常用公文写作基础知识(2013-04-01_08.04.21)

- 1 - 常用公文写作基础知识

第一节 通 知

通知是批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员时使用的公文。

通知具有使用范围广泛、使用频率高、种类多等特点。通知按其用法可以分为:转发性通知、发布性通知、部署性通知、任免性通知、事务性通知、会议通知等。转发性通知适用于批转或转发文件，包括批转下级机关的公文、转发上级机关或不相隶属机关的公文，如《国务院批转国家体改办关于深化经济体制改革总体方案的通知》。发布性通知适用于向所属下级机关发布有关行政法令和规章制度，如《国务院办公厅关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》。部署性通知适用于部署工作、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项，如《国务院关于禁止犀牛角和虎骨贸易的通知》。任免性通知主要用于任免和聘用干部，如《关于x x x等同志任免的通知》，事务性通知用于处理日常工作中带事务性的事项，如《国务院办公厅关于成立国家信息化工作领导小组的通知》。会议通知主要用于上级机关或 有关部门通知会议的召开，以保证预定的会议能有准备地如期进行，如《关于举行x x研讨会的通知》。

- 2 - [例文一]

国务院办公厅转发信息产业部关于解决计算机

2000年问题工作进展情况及意见的通知

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委，各直属机构:

及各单位要进一步提高认识，高度重视，认真负 责地解决好本地区、信息产业部《关于解决计算机2000年问题工作进展情况及意见》已经国务院同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。

随着2000年的临近，解决计算机2000年问题迫在眉睫，刻不容缓。各地区、各部门及各单位要进一步提高认识，高度重视，认真负 责地解决好本地区、本部门及各单位的计算机2000年问题。信息产 业部要继续加强对这项工作的组织协调、宣传指导和督促检查，国家 计委、国家经贸委、科技部、财政部、人民银行、国家质量技术监督 局等部门要积极配合，相互支持，共同努力，进一步做好技术服务和

指导工作，积极协助落实经费，确保计算机立即0年问题如期解决。 对因未能及时妥善解决计算机20年问题而造成不良后果或重大损 失的，将追究主要负责人的责任。

国务院办公厅(印章)

这是转发性通知。

第一段写表示同意 转发文件的内容。

第二段说明文件涉 及的背景或实际情况， 对受文单位如何贯彻落 实文件提出具体要求。 有时如没有新的意见，第二段可以不写。

①参见《最新应用文写作大全)，李孝华、张玲燕编著，浙江古籍出版社2001年第2版，此处略有改动。

x x x x年×月x x日

- 3 - [例文二]

关于开展消防安全工作检查验收的通知

各区、县(市)人民政府，市府直属各单位: 为切实做好我市的消防安全工作，市政府决定对各系统、各单位 的消防工作进行检查验收。通过检查验收，总结经验，找出差距，进 一步推动安全防火工作责任制的落实，强化消防安全的基础工作，提 高抗灾能力，认真贯彻"谁主管，谁负责"原则，以确保国家和人民

生命财产的安全。现就检查验收的事项通知如下:

一、检查内容和验收标准

这次检查验收，主要是检查各单位安全防火工作责任制的贯彻落 实情况，具体以防火责任制、消防安全制度、消防安全承包、消防知 识宣传、培训、消防设备、火险隐患整改、消防档案和火灾事故等八 个方面进行检查验收。验收时，将按《杭州市消防安全工作验收标 准) (以下简称《标准 )进行。

二、检查方法

各局和区、县(市)可组织检查组，参照《标准)，对下属单位|称? 进行检查验收;市公安消防监督部门对上述单位、部门和市一级防火 重点单位进行抽查。这次检查验收采取学、昕、看、议、查、找、定 的做法。即:学《标准》、昕介绍、看现场、小组议、对照查、找差 距、定措施。在检查验收的基础上进行评分。评分可作为全年消防工 作先进评比和企业上等级的参考。

三、检查时间

今年的检查时间，从1月1日至30日为各系统自行组织检查验 收时间; 12月1日至15日，由市公安消防监督部门进行抽查和验收。 以后每年的验收时间，由市公安消防部门另行确定。

这次检查验收，涉及面广，上至机关，下至基层，既检查工厂、

仓库，也检查宾馆、酒家和企事业单位。因此，各单位接此通知后， 要认真做好宣传发动工作，按照《标准》搞好自查，迎接检查组的检 查验收。

x x市人民政府办公厅(印章)

这是部署性通知。

第一段写发通知的原因。

段末常用"现通知如下"、"特作如下通知"引出下文。

通知的具体内容应分条或分段叙述，使人 一目了然。

这里为什么要用简称？

最后一段写执行要求。有的只写"以上通知，望认真执行"，有的不写结尾这一段。

x x x x年×月x x日

- 4 - [简 析]

无论什么类型的通知，都要做到事项明确，用语得体。例文一是转发需要下属单位知晓的同级单位的公文，既写转发单位的意见，又对受文单位提出了具体要求;例文二是向所属下级 布置工作，通知的主体部分具体明了。

[写作方法指南]

通知因为适用范围广，不同类型的通知作用不尽相同，因而在写法上也不完全一样，要根据实际情况灵活掌握。但通知的结构一般是由标题、上款、正文、落款等几个部分组成的。

标题

通知的标题多采用"发文机关名称+事由+文种名称"或"事由+文种名称"两种形式。 如《国务院关于更改新华通讯社香港分社、澳门分社名称问题的通知》、《关于加强中小学收费 管理工作的通知》。

转发性通知，要在标题中标明"批转"或"转发"字样，并要列出原文件起草单位及原文

件名称，如《国务院办公厅转发财政部关于农业综合开发若干政策的通知》。转发性通知标题 往往较长，草拟时要酌情处理，力求精练，碰到两个"关于"、"通知"时要尽量省去一个，如 《浙江省人民政府关于转发国务院办公厅〈关于加强中小学收费管理工作的通知〉的通知)，可 以压缩为《浙江省人民政府关于转发国务院办公厅加强中小学收费管理工作的通知》或《浙江省人民政府转发国务院办公厅关于加强中小学收费管理工作的通知》。

上款

受文单位一般在标题的下一行顶格写，后加冒号。如受文单位有好几个，则在每个受文单 位之间用顿号或逗号隔开。

正文

正文一般分三部分写，即开头、主体、结尾。开头写发通知的原因、依据和目的;主体写 通知事项，内容多的可采用条款式;结尾写要求、希望等，也可因文而异，不写结尾。不同类 型的通知写法不尽相同，下面着重介绍转发性通知、部署性通知、事务性通知正文的写法。 转发性通知一般先用一个独立段，说明转发或批转什么单位的什么文件;接着说明转发单 位的意见，对转发文件作出评价，对受文单位提出执行要求。

部署性通知要把工作来由、工作内容、工作要求三个方面写清楚，多半用条款的形式把内 容和要求结合在一起逐条列出。

事务性通知只把通知事项写清楚即可，不必发表议论;结构上既可用条款式，也可用分

- 5 - 段 陈述的形式。

落款

在正文未的右下方写明发文机关、发文日期。

第二节 通 报

通报是表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况时使用的公文。

通报由领导机关发出，一般指向具有普遍意义的典型事例、成功的经验和失败的教训，起到表彰、惩戒、指导和宣传教育的作用。通报按其性质和功用，可分为表彰性通报、批评性通 报和情况通报。

通报不同于通告，也不同于通知，它有两大主要特点:一是知照性，即要将有关情况告诉 读者;二是指导性，即通报对读者的思想、行动有指导作用。

- 6 - 【例文一】

浙江省人民政府关于

表彰奖励占旭刚等优秀运动员、教练员的通报

各市、县人民政府，省直属各单位: 我省体育健儿，在第26届奥运会上克服重重困难，经过顽强拼搏，获得1枚金牌、2枚银牌、1枚铜牌、4个第五名和1个第八名，并破三项世界记录，取得了优异成绩。为进一步促进我省体育事业的发展，鼓励广大运动员、教练员继续发扬拼搏精神，为国争光，省人民政府决定: 授予金牌获得者占旭刚"浙江省劳动模范"称号，给予通令嘉奖，晋升工资二级，奖励住房(三室一厅)一套; I

给予银牌获得者吕林、曹棉英和铜牌获得者刘坚军各记大功一

次，晋升工资一级;

给予占旭刚的教练陈继来记大功一次，晋升工资二级;

给予曹棉英的教练周琦年、刘坚军的教练王小明各记功一次，晋升工资一级。

在本届奥运会上，我省运动员、教练员发扬爱国主义、集体主义

精神，奋力拼搏，勇攀体育高峰，为祖国和我省人民赢得了荣誉。省|最后写希望与号 政府号召全省各行各业、各条战线要向体育健儿学习，在各自的岗位|召。 上为社会主义现代化建设作出贡献;希望体育战线的同志再接再厉， 不断进取，为发展我省体育事业再立新功。

浙江省人民政府(印章)

一九九六年八月十五日

这是一篇表彰先进的通报。

先写主要事实。

再写表彰决定，并写明表彰内容。

- 7 - 【例文二】

关于批评x x食品厂司机x x x私自开车去

北戴河游玩的错误行为的通报

公司所属各单位:

今年×月×日晚，我公司下属的x x食品厂司机x x x以磨合汽

车为借口，擅自作主开"630"食品防尘车带着五人去北戴河游玩。 于x x日早上八点左右到达北戴河，第二天夜间十二点多钟返回厂 里，往返行程六百多公里。

x x x私自开车去北戴河游玩，目无组织纪律，错误实属严重。 车队负责人在问题发生后未及时向公司汇报，这种做法也是错误的o 为了严肃纪律，维护公司利益，以及教育本人和广大职工，经公司研 究决定:对司机x x x予以通报批评，扣发三个月奖金，并补交往返 路程所用的汽油费o

望各厂接此通知后，组织车队同志进行认真讨论，从中吸取教 训Io各厂必须加强对车辆的管理，不断健全和完善各项规章制度。今 后，磨合车要指定时间、路线、人员，同时可以结合送货进行磨合; 车辆存放要指定地点，严格限制去外省市，努力使车辆管理工作更加 有序规范。

x x市食品酿造工业公司(印章)

x x x x年×月x x日<

这是批评性通报。

这段写被通报批评 者的错误事实

这段写明被通报批 评者的错误性质及对他 的处理决定。

这段先提出要求，

然后写出具体措施。