HM-WI-GC027工程资料文件管理作业指引

工程资料管理作业指引1.目的通过完善红星地产所建项目工程资料管理标准，使工程文件资料管理做到规范化、制度化。

2.适用范围上海红星美凯龙房地产有限公司所有项目。

3.术语和定义4.职责4.1.项目事业部工程部负责本事业部的工程资料收集、整理、立卷、归档等。

5.归档文件范围建设工程文件是指从立项开始到竣工验收工程建设全过程中所有相关的文件、技术资料、质量记录。

具体范围如下：（一）前期文件资料：1.计划、立项报告及批复文件；2.可行性研究报告及项目、环境评估、投资许可证；3．规划、环保、消防、人防、交通、园林、市政、卫生、白蚁、防雷、管综等部门审查意见及批复文件；4.建筑定位勘设红线图、征地（用地呈报、用地许可证、用地批准书等过程文件）、划拨出让建设用地文件、拆迁安置文件（意见、协议、方案等）；5.建设项目列入年度计划的申报、批复文件或年度计划项目表；6.规划选址意见书、工程规划许可证及附图附件、建设用地规划许可证及附图附件、土地使用证；7.宗（征）地测量、灰线报验材料（含定位、±0.00检测）；8.施工许可证；9.地名使用批准书；10.规划会审纪要、初步会审纪要；11.人防工程质监手续、建筑工程质监手续、建筑工程安监手续；12.涉外销售审批；13.预售许可证；14.施工图审查文件及审批意见。

（二）土建技术档案资料：1.开工报告、竣工报告；2.施工现场质量管理检查记录；3.施工组织设计；4.图纸会审记录；5.技术交底记录；6.设计及工程洽商记录；7.地质勘察报告；8.定位测量记录；9.地基与基础处理记录；10.沉降观测记录；11.混凝土浇捣令；12.技术复核记录；13.工程质量事故调查处理记录；14.施工日志、新材料新工艺施工记录；15.混凝土施工日记；16.招投标文件，建设工程施工、监理、勘察、设计等合同、补充协议；17.工程质量保修书；18.工程预（结）算书；19.地基验槽记录；20.工程隐蔽验收记录；21.地基基础、主体结构检验及抽样检测资料、中间结构验收记录；22.土壤试验、打（试）桩记录；23.地下室防水效果检查记录；24.建筑物垂直度、标高、全高测量记录；25.屋面淋水试验记录。

1.目的加强公司工程技术档案归档管理工作，统一工程技术档案资料的归档要求及标准，遵照国家相关技术档案管理的规定，确保其有效性和保密性。

2.适用范围适用于公司在项目建设过程中形成的、按规定应当归档保存的各种载体形式的技术文件材料及相关图纸。

3.术语定义无。

4.职责权限4.1.项目部4.1.1.负责本部门的工程技术档案管理；4.2.行政人事中心4.2.1.负责组织工程技术档案管理工作的开展并管理保存。

4.2.2.按政府相关规定存档并移交。

5.关键活动5.1.总则5.1.1.公司工程技术档案采取按工程项目分类的方法进行备案归档，每个项目的档案内容包括三部分：a)各相关部门移交给项目部的各种载体形式的工程技术文件资料及相关图纸。

b)项目部移交城建档案馆的竣工资料。

c)项目部移交物业的竣工资料。

5.1.2.为了便于统一管理，上述各相关部门负责办理的有关工程的证件及批文原件，办理好后统一归项目部档案管理人员备案登记，如有需要，办理相关借阅手续。

5.1.3.各单体工程竣工后，所有需要移交物业备案的资料，应统一交给行政人事中心登记，由项目部负责组织移交物业，并做好移交登记手续。

移交登记手续应包括移交内容的目录及交接人员签字，在移交物业同时将移交手续的登记备份交由行政人事中心存档。

5.2.归档范围及归档要求5.2.1.管理范围a)对工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。

b)竣工图分为三类，第一类为单体竣工图（包括建筑、结构、水电、暖通等个相关专业），一式两套，分别由项目部提交档案馆及物业；第二类为零星的竣工图（如：装修、幕墙等），由成本管理部会同竣工结算资料一同报行政人事中心存档；第三类为室外管网竣工图，一式四套，由项目部提交物业及行政人事中心各一份。

5.2.2.管理要求a)归档的工程文件应为原件。

若为复印件应指名原件存放处，并加盖部门红图章。

资料管理作业指导书一、背景介绍资料管理是指对组织内部的各类资料进行有效的采集、整理、存储、检索和利用的过程。

良好的资料管理可以提高工作效率，减少信息丢失和重复工作，保证信息的准确性和及时性。

本指导书旨在提供资料管理作业的详细步骤和要求，以匡助员工正确进行资料管理工作。

二、资料分类与整理1.资料分类根据资料的性质、用途和形式，将资料进行分类。

常见的分类方式包括：文件、报告、合同、会议记录、电子邮件等。

根据具体情况，可以进一步细分为部门文件、项目文件、个人文件等。

2.资料整理将同类的资料进行整理，确保资料的有序性和易于查找。

可以采用以下方法进行整理：- 文件编号：为每一个文件分配惟一的编号，便于快速定位和检索。

- 文件标签：在文件上贴上标签，标明文件的名称、日期等信息。

- 文件夹分类：将同类文件放置在同一个文件夹内，可以按照时间、项目、部门等进行分类。

三、资料存储与保护1.资料存储选择适当的存储介质，如硬盘、云存储等，并建立相应的存储系统。

要求如下：- 存储介质要稳定可靠，能够长期保存资料。

- 建立文件目录结构，方便资料的存储和查找。

- 定期备份资料，防止数据丢失。

2.资料保护保护资料的机密性和完整性，防止未经授权的访问和篡改。

要求如下：- 设置合理的权限管理，确保惟独授权人员可以访问和修改资料。

- 定期进行数据安全检查，防止病毒和恶意软件的侵扰。

- 建立数据备份和恢复机制，以应对意外情况。

四、资料检索与利用1.资料检索建立高效的资料检索系统，确保快速找到所需的资料。

要求如下：- 建立索引和关键词，便于快速检索。

- 制定统一的命名规范，方便资料的标识和检索。

- 制定检索流程，明确谁有权利检索和借阅资料。

2.资料利用合理利用资料，提高工作效率和决策水平。

要求如下：- 建立共享平台，方便员工之间的资料交流和共享。

- 制定资料利用规范，明确资料的使用范围和权限。

- 定期进行资料清理，删除过期和无用的资料。

4.2.3签署
打印人校对，起草人审核无误后在落款处自己名字上签字确认。再递交部门主管审查无误后，由起草人送至项目部经理/项目总经理处，最终由项目部经理/项目总经理审核签发。文件必须有项目部经理/项目总经理或其授权人的签署，才是有效的文件。
4.2.4登记、编目
1)收发文簿（目录）的内容。收发文簿和目录表必须建立电子版及手工台帐，目录由收发登记簿经整理后生成。目录必须每日更新。
4)在每位传阅人手中传阅件停留不可超过半个工作日，如需保留，可自行复印或安排秘书复印。
5)已阅毕的文件必须在传阅签署栏签署。
6)传阅完毕后，文件由秘书回收、保存，回收要有记录。
4.3.7移交
1)项目部原则上应在项目竣工验收后三个月内向公司移交全部档案资料，不得擅自销毁或转移它处保管（由于结算、清欠等须使用时，也应先移交，后借用。结算、清欠等后续工作形成的工作文件另行立卷归档）。
工程档案管理作业指引
编制
日期
审核
日期
批准
日期
修订记录
日 期
修订状态
修改内容
修改人
审核人
批准人
1目的
规范项目工程文件的格式、编写、收发、传阅及存档管理工作。
2术语和定义
无
3适用范围
适用于城市公司开发的所有项目的工程文件和资料管理。
4关键活动描述
4.1职责分配
4.1.1项目部经理/项目总经理
1)督促项目部全体人员严格遵守本程序要求，及时批阅处理文件。
起草人
第2步
在原件上加盖归档章
在右上角
秘书
第3步
复印一份,加盖传阅章,给项目部经理/项目总经理（不用签收）
传阅章盖在空白处
第4步