工程项目档案管理制度
一、总则
（一）为加强对项目管理部的档案管理，确保公司建设项目从前期工作至竣工验收过程中的档案资料得到有效管理和利用，结合实际情况，制定本制度。
（二）本制度适用于项目管理部所有档案资料的收集、归档、保管、借阅和销毁工作。
二、档案管理人员及职责
项目管理部资料员为档案资料的统一管理人员，负责收集整理项目从立项到竣工验收过程的所有相关档案资料，及相关收、发文件，负责对档案资料进行分类、管理、归档，负责工程部资料的收发、借阅登记等工作。
三、档案管理流程
（一）档案资料的收集、登记、扫描、录入、进库和保管
1.收集资料
范围包括公司内部及外单位的来文、函、通知、会议纪要等文件，工程项目前期、施工、竣工过程中的重要文件、图纸、资料、数据以及具有参考价值的资料和电子文档。
2.登记
各类资料、文件要按工程项目、类型、时间等进行登记。
3.扫描
3.1每一份来文及发文都要扫描，同时扫描相应的文件会签页和发文稿纸；
3.2已签订的合同要及时将合同文本及合同会签页进行扫描；
3.3项目文本附有光盘的，需及时将光盘的内容进行备份；
3.4前期报批中需要到的资料要及时进行扫描（如岩土勘察报告、施工图审查报告等）。
4.录入
把扫描完毕的所有资料进行命名。
5.归档
5.1工程项目过程中的资料，应按不同项目和文件类别进行分类、编号、装盒标识和存放。
5.2项目批文如请示、批复、函、会议纪要等均存入档案盒，并进行编号、保存。
5.3变更、修改、补充的文件材料要及时进行归档。
5.4项目档案管理员对所接收的项目资料，在不同项目的基础上分类后按接收的先后顺序进行编号，并在首页打印出目录表。
5.5对已分类和编号的文件，应在档案盒上进行标识，标识应简单清晰、明了、易懂。
5.6每个文件盒及每个项目的资料都要编制相应的文件目录，以方便查找。
（二）发文登记及资料借阅、领用、销毁工作
1.发文登记
每份发文都需领导会签并登记好发文单位、份数等，签领
人在签收时需写清名字、份数、日期（或备注）等。
2.借阅
项目建设过程中，本部门或其他部门如需借用相关资料，应到资料员处办理借阅手续，填写借阅登记表。使用完后，及时归还并做好记录。
3.领用
施工单位等领取图纸等资料要做好领用记录，签领人需签字确认。
4.销毁
如有盖章的的文件或旧的资料文本等不得擅自销毁，需销毁的必须经部门领导同意。
四、档案室的管理
1.档案库房未经许可，外来人员不得擅自进入。
2.档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。
3.要做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。
4.避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。
5.库房应专门安装空调设备。
6.库房必须配备适合档案用的消防器材并严禁烟火，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。
4.对库藏档案应经常进行检查，发现问题，及时报告并采取措施予以处理。
本制度由项目管理部、办公室负责解释，自颁布之日起施行。
