医院收费系统财务数据失真原因分析与对策

中国医疗前沿China Healthcare InnovationFebruary ,2008V ol ,3No .42008年02月第3卷第4期了科室发展呕心沥血,有的科主任为了学科的建设奋勇拼杀,有的科主任为了争取一点点政策上的优惠,甚至为了小集体的利益,牺牲医院的利益。

第三,要调动激情,用第一价值观调动医院的激情、凝聚力。

这项工作就应该是党委的重点工作,行政上定了目标,确定了第一价值观,党委就应通过教育、活动让第一价值观得到全院员工的认可,让第一价值观深入人心,这样就会成为医院全员的自觉行动,就能够带领好大家向目标而奋斗。

第四,要用制度强化第一价值观,把第一价值观强化,用制度把第一价值观变成人们不得不去执行的行为。

这需要医院管理部门、科室主任、护士长深思和研究,制定措施,常抓不懈。

第五,要重视第一价值观的表现形式。

用一切手段完成、表现第一价值观,要发扬传统、建立样板、树立英雄,要通过仪式、口号、标示、演出、标语、语言、衣着、礼仪、形象等等不同的形式、不同的机会体现第一价值观,让员工有无处不在的第一价值观的氛围,不断强化,再强化,最终形成自觉行动。

一个医院的成功,首先是要形成医院的强势文化,使医院成为强文化医院。

使医院的员工坚定信心,为医院的第一价值观的实现努力拼搏,只要员工有了坚强的信念,那么医院就一定能够实现其伟大宏图。

参考文献:[1]胡振,王力.文化管理是医院管理的新趋势[J].中国农村卫生事业管理,2006,26(6):41-42[2]张振菊,李磊锋,李蕊,等.价值链管理与医院文化建设[J].卫生软科学,2007,21(2):143-145[3]高雁旭,张建英.论文化管理与医院管理[J].解放军医院管理杂志,2004,11(6):588-589[4]熊东亮,董日生,王燕华.医院文化建设的新理念和新路径[J].解放军医院管理杂志,2006,13(1):30-32[5]董素英.浅谈文化建设在医院管理中的作用[J].中国社区医师,2007,9(12):封三[6]陆建明,康小明试论医院文化建设的理念和实践[]中国医院管理,,(3)55[]金玉芝医院文化建设的实践于探索[]中华医院管理杂志,6,()66医院收费系统财务数据失真原因分析与对策张海辉郑舟舟(福建省肿瘤医院,福建福州350014)[摘要]当前许多医院收费系统已经实现了系统数据计算机网络管理,从而大大提高了工作效率。

但由于内控制度的不健全和系统软件功能不完善等原因产生了医院收费系统财务数据失真和安全隐患的问题。

文章对此问题做出分析并提出对策。

[关键词]医院收费系统、财务数据、原因分析、对策[中图分类号]R 197.324[文献标识码]B作者简介:张海辉,女,会计师,福建省肿瘤医院。

近几年,许多医院把计算机网络技术应用到医院收费系统财务数据的管理中,提高了财务人员的工作效率,使医院会计信息提供更及时,资源利用更充分,管理职能得到进一步发挥。

但与此同时,由于医院收费系统软件功能不完善,内部控制不严等原因,引发了系统财务数据失真的问题。

财务数据的真实、完整和准确是对会计信息的基本要求,数据信息的质量直接影响到医院的经营管理和预策、决策。

笔者通过医院收费系统的应用与实践,对其中存在的财务数据失真的问题做出分析并提出对策。

一、存在问题和原因分析1.内部会计控制失控,缺乏内部审计控制。

目前医院收费系统缺乏有效的会计控制和内部审计控制手段。

如系统稽核手段缺乏,无法做到系统内现金、账簿和报表之间的准确核对;医疗收费价格库的控制不严,收费价格的经常性变动等都是造成系统数据失真的原因。

缺乏有效的病人欠费管理、票据管理、现金交款等内部控制制度。

随着计算机记账的普遍应用,财务人员对医院收费系统的依赖性越来越强。

从收费员收取预交金到审核员审核的整个过程都相信系统中的数据是完全正确的,对这些原始记录监控薄弱,使审核流于形式。

目前大部分医院收费系统的数据库和服务器都由信息科管理,不符合财务数据应该由财务部门管理的规范,无法保证财务信息源头数据的准确性与完整性,更不用提对数据的处理分析了。

2.系统软件功能不完善,逻辑审核功能欠缺。

许多医院都存在着财务部门有关账户账面余额与收费系统统计的数据余额不等的情况。

如系统统计的预交金余额与财务部门预交金账面余额不相等。

医院收费系统各模块间缺乏有效的逻辑关联,产生的明细账与总账金额不符。

由于系统软件缺少数据核对功能,无法进行账目核对,做到账账、账实相符。

目前系统也仅对数据进行简单的核算,缺少深层分析功能,如统计病人次均费用、计算单病种成本费用等。

3.收费系统数据处理不符合财务规范。

收费系统中的同一报表、账单在不同的时点查询统计,数据不一致。

如病人出院当日打印的清单金额与相隔一段时间再行查询的金额不符。

这主要是由于冲账、医药费调价等操作,没有按照会计核算要求进行数据处理,使计算机机内数据变更,产生了系统数据的不稳定性。

另外,系统数据时点划分的不一致,跨期收入的无法准确计量,也是造成系统数据不等的原因。

这违反了会计核算原则,造成了系统内数据不符,且很难查出数据不等原因。

4.收费系统尚无规范的账表,数据提供口径不一致。

目前大部分医院收费系统缺乏规范的按病人设置的预交金和应收在院病人医药费分户账,系统生成的收入日报、现金日报表等无法做到数据的准确核对,违反了会计核算原则,造成财务48.J .200727:0-17.J .200229:02-04中国医疗前沿China Healthcare Innovation February,2008 Vo l,3No.42008年02月第3卷第4期信息错弊。

各个医院的收费系统相对独立,提供数据的口径不一致,账表格式不规范。

5.数据保密性和安全性差。

系统开发人员和系统管理员任意使用超级用户权限,甚至有的收费系统没有权级分配功能。

如医保冲销、中期结算、退款、欠费等非正常因素须经常打开后台数据库修改原始数据库记录,且不留痕迹,使操作员权限设置形同虚设。

这些操作可能导致系统内数据丢失、错误,财务部门对此无法进行有效监管,造成了很大的安全隐患,甚至给一些人为的舞弊行为以可乘之机。

6.收费系统的纠错和退款不规范。

收费系统的纠错和退款没有经授权审批就办理;没有严格核对原始单据和存根与系统中的相应收费项目、收费日期、经办科室是否相符,又没有经经办科室确认就办理纠错和退款手续,影响了医院收费系统数据准确性,甚至造成了医院损失。

7.财务人员计算机专业知识不足。

会计电算化人员不仅需要有相应的财务管理知识和计算机操作技能,还需对系统有全面的了解和掌握,以便与计算机工作人员进行沟通,积极配合对方的工作。

二、建议和对策1.完善和建立收费系统内部控制制度。

加强内部会计控制力度,严格执行卫生部关于《医疗机构财务会计内部控制规定》和《医院信息系统基本功能规范》的相关规定,健全监督机制,加强系统数据监管。

完善和建立预交金和应收在院病人医药费等制度医院收费系统数据库的管理应由财务部门负责或由财务部门和信息科共同负责。

由会计人员和审计人员对收费系统数据库进行有效监管,保证会计信息的真实可靠和资料的完整,杜绝发生错误和舞弊的可能性。

2.加强收费系统内部审计机制。

可在医院收费系统中嵌入审计程序,用于在系统运行时捕捉异常信息如勾稽关系不符,逻辑关联错误,以增强对系统重要环节的监控。

更可进一步建立审计子系统,以便审计人员进行审计操作,保证系统的安全,使系统财务信息不会失真。

3.健全收费系统操作权限设置和分配制度。

明确每个用户的安全级别和身份标识,并分别定义具体的访问对象。

如对一般的系统操作人员只授予其相关业务的操作权限;对管理人员只授予数据查询权限;系统管理员被赋予超级用户管理权限,主要负责系统软、硬件的管理维护和网络资源分配。

操作人员应按照被授予的权限严格作业,不得越权接触系统,坚持系统管理员、软件开发人员、操作员三分离政策。

系统程序员不得进行业务操作,以避免人为因素和操作不当给操作系统带来不必要的损失和风险。

对发生错误需要更正原始数据记录时,系统管理员启用超级用户权限,但也必须同相关系统操作人员一起修改,并做好修改记录,经相关人员签字确认。

严格退款管理,适当分配退款权限,可学习银行的双重密码方式,即负责人输入退款权限密码,操作员再输入本人的操作密码方可执行退款操作。

4.建立合理完整的账表体系。

按照《医院会计制度》的要求,在住院收费系统中建立按病人统计的预交金和应收在院病人医药费的分户账。

为方便管理和统计核对,可进一步细化建立健全医院、病区、病人三级明细账,进行更完整的逻辑控制,保证账表相符。

住院收费处增加按病区明细账和病人分户帐进行核算管理,建立财务科、住院处汇总账和网络系统数据三方互相核对的完整的对账流程,做到账账、账表相符,保证数据的准确性。

5.做好系统数据备份。

相对于从传统的纸制保存,电子化的存储方式更为长久、存储量大、查找方便。

但对数据的访问必须通过相应的软件才能读取,且由于计算机硬件的不稳定性,所以必须切实做好数据备份工作,对每日的系统数据进行双工热备份和异地存放。

6.加强稽核力度,建立独立的数据核对系统。

统一数据提供口径,采用多样化汇总统计手段,如按各收费窗口收费员统计汇总数据,按病区汇总数据等,并将不同的统计方式得到的报表数据进行勾稽核对。

统一系统数据和报表结报时点,实现数据时段的无缝链接,保证资料的真实准确。

在财务部门准备一台单机专门存放备份数据,月末由软件统计备份的数据,生成报表,核对其与网络系统产生的报表是否一致,避免机内数据丢失、错误甚至是人为篡改。

7.强化信息技术安全,增强数据保密性。

建立有效的漏洞监测和防范体系,阻断非法网络连接,建立安全检测预警机制,在紧急情况下采用系统安全应急机制,化解和防范风险。

系统操作员要保管好自己的口令和登陆密码,离开时应退出当前登陆界面。

对系统内的重要数据加密存储,确保系统数据的安全与完整。

.规范收费系统的纠错和退款管理。

收费系统的纠错和退款必须经授权审批方可办理。

纠错的退款审批必须经经办科室负责人和财务部门负责人两人以上审批,大额退款还需经分管领导或总会计师审批。

要严格核对原始单据和存根与系统中的相应收费项目、收费日期、经办科室是否相符,且要经经经办科室确认就办理纠错和退款手续。

纠错与退款操作只能使用红字冲销方式,保留全部操作历史记录,且退款项目要与原收费项目相对应,若退款项目的金额与原收费项目和金额不一致的,系统拒绝执行。

9.加强财务人员计算机专业技能,做好与计算机工作人员的沟通工作。

加强对财务人员的计算机素质培训,不仅仅局限于系统的操作。

无论会计人员还是计算机工作人员都要虚心地向对方学习,让各自的专业知识,互相渗透、积极配合。