办公软件使用技巧

办公软件使用小技巧(4) 第 页 朱实逸编辑 1 办公软件使用技巧

1. 同时保存所有打开的Word文档

有时在同时编辑多个Word文档时，每个文件要逐一保存，既费时又费力，有没有简单的方法呢？在按下Shift键的同时，单击“文件”菜单，大家看，已经多出了“同时保存”和“同时关闭”命令，这可就方便多了

2. 巧妙设置文档保护

在用Word 2000/XP打印一份文件时，忽然头儿有要事吩咐，要暂时离开一下，关闭文件吧，既费事又没必要，但又不想辛辛苦苦写的文件被别人破坏了。怎么办呢？执行“工具”菜单中的“保护文档”命令，在弹出的窗口中选择“保护窗体”，然后设上密码。怎么样，光标跑到了文件头，任你怎么移动鼠标、敲击键盘就是无法编辑了，不错吧。等回来时，执行“工具”菜单中的“解除文档保护”命令，一切又正常了。

3. 编辑长文件更轻松

相信大家都有这样的经历：在使用Excel、Word编辑长文档时，有时需要将文章开始的多处内容复制到文章末尾。但通过拖动滚动条来回移动非常麻烦，还会出错。其实只要将鼠标移动到滚动条上面的适当位置，发现鼠标指针变成双箭头，此时按住鼠标左键向下办公软件使用小技巧(4) 第 页 朱实逸编辑 2 拖动，文档编辑区会被一分为二。你只需在上面编辑区找到文章开头的内容，在下面编辑区找到需要粘贴的位置，这样你就可以复制内容了，而不必来回切换。这种方法特别适合复制相距很远且处数较多的内容。

4. 给WPS文档添加水印

先用作图软件(画笔工具等)制作一张色彩非常淡的图片(直接将Word的水印效果图“抓”下来也行)，然后打开需要添加水印的WPS文档，执行“格式→页面背景→设置”命令，打开“设置背景”对话框，切换到“图片”标签下，按“选择图片”按钮，选中刚才制作的图片，并进行适当设置后确定，就可以为文档设置上水印了。

Excel使用技巧

●让Excel在工作时自动保存工作簿

单击“工具”菜单中的“自动保存”命令(如果“工具”菜单中没有“自动保存”命令，必须单击“工具”菜单中的“加载宏”命令来安装“自动保存”、加载宏)，选中“自动保存时间间隔”复选框，在“分钟”编辑框中，输入希望Excel自动保存工作簿的时间间隔，选择所需的其他选项后按回车键即可。

●Excel中的表头重复打印

在Excel中，打开一工作表后，选择“文件／页面设置／工作表”，单击“顶端标题行”选择框右下角图

形按钮，在其下拉框中选定需要重复打印的表头行即可。●Excel2000经验三则

一、带条件选取区域

—般选取区域的方法无非是用鼠标结合“shift”或“ctrl”键，理论上可选取任意复杂的区域，但效率未必

高。例如：选取当前工作表中所有常数（明细数据），表格若无规律，则选取起来很麻烦，下面介绍一种方便的方法：

1. 单击工作表中的任意单元格。也可先选定包括欲选单元格的大区域，最终的区域将不会超出此范围。

2. 单击“编辑”菜单中的“定位”命令。

3. 单击“定位条件”按钮，选择“常量”，单击“确定”即可。

二、快速输入带有小数位或以“0”字符串结尾的数字

用下列步骤可以输入大量带有固定小数位的数字，或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字。

1. 在“工具”菜单上，单击“选项”命令，再单击“编辑”选项卡。

2. 然后选定“自动设置小数点”复选框。

3. 在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数。 例如设置位数为2，在单元格输入1999，将会自动转成“19.99.”。如果要在输入的大数字后自动添n（n为

自然数）个零，设为－n。例如，在“位数”微调编辑框中键入“－2”，Excel2000在输入1999后自动添加两

个零，成为199900；凡是在此后输入的数字，Excel2000都将在指定的位置上插入小数点或添加指定位数的零

。如果要暂时取消在“自动设置小数点”功能中设置的选项，可以在输入的数据中自带小数点。在完成带有固定小数位或结尾零字符串的数字后，记住清除对“自动设置小数点”复选框的选定。否则，别人再用时会遇到

office办公技巧

office实用技巧(一)

技巧1：批量修改大小写

有时在文章录入过程中，因为不愿浪费时间在中英文之间切换，所以把所有的英文单词都以大写形式输入，如果要修改，当然不能一个一个来，否则一篇相当长的文档会让你伤透脑筋的。有了查找与替换，可以让你瞬间完成任务。

按下“Ctrl+H”组合键调出查找和替换对话框，在“查找内容”中输入字母全为大写的单词，在“替换为”中输入小写的正确单词，最后点击“高级”按钮，选中“区分大小写”项，单击“全部替换”就可以了。

技巧2：数字格式批量转换

在完成一篇报告后，才发现其中最有说服力的数字显得很不清楚，这样就大大削弱了文章的说服力。为了让这些数字达到醒目的效果，可以为它们设置一些特殊格式。

按下“Ctrl+H”组合键调出查找和替换对话框，将光标定位在“查找内容”框中，然后单击“高级”展开对话框，再单击“特殊字符”并选择“任意数字”，这时“查找内容”中会自动显示为“^#”。将光标定位在“替换为”框中，然后在“特殊字符”中选择“查找内容”，将显示“^&”。接着单击“格式”为数字设置一些特殊格式，比如字体加大、文字加粗以及特殊颜色等。最后单击“全部替换”就可以了。不过要注意，它会让文档中的所有数字都改变的。

技巧３：查找对话框中的快捷键

执行“编辑－查找”命令，或者按“Ctrl+F”键调出查找对话框，会发现对话框中的许多项目之后都有一个带下划线的字母，这就是此项的快捷键了，不过一定要先按Alt键才能让它们起作用，比如按“Alt+F”，是查找下一处，按“Alt+M”是打开高级选项，按Alt+D/P/G，是在查找、替换、定位这三个选项卡中切换等（本技巧同样适合其它的对话框）。

另外，在进行查找/替换时，我们经常会在不关闭查找/替换对话框的情况下，切换到正文中进行修改，然后再回到查找/替换对话框中继续操作，一般都是通过鼠标点击进行切换，其实直接按Ctrl+Tab键就可以了，非常方便。

思迅、用友办公软件使用分析报告

服务器概况：现有三台服务器（一台戴尔；两台IBM），戴尔服务器负责便利店数据库与VPN连接，用友软件与思迅软件所在的服务器，一台IBM服务器负责时尚家数据库，一台IBM服务器为总部，负责时尚家与便利店的整体数据库管理与备份。

方案一：

所有服务器留在集团，服务器留在集团机房的话，时尚家办公区在使用用友与思迅软件的时候仍然需要使用VPN（虚拟专用网络），使用的同时无法上外网，只能使用内网资源，使用时需要转换网线插口，修改登录IP地址。

方案二：

把时尚家服务器与总部服务器搬到时尚家，这样服务器与使用者在一个具体的实物局域网里，他们的物理地址和虚拟地址(IP地址)都在一个网段，可以不借用VPN（虚拟专用网络）直接访问使用办公软件，而且速度和具体操纵不受远程VPN距离远因素的影响。

因为VPN的硬件局限性，必须通过光纤传输，需要把负责便利店数据库与VPN连接的服务器留在集团机房，把时尚家办公区内需要使用思迅便利店分部的电脑增装一块网卡，可以实现在访问内网的情况下可以同时使用外网。

通过以上两种方案分析对比，方案一内容操作比较繁琐，不易于办公，容易出错。方案二中便于时尚家的办公，易于操作，解决了在访问内网的同时使用外网。

我认为方案二更适合时尚家办公区办公软件的使用与维护。