下载文档原格式
工程项目竣工档案管理制度一、总则1. 为规范工程项目竣工档案管理工作，提高工程项目竣工档案管理的效率和质量，保障工程项目竣工档案的完整性和真实性，根据《档案法》《档案管理条例》等相关法律法规，制定本制度。
2. 本制度适用于公司所有工程项目竣工档案管理工作，包括工程项目竣工档案的编制、整理、保管、利用和销毁等工作。
3. 公司各相关部门和人员应按照本制度的要求，认真履行工程项目竣工档案管理工作职责，确保工程项目竣工档案管理工作的顺利进行。
二、工程项目竣工档案管理机构1. 公司设立工程项目竣工档案管理机构，负责公司全面的工程项目竣工档案管理工作。
机构设置领导班子，包括主管领导和主要负责人，负责决策、协调、监督和检查公司工程项目竣工档案管理工作。
2. 工程项目竣工档案管理机构下设综合办公室和具体负责人员，分工明确，负责具体工程项目竣工档案管理工作。
三、工程项目竣工档案的编制1. 工程项目竣工档案应按照《工程档案归档管理规定》的要求编制，包括工程项目的设计文件、施工合同、施工图纸、验收记录、竣工报告等相关资料。
2. 工程项目竣工档案由项目部门负责编制，综合办公室负责审核和确认，主管领导批准后，归入公司工程项目竣工档案管理系统。
四、工程项目竣工档案的整理1. 工程项目竣工档案应在完成验收后进行整理，确保档案的完整性和真实性。
2. 整理工作由综合办公室负责组织实施，包括卷宗编号、文件分类、归档顺序等工作。
五、工程项目竣工档案的保管1. 工程项目竣工档案应按照《档案管理条例》的要求进行保管，确保档案的安全、完整和可读。
2. 档案室设有专门的工程项目竣工档案保管区域，由专人负责保管，并定期进行巡检和清点，确保档案的完整性和安全性。
六、工程项目竣工档案的利用1. 公司各相关部门有权利使用工程项目竣工档案，但需提出书面申请，并经审核确认后方可使用。
2. 工程项目竣工档案应保持真实性和完整性，不得有篡改、涂改等行为，否则会受到相应的处罚。
项目工程档案管理制度第一章总则第一条为规范项目工程档案管理工作，提高工程项目管理水平，保障项目工程档案的完整性、真实性、准确性和完整性，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位的所有工程项目档案管理工作。
第三条项目工程档案管理的目标是确保项目工程档案的安全保存，便于查阅和利用，促进项目成果的维护和传承。
第四条项目工程档案管理工作必须遵守国家有关法律法规和政策规定，严格执行工程建设相关规范标准。
第五条项目工程档案管理实行“责任明确、分级管理、全员参与、监督有力”的原则。
第二章档案管理机构第六条项目工程档案管理机构设立档案管理办公室，负责项目工程档案的管理工作。
第七条档案管理办公室设立档案管理人员岗位，明确档案管理人员的职责和权限。
第八条档案管理人员要具备相关专业知识和技能，具备一定的工程实务经验和管理经验。
第九条档案管理办公室负责制定和修订档案管理制度、规章制度，监督和指导项目工程档案管理工作。
第十条档案管理员要做好档案管理工作的日常监督和检查，及时发现问题并进行整改。
第三章档案的分类和归档第十一条项目工程档案根据内容和形式的不同，分为设计文件档案、施工文件档案、质量检验档案、工程变更档案、竣工验收档案等类别，进行分类管理。
第十二条档案管理人员要严格按照规定的流程和标准进行档案的整理、装订、登记和归档工作。
第十三条档案管理办公室要定期清理、整理和更新档案，确保档案的及时性和准确性。
第四章档案的保存和保管第十四条档案管理办公室要制定档案保存和保管制度，明确档案的保存期限和保存地点。
第十五条档案保存期限根据档案的不同内容和形式而定，要按照规定的时间进行归档和盘点工作。
第十六条档案的保管要采取物理保管和电子保管相结合的方式，确保档案的安全性和完整性。
第十七条档案管理人员要做好档案的防火、防水、防震等安全保管工作，防止档案损坏和丢失。
第五章档案的利用和传承第十八条档案管理办公室要制定档案利用和传承制度，便于工程项目相关人员进行查阅和利用。
工程项目竣工档案管理制度（ISO9001-2015）1、目的对公司的工程项目竣工需提交的资料、文件进行归档控制管理，确保各工程项目文件、资料的可控性、保密性、可追溯性，为档案资料的收集、鉴别、整理、保管，充分发挥档案资料的作用，作一指引，也为营销规范化管理奠定扎实的基础。
2、档案范围：对公司已与甲方签订正式合同的工程项目，竣工需提交的资料、文件（光碟）进行归档控制管理。
具体内容详情参见附件：《工程项目竣工资料归档目录总清单》。
*工程项目财务资料不纳入此制度范围内。
3、档案命名、分类及编号3.1 档案命名:档案命名可用项目名称命名。
*如同项目名，多期工程时可备注（一期、二期、三期进行识别）。
3.2档案性质：机要档案编号后需在档案背后注明：绝密、机密、秘密。
具体划分规则见本制度第4.2条款标准执行。
3.3 档案归档编号及原则档案归档编号用7位数标识：年号（4位）+流水号（3位）进行标识：例如：2012001、2012002、2012003。
编号原则以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。
归档后须填写《档案管理登记表》。
4、机要档案4.1 机要档案分级：按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。
4.2 机要档案分级标准：绝密档案包括：公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。
机密档案包括：1、公司经营情况；2、公司管理重要会议纪要；3、人事档案、薪资性档案、劳动合同；4、技术资料；5、金额在10万-100万元的合同。
秘密档案包括：1、重要项目资料；2、项目合同协议。
5、档案装订、标识要求5.1、以左方装订为原则，右上角标明档案号。
5.2、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。
6、保存期限档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理：6.1 永久保存：1、工程管理制度章程；2、公司证照；3、各级批文；4、印鉴；5、公司年度经营计划；6、公司年度经营总结；9、技术资料；10、不动产所有权状及其他债权凭证；11、人事资料；12、其他核定须永久保存的文书。
项目工程资料档案管理制度第一章总则第一条为规范项目工程资料档案管理工作，提高档案管理效率和质量，保障项目工程资料的完整性和真实性，按照《中华人民共和国档案法》等相关法律法规和规章制度，制定本制度。
第二条本制度适用于项目工程资料档案的管理，包括项目工程的设计、施工、验收、接收、移交等各个阶段的资料档案管理。
第三条项目工程资料档案管理应坚持依法管理、科学管理、标准管理、安全管理的原则，充分利用现代信息技术手段，提高档案管理效率和质量。
第四条项目工程资料档案管理应建立健全相关制度、规范流程、完善控制措施，确保项目工程资料档案的安全可靠、便于查阅和利用。
第五条项目工程资料档案管理工作应实行责任制，各相关部门和人员应按照本制度履行管理职责，确保工作的顺利进行。
第六条项目工程资料档案管理工作应不断加强技术培训和管理经验交流，提高相关人员的管理水平和工作能力。
第七条项目工程资料档案管理工作应与项目管理、质量管理、安全管理等相关工作相互配合，形成整体化的管理体系。
第八条项目工程资料档案管理工作应定期进行评估和检查，发现问题及时整改，不断完善管理制度和工作流程。
第二章项目工程资料档案的管理第九条项目工程资料档案包括设计文件、施工记录、验收报告、技术规范、施工图纸、质量检测报告、安全生产资料等，应按照规定进行分类、整理和归档。
第十条项目工程资料档案应建立统一的档案编号和目录体系，确保档案的准确归置和方便查阅。
第十一条项目工程资料档案的存放应选择干燥通风、温度适宜、无火灾、防潮防尘等条件较好的地方，采取必要的安全保护措施，确保档案材料的安全性和完整性。
第十二条项目工程资料档案的查阅和利用应遵守相关规定，实行有序管理，遵循保密原则，不得随意泄露或外传档案信息。
第十三条项目工程资料档案的借阅应经过审批和登记，借阅期限应按照规定执行，并做好档案材料的登记和保护工作。
第十四条项目工程资料档案的整理和归档应定期进行，对已经过时或废弃的档案应及时予以处理，不得随意丢弃或破坏档案材料。
项目工程质量档案管理制度
一、概述
1、本工程质量档案管理制度（以下简称制度）适用于所有参与本项目工程的单位。
2、本制度旨在统一规范本项目工程质量档案管理，保证工程施工质量，确保项目安全、质量。
二、定义
1、工程质量：指其中一工程在设计、施工和验收过程中，所采用和达到的质量状态。
2、工程质量档案：指相关单位在施工过程中提交的各项报表、图片资料等与工程质量有关的档案，它们的统一及全面收集、整理、储存和管理，是对工程质量做出正确判断的前提。
三、组织机构
1、本项目质量档案管理由本项目质量管理部门负责，具体执行由本部门的质量档案管理工（组）负责。
2、相关单位均配备有从事质量档案整理、收集和管理的质量档案管理员。
四、质量档案材料的收集
1、报表材料：凡涉及到施工中的报表资料，均应做到及时整理、收集、记录和保存，如施工进度表、材料验收情况表、质量检查记录表、安全检查记录表、施工管理变更记录表、质量检测结果报告等。
2、图片材料：凡涉及到本项目施工的现场图片，均应及时拍照并记录，如施工前景象、施工现场图片、构件安装图片等。
工程项目档案管理制度是一套规范和管理工程项目档案的制度。
它包括了档案建设、档案保管、档案利用和档案管理等方面的内容。
1. 档案建设：确定项目档案的范围和内容，制定档案建设计划，明确档案建设的目标和任务。
2. 档案保管：建立合理的档案保管制度，包括档案的装订、编号、分类、存储和防火、防潮等措施。
3. 档案利用：制定档案利用规定，明确档案利用的程序和权限，便于项目人员及时获取档案信息。
4. 档案管理：确定档案的负责人和管理责任，制定档案管理制度和工作流程，加强档案安全管理，保护档案的完整性和机密性。
5. 档案整理：定期对项目档案进行整理和整理，清理无效档案，归档合格档案，确保档案的有序性和准确性。
6. 档案借阅：制定档案借阅制度，明确借阅的程序和规定，加强档案的监督和管理，预防档案的丢失和损毁。
7. 档案销毁：制定档案销毁制度，明确档案销毁的程序和要求，及时销毁无效档案，防止档案堆积和占用空间。
工程项目档案管理制度（二）一、目的和依据为规范工程项目档案的管理，确保信息的完整性、准确性和保密性，提高工程项目管理的效率和质量，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有的工程项目，并适用于所有与工程项目档案管理相关的人员。
三、档案管理职责1. 项目经理负责组织并监督工程项目档案的管理工作。
2. 项目档案管理员负责具体操作和管理工程项目档案。
3. 系统管理员负责档案管理系统的维护和支持。
四、档案管理流程1. 归档：1.1 项目经理在项目启动阶段确定工程项目档案的归档要求和标准。
1.2 项目档案管理员根据归档要求和标准进行档案归档工作，包括收集、整理、分类等。
1.3 归档后的档案需进行质量检查，确保符合档案管理要求。
2. 借阅：2.1 位于项目运营期间，有需要借阅档案的人员，需填写借阅申请表，并经项目经理批准。
2.2 项目档案管理员根据借阅申请进行档案的调出，并将调出记录备案。
2.3 借阅人员需按照借阅期限使用档案，并按时归还。
项目档案管理制度第一章总则第一条编制依据：为强化项目公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，根据集团公司档案管理相关规定并结合项目公司的具体情况制定本制度。
第二条定义：本制度中的档案，是指在开发项目过程中形成的对公司具有利用保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式的文件材料的总和，是各项工作、活动的真实记录和原始凭证。
第三条目的：在工程管理及项目施工全过程中，妥善处理和保管由项目部管理的工程文件，以便于归档、收发、查阅、结算及移交归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条遵循原则：应当遵循“及时整理，分类清晰，检索方便，收发有据。
”的原则。
第五条保密原则：档案管理过程中需做到合理利用，并注意适度保密，确保公司利益不受损害。
第六条归口部门：工程中心为项目档案的归口管理部门，工程助理为本制度的具体执行人（项目兼职档案管理员）；公司综合部为公司档案归口管理部门，综合部档案主管为本制度执行监督人。
第二章工程档案收集、分类、整理第一条工程档案收集管理依据：《建筑安装工程竣工档案移交书》、《市政基础设施工程竣工档案移交书》、《万国公司档案管理作业指引》。
第二条项目档案分类整理及编号管理：工程中心工程助理负责按照公司作业指引要求整理、编号。
2.2附表第三条档案交接管理：任何个人不得据为己有或者拒绝文件材料归档，工作变动或因故离职时应将形成的档案向本部门兼职档案管理人员移交清楚，并编制移交清单，部门领导签字认可，不得擅自带走或销毁任何档案。
交接人员如未按规章制度办理交接手续，每发现1次扣1分，部门领导扣2分，如今后出现档案原件缺失的，发现一次，交接人扣2分，部门领导扣4分。
第四条与其他部门共同参与事项所形成的档案材料，由主办部门负责档案的收集、整理、归档，并做好部门资料备查交接工作。
第五条移交归档管理：分即时存档、短期非即时存档、长期非即时存档三类，即时存档文件在公司综合部盖章备案时直接移交归档；短期非即时存档文件在公司综合部备案盖章后3-5个工作内完成后续工作移交归档，超过约定归档时间的，每延迟1天扣0.5分（特殊情况可酌情考虑不扣分，但必须在障碍解除后7天内完成移交），并做好文件收发登记记录表；长期非即时存档文件，基本指由施工单位和监理单位在工程施工管理中形成的施工管理资料，在项目竣工验收时2个月内移交公司综合部，并按规范编制文件移交清单，双方签字认可，各执一份。
项目部工程档案管理制度一、总则1.本制度是为规范项目部工程档案管理，确保工程档案的完整性、准确性和及时性，促进工程进度的顺利推进，保障工程质量和安全管理。
2.本制度适用于项目部所有工程档案的管理工作，包括工程设计文件、施工计划、施工图纸、合同文件、资料检索等所有相关的文件和信息。
3.项目部工程档案管理员应当遵守国家法律法规、相关标准及公司规章制度，认真履行工程档案管理职责，保护好工程档案的安全和保密性。
二、工程档案的分类1.工程档案应当按照工程的阶段和性质进行分类，主要包括设计文件、施工文件、合同文件等。
2.设计文件包括工程方案、设计图纸、设计说明等与工程设计有关的文件。
3.施工文件包括施工计划、施工图纸、施工合同、进度报告等与施工阶段有关的文件。
4.合同文件包括工程合同、补充协议、变更通知书等与工程合同有关的文件。
5.其他文件包括竣工验收报告、工程质量检测报告、工程进度报告等与工程实施和完工相关的文件。
三、工程档案的存储和保管1.工程档案管理员应当负责工程档案的存储和保管工作，确保档案的安全和完整。
2.工程档案应当存放在专门的档案室中，保持干燥、通风和安全。
3.工程档案应当按照分类和时间顺序进行整理和编号，方便查询和检索。
4.工程档案应当制定备份和复制计划，确保档案的安全性和完整性。
5.工程档案的借阅和查阅应当经过管理员的批准，并做好记录。
四、工程档案的管理流程1.工程档案的管理流程应当包括档案的收集、整理、存储、检索和归档等环节。
2.档案管理员应当负责档案的收集和整理工作，确保档案的准确和完整。
3.工程档案应当按照各阶段和性质进行分类和编号，方便档案的检索和查阅。
4.档案管理员应当定期对档案进行检查和整理，清除无效和重复的档案，确保档案的秩序和整洁。
5.工程档案的归档应当按照档案的重要性和保密等级进行分类，制定相应的保密措施。
五、工程档案的保密1.工程档案中涉及公司机密和商业秘密的信息应当严格保密，严禁泄露和外传。
工程项目档案管理制度本规定所指工程项目档案是指过去和现在，公司在工程项目的设计、实施、竣工等过程中形成的具有保存价值的文件、图纸、方案、图录像等。
其主要包括：中标通知书，工程承包合同，合同附件，劳务分包合同，专业分包合同，采购合同，工程预(结)算书，工程设计图纸，工程施工图纸，往来公函，传真，会议记录，委托书，开工报告，请款报告，技术资料，主要设备材料估检报告，施工记录验收报告，竣工报告等。
三、资料员及其职责部门经理指定专人负责档案管理工作(即资料员)，资料员负责档案接收、收集、整理、立卷、保管、调阅、交接等工作。
其主要职责包括：1、收集、整理、立卷和归档工程项目的档案材料；2、档案材料的保管；3、档案材料的查借阅、催还；4、项目结束后与综合部相关负责人完成档案资料的交接。
四、档案的立卷、收集、整理1、以工程项目为单位，分别立卷，一项目一卷。
2、在工程项目的招投标阶段开始立卷，收集该项目有关资料归档管理。
3、各项目的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进行积累，整理和及时移交归档，移交档案文件时，资料员必须在档案移交清单上进行登记。
4、在档案的首页设卷内文件目录，并填写文件序号、编制单位、名称、归档日期等信息(见附表二)。
5、在档案的次页设“合同概要”、“主要事件备要”，主要内容包括：合同标的价金，对方单位，联系人，重要日期备忘，应收工程款记录等，该项工作由资料员负责，项目职能人员配合。
五、档案的管理1、对工程项目档案系统排列编号，确定保管期限，编制档案目录(卡片)，按一定次序排列和存放。
2、每月对档案进行一次清理。
3、清除不必要保存的材料。
4、对破损和褪色的材料进行修补和复制。
六、档案要求1、文件必须为原件、正文，符合文件格式。
2、必须齐全完整，装订整齐，并适当管理。
3、传真件应复印一份归档。
七、档案的保管1、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀，防丢失，保证档案的安全。
2、所有档案应专柜存放，加锁。
项目档案管理制度第一章总则第一条编制依据：为强化项目公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，根据集团公司档案管理相关规定并结合项目公司的具体情况制定本制度。
第二条定义：本制度中的档案，是指在开发项目过程中形成的对公司具有利用保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式的文件材料的总和，是各项工作、活动的真实记录和原始凭证。
第三条目的：在工程管理及项目施工全过程中，妥善处理和保管由项目部管理的工程文件，以便于归档、收发、查阅、结算及移交归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条遵循原则：应当遵循“及时整理，分类清晰，检索方便，收发有据。
”的原则。
第五条保密原则：档案管理过程中需做到合理利用，并注意适度保密，确保公司利益不受损害。
第六条归口部门：工程中心为项目档案的归口管理部门，工程助理为本制度的具体执行人（项目兼职档案管理员）；公司综合部为公司档案归口管理部门，综合部档案主管为本制度执行监督人。
第二章工程档案收集、分类、整理第一条工程档案收集管理依据：《建筑安装工程竣工档案移交书》、《市政基础设施工程竣工档案移交书》、《万国公司档案管理作业指引》。
第二条项目档案分类整理及编号管理：工程中心工程助理负责按照公司作业指引要求整理、编号。
2.2附表第三条档案交接管理：任何个人不得据为己有或者拒绝文件材料归档，工作变动或因故离职时应将形成的档案向本部门兼职档案管理人员移交清楚，并编制移交清单，部门领导签字认可，不得擅自带走或销毁任何档案。
交接人员如未按规章制度办理交接手续，每发现1次扣1分，部门领导扣2分，如今后出现档案原件缺失的，发现一次，交接人扣2分，部门领导扣4分。
第四条与其他部门共同参与事项所形成的档案材料，由主办部门负责档案的收集、整理、归档，并做好部门资料备查交接工作。
第五条移交归档管理：分即时存档、短期非即时存档、长期非即时存档三类，即时存档文件在公司综合部盖章备案时直接移交归档；短期非即时存档文件在公司综合部备案盖章后3-5个工作内完成后续工作移交归档，超过约定归档时间的，每延迟1天扣0.5分（特殊情况可酌情考虑不扣分，但必须在障碍解除后7天内完成移交），并做好文件收发登记记录表；长期非即时存档文件，基本指由施工单位和监理单位在工程施工管理中形成的施工管理资料，在项目竣工验收时2个月内移交公司综合部，并按规范编制文件移交清单，双方签字认可，各执一份。
一、目的为加强项目质量管理体系的有效运行，进一步强化项目档案记录文件的实施管理，规范工程档案管理工作，做到统一的分类、存档、编号，强调台帐目录管理；明确文件处理的流程以及经办阅办的要求。
同时规范项目上墙资料的统一规范性，全面提升项目部CI形象。
二、适用范围各项目文件的收集、编号、审核、发放、回收、销毁及张贴、归档。
三、经办部门：工程管理部四、职责（一）工程管理部负责本部门文件资料与质量记录的实施与管理，并负责本指引的执行工作，项目部经理是实施的第一负责人。
负责工程文件档案的审核、批准。
工程文件档案实行授权审批制，对外发放工程文件和对内重要信息必须经工程总监或其授权代表批准并签署。
授权代表须由部门经理提出申请，经公司工程总监同意，由行政人事部书面发文授权，明确授权范围并备案。
（二）项目资料员是实施与管理的主要责任人，负责工程文件档案的接收、编号、登记、发放、回收、移交及存档并组织完成工程竣工档案验收事务。
（三）工程管理部各专业工程师、配套工程师是实施责任人、执行人，必须按照文件规定要求进行过程管理活动，负责工程文件档案的形成、回复、积累、送审、移交归档。
（四）项目部必须按照有关规定进行文件资料与质量记录的收集、整理、编目、归档、保存、移交等工作。
（五）项目部必须及时更新上墙资料，资料员负责，各专业工程师配合。
五、工作程序（一）发文1、文件实行授权审批制，对外发放文件和对内重要文件必须经项目经理或其授权代表批准并签署。
2、项目部对内（项目现场所有单位）发文形式应该以工程指令、奖罚通知单三种形式下发，不允许有第四种形式；对外发文，包括对合作方、供方总部、政府部门、公司各部门或领导应统一采用工作联系函形式发出，并统一使用公司制定 VI 标准中Word模板。
各经办工程师在办文的同时应在文件目录（电子目录）上登记，登记的文件名力求言简意骇、表达清晰，编号应统一规范。
3、项目部各专业或配套工程师办理相关文件后，由经办人负责跟踪审批手续。
完成审批签字手续后，原则上统一交由资料员登记造册、复印、分发、存档。
原件存档的同时应在卷内目录上登记，登记的内容名称编号必须与电子目录上一致。
（1）对内发文：资料员根据发放数量进行复印，填写《文件发放登记表》，根据文件要求发放给相关人员及单位，由接收人签名确认；（2）对外发文（传真）：填写《文件发放登记表》及传真后须及时电话确认是否收到，并保留传真凭据和电话确认记录，附于《文件发放登记表》上；（3）对外发文（文本）：由资料员填写《文件发放登记表》，由文件经办人负责送达文件，并携带《文件发放登记表》负责完成对方签收手续，并将完成后的《文件发放登记表》返还项目秘书存放。
4、每月15日由资料员检查文件清单目录，防止遗漏。
经办工程师文件名需完整表达文件主题内容，以方便查阅。
5、对于错办、误办或其它原因引起的文件作废，资料员应及时做好回收文件工作，回收的文件同时应该单独存档并建立管理目录。
对于撤回重发的文件要先收回已发文件，再将修改后的文件使用原编号下发，杜绝产生重号或误用。
（二）收文1、外来文件统一由资料员对口接收，直接登记在电子目录《文件存档登记台帐》中，并在文件第1页左下角加盖文件传阅章后，第一时间送达项目经理处。
项目经理签字后上报工程管理部，工程经理及工程总监签署指定执行人和传阅人后，资料员负责提供复印件给文件执行人，同时对原件跟踪传阅签收手续，完成手续后存档。
特殊紧急文件，可知会发文单位在将文件提交给资料员同时，提交一份给经办工程师提前处理紧急事务。
2、资料员应负责组织督促落实收文编号统一规范工作，规范项目现场各家合作方对文件编号的统一性，对编号不合格的文件可拒收。
同时及时将文件归档，在卷内目录上登记造册。
（三）图纸管理1、资料员负责施工图的接收、登记、标识、更新、发放、回收、移交及归档管理工作。
2、图纸到位后，资料员负责清点图纸份数，属下发的图纸，应分别填写《文件发放登记表》，办理下发手续；属存档的图纸，造册登记，并按单位工程、图纸专业、图号、归档日期等分类编制建档。
并同时建立图纸电子管理共享目录。
（四）文件移交1、资料员负责组织工程档案移交工作。
2、每期工程竣工，资料员负责组织监理公司、施工单位移交工程竣工资料，竣工资料按一式两套，分别移交市城建档案管和物业公司。
六、文件归档（一）文件归档统一使用A4幅面的纸质资料盒，资料盒厚度根据资料类别可选用20mm~50 mm。
（二）项目部日常工作中产生的文件档案原件统一由资料员登记归档，并填写《卷内目录》，项目各专业工程师根据需要可选择性自行复印留底。
存档的文件要求是签字盖章手续完备的正式文本。
（三）项目部文件统一按三册24类68卷分门别类建档，在资料盒侧面案卷题名处用加粗黑体字打印题名，资料盒正面采用正楷手书编号及题名，书写一律采用碳素笔。
（四）项目部文件应按类别区分，分别建立《文件盒目录总索引》、《卷内总目录》、《卷内分目录》此三级索引表，以便对归档文件进行检索。
1、《文件盒目录总索引》：列明归档文件各卷名，存放位置；2、《卷内总目录》列明本卷归档文件的分类；3、《卷内分目录》作为质量记录、文件的最终目录，在文件归档时进行登录，须列明文件的名称、编号、及归档时间。
（五）文件分类及档案编号（六） 文件编号1、 文件编号规则R O N G H ☐-☐]—（—☐☐☐2、字段解释（1）a：CQRH——重庆融汇（2） b：项目名称：重庆融汇泉景B区项目部（Project Office of Zone B, Ronghui Spring View,Chongqing）-------------------C.G（3）c：发文部门或项目分期，采用英文的第一个字母缩写。
后2位为所在项目的开发期号。
工程管理部（Engineering management Dept）： E.M.D；合约管理部（Contract management Dept）： C.M.D；联盛监理公司（LIAN SHENG supervision of construction Co.,Ltd）：X.D.S.C;中天建筑公司（Zhong Tian Construction Co.,）: Z.T.C.C;一期（One period）：1P（4） d:文件类别——代码参见下述内容：➢Ru：制度(rule)--各类规章制度➢Gu：指引（guide ）--各类管理指导书、作业指引➢Ap：审批（approve）--各类方案、细则、文件的审批➢Re：报告（report）--各类请示及报告类文件➢Ne：洽谈（negotiation）--对内对外的工作联系函、洽商文件➢In：指令（instruction）--各类工程指令、指示文件➢Rp: 奖罚（rewards and punishments）--各类奖罚文件、单据➢Or：订货（order）--各类材料订货单➢Te：试验(test)--各类材料质保证明文件➢In: 检验（Inspection）--各类工程验收、材料验收记录➢Ma: 材料（material）--其它材料管理方面文件➢Sa: 样品（sample）--各类材料封样文件➢De: 设计（design）--各类设计图纸文件,按专业分建筑Ar(architecture)、结构St （structure）、水Wa（water）、电El（electricity）、通风Ve(ventilation)、空调Ac(air –condition) ➢Va：修改（variation）--各类修改性设计文件、做法变更、图纸会审纪要等➢Ms：月报（monthly statement）--各类工程月报、监理月报、经理月报等➢PL：计划（plan）--各类工程、采购计划等文件(注：各级计划级别（class）按：c1、c2、c3、c4、c5编号)➢Mi：纪要（minutes）--各类会议纪要➢Ot：其它( other)—其它类型的文件说明：(1).各类合同、协议、委托书、付款等文件暂沿用合约管理部的编号；(2)项目部在执行行中认为有必要增加其它分类或代码或文件级别时，可提出变更申请，由工程管理部批准。
（5）ｅ:文件流水号——以文件夹为单位，从001开始编制。
编号范例：如：重庆融汇泉景B区1期工程第100号工程指令CQRH- C.G -CGPD[1P]–(In)-100#现代监理公司上报第5期监理例会纪要CQRH- C.G -XDSC[1P]- （Mi）-005#浙江中天第三次上报1期工程月度计划（属4级计划）CQRH- C.G -ZTCC[1P]- PL[C4]-003#（七）档案盒编号范例密级：无从号至号（八）卷内总目录范例序号文件类别文档号归档日期备注123编制人：（九）卷内分目录序号文件名称文件编号归档日期备注123编制人：（十）文件发放登记表范例文件发放登记表序号文件编号文件名称发文日期发送单位签收人备注编制人：注：发文登记表应分类建立。
按工程合同、施工图纸、图纸会审纪要、工程指令、工程指令、工程指令确认单、奖罚通知单、其它文件、合同付款等分为9类（十一）文件存档登记台帐（电子台帐）七、项目部上墙资料（一）项目部上墙资料应包括: 项目概况、项目组织架构图、岗位职责、施工节点控制表、形象进度示意图、形象进度照（详见附图四）、晴雨表、项目分期总平面图、项目分期施工临建布置图、施工单位评比表。
（二）会议室应布置：项目概况、施工节点控制表、项目分期形象进度示意图、形象进度照、项目分期总平面图、项目分期施工临建布置图、施工单位评比表等。
（三）办公室应布置：项目组织架构图、岗位职责、晴雨表。
（四）各类资料说明。
1、项目概况：内容涵盖设计单位及主要指标、项目地理位置、建筑形态简要说明、功能，并附上平面效果图。
图板尺寸统一为：1200（高）×1200~1300（宽）2、施工节点控制表：即项目关键节点计划，如存在计划调整，应及时更新重新张贴。
图板尺寸统一为：1200（高）×1200~1500（宽）3、项目分期形象进度示意图：根据项目分期特点，制作若干形象进度示意图版，并及时张贴更新。
统一采用A4纸张粘贴，图板尺寸：1200（高）×1400~1800（宽）张贴样板图范例：4、形象进度照：每月将现场进度情况拍照张贴在形象进度版图上，版图尺寸1200（高）×2500（宽），统一采用A3纸粘贴。
项目形象进度照重庆融汇投资有限公司 -------XXXXXXXXXX 项目（张贴区）（张贴区）（张贴区）（张贴区）（张贴区）1月[January]2月[February]3月[March]4月[April]5月[May]（张贴区）（张贴区）（张贴区）（张贴区）（张贴区）6月[June]7月[July]8月[August]9月[September]10月[October]（张贴区）（张贴区）11月[November]12月[December]粘贴范例（A3纸张）:5、项目分期总平面图：制作分期总平面版图，按每期的开发平面图分期粘贴，图中标明具体的标段划分形式、施工单位、组团户数、组团名称、验收日期、交付日期等数据。
