文件管理控制程序课件(PPT 38张)

二、文件管制的目的和定义
• 目的： • 对公司质量管理体系所要求的文件的编 写、评审、批准、发放、使用、更改、再 次批准、标识、回收和作废等过程进行控 制，以确保公司各部门和工作场所使用现 行有效的文件和资料（即适用版本），防 止使用作废的文件，达到保持公司质量管 理体系运行的符合性的目的。
二、文件管制的目的和定义
四、文件管制程序
• 如：
项目部 销售部 计划部 设备部 RD MD PC EC HTA-RD-001 HTA-MD-001 HTA-PC-001 HTA-EC-001
四、文件管制程序
• • 2.3四阶表单编号的规则: HTA-□□□□-□□△ 两位流水号 • 此四个方框代表表单出自的程序文件 的编号如PD01，三阶文件的话就写三阶文件的编 号，如QC001,; • △代表版本号（文件所附表单版本变更时， 只需表单版本变更，文件版本不变更）
• 3参考用文件的发放
• 3.1 当客户、供应商等外部人员需要本公司 的文件时，由需求部门填写“文件申请单”经管 理者代表批准后，由文控中心复印，在副本上加 盖“仅供参考”章后发放。但文件不需受控。
四、文件管制程序
• 4文件更改与作废 • 4.1 文件之更新,可采取换版、换页之方式。第 一版为A版,每小修改一次,变更为B版、C版… …依 此类推顺换。 • 4.2 体系文件的第二页为修订页,要简要说明修 订内容。 文控中心保留旧版原稿,并盖上“保留” 章作为历史档案保存。回收之旧版文件文控中心需 立即加盖“作废”章并销毁,亦可作再生使用,文件 副本如属机密文件，则立即销毁,不能作再生纸使 用。
• • 如：生产部的SOP 品质 部的SIP、工模部的作业指导书
一、文件的几个阶层
• 四阶文件：
•
就是使用的各种表单 如：培训效果调查表、费用申请单、管理评 审报告ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱXX登记表、设备定期检查保养记录 表、通知单、提案改善统计表等。
一、文件的几个阶层
• 外来文件：
•
就是供应商或客户提供的各种说明书或 是标准 如： PCH 禁用物质管理标准--中文、 限制物质标准、XX使用说明书。
四、文件管制程序
• 2.4 文件正式发行后，文控员及时将受控文件 的电子档存放在公司的电子平台（版本更新时， 要及时删除旧版电子档，同时上传最新版本）， 供大家参阅、学习，但参阅人只有只读权限。 • 2.5 文控中心负责文件的受控发行工作，正常 情况下1个工作日完成相关的受控发行等工作。
四、文件管制程序
一、文件的几个阶层
• 一阶文件是总纲：
• 如
• 环境方针：环境优先、遵守法规、 节能降耗
一、文件的几个阶层
• 二阶文件是程序：
• 工作按流程、公司如何运作也靠程序
• • •
如：产品开发和导入程序 生产计划和 实施程序 记录管制程序
一、文件的几个阶层
• 三阶文件： • 是各部门根据实际制定的相关管理 规定和作业指引
四、文件管制程序
•
•
2.1程序文件编号为HTA-PD两位数流水号；
2.2三阶文件的编号原则是HTA-部门编号 （品管部QC，仓储部WH，生产部PR，人资行 政部HR，项目部RD，销售部MD，财务FD， 采购PU，计划PC，设备EC）-三位流水号, （备注：生产部编码由于同一特殊工站不同机 器机台参数不同增加一组流水号。即：HTAPR-XXX-XXX）
文件管理控制程序
2013年12月6日
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讲解基本内容
• 一、文件的几个阶层 • 二、文件管制的目的和文件定义 • 三、职责和权限
• 四、文件管制程序 • 五、印章的类型
• 六、 相关记录 • 七、结束语
一、文件的几个阶层
• 一阶文件是总纲：如下
• 质量方针：全员参与管理，持续改善 品质，提升客户满意度
及管理（包括：受控、分发、归档、保 管、回收、作废和记录）以及质量管理 体系运行所需的外部文件的管控。 • 各部门应指定人员负责管理与本部门 相关的带有“受控”标识的文件。 • 未经过以上流程签名确认或未按规定 签名确认的文件无效。
四、文件管制程序
• 1文件的编号
• • • • • • • • 1在文件编写时，由编写部门到文控中心申请文 件编号。 2文件编号原则： 质量手册编号： HTA-QM； 环境手册编号： HTA-EM； GP管理手册编号： HTA-GP； 职业健康安全管理手册编号： HTA-OHM； 社会责任管理手册编号： HTA-SAM； 信息安全管理手册编号： HTA-ISM
• • 定义： 文件：信息及其承载媒体。包括：管理 手册、程序文件、记录、规范、图样、标 准等。 • 工程文件：指导工人操作和用于生产、 工艺管理等的各种技术文件的统称。包括： BOM、工艺卡、流程图、产品图等。 • 机密文件：是指公司所有涉及产品价格 及其它重要信息的文件。
三、职责和权限
•
文控中心：负责体系文件的标准化
四、文件管制程序
• 5文件补发及借阅 • 5.1 因文件破损、遗失而要补发时,应由申请单 位填写《文件申请单》经部门主管确认，管理者代 表核准后交文控文员依5.2.1作业。 5.2 文件的借阅:有文件需要借阅时，仍需填写 《文件申请单》，经体系工程师或者管代批准后方 可借阅，同时要填写《文件借阅登记表》登记、留 档。借阅者不可将文件私自复印或带出文控中心规 定的范围内。
四、文件管制程序
• 2.2 文控员需将更新后的文件归档、保存，同 时登记在《受控文件清单》中，并及时更新电子平 台文件。
四、文件管制程序
• 2.3 旧版文件及废止文件的原件,文控中心需加 盖“保留”章保存（三阶文件仅保存电子档），回 收的旧版文件文控中心需立即盖“作废”章，以免 与有效文件混淆。
四、文件管制程序
• .3 文件版本控制：
• 第一次编写时为A版，修改一次后变为B版，修改 第二次后为C版，以此类推……
四、文件管制程序
• 2文件发行及旧版的回收 • 2.1 各文件编制部门在编制好文件后，先将 电子档发给文控中心，文控确认合格后，返回原编 写单位签核。文件经签核后,编制部门需填写《文 件发放计划表》，文控中心按发放计划表来确定复 印份数，文控员将签核好之复印件盖上“受控文件” 章, 受控章盖当天的日期。(彩色作业指导书除外： 原件发放至生产线，复印件保留在文控中心，三阶 文件仅保留电子档)。文控员依照《文件发放计划 表》所列发放单位分发,被分发单位接收人要在 《文件发放/回收记录表》中签名。文件版本更新发