秘书实务第四章文书工作

《秘书实务》董继超主编（实践考试内容整理）第三章文字工作1、案例：“5万为何变成35万”（书102页）考点：书写规范和审核制度文稿撰拟的要求：一是符合必须行文的原则；二是符合国家现行的法律、法规；三是符合党合国家的方针、政策；四是符合实际情况；五是符合领导意图；六是所提措施和办法要切实可行；七是涉及其他部门或地区的问题要协调一致；八是文字表达要合乎语法、修辞、逻辑；九是格式、标点符号、数字和计量单位要符合现行规定。

文稿审核制度：初审、复审、终审案例讲解原因：（1）数字书写不规范（2）校对工作马虎（3）不遵守文字的复核程序教训：（1）涉及数字要书写规范（2）认真审核（3）思想上要高度重视，树立质量意识2、案例：“用文学手法撰写工作总结”（书69页）考点：思维特点和表达特点秘书文字工作的特点：一、写作活动的受动性二、思维形式的抽象性三、表达方式的综合性四、成文过程的程序性案例讲解从秘书文字工作的思维特点和表达特点的角度分析错误。

（1）秘书写作要用抽象思维，而非形象思维。

（2）秘书写作的表达方式以记叙为主，兼说明。

（3）数字上从15万夸大到50万，违背事实。

第四章文书工作3、案例：“拟成立‘江苏省公务员素质教育培训中心’”考点：发文处理（书81页）发文处理：一、交拟与拟稿二、审核与签发三、印制与校对四、用印与登记五、封发与传递案例讲解请将该文稿在南师大的办理程序写出来。

（1）文学院领导交拟秘书拟稿；（2）校长办公室秘书初审后，交资深秘书或办公室主任核稿；（3）分管副校长或校长签发；（4）交由校长办公室编号、打印、校对；（5）加盖“南京师范大学”印章；（6）登记、封发，进入传递渠道。

4、案例：某县教育局设立再就业培育基地和20层教育培训大楼……考点：请示的行文制度（书80页）行文制度：相互行文制度；联合行文制度；逐级行文制度；文稿代拟制度；一文一事制度；（特别是请示类公文）公开行文制度。

案例讲解原因：（1）文种应用“请示”，应当一文一事，且只主送一个机关单位；（2）文稿必须由领导或分管领导签发；据此我们应该：（1）涉及两件事，应当用两个请示；（2）应当送市教育局，不应送劳动局；（3）应当送机关单位，不能送局长家里；（4）不能由办公室签发，须由局长或分管副局长签发。

文种 主 旨 是否回复
标题写法
请示 报告
请示的主
请示
有时请示的标题写法是加
旨是向上级请 要求上级 上“呈请”、“提请”等字样，
求指示批准， 回复
以
反映情况的内
显示“请示”的特色
容只是作为请
示事项的理由
报告的主
报告
报告不能把标题写成《关
旨是汇报情况 不需要上 于……的请示报告》的形式
级回复
二、文书处理工作中应注意 的事项
第二节 收发传递处理文书
本节点睛
一、《办法》中规定的 收发文处理程序
二、文书处理工作中应 注意的事项
三、现代企业、公司中 的新型文书与载体
“写文”产生的作用，靠“走文”才能发挥。 因此文书的收发传递处理工作必须规范化。
一、《办法》中规定的收发文 处理程序
文书的收发传递处理工作是秘书部门的重 要任务之一，为了使机关各部门能够协调运转， 秘书要一丝不苟地做好文书管理工作，实现优 质服务，以保证各项工作的顺利进行。
表4-4 通知与函的的异同
文种 共同点
不同点
只限于上级机关对所隶属的下级机
通知
关使用（行政上没有隶属关系，业务上
都有告知性
有领导、指导关系的也可以用通知）， 只作为下行文
函
是在不相隶属的单位之间使用，作
为平行文
2 批复与复函混用
批复只能用于答复下级单位的请示事项，而复函
只能用于答复不相隶属单位的商洽和询问。
袁世凯批准“二十一条”的文 书
敦煌莫高窟出土的文书
一、公务文书的概念和性质
公务文书有广义和狭义两种理解。 广义是指党政机关、企事业单位、社会团 体以及一切依法成立的组织在各自的政务、公 务、商务等工作和活动中代表本组织形成的规 范的文书、信函均可以称公文。 狭义是指专指国家机关在行政管理过程中 所形成的具有法定效力和规范体式的文书。

项目三：企业文书综合处理案例
项目三：企业文书综合处理案例
子项目1：企业发文管理
企业文书工作是企业办公室工作的重要组成部分，是一项政治性、服务性、技术性很强的工作。

它对企业实施科学决策，强化各项管理，搞活生产经营，疏通业务关系，增强企业生机和活力等具有重要的地位和作用。

发文办理是指向外发出本机关制发的各类公务文书所进行的一系列工作。

主要包括：拟稿、审核、签发、复核、缮印、校对、用印或签署、分发、传递、立卷、归档、销毁等12个环节。

1、文书撰写规范及问题
项目三：企业文书综合处理案例
项目三：企业文书综合处理案例
项目三：企业文书综合处理案例
项目三：企业文书综合处理案例
2、发文流程
项目三：企业文书综合处理案例
在发文过程中我们还常常使用发文（拟文）稿纸、发文登记本等重要的佐证材料来帮助我们规范文书（发文）工作，并形成历史资料在文书的管理、归档和利用中有很重要的作用，因此我们秘书工作不仅要进行文书写作，还要学会制作、填写发文稿纸；在分发文件时一定要注意与相关部门做好发文登记。

秘书实务第四章文书工作第四章文书工作重点复习题：1.文书工作的含义、作用和原则是什么？答：文书工作，是指通过相互链接的一系列环节，完成文书制发、传递、办理保管的全过程。

文书工作具有以下作用：（1）做好文书工作，可以提高文书的质量；（2）做好文书工作，可以控制文书的总量；（3）做好文书工作，可以加快文书的运转；（4）做好文书工作，可以确保文书的安全；（5）做好文书工作，可以促进档案管理。

文书工作应遵循以下基本原则：（1）准确无误；（2）及时迅速；（3）安全保密；（4）力求精简；（5）集中统一；（6）党政分开。

2.简述行文关系和行文制度。

答：行文关系，是指根据组织关系和职权范围而确定的公文授受关系。

行文关系的类型有：（1）隶属关系的上下级机关之间的行文;（2）无隶属关系的机关之间的行文。

行文制度，即机关行文必须共同遵守的办文规程和准则。

行为制度主要有：（1）相互行为制度；（2）联合行为制度；（3）逐级行为制度；（4）文稿代拟制度；（5）一文一事制度；（6）公开行为制度等。

3.发文处理主要有哪些环节？答：发文处理包括文件的交拟、拟稿、审核、签发、印制、校对、用印、登记、封发、传递等工作环节。

4.收文处理主要有哪些环节？答：收文处理包括收进文件的收文、阅文、筛选、传阅、拟办、批办、承办、催办、立卷、归档等工作环节。

5.交拟公文有哪些注意事项和要求？答：在交拟过程中，执笔人必须弄清如下内容；（1）撰文的背景，包括上级的指示、下级的请示，或实际工作需要。

（2）撰文的依据，包括有关政策法规、研究成果以及工作实例。

（3）撰文的意图，包括领导集体或主要领导人对某一事件的态度、意向和要达到的目的。

（4）撰文的要求，包括文件的体式、内容和完成时限。

6.签发公文要符合哪些要求？答：签发公文必须符合下列要求：（1）签发人对已签发的公文负有安全的责任。

因此，必须对文稿进行认真的审查和修改，不可草率签发。

（2）签发人必须明确签署意见，并写上姓名和审批时间。