一、目的
为加强项目质量管理体系的有效运行，进一步强化项目档案记录文件的实施管理，规范工程档案
管理工作，做到统一的分类、存档、编号，强调台帐目录管理；明确文件处理的流程以及经办阅办的要求。同时规范项目上墙资料的统一规范性，全面提升项目部CI形象。
二、适用范围
各项目文件的收集、编号、审核、发放、回收、销毁及张贴、归档。
三、经办部门：工程管理部
四、职责
（一）工程管理部负责本部门文件资料与质量记录的实施与管理，并负责本指引的执行工作，项目部经理是实施的第一负责人。负责工程文件档案的审核、批准。工程文件档案实行授权审批制，对外发放工程文件和对内重要信息必须经工程总监或其授权代表批准并签署。授权代表须由部门经理提出申请，经公司工程总监同意，由行政人事部书面发文授权，明确授权范围并备案。
（二）项目资料员是实施与管理的主要责任人，负责工程文件档案的接收、编号、登记、发放、回收、移交及存档并组织完成工程竣工档案验收事务。
（三）工程管理部各专业工程师、配套工程师是实施责任人、执行人，必须按照文件规定要求进行过程管理活动，负责工程文件档案的形成、回复、积累、送审、移交归档。
（四）项目部必须按照有关规定进行文件资料与质量记录的收集、整理、编目、归档、保存、移交等工作。
（五）项目部必须及时更新上墙资料，资料员负责，各专业工程师配合。
五、工作程序
（一）发文
1、文件实行授权审批制，对外发放文件和对内重要文件必须经项目经理或其授权代表批准并签署。
2、项目部对内（项目现场所有单位）发文形式应该以工程指令、奖罚通知单三种形式下发，不允许有第四种形式；对外发文，包括对合作方、供方总部、政府部门、公司各部门或领导应统一采用工作联系函形式发出，并统一使用公司制定 VI 标准中Word模板。各经办工程师在办文的同时应在文件目录（电子目录）上登记，登记的文件名力求言简意骇、表达清晰，编号应统一规范。
3、项目部各专业或配套工程师办理相关文件后，由经办人负责跟踪审批手续。完成审批签字手续后，原则上统一交由资料员登记造册、复印、分发、存档。原件存档的同时应在卷内目录上登记，登记的内容名称编号必须与电子目录上一致。
（1）对内发文：资料员根据发放数量进行复印，填写《文件发放登记表》，根据文件要求发放给相关人员及单位，由接收人签名确认；
（2）对外发文（传真）：填写《文件发放登记表》及传真后须及时电话确认是否收到，并保留传真凭据和电话确认记录，附于《文件发放登记表》上；
（3）对外发文（文本）：由资料员填写《文件发放登记表》，由文件经办人负责送达文件，并携带《文件发放登记表》负责完成对方签收手续，并将完成后的《文件发放登记表》返还项目秘书存放。
4、每月15日由资料员检查文件清单目录，防止遗漏。经办工程师文件名需完整表达文件主题内容，以方便查阅。
5、对于错办、误办或其它原因引起的文件作废，资料员应及时做好回收文件工作，回收的文件同时应该单独存档并建立管理目录。对于撤回重发的文件要先收回已发文件，再将修改后的文件使用原编号下发，杜绝产生重号或误用。
（二）收文
1、外来文件统一由资料员对口接收，直接登记在电子目录《文件存档登记台帐》中，并在文件第1页左下角加盖文件传阅章后，第一时间送达项目经理处。项目经理签字后上报工程管理部，工程经理及工程总监签署指定执行人和传阅人后，资料员负责提供复印件给文件执行人，同时对原件跟踪传阅签收手续，完成手续后存档。特殊紧急文件，可知会发文单位在将文件提交给资料员同时，提交一份给经办工程师提前处理紧急事务。
2、资料员应负责组织督促落实收文编号统一规范工作，规范项目现场各家合作方对文件编号的统一性，对编号不合格的文件可拒收。同时及时将文件归档，在卷内目录上登记造册。
（三）图纸管理
1、资料员负责施工图的接收、登记、标识、更新、发放、回收、移交及归档管理工作。
2、图纸到位后，资料员负责清点图纸份数，属下发的图纸，应分别填写《文件发放登记表》，办理下发手续；属存档的图纸，造册登记，并按单位工程、图纸专业、图号、归档日期等分类编制建档。并同时建立图纸电子管理共享目录。
（四）文件移交
1、资料员负责组织工程档案移交工作。
2、每期工程竣工，资料员负责组织监理公司、施工单位移交工程竣工资料，竣工资料按一式两套，分别移交市城建档案管和物业公司。
六、文件归档
（一）文件归档统一使用A4幅面的纸质资料盒，资料盒厚度根据资料类别可选用20mm~50 mm。（二）项目部日常工作中产生的文件档案原件统一由资料员登记归档，并填写《卷内目录》，项目各专业工程师根据需要可选择性自行复印留底。存档的文件要求是签字盖章手续完备的正式文本。（三）项目部文件统一按三册24类68卷分门别类建档，在资料盒侧面案卷题名处用加粗黑体字打印题名，资料盒正面采用正楷手书编号及题名，书写一律采用碳素笔。
（四）项目部文件应按类别区分，分别建立《文件盒目录总索引》、《卷内总目录》、《卷内分目录》此三级索引表，以便对归档文件进行检索。
1、《文件盒目录总索引》：列明归档文件各卷名，存放位置；
2、《卷内总目录》列明本卷归档文件的分类；
3、《卷内分目录》作为质量记录、文件的最终目录，在文件归档时进行登录，须列明文件的名称、编号、及归档时间。
（五）文件分类及档案编号
（六） 文件编号
1、 文件编号规则
R O N G H ☐-☐]—（—☐☐☐
2、字段解释
（1）a：CQRH——重庆融汇
（2） b：项目名称：重庆融汇泉景B区项目部（Project Office of Zone B, Ronghui Spring View,Chongqing）-------------------C.G
（3）c：发文部门或项目分期，采用英文的第一个字母缩写。后2位为所在项
目的开发期号。
工程管理部（Engineering management Dept）： E.M.D；
合约管理部（Contract management Dept）： C.M.D；
联盛监理公司（LIAN SHENG supervision of construction Co.,Ltd）：X.D.S.C;
中天建筑公司（Zhong Tian Construction Co.,）: Z.T.C.C;
一期（One period）：1P
（4） d:文件类别——代码参见下述内容：
➢Ru：制度(rule)--各类规章制度
➢Gu：指引（guide ）--各类管理指导书、作业指引
➢Ap：审批（approve）--各类方案、细则、文件的审批
➢Re：报告（report）--各类请示及报告类文件
➢Ne：洽谈（negotiation）--对内对外的工作联系函、洽商文件
➢In：指令（instruction）--各类工程指令、指示文件
➢Rp: 奖罚（rewards and punishments）--各类奖罚文件、单据
➢Or：订货（order）--各类材料订货单
➢Te：试验(test)--各类材料质保证明文件
➢In: 检验（Inspection）--各类工程验收、材料验收记录
➢Ma: 材料（material）--其它材料管理方面文件
➢Sa: 样品（sample）--各类材料封样文件
➢De: 设计（design）--各类设计图纸文件,按专业分建筑Ar(architecture)、结构St （structure）、水Wa（water）、电El（electricity）、通风Ve(ventilation)、空调Ac(air –condition) ➢Va：修改（variation）--各类修改性设计文件、做法变更、图纸会审纪要等
➢Ms：月报（monthly statement）--各类工程月报、监理月报、经理月报等
