质量体系外来文件管理办法

1.目的为技术文件及资料的管理和控制建立制度、分配职责和提供指导，以确保技术文件和资料的正确性，以及需要这些文件和资料的部门和岗位都能得到有效版本。

2.范围适用本公司内以下各类技术文件和资料的管理；1)标准和其它设计中引用的资料；2)顾客提供的样品、图纸、技术/工艺要求；3)本公司编制的技术文件。

3.职责3.1研发部负责技术文件和资料的识别与控制，发放。

3.2公司各相关部门负责本部门所使用的技术文件和资料的使用和保管。

4.工作程序4.1标准和引用资料4.1.1本公司生产中需要引用的所有标准和资料，经总经理批准，由工程师收集并保存，并填写“外来文件登记审批表”，这些文件应经常保持其最新的有效版本。

对需要这些文件的部门或岗位应由行政人事部统一发放。

4.2顾客提供的样品和资料4.2.1顾客提供的样品和资料由技术人员负责审核、登记、保管和使用。

4.2.2在直接由顾客提供的样品和规范进行生产的区域，如果顾客的样品或规范注明要参考其他文件（如工艺卡、检验规则、作业指导书等）时，品管部应确保在加工场所提供文件的最新版本。

4.2.3在按照顾客提供的工艺规范进行生产的区域，品管部应：ａ）将技术标准／规范按本程序规定分发到需要的部门；ｂ）有关部门应按照该技术标准／规范进行生产和实施控制；ｃ）若顾客对技术标准／规范作出更改，技术人员应在３日内完成重新评审并修改或更换已发放的文件。

4.3本公司编制的技术文件4.3.1本公司编制的技术文件包括本公司工艺过程卡或文件、质量控制记录、作业指导书等。

4.3.2技术文件的编制和审批ａ）技术文件由技术人员负责编制；ｂ）当顾客要求时，在有关技术文件内应使用顾客规定的特殊性符号（或本公司规定的与之等效的符号）来标识。

ｃ）所有技术文件应由品管部经理审批。

4.3.3技术文件及图纸的复制与归档。

ａ）所有正式的技术文件必须归档；ｂ）技术文件归档时，应填写“归档文件清单”，由品管部保管；ｃ）正常生产所需的工艺过程卡按规定进行复制发放。

外来文件管理流程 HEN system office room 【HEN16H-HENS2AHENS8Q8-HENH1688】外来文件管理程序1 目的对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。

2 适用范围适用本公司对获取、识别、传递、更新外来文件等过程进行控制。

3 术语定义外来文件：任何被引用于产品开发、生产、制造、运输及交付过程中的与产品质量相关的外部资料。

技术标准：涉及到本公司产品及其零部件、材料等相关的国际标准、国家标准、行业标准；法规规范：与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章；政策文件：国家和地方政府，以及各职能部门颁发的与安全、质量有关的文件、通知；顾客提供的与产品相关的技术/质量等标准及接收准则，如图纸、技术规范等；适用的质量管理体系标准，工具书。

4、外来文件管理规则、保存期限：外来文件永久保存，随时更新；、编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号；、使用方式：A、直接引用（如客户图纸） B、转换引用（如产品标准，接收准则等） C、参考(如工具书，体系标准)5 工作程序外来文件的获取a.国家、省、市政府及各相关职能部门；b.各种会议、专业报刊、杂志、出版社；c.互联网、电话传真。

外来文件的识别a.凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准，收到后应移交到技术部进行识别；b.识别标识的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本；c.标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。

a.凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章，收到后应移交到质检部进行识别；b.质检部对收集到的法规规范进行识别，识别其应实施的部门、范围；政策文件a.凡是上级颁发的文件、通知，收到后统一移交到办公室；b.办公室对收集到的文件进行识别，按文件重要程度分别呈报给总经理或管理者代表签批；c.办公室根据总经理或管理者代表签批的意见，分送到相关人员进行传阅。

外来文件的分发涉及到更新的外来文件，在发放新版本外来文件的同时，应及时回收作废文件。

XXXX中药饮片有限公司管理标准----文件管理文件名称外来文件标准管理制度编码SMP-WJ-006-01页数2-1 实施日期制订人审核人批准人制订日期审核日期批准日期制订部门办公室分发部门公司各部门目的：对来自公司外部与公司生产经营相关的文件进行识别，并控制其分发，以确保其有效性。

适用范围：适用于外来文件的管理。

责任：与本程序有关人员对实施本程序负责，质管部、办公室、总经理承担监督检查责任内容：1. 外来文件的定义1.1. 国家颁布的法律、法规、国际标准、国家标准、行业标准等。

1.2. 国家、地方政府，以及各职能部门颁发的与产品质量、安全生产有关的文件、通知。

1.3. 其它相关文件。

2. 职责2.1. 总经理负责重要性文件的审阅批示。

2.2. 办公室负责对外来行政性公文的识别和归档。

2.3. 质管部负责对外来的技术标准、法规、行业标准、及与质量有关的相关文件进行识别确定。

3. 管理程序3.1. 外来文件的收集与识别3.1.1.公司各部门负责通过国家、省、市政府及各相关职能部门、行业主管机构、行业协会、各种会议、专业报刊、杂志、互联网、电话、传真等渠道及时收集与本部门相关的法律法规。

3.1.2.凡是购买、赠送、发放的与公司生产经营有关的技术标准，收到后移交质管部进行识别。

识别文件的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本。

3.1.3.凡是上级颁发的文件、工具书、通知等政策性文件，收到后统一移交办公室，办公室对收集到的文件进行识别，按文件重要程度分别呈报总经理签批。

3.1.4. 各部门搜集的外来文件进行筛选识别后，及时移交到办公室进行存档管理。

3.1.5. 公司外派参加行业培训，培训结束后，及时把相关资料、工具书、光盘移交办公室存 档。

3.2. 外来文件的登记、建档3.2.1 办公室接收到外来文件后，主管人员应及时予以登记。

3.2.2 主管人员应对外来文件进行分类建档。

3.3. 外来文件的审批发放3.3.1 对需分发的外来文件，办公室根据总经理的签批意见，分送到相关人员进行传阅。

质量管理体系文件控制程序1.目的对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保公司内各相关场所使用的文件充分适宜，防止使用失效或作废文件。

2.范围适用于本公司与质量管理体系运行有关的所有文件，包括外来文件。

3.职责3.1 总经理负责批准发布质量手册、程序文件及公司级的管理文件。

3.2 管理者代表负责组织相关人员编写和更改质量手册、程序文件，负责审核质量手册、程序文件。

3.3 综合办负责组织编制起草公司级的管理文件，收集、整理、发放和归档保管公司级与质量管理体系有关的文件，包括相关法律法规的收集、评审、归档和管理。

3.4 各部门负责收集相关产品国家标准、行业标准等与体系有关的外来技术文件，并负责本部门各类文件的编写和更改工作。

3.5 各部门负责各自的专用文件及资料的控制。

3.6 管理者代表组织各部门对现有质量管理体系文件的定期评审。

4.程序4.1文件的分类4.1.1文件的控制范围包括以下四类：质量手册、程序文件、质量方针、质量目标等；技术性文件，包括：产品标准、检验规程、服务规程、操作规程、考核检查标准、作业指导书等；外来文件，包括：国家和行业相关的法律、法规要求，顾客提供的资料等；d) 其他的管理性文件，包括：各类管理制度、工作标准(岗位责任、服务提供规范、从事影响产品质量有关人员的能力要求等)、质量记录等。

4.2文件的保管4.2.1质量手册及程序文件原件，由综合部归档保存。

4.2.2 公司级所有文件原件，如各种管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策、法规文件；技术类文件，如国家标准等由综合部归档保存。

4.2.3各部门的文件以及行业标准、服务规程、操作规程、考核检查标准、采购技术文件等由各部门自行保管。

4.3 文件的标识、编号4.3.1质量管理体系文件的标识：质量手册、程序文件以文件编号、版本号及“受控”印章标识，其它文件采用文件编号及分发号标识；国家标准、行业标准及管理条例等以原标准名、实施日期和“受控”印章作为标识；作废文件以“作废”印章标识；资料保留用的作废文件，还需加盖“保留”印章。

质量管理体系文件管理规定1 目的与适用范围1.1 目的：对质量体系文件（包括表格）进行管理，确保相关部门及时得到并使用有效的版本。

1.2 适用范围：适用于酒店内对质量管理体系有关的文件（包括质量表格）的管理。

2 规范性引用文件2.1 GB/T19001-2008《质量管理体系—要求》国家标准3 职责3.1 最高管理者负责对质量管理体系文件的审批；3.2 管理者代表负责对酒店各部门的质量管理体系文件进行审核；3.3 质检部负责对各部门提交的质量体系文件进行沟通、修改，并报管理者代表审核；3.4 各部门负责本部门质量管理体系文件的编写、使用和保管；3.5 质检部负责质量管理体系文件的发放与管理。

4 工具内容与方法4.1 文件编写导则4.1.1 文件内容与格式4.1.1.1 版面：采用A4版面，便于使用和保管；4.1.1.2 章节编号：内容的条目分章、节、条、款，条目用阿拉伯数字加“ .”分隔的方法表示，如“1.1.1.1”表示第一章第一节第一条第一款。

款以下若还有内容需要区分，可用小写英文字母a）、b）、c）……做为区别；a）、b）、c）后还有内容需区分可使用1）、2）、3）……做为区别。

4.1.2 文件内容要求4.1.2.1 文件的内容分为六章，显示如下：a) 目的与适用范围b) 规范性引用文件c) 职责d) 工作内容与方法e) 相关文件f) 相关记录4.1.2.2 内容说明a) 目的与适用范围：简要准确的叙述制定该程序的目的与改程序适用于哪些范围活动；b) 规范性引用文件：本文件中所涉及到得行业标准与国家相关标准；c) 职责：本文件实施所涉及到得责任部门和责任岗位；d) 工作内容与方法：为实现目的需进行的工作及操作顺序，必要时应附工作流程图；e) 相关文件：列出编制该文件应参考或引用的内部文件；f) 相关记录：工作执行过程中使用到得质量表格、记录。

4.1.3 文件编写形成流程图4.2 文件标识4.2.1 酒店各部门名称、代号与质量体系文件分发号4.2.1.1 酒店内部各部门的代号以部门英文名称的单词第一个字母组合成部门代码，如：总经办——GM，行政人力资源部——HR，财务部——ACC，质检部——QC，安全部——SE，行政管家部——HK，销售部——SA，前厅部——FO，餐饮部——FB，SPA部——SPA，工程部——EN。

ISO9001认证要求外来文件的控制(识别|要则|举例|保持)
ISO9001认证要求外来文件的控制(识别|要则|举例|保持)
一、外来文件的识别：
1、外来文件是指质量管理体系运行中所需执行的、来自外部的文件；
2、可以是来自组织外部，如上级组织、社会团体、顾客、政府部门等；
3、也可以是来自组织内部未纳入质量管理体系认证范围的部门或区域。

二、外来文件控制要则：
1、识别：需要纳入受控范围的外来文件要预先识别，加以控制；
2、标识：可参照内部文件控制的要求进行标识，或按外部发文组织的要求标识；
3、发放：与内部文件控制相同，做好发放记录；
4、修订跟踪：指定专门人员保持与外部发文组织的沟通，随时跟进外来文件的修订；
5、再确认：修订后的外来文件也应经过组织内的再次识别确认、再标识、再发放。

三、外来文件举例：
1、GB/T19001/ISO9001《质量管理体系要求》；
2、产品安全标准、产品标准和技术规范；
3、顾客要求（图样、合同、技术标准、订购单等）；
4、供方提供的文件（图样、合同、技术标准等）；
5、组织的上级部门或来自组织中未纳入质量管理体系的部门文件。

四、外来文件的保持：
1、由使用者负责在使用场所保管好外来文件，防止丢失、损坏（破损、污染）；
2、文件管理人员对外来保持：a)使用安全的保存形式和保管方法；b）文件丢失时为不影响正常使用应及时补发；c)文件破损或受污，影响阅读时应换发。

质量体系外来文件管理规定精编版MQS system office room 【MQS16H-TTMS2A-MQSS8Q8-MQSH16898】外来文件管理办法编号： /ZW-4.2.2-03-A 编制：审批：1 目的和范围确保与本公司质量体系有关的法律法规在产品实现过程中得以贯彻实施，特制定本办法。

本办法适用于与质量体系有关的法律法规要求的情况。

2 职责总经理负责向本公司员工传达满足顾客和法律法规要求的重要性。

办公室负责相关法律法规的贯彻和管理。

并对留用的与法律法规有关的文件资料实施控制。

生产部在产品实现过程中采用相关的法律法规和强制性标准的要求。

供销部负责在采购和采购品贮存等过程中严格执行相关法律法规的要求，使其符合政府、安全和环保法规的要求。

生产部和生产部负责在产品实现、包装、运输、使用过程中执行法律法规的要求。

质检部负责法律法规实施情况的监督检查。

3 工作程序办公室会同生产部、质检科，根据本公司产品的特点，识别、确认和收集与本公司体系、产品有关的法律法规和强制性标准，由总经理适时向相关人员宣贯。

与本公司体系、产品相关的法律法规。

如合同法、产品质量法、标准化法和环保法等，要求组织有关部门进行学习贯彻。

对强制性标准规定的监视测量要求，必须纳入相应的技术要求中；采购品中若有毒性产品，供销部在签订采购合同时，要求供方出示产品和包装符合法规的说明；在质量体系的各个阶段，本公司贯彻合同法、质量法、标准化法等法规；工作场所的噪声，必须加以控制，保持适宜的工作环境；必要时，留用的失效文件，要考虑相关的法律法规需求；在识别顾客要求和期望时，必须确认与产品有关的责任、义务及法律法规方面的要求；最高管理者在建立、实施和改进质量管理体系中应向员工传达满足顾客和法律法规要求的重要性，使他们在产品实现过程予以重视。

质检部对产品实现过程中法律法规的执行情况进行监督检查，并有权制止违反规定的行为。

4 相关文件中华人民共和国合同法中华人民共和国产品质量法中华人民共和国标准化法安全标志。

质量管理文件的管理制度质量管理文件的管理制度（通用7篇）在当今社会生活中，各种制度频频出现，制度具有合理性和合法性分配功能。

那么相关的制度到底是怎么制定的呢？下面是小编为大家收集的质量管理文件的管理制度（通用7篇），欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。

质量管理文件的管理制度1一、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件，具体由办公室负责。

二、对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定、登记。

三、本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。

四、凡正式文件在经登记后由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，分送领导和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。

为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

五、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。

对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

质量管理文件的管理制度21、学校各部门对学校以上文件的收发，传递，阅办，保管，存档要有专人，做到“三勤”：勤催办，勤检查，勤回收。

各部门、年组取的文件要有专人保管，并按要求定期交回。

2、收发文件有登记。

收到上级文件后，由专人拆封，认真核对份数，统一编号，及时登记；向下发文时，明确份数，严格履行发文登记（签字）手续。

3、传阅文件有专夹。

做到及时，准确，去向清楚；达到“三不”：批阅不积压，承办不横传，传阅范围不扩大。

4、借阅文件有手续。

借阅秘密文件要严格履行领导签批，本人（借阅者）签字手续，阅后及时归还。

5、缴毁文件有清单。

对清缴上来的文件，按规定该存档的存档，该上缴的上缴，该销毁的销毁，无论是存档，上交或是销毁，都必须分类列出清单备查。

6、存放文件有专柜。

需要继续保存的文件，要设专柜专人分类保管，存放文件的室内要有昼夜值班人员，确保文件管理安全。

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