程序文件管理策划

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体系文件管理策划方案
一、目的
为了规范体系文件管理,强化文件实际执行力,全面提高管理水平特制订本方案。

二、现状
公司目前管理文件有管理手册1本,重点程序文件汇编1本,程序文件汇编1本。

其中重点程序文件汇编包括《投资管理程序》、《销售与合同管理程序》、《产品开发项目策划与成果评价管理程序》、《技术管理程序》、《物资采购管理程序》、《人力资源管理程序》、《资金管理程序》、《组织架构与岗位管理办法》、《内部审计管理办法》共9个重要的管理文件。

程序文件汇编共包含23个程序文件、5个管理办法、2个管理制度、1个规定。

具体文件名见附录。

此外,年初下发的1号红头文件《业务审批权限管理办法》尚未纳入程序文件管理。

根据公司当前文件汇编及执行情况来看,存在以下问题:
1、程序文件整体数量较多,文件使用率高低不同,且重点程序文件与程序文件汇编分本制定,不利于统一管理。

管理手册内容在最初制定后基本未作大幅度修订,仅仅组织机构做了变动。

2、无论程序文件汇编还是重点程序文件汇编中都将第
二层次的程序和第三层次的管理办法、规定、制度等装订在一起,随着文件的增多,管理凸显出混乱无序的状态。

3、《业务审批权限管理办法》作为公司各项工作执行的纲领性文件截止目前尚未纳入程序执行。

4、日常行政工作中制定的部分管理办法或者规定以红头文件下发执行,与程序文件管理脱节,文本规范不统一。

(红头文件按国家行政类文件标准执行,程序文件按企业标准执行)。

5、在体系建立过程中,有些文件是应体系要求必须制定并实施的,但从集团公司作为辅助管理和服务的职能来看,个别文件的管理是由子分公司来执行,集团层面仅仅起着监督的作用,如《产品设计开发与成果评价管理程序》、《设备管理程序》。

从这方面来讲,该类程序的存在性值得商榷,子分公司亦存在类似情况。

6、由于集团职能部门的调整,人员的变动,管控范围及管理职能比较混乱,存在着交叉管理现象。

如体系策划由总经理办公室负责,质量监督、环境监督等由综合经营部管理。

7、集团公司在制定程序文件的初衷是给人以指导、规范,在结合实际情况下尽可能的简化流程。

由于人员观念尚未完全转变,从内心对文件予以排斥,总认为是将流程复杂化,执行太死板。

8、财务管理有行业内统一的管理制度,此类制度由国家统一颁布执行。

另外财务部有财务管理制度等也未列入到集团标准内颁布执行。

三、改进方法
为了摆脱目前管理中存在的混乱现象,加强对公司上下文件的管控,必须对所有管理文件进行筛选,重新分类汇编。

具体方法有:
1、明确部门管理职能,划清管理职责及权限。

主要涉及部门在于总经理办公室和综合经营部。

2、由各部门负责的程序文件进行逐一筛选,分管领导直接参与筛选、修订、增加及删减。

同时将所有的规范类制度、办法、规定、规范进行统计,经讨论提出需要纳入程序文件的、列入第三层次文件的。

规范管理手册、程序文件、第三层次文件的管理办法。

程序文件相对固定,第三层次的办法、制度可另外汇编成册。

3、讨论红头文件下发的管理办法与体系执行程序文件的分类管理方案。

4、在体系标准要求的范围内,结合公司实际情况,祛除复杂,简化流程,原则是能用一个词说明的不用一句话,能用一句话说清楚的绝不用两句。

四、预计达到的效果
管理手册独立1本,重点程序文件与程序文件合并一本,
职能划分清楚,不存在交叉管理现象,该简化的流程全部简化,第三层次文件全部从程序文件中剔除,确实该纳入程序文件的由管理办法、制度变更为程序文件,其余文件全部按照三层文件管理并执行。

附录
程序文件汇编目录
Q/JWJT-CX01-1-2012 文件策划与控制程序
Q/JWJT-CX01-2-2012 法律法规要求与合规评价控制程序
Q/JWJT-CX01-3-2012记录控制程序
Q/JWJT-CX08-1-2012 方针目标和资源计划管理程序
Q/JWJT-CX08-2-2012 企业文化管理程序
Q/JWJT-CX08-3-2012 体系管理与质量监督考核程序
Q/JWJT-CX08-4-2012 内审控制程序
Q/JWJT-CX08-5-2012 管理改进控制程序
Q/JWJT-CX11-1-2012信息化管理维护控制程序
Q/JWJT-CX12-1-2012设备管理程序
Q/JWJT-CX14-1-2012危险废弃物与固体废弃物管理控制程序
Q/JWJT-CX14-2-2012安全生产管理程序
Q/JWJT-CX14-3-2012“6S”现场管理控制程序
Q/JWJT-CX14-4-2012应急准备与响应控制程序
Q/JWJT-CX14-5-2012环境因素识别与评价控制程序
Q/JWJT-CX14-6-2012安全操作规程的制定和管理程序
Q/JWJT-CX16-2-2012员工培训管理程序
Q/JWJT-CX16-3-2012劳动合同管理程序
Q/JWJT-CX17-1-2012 预算管理程序
Q/JWJT-CX17-3-2012 存货管理程序
Q/JWJT-CX19-1-2012公文处理及内部信息传递管理程序
Q/JWJT-CX21-1-2012固定资产管理程序
Q/JWJT-CX21-2-2012 工程建设与改造管理程序
Q/JWJT-GF01-1-2012 部门/子分公司代码规定
Q/JWJT-GF16-1-2012薪酬管理办法
Q/JWJT-GF16-2-2012 绩效考核管理办法
Q/JWJT-GF16-3-2012考勤与休假管理办法
Q/JWJT-GF18-1-2012 综合管理考核办法
Q/JWJT-GF20-1-2012档案管理办法
Q/JWJT-GZ16-1-2012员工招聘管理制度
Q/JWJT-GZ21-1-2012资产租赁管理制度。