文书档案管理 2

分析思考：一、P2:中国现行的文书工作责任制度还有哪些需要优化的地方？如何正确认识文书与档案的联系与区别？从中国古代的文书发展历程中能得出哪些结论？二、P3：如何认识法定性文书行文方向的规定？文书结构的安排应注意哪些问题？文书形成过程中最重要的一步是什么？为什么？三、P4：如何理解文体、文书文体的概念？如何准确理解文书文体的特征？文书格式标准化的意义？国家行政机关公文格式要素及其要求？文书不同稿本的意义？文书不同文本的意义？四、P6：公文处理工作的具体要求是什么？什么是公文办理程序？收文办理与发文办理各有哪些程序？单位公文处理的基本原则是什么？怎样理解文书处理是公务办理的重要工具而不是唯一工具？五、P8：《归档文件整理规则》实施的意义是什么？如何填写档号章？文书整理归档的要求是什么？六、P9：档案的作用有哪些？档案分为哪几种类型？档案工作者有哪些职责、素养要求?档案工作的主要内容有哪些？七、P11：档案收集的意义是什么？如何完整、准确地收集档案？如何保持文件之间的历史联系？如何确保档案整理质量？八、P13：归档鉴定有哪些依据？档案统计工作的形式有哪些？如何对档案进行排架编号？九、P15：怎样进行档案检索？如何更好地提供档案利用？档案编研工作的内容及其作用是什么？十、P17：电子档案是否能完全取代纸质档案？照片档案收集的范围有哪些？如何利用录音、录像档案？名词解释：一、文书工作、文书、文书工作岗位责任制二、命令、议案、请示、交拟、主题、结构三、文体、文书文体、文书稿本、定稿、正本四、行文制度、发文处理、收文处理、签发、批办、承办、核稿、催办五、文书整理归档、归档、分类方案类目六、档案、档案机构、档案馆、档案室、档案工作者七、归档、档案收集、档案整理、档案全宗、档案分类八、档案鉴定、档案保管、档案统计九、检索语言、档案检索、档案著录、案标引档、档案利用、档案参考资料、大事记、专题概要、统计数字汇集、组织沿革十、电子文件、电子档案、声像档案、照片档案简答、论述一、宋元时期的文书与文书工作有何特点？国民党政府文书改革的主要内容有那些？如何理解文书的含义？选择文书工作组织形式的原则有哪些？建立文书工作目标管理制度的原则有哪些？二、选择文书种类及名称的依据是什么？会议纪要具有哪些特点？议拟阶段应该如何做好材料准备工作？文书修改的方法和步骤有哪些？文书的主题有哪些特定含义？文书材料选择的依据有哪些？三、公文眉首部分的要素及其标注要点？公文版记内容要素及其标注要点？简述文书稿本的特点及其作用。

四、如何把握行文规则？怎样理解文书处理时效性？为什么说拟办是收文处理的重要环节？应当从哪些方面做好拟办工作？发文审核的重要性和方法？提供文书处理效率和质量应从哪些方面入手？五、如何判定归档文件的“件”？归档文件的“件”如何排列？案盒内文件排列的方法有哪些？六、联系实际谈谈档案工作的意义是什么？档案工作的性质是什么?档案工作的原则是什么?档案馆、档案室的特点、职责、类型是什么?七、如何进行档案的整理？进行档案分类应注意哪些问题？档案分类方法的形式和特点是什么？如何判断一个单位是否为立档单位？档案整理工作原则是什么？档案收集的要求是什么？档案收集的方式是什么？档案收集工作的内容是有哪些？八、档案鉴定工作的意义是什么？如何运用直接鉴定法鉴定档案?如何进行鉴定工作的组织?如何鉴定档案的价值?如何进行档案库房管理?如何保护档案延长档案寿命？档案统计工作的意义是什么？档案统计工作的内容是什么？进行档案统计的原则有哪些？九、检索语言的作用有哪些？如何进行档案标引？试述档案利用工作在整个档案工作中的地位？档案利用的方式和途径有哪些？编写大事记有哪些具体要求？常见的档案参考资料有哪些？十、电子文件有哪些特性？如何保管电子档案？如何保管录音、录像档案？照片档案的鉴定包括哪些方面内容？第一章文书与文书工作1.从中国古代的文书发展历程中能得出哪些结论？文书的发展符合社会发展的逻辑；文书工作具有很强的阶级性；文书工作具有极强的时代性；文书工作是不断向前发展进步的。

2.如何正确认识文书与档案的联系与区别？其联系表现在：首先，两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同。

其次，两者在内容和格式上完全一致。

最后，两者互为因果。

文书是档案的前身，档案是文书的归结，有了文书才有档案，没有文书也就没有档案，文书是因，档案是果。

文书和档案也有着明显的差别，表现在三个方面：一是两者的性质和形式不同。

二是两者的目的和作用不同。

三是两者存在和发挥效用的时间不同。

3.中国现行的文书工作责任制度还有哪些需要优化的地方？根据不同的条件设置不同的文书工作责任制度。

在设置文书工作责任制度的时候充分考虑其可行性与必要性。

在文书工作责任制度的落实过程中注意反馈机制，及时根据需要进行调整。

文书：文书是行为主体在社会实践活动中为了凭证、记载、公布和传递信息的需要，在一定书写材料上形成的具有应用性和特定格式的文字材料。

文书工作：文书工作通常也叫文书处理工作，是通过互相衔接的一系列程序和手续，完成拟制、处理和管理文件材料的工作。

文书工作岗位责任制：文书工作岗位责任制是文书工作责任制度的一种，是加强文书工作机构建设、强化文书工作管理、提高文书工作效率、发挥文书工作组织职能的重要措施。

包括四个方面：一是定任务，二是定机构，三是定编制，四是定人员。

1.宋元时期的文书与文书工作有何特点？文书种类进一步完善，文书制度进一步规范化。

宋代在文书程式方面，开了文书摘要之先河，实行“引黄”之制。

宋元时期，虽然承袭了隋唐时期的文书制度，但三省制已徒具虚名。

三省只负责行政公文，而由枢密院掌军国机务。

同时，宋代还设有通进司、进奏院、开拆房、催驱房，负责文书的收发、登记、传递和催办。

元代撤销了门下省、尚书省，由中书省总揽一切政务，文书的承办工作也由中书省负责管理。

2.国民党政府文书改革的主要内容有那些？首先，国民党政府多次颁布有关文书和文书工作的条例，详细规定了文书的名称、用法、格式、撰写要求等。

其次，国民党政府又开展了以减少发文数量、简化运转手续为宗旨的一系列“改革”运动。

这些措施虽不能从根本上改变局面，但对文书工作的发展客观上起到了一定的作用。

3 .如何理解文书的含义？第一，文书首先是一种文字材料，即书面材料。

第二，文书有特定的格式。

这是因为文书是社会交际的工具，这就需要有统一的通用的格式要求，以便实现社会交际的功用。

第三，文书具有应用性。

文书的功用主要是在应用性，它是处理公私事务和进行社会交际活动的工具。

第四，文书具有很强的目的性、针对性。

同时，它定向定范围传达意图、记载活动、推动工作，具有很强的针对性。

第五，文书的形成和使用主体是党政机关、企事业单位、群众团体等社会组织和具体的个人或家庭。

4.选择文书工作组织形式的原则有哪些？一是要有利于机关工作。

在选择什么样的文书工作组织形式时，需要从本机关的实际出发，以便更好地完成文书工作任务，提高机关工作效率和方便工作。

二是要保持相对的稳定。

一旦选择了某种组织形式，就不应轻易变换，而应相对稳定一个时期。

否则，时而采取集中形式，时而采取分散形式，势必造成文书工作的混乱。

5.建立文书工作目标管理制度的原则有哪些？一是要坚持领导和群众相结合的原则。

二是要坚持定性与定量相结合的原则。

三是坚持可行性和先进性相结合。

四是坚持目标管理与加强思想政治工作相结合的原则。

第二章文书的种类与形成1．如何认识法定性文书行文方向的规定？制发公文，或是对上行文，或是对下行文，或是平行行文，三种不同的行文反映了不同的行文关系，必须分别在上行文、下行文和平行文对应的文种范围内选择恰当的文种。

如，向上级领导汇报工作时应选用“报告”，不能选择“命令”或“通知”，因为“命令”是下行文种，“通知”是下行或平行文种，都不能向上级报告工作。

对被领导单位行文，针对下级的“请示”给予答复时，应选用“批复”，而不能选择“报告”等上行文种，也不能选择“函”这种平行文种。

平行或不相隶属的单位之间互相行文商洽事项时，宜用“函”，如果错用“请示”、“决定”等上行文种或下行文种，就会打乱正常的行文关系，贻误工作。

2．文书形成过程中最重要的一步是什么？为什么？撰拟阶段最重要，因为撰拟阶段是文书形成中正式动笔写作的阶段，前面的一切工作都是为了这一阶段而作铺垫。

这一阶段很重要，公文起草得好，就会顺利定稿。

起草阶段如果几经反复，甚至多次推倒重来，就会延误定稿时间，也往往会给拟稿人自己带来不必要的顾虑。

3．文书结构的安排应注意哪些问题？文书结构的安排，应当服从和服务于公文主题表达的需要，要以正确地反映事物的内在规律和外部联系为原则，并充分注意公文法规对不同种类公文的结构安排的具体规定。

在此基础上，力争达到自然、完整、严谨、连贯、匀称等要求。

命令：命令（令）是国家行政单位、军队单位或领导人对下级发布并使用的具有强制性、领导性、指挥性的下行文。

按《国家行政机关公文处理办法》的规定，它适用于“依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员”。

议案：各级人民代表大会及常务委员会的议事原案，主要是为解决政府同人大的行文问题而设立的。

它“适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项”。

请示：下级单位要求上级单位对某一事项或某个问题作出指示、给予答复、审核批准时所用的请求性公文。

交拟：是指单位的领导或文秘部门的负责人向拟稿人交代撰拟任务的过程，这些任务包括本单位的主动发文和作为承办的被动发文。

交拟是文书形成的起始阶段。

主题：又称主旨、发文意图，是指作者在说明问题、发表主张或反映生活现象时，通过文章全部内容所表达出来的基本观点或中心思想。

结构：指的是一篇文书的内部构造，及文书内容的组织和安排。

构思和安排结构的过程，通常也称为“谋篇布局”。

1. 选择文书种类及名称的依据是什么？不同的文书种类及名称，反映着不同的使用目的和要求，反映着不同行文单位的职权范围和行文单位之间的行文关系。

因此，划清各种文书种类及名称的适用范围和界限，正确地选择与使用文书种类及名称，对于文书的形成以及对于文书的处理，都具有十分重要的意义。

一般来说，每一份文书都有自己的名称，各种不同的文书名称，概括地表明和反映了文书的不同性质、作用和适用范围，因此，必须根据这些不同情况，恰当地选择和正确地使用这些文书的种类及名称。

2．会议纪要具有哪些特点？一是行文方向的多样性。

会议纪要记载了会议情况和议定事项，反映了会议的主要精神，可以将它呈送到上级领导单位，以汇报会议的情况和结果；又可以发往有关的平行单位，传递、交流会议信息，并使所涉及到的单位，按照会议形成的意见和共识，共同遵守和执行；还可以下发到所属的有关单位，要求下级单位按会议纪要的精神来贯彻执行。