项目干系人构成情况
1、项目的发起人
项目发起人是项目的执行组织（如一个企业）内部或外部的个人机体，他们以现金或实物为项目提供资金、资源，是对项目的获利负有责任的人。项目发起人有时指首先实际命令执行项目的人，他可能是客户，但在许多情况下是第三方。一般来说，项目发起人负责保证项目得到合适的预算款项，其计划可以接受以及项目组织具有达到要求的结果所需要的资源。发起人这个角色担负着相当大的责任，必须向所有关心项目成功与否的人证明项目的优势。
2、项目／程序管理小组
这个小组由高级管理人员组成，往往包含项目发起人。小组成员定期会面，对现行项目的状况进行审查。他们选择并提议新的项目，解决主要的问题，并决定组织中哪些项目行动应优先安排。该小组对于跨越职务界限的项目非常重要，可保证大家协调努力，作出决策，并有效地加以实施。
3、项目经理
项目经理是对保证按时、按照预算、按照工作范围以及按所要求的性能水平完成项目全面负责的人，他从项目开始到结束都要管理日常的项目实施工作。在很多情况下，项目经理的职权很弱，不能完全控制这些过程。
4、项目小组
项目小组成员负责按时完成所有计划的工作。任何一位小组成员，当被项目经理委任为掌权者，如子项目小组的领导人时，也必须负责一项子工作。小组成员有两种：一种是核心小组成员，一般是以全职身份，或投入大部分精力，在项目实施全过程中始终是项目小组一员的人；另一种是扩展小组成员，他们在需要他的技能与知识时才为项目小组所用，通常在核心小组的严密指导下工作。需要强调的是，每个小组成员必须清楚应该向谁汇报工作。
5、客户
客户是项目交付成果的使用者。项目中总是要面对多方面的客户，有直接的客户和间接的客户，有内部客户和外部客户，每种客户均有不同的利益。为了定义客户需求，项目小组必须准确理解客户的业务，区分不同客户的需求，并在不同需求之间求得平衡与折中，这是一项艰难的工作，但必须做好，因为实际上，项目的成功和失败就是用是否满足客户需求来定义的。项目经理有责任把自己与客户的关系转变成为一种契约的形式，这将明确双方应各自履行的任务和职责。通常，这不是一个由各方签署的正式的契约，而是一个非正式的协议。
6、其他的与项目有利益关系的组织或个人
一些关键的利益共享者，可能会对项目施加非常大的影响。项目或项目中的某些活动影响到这些人的利益时，他们会采取积极、中立或消极的态度来对待项目。项目管理者应列出在项目实施中对项目的目标、工作内容或进展有影响的、除了项目小组成员之外的所有人，分析和了解他们的立场，并对他们加以管理。
找对项目干系人, 项目才能顺利成功
从2005年初考取PMI的PMP(国际项目管理师)后, 在辅导单位内负责项目的同仁时, 已能以PMI较有结构性的思维模式去分析及解说现有项目的进展或停滞的主要原因, 由于能引经据典(PMBOK中的教材),同仁们对于被指正的地方也较能理解及吸收, 对单位中项目工作的推展确实帮助不小。
在这一年多来所接触项目中的体验, 发现一般项目经理较常发生的问题是找的项目对象不对, 造成
1.访谈对象不具代表性, 无法承诺也无法负责.
2.访谈得到的需求不明确, 无从开始
3.对需求方的现状、特性或期望无法掌握,
4.召集的项目开发人员不称职, 无法进入状况.
5.不能了解客户的客户的需求, 招致抱怨
6.客户需求一再改变, 疲于奔命, 项目延误而无法结案
综观上述现象, 就是因为没有正确的找到PMI中提到的项目干系人(Stakeholder), 造成事倍功半, 犹有甚者则是徒劳无功。
这也兴起我写这篇文章的动机, 因为我认为:
“找对项目干系人, 项目才能顺利成功! ” 。
什么叫做项目干系人?
在PMI的教科书中项目干系人的英文名称是Stakeholder, 它的定义是指「积极参与项目或受项目影响的个人或组织,他们的利益可能会受到项目执行结果或项目完成的正面或负面影响, 他们也可能会对项目及项目结果施加影响。
在PMBOK教科书的正式定义说明外, 我打算以下面几种方式来尝试导引大家认识什么叫” 项目干系人”, 又为什么“找对项目干系人, 项目才能顺利成功! ” 。
一、项目干系人是项目团队的一员吗 ?
项目干系人可分为直接型的项目干系人与间接型的项目干系人, 一般而言项目团队的成员即是直接型的项目干系人, 也可说项目真正负责及执行的成员必然是项目干系人,而且也是直接型的项目干系人;但是不属于直接型的项目干系人, 而又能够对项目的执行产生影响, 那么, 这些人可称为间接型项目干系人。
虽然PMBOK中并没有做这样的区分, 我个人认为尝试着把它区分成直接型和间接型应有助于大家对项目干系人的理解。
从项目启动前的项目构思成员, 项目启动后的项目责任主管(Sponsor), 项目委员会成员、项目需求方的所有有关成员、项目经理、项目各功能组的成员及执行人员, 这些都是最基本的项目干系人成员; 如果项目牵涉到所在地方的政府单位、地方环保团体、当地居民, 那么该政府单位、环保团体或当地居民就也会成为项目干系人的成员; 另外, 项目团队成员的家人、朋友或顾问团队如果在项目过程中因为某些特定或不特定因素, 而直接或间接的影响到项目的决策, 或影响到项目的进行, 不论是正面的(加快了
项目的执行及效率)或负面的(躭误项目的执行或导致项目停滞或停止), 此时, 这些项目团队成员的家人、朋友或顾问团队也可称之为项目干系人。
二、项目干系人在项目中扮演的角色
由上述的说明中, 我们可以理解到在项目团队组织中的每一个角色都是项目干系人; 另外, 只要会对于项目产生影响 (不论是正面或负面)的非项目团队组织中的成员也可以是项目干系人。整体而言, 项目干系人指的是人, 其它诸如天候、环境、文化、法律、风俗习惯等, 虽也可能因为特殊的原因(台风、豪雨、大雪、水灾、旱灾、宗教因素、所在地政策的变化, ..)对项目产生影响, 但是这一些只能列为风险管理因素而不能称之为项目干系人。
做为项目经理, 你应当知道每位项目干系人在项目中的作用,这也进入了本文中以下开始的主题。
三、项目干系人参与项目的时机
项目的推动执行在不同的阶段(从启动、计划、执行、控制到收尾五大管理过程)会有不同阶段的项目干系人参与其中, 而项目经理努力找到并促成适当的项目干系人在适当时机的参与, 也较能保障项目的顺利推动和执行。
四、五大管理过程中对照参与的项目成员及类别
PMI将项目管理分为五大管理过程
五大管理过程虽按顺序由启动、计划编制、实施执行、控制到收尾, 但在控制过程中也可能因为资源变化、期望改变、结果不同于预期等等其它因素导致计划变更而回到计划编制过程或回到实施执行过程, 此时项目经理就必须注意哪些项目干系人必须再被要求参与了 !
项目干系人主要可分为以下几类:
1.业主(Owner):创造了对该项目的需要的人
2.项目发起人(Sponsor):执行组织内部的个人或团体,他们以现金和实物的形式为项目提供资金资源?项目发
起人通常制定项目章程(Project Charter), 由此发起项目?发起人可能是一个内部客户,也可能是外部机构
