【会点办会指南】展会筹办全流程
应该说商业展览筹办的整个过程，是一个推销策划的过程，而我们所有的策划行为都离不开市场，因为我们从事的是商业活动，因而，所有策划行为都要以市场为导向，策划应考虑从两方面入手，一是：营造势力，这里是指利用各种宣传、广告手段，营造商业氛围，形成市场声势，并利用各种关系和途径，建立起庞大的展览营销网络，进行广泛的市场推广和招展，最终令目标客户纷纷前来报名参展；二是：以专业的展览服务，赢得买家和卖家的支持和信赖；原则上是应该使80%以上的参展商都达到参展目的，使70%以上的参观商都达到参观效果为标准。商业展览的操作过程一般应分为三个阶段：
一、策划阶段
（一）项目的选定：
1．执行项目市场调查；一般情况下要根据本地、本区域的经济结构、产业结构、地理位置、交通状况和展览设施条件等特点，首先考虑本区域的优势产业和主导产业，其次考虑重点发展中的行业，再次考虑政府扶持的行业。具体分析行业市场状况，要摸清楚市场的归属，即属买方市场还是卖方市场等；
2．办展资源的整合；办展资源包括：资金、人力、物力（办公设备和通讯工具）以及信息资源和社会资源；
A．信息资源--系指目标客户的信息量、合作单位的信息量，还有关于该项目的行业、产业的信息量；如：该行业发展趋势、该行业的热门话题、行业的亮点等；
B．社会关系--系指与该展览所属行业的主办单位、主管部门的关系；与全国及海外合作伙伴、招展组团代理的关系；还有与各大专业媒体和公众媒体的关系等；
3．同行对此项目的反应；同行业是否经营同类的展览项目，特别是本地、本区域，如果有同类项目的话，就须慎重考虑；
4．该项目举办的时间选定；原则上要避开国内外同类展览项目的举办时间，避免冲突，特别是与该项目的品牌展览，两者的举办时间起码要相隔三个月以上的；
5．创意命题；项目确定后，展览名称命题需要有创意，而且要抓住行业的亮点和市场的特点，而进行命题。
（二）寻求支持单位：
1. 寻求的目的--这是展览会成功的关键环节，寻求对口的主管部门和单位，
作为展览会的主办或支持单位，其目的一，可以提高展览会的档次、规格和权威性；目的二，扩大展览会的影响力，吸引媒体的广泛关注，便于展开新闻宣传和炒作；目的三，提高行业号召力，利于组织目标客户参展和目标买家参观；目的四，能代表行业的发展状况和趋势；目的五，能有效地形成项目的品牌效应，最终实现可持续发展战略；
2. 寻求的目标--行业的政府主管部门、行业的权威协会、具有广泛影响力的行业媒体等。
（三）寻求合作单位--建立营销网络：
1.寻求的目的--这是展览会招展组团成功的重要环节，寻求对口的合作单位，作为展览会的招展组团代理，其目的一，能提高展览会的影响力，加快信息的有效快速传递；其目的二，善用资源，优势互补，加快资源整合；其目的三，最大限度挖掘新客户，壮大参展队伍；其目的四，最大限度地降低招展成本。
2.寻求的目标--媒体支持单位：专业性、大众性、权威性等。
合作招展（组团）单位：当地行业协会、主办单位的分支机构、行业权威机构、办展机构（公司），还有是海外的代理机构（国际展）的建立。
3.合作单位条件的要求：
(1)能切实有效地开展组团工作;
(2)在该行业有较高的信誉和威望;
(3)有一定的组团招展经济实力;
(4)能指派专职人员负责该项工作;
(5)有丰富的招展组团工作经验.
二、实施阶段
（一）广告攻势；
宣传是一种单向的信息传递,即展览会组织者单方向地向潜在目标客户传达展览信息，而广告的优势是令信息可以传播的很广泛。宣传的主要方式包括：媒体广告和户外广告。
媒体广告（包括：专业媒体，如：报纸、杂志、网站等；大众媒体，如：电视、电台、主导性报纸等）--主办者应围绕展览不同的卖点和亮点来进行宣传，按区域、分行业地设计制作不同的软广告和硬广告；除此之外，我们还可以通过新闻
发布会、行业研讨会等形式制造新闻题材，或对牵头参展的行业代表（企业）进行新闻专访，从侧面传播展览会信息，来进行新闻炒作。
户外广告则是利用人流量较大的公共场所，如：机场、车站、码头、商业街道和广场等地点，以海报、灯箱、广告牌、宣传布幅、彩旗等形式，进行广泛宣传。
其目的是营造展览会的声势，形成广告宣传攻势。现代会展操作越来越重视宣传广告的投入力度和宣传质量，那么本人则认为广告宣传的效果，是展览会成功与否的最关键因素，打造品牌的最有效方法。
广告宣传就象一场战争中的战略武器：飞机、导弹、核弹、航母等，有"打击面广、威慑力大、杀伤力强"等特点，是赢得现代战争的最主要的武器。
（二）招展和组团工作：
如果说宣传广告是展览会的战略性武器，那么招展和组团工作就起到陆战队的作用--攻城略地。招展和组团的方式主要是依靠联络手段--一种双向的信息交流方式，即主办单位与潜在客户和目标客户之间的双向地交流信息。它的优势是信息可以渗透的很深入，能清楚地了解情况，掌握第一手资料。招展和组团工作必须要坚持：一个中心、两个基本点的原则。一个中心是：以优秀的专业服务得到应有的济经效益；两个基本点是：一是着眼于买家（参观商），二是着眼于卖家（参展商）。我们所有的工作都要围绕以上原则来开展：
1.寻求支持及协助单位--建立展览营销网络：
1.组织实施的具体工作项目：
（1）认真做好项目预算。
（2）收集可能参展的企业名录，或叫展商目标名录，建立信息库。
（3）宣传资料的ＣＩ设计、制作，及发送调查表、征询表。
（4）主办单位打印文件下发。
（5）利用新闻发布会、酒会，介绍及配合市场的宣传文章（软广告）。
（6）利用各种媒体做宣传广告（硬广告）。
（7）电话联系或发送传真件，并通过因特网发布信息。
（8）印刷宣传资料一般有：
a.招展邀请函、征询函、调查表等
b.展商须知（或参展手册）
c.招商邀请函
d.门票
e.会刊
f.纸袋
g.展览会进展报告、挖掘--潜在的参展企业、大的参展商。
（9）对展商目标名录的分析研究、筛选和甄别，发送招展邀请函、征询函、调查表等。
（10）上门拜访一些主要的牵头参展企业。
（11）联合可能合作的同行，采取让利的办法，合作招展。
