进馆实体档案质量自查表

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附件2
进馆实体档案质量自查表
单位(盖章)
项目 检 查 内 容 自查情况


1、制定工作计划,落实相关经费,积极推进档案进馆工作
2、选派人员参加档案进馆工作相关的业务培训。
3、成立档案鉴定小组。
4、清点核对进馆年度档案数与各年度案卷目录数一致。




5、范围主要包括:①文书档案(永久、长期或30年);②科
技档案;③声像档案;④专门档案及其它载体如磁性介质、
实物档案、相关编研材料等。
6、初步鉴定:在原定保管期限、归档范围的基础上,结合国
家8号令及档案来源、档案内容等原则逐卷进行审阅、分析,
提出初步鉴定意见并填写在原案卷目录的备注栏上。
7、复审(交叉鉴定或集体审定):根据档案内容对初步鉴
定意见进行复审和确认并存档备查。
8、鉴定工作结束后形成室编移交进馆案卷目录初版。
9、对于符合进馆范围的档案,涉及控制的、密级的、专题的

案卷须作相应的标注,便于档案进馆后分级管理与著录。





10、以原档案为基础,尽可能保持原有逻辑关系和原有面貌,
按要求完成鉴定后档案的整理。(徐档[2012]1号文)
11、对于不符合进馆要求的案卷需重新整理的操作步骤:
①对于需要重新调整的文件材料进行分类组卷;
②对卷内文件进行排列和编页号;
③填写卷内目录和备考表;
④填写案卷封面;
⑤装订案卷;
⑥对案卷进行排列和编档号。
12、形成室编进馆案卷目录规范
①项目包含案卷号(档案室编、档案馆编)、案卷题名、起
止年月、页数、件数、保管期限、备注;
②按年度、组织机构或(问题),分保管期限小流水登记;
③单独一行标明机构或问题。
④封面项目包含单位全称、年度、门类及保管期限数量。




13、全宗介绍编制要求(徐档[2012]1号文)主要三方面:
①立档单位的简要历史。本轮机构的性质、任务、职能、职
权范围、隶属关系、内部机构设置及其演变情况等。
②全宗简要历史。包括档案种类和数量、起止日期、完整程
度和档案的分类原则、整理情况、鉴定情况、有无损坏等情
况及档案检索工具的种类等。
③档案内容和成份介绍。一般应指明作者、内容、名称、可
靠程度、形成时间、利用价值等方面。


14、案卷"三个一致"的检查,检查率达100%
①案卷封面所揭示的标题、起止年月、保管期限、件数、页

数等项目与案卷目录所对应条目的填写保持完全一致。
②案卷封面所揭示的内容、起止年月、件数、页数等要与卷
内文件目录所对应条目的填写保持完全一致。
③卷内文件目录所揭示的题名、起止年月、起止页号等要与

其形成文件的题名、落款日期、页号保持完全一致。
15、案卷封面的填写准确。
①全宗名称必须用全称或通用简称;
②类目名称指进馆单位全宗内分类方案的第一级类目名称
(机构或问题);
③案卷题名应准确概括本卷内容的主要制发机关(作者)、
内容(问题)、文种三要素。文字简练、简称通用易懂且不
漏字不错字;
④时间指卷内文件所属的起止年月;
⑤保管期限指进馆鉴定时划定的案卷保管期限;
⑥件数、页数指该案卷的总件数、总页数;
⑦归档号应在进馆鉴定基础上的重新调整的室编号;
⑧全宗号、目录号、案卷号由档案馆确定并赋予,进馆单位
应准确编制。
16、卷内文件目录的填写。(顺序号、文号、责任者、题
名、日期、页号等填写完整且不漏字错字)。
①自拟或重拟题名外加“[]”号。
②没有作者或时间的尽量考证清楚,填入项内。
③会议记录和简报要写明日期和主要内容。
17、备考表的填写。(本卷说明及立卷人、检查人、立卷

时间的填写)。
18、卷内文件质量的检查(原件、修复破损页、剔除废页
19、页号质量的检查。(清晰、有序且编在有效页上,正

面右上角,背面左上角,不得随意加减页号)。
20、装订质量的检查。(无金属物、不漏页、不倒页、不
掉页、不压字)。
合计
初、复查人员签名:

说明:1、本表应在完成以上所有工作的基础上,联系徐汇区档案局进行初查;复查须在完成
初查整改的基础上进行。
2、文书档案以“件”为单位整理检查标准按(徐档[2012]1号文)执行。