浅议档案管理中安全工作

浅议档案管理中安　●经验交流　

◆赵红霞　档案是国家的重要财富。一个单位的档案是该单　位的重要财富，某些孤本更是不可再生的财富，在某种　程度上，档案管理工作可谓是单位各项工作的桥梁与　纽带。所以，搞好档案资料安全保护工作，其意义重大　自不待言。那么档案管理人员在工作中如何最大程度　地保障档案安全呢？笔者结合几年工作实际浅谈一下　对档案管理安全工作的认识。　一、档案库房管理　（一）档案库房的建设　档案库房是档案管理工作的硬件之一，应严格按　照国家有关规定单独兴建。但也有一些不具备条件的　单位，往往将库房设在机关办公楼内，这就更加需要加　强安全保护工作。从防盗、防水、防潮、防鼠角度来看，　不应将档案库房设在办公楼的最底层，最好应设置在　二楼以上，门窗应该有防盗网，同时还应尽量做到库房　与办公室分开，库房与阅览室分开。　（二）库房安全设备配置　库房内要有足够的灭火器材、除尘设备、温度计、　湿度计等，如经济条件许可还可以安装监控设备，坚持　做好库房温度、湿度记录，及时进行降温和除湿；坚持　做好库房卫生，库房设备摆放整齐有序，保证库房内无　霉变、虫咬和乱堆放杂物等现象。　二、档案资料的安全管理　档案资料是档案安全管理工作的核心，要从管理人　员的配备及教育、管理制度及措施落实等方面着手，坚　持“以防为主、防治结合”的原则，保证档案资料的安全。　（一）档案库房应设专人负责管理　档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与　安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管　工作的目的，因此在配备档案资料管理人员的时候，一　定要坚持用人标准，把那些有较强责任心、事业心和高　度保密意识的同志选拔到档案管理岗位，使之不仅有　严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清　楚，而且要防止储存在大脑中的秘密无意之间泄露出　去，做到守口如瓶，万无一失。　（二）加强对档案管理人员的安全教育　在选拔好档案管理人员后，主管部门还应当对他　们进行经常性安全教育、考核，加强规范和监督。要求　做到库房必须保持规定的温度、湿度，保持室内清洁干　净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。天天打扫　卫生，每天上下班时要检查一次温湿度，每月至少清理　两次档案柜卫生，发现有字迹褪变和纸张破损的案卷，　及时进行抢救。接交进馆的档案，要认真清点，履行签　字接交手续。档案外借，要认真清点，履行批准手续，并　毫盗囝＿‘－

拯嘘　ｎｎＲ撼　维普资讯 http://www.cqvip.com ●经验交流　保证按期归还，重要档案没有主管领导批准严禁擅自　外借。非工作人员不得进库房，以防意外，杜绝在库房　里吸烟等。　（三）加强对档案资料检查，保证档案资料的完整性　档案保管工作的任务是艰巨的，要求档案保管人　员要持之以恒，时刻防止档案的损坏，确保档案的安　全，为档案工作提供物质基础。做到不坏、不丢、不散、　不乱，这是确保档案安全的重要环节。　不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不　利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢　救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使　档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档　案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，　不致因档案的分散保管而造成管理和使用的不便，甚　至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档　案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有章可循，　有目可查。　（四）认真做好档案价值鉴定，严格执行销毁制度　在按照规定进行销毁某些档案时，必须严格执行　销毁制度。第一，对没有保存价值的不应归档文件和保　管期限已满，无须继续保存的档案进行销毁处理时，必　须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行档案价值　鉴定。第二，必须写出销毁档案内容分析报告，列出档　案销毁清册。第三，必须严格执行审批制度，履行批准　手续。第四，应及时将待销毁的档案送造纸厂化为纸浆　或焚毁，且要有两人鉴销，销毁完毕后，鉴销人要在销　毁清册上写明“年、月、日已销毁”并签名盖章。第五，必　须在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》和《案卷目录　登记簿》上注明“已销毁”。　（五）制定完善规章制度。防止出现不安全因素　没有规矩不成方圆，档案安全管理工作必须制定　《立案归档制度》。移交档案室，严格办理移交手续，编　制归档目录，逐一检查，逐一签名，做到归档及时、归档　文件材料齐全、完整、规范，提高归档率、完整率；必须　制定调阅、借阅、查阅档案规定，凡借阅、查阅档案的，　应填写借阅、查阅案卷函，经部门负责人同意，办公室　２２　青海国土经略３／２００８　负责人审核批准后方可办理。如外单位或个人借阅，需　经单位主管领导签字批准后方可到档案室借调档案；　必须制定档案工作管理目标，将档案工作纳入单位的　总体规划，明确档案工作责任制，与其它工作一起部　署、一起检查、一起考核；并及时调整档案工作领导小　组、档案鉴定领导小组及保密工作领导小组，严格负责　档案工作规划的制定、档案管理措施的落实以及档案　安全保管等有关事宜。　（六）大力宣传档案管理法律法规，增强全员档案　安全意识　有了规章制度作保障，还要宣传档案管理法律法　规，增强全员档案安全意识，营造人人关心档案管理工　作的强烈氛围，形成全员重视、齐抓共管的良好局面。　教育大家必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标　准办理借阅手续。外单位来人查阅本单位档案，需持单　位介绍信并经单位有关部门领导签字批准，方可查阅，　严禁抄录或借　。机密、秘密、绝密档案借阅一律按照　《档案安全保密标准》中的要求办理。查阅各门类档案　应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕　毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人批准，严禁　携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友，出入　公共场所。珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶　片等档案一律不得外借。凡私自抄录、摄、描绘、拆散、　删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保　密法》予以追究法律现行责任。　三、档案管理安全监督工作　（一）涉密档案安全管理　要不断加强涉密档案的科学管理，尤其要注意以　前大量混订在卷内的密级文件的保密问题。一般可以　原封不动，但在以后一般查档中只能提供所查内容，不　能提供含涉密文件的原卷。要求在以后工作中可以把　密级文件特别是绝密文件实行单份盒装保存，彻底解　决密与非密的文件材料混卷问题。同时，要按立档单位　档案中的文件密级编制目录或卡片，建立涉密文件统　计台帐和存放地点索引，为科学的管理，准确的掌握，　有效的保密，及时的提供创造条件。

　维普资讯 http://www.cqvip.com （二）建立档案利用制度　一般必须有阅览制度、外借制度、复制制度等。根　据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用　范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可　循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不　泄密及文件的完好无损。　（三）加强档案管理队伍建设　档案管理人员是制度的直接贯彻者和执行者，对　档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是　政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民　服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要　具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法　规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分　析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规　律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做　利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。　（四）争取有效的监督措施　在利用中，要根据不同利用对象的不同目的，掌握　其心理和思想动机，加强重点监控。有条件的档案馆室　还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查　阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时　养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及　时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣　传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利　用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者　于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利　用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的　落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的　案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备　注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报　告有关领导，以便及时查处，挽回损失。　四、电子文档的安全管理　新时期档案资料具有载体种类多，信息量大，传递　速度快，覆盖面广等特点。档案管理工作内容也不只是　传统意义上的“纸质”档案的保管，而是包括各种载体　的电子文件的归档管理。从电子档案管理的标准化、统　●经验交流　一化、网络化、安全化等方面着手，是加强电子档案管　理的重要内容。　（一）标准化　标准是科学水平的标志，标准化是推行标准，提高　科学水平的过程。没有电子文件的标准，就没有电子档　案的统一管理模式、利用方法、操作规程和评定依据。　（二）统一化　电子档案对系统的依赖性很强，为了保证电子档　案的可读性，我们可以选择统一格式储存文件，如目前　的图像文件有多种格式和压缩方法，扫描图像文件应　选用通用的格式和压缩方法，因为软件是不断发展的，　扫描图像文件应能转换到新的软件环境下应用。　（三）网络化　电子档案只有实现网络化管理，才能充分发挥其　优越性。要充分利用计算机技术和网络技术尽快地实　现档案信息的网上传输和查询，搞好深层次服务，发挥　档案资料的最大效用。　（四）安全化　纸质档案和电子档案并存，实行“双轨制”，保存电　子档案以充分发挥其信息查询、交流的作用，保留纸质　档案以赋予其最终的凭证作用。按照电子档案的保存环　境，控制好温度和湿度，为防止不适宜的温、湿度对电子　档案载体危害，可存放在具有防潮、防磁、防静电等功能　的储藏柜中。电子档案应每５年进行一次有效性安全检　查，如发现盘（片）损坏或出现问题，应及时拷贝。如软、　硬件平台发生改变，应及时进行数据转移和转换。根据　电子档案的载体性质建议电子档案每５～１０年进行一　次转录。归档的电子档案至少一式两套，一套封存保管，　一套供查阅利用，两套电子档案应分开保管。通过设立　访问权限控制技术，开放档案上网、秘密档案离线的二　分法保护措施等，控制好网络中电子档案的安全。　每个单位都有自成体系的档案资料，保障档案资　料的安全是每个公民应尽的义务，更是档案管理人员　的神圣职责。　作者单位：青海大学附属医院综合档案室　责任编辑：王丽华　青海国土经略３／２００８

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