项目实施费用管理办法

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项目实施费用管理办法(暂行)
第一节 总则
第一条 为加强本公司的项目实施费用控制,特制定本管理办法。
第二条 项目实施费用是指在项目实施的过程中发生的直接费用,包括差旅费、交通费、
招待费、员工加班餐费、客户培训资料费、调研费、技术交流费、产品登记费、
包装材料和印刷费、专家签定费、初验费、终验费等,但下述几种费用除外:

 因公司拓展新业务而发生的招待费用
 实施周期跨越法定节假日所产生的人力资源费用
 因实施项目所需采购的纳入公司办公设备及办公用品管理的物资
 其它由总经理审定不纳入项目实施费用计算围的费用

第二节 费用预算
第三条 项目实施费用的使用遵循“先预算后支出”的原则。
第四条 项目在公司下达任务书后才正式启动。项目启动后由项目负责人进行项目实施
费用预算,并填写“项目实施总费用申请表”(见附表1),然后交部门负责人
预审。“项目实施总费用申请表”预审通过后报总经理审批,审批通过后报送财
务备案,作为项目实施过程中费用支出和项目奖惩的依据。

第五条 在项目进行中,项目负责人在每周一提交“项目实施费用周计划(变更)表” (见
附表1)给部门负责人,提出本周的项目实施费用计划,经部门负责人审批通
过后执行,并报送财务备案。未获批准的费用计划不得开支。

第三节 费用发生
第六条 已通过预算的费用可以由申请人按额度进行支出,金额较小的费用由开支人垫
资,凭有效发票回财务报销;金额较大的费用可按公司的借款流程申请借款。
项目实施部门制定专人对所有项目已发生的费用进行统计,监控费用的支出情
况是否正常。如果发现不正常的费用支出或超出预算立即向部门负责人和相关
项目负责人发出警报。

第四节 费用的变更
第七条 费用变更包括周计划的变更和总费用预算的变更,周计划的变更必须填写“项
目实施费用周计划(变更)表”,报部门负责人审批同意后支出。

第八条 项目总费用的变更必须提交“变更项目实施费用报告”,说明变更的理由和金额。
如果是因为项目执行中的人为失误导致的费用超支,原预算金额不予变更,项
目费用从项目奖金中支出。如果项目奖金使用完毕仍未能结束项目的,项目实
施部门应对该项目的实施情况进行评估,根据情况决定是否撤换项目负责人,
必要时可由公司对项目进行重新评估后再行决定。

第五节 费用的报销与结算
第九条 “项目实施费用周计划(变更)表”批准的费用计划每周报销一次。由经办人
填写费用报销单,经部门负责人签字后报销。

第十条 未列入“项目实施费用周计划(变更)表”容的费用开支不予报销。超出“项
目实施总费用申请表”列支的项目及金额的费用不予报销。

第十一条 项目负责人应定期向部门负责人汇报项目进展情况,并提交相关的文件、文档
等。部门负责人应负责跟进项目进展情况,对因人为失误而导致未按进度进行
的项目所发生的费用开支,部门负责人应拒绝签字报销。

第十二条 项目实施费用总分两次结算:
第一次:项目顺利通过初验。项目负责人应部门负责人提交用户签署验收意见
的验收报告、项目初验的总结报告,以及项目的其他相关资料,经部
门审核合格后,可结算项目实施费用。

第二次:项目顺利通过终验,项目负责人向公司提交用户签署意见的项目终验
报告,项目总体总结报告、维护计划以及其他相关资料,经部门审核
合格后,可结算项目实施费用。

第六节 其他
第十三条 本方案由综合事务部负责解释,经总经理批准后实施,修订时亦同。
项目实施总费用申请表
一、签字栏
项目名称 项目编号
项目周期
申请人 申请日期

部门负责人审批意见

总经理审批意见
二、费用开支预算总表
费用单位:元人民币
序号 费用名称 次数 单次金额 申请总额 审批金额
1 差旅费
2 交通费
3 招待费
4 员工加班餐费
5 客户培训资料费
6 用户访谈、调研费
7 技术交流费
8 产品登记费用
9 包装材料和印刷费
10 专家签定费
11 初验费
12 终验费

合计