档案的检索

GA 323 摄影 3231 新闻 3232 人像 3233 建筑 ……
K 财政、金融
KB 金融 1 金融管理 13 利率管理 1311 人民币利率 13111 差别利率
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3、符号体系、编号方法、附注符号
符号体系
档案分类表采用汉语拼音字母和阿拉伯数字相结 合的混合号码制，用一个字母表示一个大类，以 字母的顺序反映大类的顺序。
第八章 档案的检索
一、 档案检索概述 二、 档案检索语言 三、《中国档案分类法》简介 四、《中国档案主题词表》简介 五、 档案检索工具 六、 档案著录 七、 档案标引
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一、 档案检索概述
1、 档案检索的含义和一般过程
含义
档案检索是对档案信息进行系统存储和根据 需要进行查找的工作。
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属分关系：是指概念上具有隶属关系的一系列主 题词之间的关系。属概念词即上位词，分概念即 下位词。
统一战线属概念（上位词） F 爱国统一战线
国际统一战线 民族统一战线
爱国统一战线分概念（下位词） S 统一战线属概念（上位词）
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相关关系：是指主题词之间不存在等同关 系和属分关系，而具有其他密切的关联， 在标引和检索时需要参考的一种相互参照 关系。 民主人士 C 民主党派工作
标识符号 1、 .— 各大项（稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体项、附 注项）。 2、 ＝ 并列题名。 3、 ： 副题名及说明题名文字、文件编号、文种、保管期限、规格等。 4、 / 第一责任者。 5、 ； 多个责任者之间、多个文件编号之间。 6、 + 附件。
LA 商业 1 国内商业 11 商品购销 111 工业品购销 1111 五金 1112 交电
二级类目 三级类目 四级类目 五级类目 六级类目
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编号方法
八分法 GC8 医学科学 81 基础医学 82 临床医学 …… 88 神经病与精神病学 891 皮肤科与性病学 892 耳鼻喉科学
5、“（ ）”世界各国和地区复分号。依世界各国和地区 表对有关类目进行复分时用。
例如：日本首相对我国进行国事访问为E214（113）
6/“〔〕”中国地区复分号。依中国地区表对有关类目进行 复分时用。
例如：河北省政协主席会议为FAB〔13〕
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四、《中国档案主题词表》简介
《中国档案主题词表》是档案主题标引和 主题查检的工具。
主要由主表和范畴索引组成。
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主 表 示 例
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《中国档案主题词表》词间关系表
词间关系
含义
等同关系
正式主题词 非正式主题词
简称 用项 代项
符号 Y D
属分关系 相关词
下位词
上位词 族首词 相关关系
分项
属项 族词 参项
F
S Z C
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等同关系：指两个或几个概念相同或相近 的主题词之间的关系。 精简机构———— 正式主题词 D 紧缩机构———— 非正式主题词 紧缩机构———— 非正式主题词 Y 精简机构———— 正式主题词
档案检索的一般过程
著录标识
编制
检索工具
存储
确定
查找内容
查找
查检
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2、 检索效率
含义
检索效率是指在检索过程中满足利用者需求的全面 性和准确性的程度。这是衡量档案检索系统性能与质 量的一个最基本指标。
指标设置
检索效率通常采用查全率查准率和两个指标来衡量。
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1、查全率：检索出的相关档案与全部相关档案之间的百分比。
误检率= 未检出的相关档案
检出的全部档案
x100%
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例
某利用者要求查阅党纪党风方面的文件，机关档案室 保存相关专题文件40件，检索时检出30件，有10件漏检， 那么这一过程的
检全率=30∕40 x100%= 75% 漏检率=10∕40 x100%=25%
某一利用者要求查找有关离退休干部待遇方面的档案， 机关档案室共检索出30件，利用者查阅后认为其中20件 是相关的，10件是不相关的，那么这一检索过程的
民主党派工作 C 民主人士
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档案的著录标引
含义：档案著录时档案馆（室）编制检索工
具时对档案的内容和形式特征进行分析、选 择和记录的过程。
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《档案著录规则》简介
著录项目：10大项23小项
题名与责任者、文本、密级与保管期限、时间、载体形态、丛编、附注、标准 编号及有关记载、提要、排检与编号等
查全率= 检索出的相关档案
x100%
全部相关档案
2、漏检率：未检出相关档案与全部档案之间的百分比。
漏检率= 未检索出的相关档案 x100%
检索出的相关档案
3、检准率：检索出的相关档案与检出的全部档案之间的百分比。
检准率=
检出的相关档案 检出的全部档案
x100%
4、误检率：检索出的不相关档案与检出的全部档案之间的百分比。
特征
单义性 专业性
作用
作为概念的依据 揭示检索标识之间的逻辑关系 衡量检索效率
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三、 《中国档案分类法》简介
1、分类的原则与用途
分类原则：以职能分工结合事物属性为原则。 主要作用：据此对档案文献进行分类标引和组
织分类目录。
2、结构与使用方法
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G 文化、教育、卫生、体育
石油化工机械为NJ37：NR7，农业机械为NJ37：NA7
3、“ —”综合复分号。用于对主表格类目进行复分。
农业工作会议为MA—25，全国档案学术会议为GA93-24
4、“/”起讫符号：用“/”号预留一些类目，供扩充类目时 使用。
5、“《》”民族复分号。依中国民族表多民族事物进行复 分时用。
例如：西藏地区经济为B44《04》
检准率=20∕30 x100%= 67% 误检率=10∕30 x100%=33%
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检（查）全率和检（查）准率之间存在互 逆关系：
放宽检索条件、限制
检全率高
检准率低
限制检索范围
检准率高
检全率低
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二、 档案检索语言
含义
根据检索的需要而创制的一种专门语言。也称标引语 言、标识系统。也称标引语言。与自然语言不同，它 是一种人工语言。
……
双位制
NK 电子 11 电子材料 12 电子元件 13 电子器件
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附注符号（辅助符号）
1、“+”并列符号：用来把两来自百度文库或三个互相排列的类号组 配起来
“A251+B325”表示整党和干部审查两个并列概念
2、“：”关联符号：用来把两个或三个相互关联的类目组 配起来，表示两个或三个相交概念。