来文处理流程[1]

北京市市场监督管理局群众来访来信处理要求及流程文章属性•【制定机关】北京市市场监督管理局•【公布日期】2019.09.06•【字号】•【施行日期】2019.09.06•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】信访正文北京市市场监督管理局群众来访来信处理要求及流程市局办公室设置群众来访来信处理岗位，负责接待群众来访，处理群众来信。

本要求和流程依据《北京市市场监督管理局信访工作实施细则》制定，主要细化规范来信来访处理工作。

一、群众来访接待工作要求及流程（一）接谈市局来访接待人员在市局信访室接待来访人，详细听取来访人诉求，耐心做好政策解答、思想疏导，维护信访秩序。

信访诉求属于已经或依法应当通过诉讼、仲裁、行政复议等法定途径解决的，或者属于各级人民代表大会及其常务委员会、人民法院、人民检察院职权范围内的，告知来访人相应法定途径或受理机构。

按照属地管理、分级负责的原则，引导来访人依法逐级走访。

重要重复的来访，安排细谈；情绪异常的，注重先缓解情绪；涉法涉诉的，以律师为主接待；突发疾病的，及时通知120医生救治，必要时送医院；扰乱接待场所秩序的，向办公室分管负责人报告，及时通知机关后勤服务中心，并视情通知辖区民警处理。

涉及市局投诉举报中心及其他处室事项的，协调市局投诉举报中心或其他处室安排人员接待。

（二）登记建立“北京市市场监督管理局来访人员登记表”台账，按照来访必登的原则，客观准确及时登记来访情况。

登记内容主要包括：来访人（代表）姓名（名称）、地址、人数、身份证号、联系方式、是否依法逐级走访、来访反映的情况、问题属地、内容分类等。

重点登记主要事实、主要诉求、依据及理由、信访过程等。

登记突出五要素：何人何时何地何事何诉求。

其中“何时”要以“××××年××月××日”的形式记录。

重要来访诉求，需与承办单位或部门沟通的，沟通情况要记录登记。

办公室收文处理流程一、收文登记1.1 收文登记是办公室收文处理流程的第一步，旨在确保收到的文件能够被准确记录和跟踪。

1.2 收文登记表格应包括以下信息：- 文件标题- 来文单位- 来文日期- 来文编号- 主送单位- 抄送单位- 文件密级- 文件类型- 文件页数- 收文人员- 登记日期- 备注（如紧急程度等）二、文件分发2.1 收到文件后，根据文件的主送单位和抄送单位，办公室应及时将文件分发给相关部门或者人员。

2.2 分发时应确保文件送达的准确性和及时性，可以通过电子邮件、传真、专人送达等方式进行。

三、文件审核3.1 文件审核是确保文件合规性和及时性的重要环节，主要由办公室负责。

3.2 文件审核包括以下内容：- 文件的格式和布局是否符合规定要求- 文件的内容是否完整和准确- 文件的签署和盖章是否齐全- 文件的密级是否符合规定- 文件的紧急程度是否需要特殊处理- 文件的处理意见是否明确四、文件处理4.1 根据文件的内容和要求，办公室应及时进行相应的处理。

4.2 文件处理可以包括以下方式：- 撰写答复函或者意见书- 转交相关部门处理- 安排会议讨论或者研究- 紧急情况下，及时向上级汇报并请示处理意见五、文件归档5.1 文件归档是确保文件能够被长期保存和查阅的重要步骤，应按照规定的归档流程进行。

5.2 归档时应注意以下事项：- 文件的分类和编号- 文件的密级和保密期限- 文件的保存介质（如纸质档案、电子档案）- 文件的存储位置和访问权限- 文件的归档日期和归档人员六、文件跟踪和催办6.1 办公室应定期跟踪已处理文件的发展情况，确保文件的及时办理和回复。

6.2 对于未及时办理的文件，办公室应及时催办相关部门或者人员，并记录催办情况。

七、文件统计和报表7.1 办公室应定期进行文件统计和报表的生成，以便了解收文处理情况和工作量。

7.2 统计和报表内容可以包括：- 收文数量和类型统计- 文件处理时效性统计- 文件紧急程度统计- 文件催办情况统计- 其他相关统计指标八、文件销毁8.1 根据文件保密要求和保留期限，办公室应定期对已归档的文件进行销毁。

总部常用文书办理流程（是否合并到“文书管理制度”之中？）适应总部工作开展需要，总裁办特参照《文书管理制度》中援引的文书类别划分方式，就部分常用文书在传阅、会签、回复等环节中的办理流程规整如下。

一、传阅、会签类文书办理（一）传阅、会签类文书概指需相关部门及人员知晓或会签意见的文书，其判定多由文书所涉事项归口管理或承办部门负责人给出，执行主体为文书所涉事项归口管理或承办部门之具体经办人。

（二）办理流程该流程执行主体均为来文主办部门1、加附《文书传阅单》或《文书会签单》。

主办部门（来文指定办理部门或所涉事项归口管理部门）具体文书经办人须根据领导批示对拟传阅、会签文书加附《文书传阅单》或《文书会签单》，并报呈领导明确传阅、会签的范围及要求，或在“备注”栏中注明领导指定的传阅/会签范围及要求。

2、进行文书传阅、会签。

主办部门具体文书经办人在按要求于相关部门及人员间进行文书传阅、会签时，须注意跟进传阅、会签进度，适时督促文件在指定传阅范围内的流转及办理。

传阅、会签文书在某一部门及人员处的停留时间原则上以半个工作日为限，出差、休假等特殊情况可先进行电话沟通，事后再补办传阅、会签手续。

3、反馈传阅、会签结果。

文书按要求完成传阅、会签后，具体文书经办人须及时将传阅结果反馈至主管领导，并根据主管领导对反馈结果的处理意见办理相关事务。

4、归档。

上述环节办理完毕后，具体文书经办人须将传阅、会签文书与《文书传阅单》或《文书会签单》一道送至总裁办登记存档。

二、回复类文书办理（一）回复类文书概指总部针对子公司来文做出的答复，执行主体为来文指定部门或所涉事项归口管理部门及其具体经办人。

在来文没有指定具体承办部门且所涉事项有多个关联部门时，由总裁办依据《管理纲要》中明确的总部各部门的审批、备案事项范畴裁定主办部门及协办部门（若有）。

（二）办理流程《文书处理单》与《文书回复单》系一纸两面1、加附《文书处理/回复单》。

由总裁办传真收发人员负责对来文加附《文书处理/回复单》，并填制、登记“来文单位”、“时间”、“文号”、“标题”及指定“主办部门”等栏目内容。

办公室收文处理流程一、收文登记办公室收文处理流程的第一步是收文登记。

当收到来自内部或者外部的文件时，办公室工作人员应该即将进行登记。

登记时需要记录以下信息：文件标题、发文单位、发文日期、文件份数、文件编号等。

同时，为了方便管理，可以将文件进行分类，如公文、函件、报告等。

二、文件分发在收文登记完成后，办公室工作人员需要根据文件的内容和相关部门的职责将文件进行分发。

分发的目的是确保文件能够及时送达相关人员，并按照流程进行处理。

分发时需要记录下文件的接收人、接收日期和接收部门等信息。

三、文件处理接收部门收到文件后，根据文件的内容和要求进行相应的处理。

处理方式可以包括审核、审批、批示、转发、回复等。

在处理过程中，需要及时记录处理结果和处理意见，并将文件进行归档。

四、文件归档办公室收文处理流程的最后一步是文件归档。

归档是为了方便管理和查阅文件，确保文件的安全性和可追溯性。

在归档时，需要按照一定的分类和编号规则将文件进行整理和存档。

同时，还需要记录文件的归档位置和归档日期等信息。

五、监督和督办办公室收文处理流程中，还需要进行监督和督办工作。

监督的目的是确保文件能够按照规定的流程和时限进行处理，避免延误和遗漏。

督办的方式可以包括电话、邮件或者会议等形式，催促相关人员按时完成文件处理工作。

六、统计和报表为了了解和掌握办公室收文处理情况，需要进行统计和生成相应的报表。

统计的内容可以包括收文数量、处理时限、处理结果等。

报表可以用于向上级汇报工作情况，也可以用于内部管理和评估工作效率。

以上就是办公室收文处理流程的详细内容。

在实际操作中，可以根据具体情况进行调整和优化，以提高工作效率和质量。

同时，还需要注意保护文件的机密性和安全性，确保文件不被泄露或者损坏。