铁路竣工资料编制和归档的要求及方法【摘要】为了加强竣工文件的形成与管理工作,确保工程竣工后竣工文件完整、准确、系统地移交至各级档案管理部门和运营管理部门,对竣工资料的内容及要求进行整理,才能保证铁路今后的
养护和查验。
【关键词】铁路竣工;资料编制;归档要求
1.铁路竣工的资料编制
铁路竣工后的资料编制，对于企业和铁路来讲都是有很大的作用的，首先，对于施工企业来说，加强竣工资料编制工作是非常重要的。竣工资料的内容分类应有两个方面含义：一是承包人将本单位在工程建设过程中形成的竣工资料向本单位档案管理部门移交，涵盖是全面的；二是承包人将本单位在工程建设过程中形成的竣工资料向发包人移交，内容是归档范围规定的。竣工资料由母系统和子系统构成。母系统是竣工资料的总和，子系统是竣工资料的分类。每一个分类，由若干竣工资料的明细即各种表式组成。这是建设工程施工全过程中全面反映工程质量控制和保证的依据性证明资料，诸如原材料、构配件、器具及设备等质量证明、合格证明、进场材料、施工试验报告等。根据行业和专业的特点不同，依据的施工及验收规范和质量检验标准不同。首先它对工程项目的竣工验收工作起到制约作用，如果竣工资料不符合资料编制要求，会影响到工程竣工验收工作的顺利进行，同时也影响施工企业质保金的按时退还，给施工企业造成一定的经济损失。其次，竣工资料能够全面的、
系统的、真实的记录工程施工整个过程，反映工程实际情况，是进行工程质量评价的原始依据，同时在工程运行过程出现问题时，能够对问题的及时查对和分析提供资料依据。再次，一套完整的、高质量的竣工资料体现了施工企业的管理水平。通过竣工资料的编制工作，可以找出施工企业在施工管理和工程资料管理工作中的不足，为今后工程建设过程中施工管理和工程资料管理工作积累经验；为施工企业的进一步发展创造有利的条件。竣工文件有其自身的特殊性，一方面它必须如实反映施工的整个过程，不能有任何增加、减少和更改；同时又要对之进行科学组织，合理分类，以便于今后的查询和检索。因此，对于竣工文件编制工作总的要求是应保证竣工文件的内在质量，注重提高外在品质。
2.铁路竣工资料编制和归档的要求
竣工文件编制工作由建设单位负责组织，施工单位负责编制，接管单位档案部门负责协助指导。建设项目在招、投标和签订施工及监理合同、协议时，应列专门条款明确规定竣工文件的编制要求、内容、份数、交接时间以及整理归档的责任。建设单位应建立健全档案、资料和竣工文件编制与管理的相关规章制度，设立专门机构，指定专人负责，监督、检查、指导竣工文件的编制，并要配备确保档案资料安全的库房和设备。建设单位要根据本办法和项目规模、项目施工过程中产生的文件材料，规定详细的归档范围和内容，确保文件材料的完整性。在归档的时候，主要要求有：
2.1各部门分工明确
分工明确、责任到人。根据现场施工需要，项目部一般将技术部门分为总工室、工程部、质检部、安检部、合同计划部、实验室、测量队。总工室负责全面技术指导，编制施工组织计划，拟订施工方案，编制设计变更等；工程部主要负责现场施工管理，施工技术指导及协调其他技术部门的工作；质检部负责施工质量检查，质检资料填报，往来资料归档管理及竣工资料编制协调；安检部负责施工安全检查；合同计划部负责施工计划组织，拟订施工合同或协议，填报合格计量报表；实验室负责试验、检测报告，指导施工；测量队负责施工放样，指导施工。根据以上分工，各部门认真编排工作计划，组织人员，具体分工，责任到人。要求技术人员按时按量完成施工任务，及时填报相关报表，通过验收和返回的资料应及时完整交质检部归档管理。质检部设专人负责资料归档管理，及时将资料进行分类归档。总工室应定时会同其他技术部门对资料进行检查，以确保资料完整。
2.2工程检验评定资料
这是建设工程施工全过程中按照国家现行工程质量检验标准，对施工项目进行单位工程、分部工程、分项工程的划分，再由分项工程、分部工程、单位工程逐级对工程质量做出综合评定的工程检验评定资料。但是，由于各行业、各部门的专业特点不同，各类工程的检验评定均有相应的技术标准，工程检验评定资料的建立均应按相关的技术标准办理。
2.3最后将资料进行整合
检查报验资料中有无报漏、书写错误等情况；将所有工序评定表的点数汇总并计算填写工序质量评定汇总表、部位质量评定表、单位工程质量评定表，所有工序、部位和单位工程的合格率都在这三种表格中反映，完成后需监理及业主方的签字盖章手续。将所有施工技术、质量保证、评定资料和竣工图按城建档案馆统一的档案清单顺序整理、汇总到一起。复印装订。复印所需的套数（业主、接受单位各一套；监理与设计只看不存档），装订成册。送备案馆的一套需用牛皮纸装订，送档案馆的一套为不装订的原件，且档案馆对竣工固有特殊要求，编制竣工图目录，有监理盖章。
3.铁路竣工资料编制和归档的注意事项
在进行铁路竣工资料的编制和归档的时候，注意事项有很多，主要是这几个方面：
3.1资料的归档的分类
项目施工过程中，资料非常多，往来文件频繁，因此加强往来资料的控制管理是非常重要的。根据己编制的施工文件目录及归档单位，设置对应的文件柜，贴上标签，以便查阅和存放资料。质检部作为资料管理的主要部门应制定相关的规章制度，编制文件收发册，对往来文件及时登记和分类归档保存。总工室和各技术部门负责人应定期对资料进行认真严格的检查，不符合要求的，应立即整改；注重平时的积累，使资料不断的完善，为竣工资料的编制打下良好的基础。
3.2人员的管理
对于一些技术人员的资质，将从强化经济责任制考核入手，将竣工文件工作纳入基建工程目标管理，并将其纳入工程技术部门的职责范围和总工程师、技术人员的岗位责任制，作为技术管理工作的重要组成部分，明确责任指标，严格考核，并将竣工文件编制工作列为先进评比的条件，不断强化技术人员收集原始资料的意识。引进激励竞争机制，奖励先进；对劣质资料进行严厉的经济处罚。竣工资料编制工作是一项复杂的技术工作，从事此项工作的人员必须具备综合业务能力，只有在了解工程各部位的组成及作用之后，才能有条理地进行整理，并且能及时发现资料中存在的问题，便于及时查找、补齐。同时竣工资料的编制人员，还要了解工程资料归档的规范和业务的特殊要求，才能按工程资料归档要求做好竣工资料的目录编制和装订。施工企业应定期对技术人员进行业务培训和考核，外派技术骨干进行业务再学习，开展以老带新、示范帮助活动，全面提高技术人员业务素质。
3.3各部门的协调工作
各部门间加强技术协作的同时，应加强相互间的监督与检查力度，制定相关制度，以求达到最佳效果。如工程部完成某个施工项目应及时报质检部或安检部进行验收，质检部或安检部要根据施工规范认真严格检查，及时发现问题，并提出整改措施。质检部或安检部完成质检后，及时填报质检报表，并交工程部核查，以确保资料准确真实反映施工情况，最后由质检部上报驻地监理组验收。■【参考文献】
