方可查阅。

五、一经组卷归档的文件材料，任何人不得更改其内容，更不能抽换档内材料。

财务档案管理一、财务档案是记录和反映我公司生产经营运行活动的重要史料和证据，是档案资料的重要组成部分，必须集中统一管理。

二、财务档案归档的范围。

财务工作中的凭证、账簿、报表及其它。

三、每年形成的财务档案，应由公司财务科按归档要求负责整卷，当年的财务档案，在年底终了后，可暂由财务科保存一年，期满后编制案卷目录一式三份，财务科留一份，其余两份连同财务档案一并交公司档案室保管。

四、财务案卷原则上不得外借，如有特殊情况，需经分管领导批准，但不得拆卷，应限期归还。

附件4：文书档案归档范围及保管期限管理规定（征求意见稿）1 总则1.1 目的为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的科学性、系统性，便于提供服务，制定本办法。

1.2 适用范围本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料的积累、整理和归档管理。

2 术语和符号2.1 文书档案（Archives）机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。

2.2 案卷（File）由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。

2.3 保管期限（retention period）档案部门根据档案鉴定标准，对每个案卷或文件所确定的保存年限。

2.4 归档（filing）按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。

3 基本规定3.1 职责3.1.1 档案部门负责文书档案的归口管理，对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督、检查和指导，负责文书档案的验收，并对其实行集中统一管理。

3.1.2 各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作，并对其完整、准确和系统负责。

3.2 凡属归档范围的文件材料，必须按规定整理归档后向档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人和部门不得据为己有或拒绝归档。

3.3 保管期限规划原则按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），文书档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为10年、30年。

4 技术内容4.1 归档范围凡是在管理、生产和经营等活动中形成的具有保存价值的，作为真实历史记录归档保存的文件材料都在归档范围之内。

具体见“文书档案归档范围和保管期限表”。

4.2 归档文件材料的来源4.2.1 内部形成的文件材料。

4.2.2 执行、办理的外来文件材料。

4.2.3 所属单位和派出机构（包括境外机构）应报给本单位的文件材料。

4.2.4 引进项目、外购设备等带回的文件材料。