从三个案例看如何建立适宜的供应商管理战略

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从三个案例看如何建立适宜的供应商管理战略
电子制造商在采购过程和管理供应商上面临着越来越多的新挑战。产
品生命周期变得越来越短,供应环境剧烈变化,制造商必须具备情报
管理和风险管理的能力。同时全球化市场拓展进程也在不断深化,跨
地域的采购变得越来越普遍,制造商必须突破文化差异和语言障碍,
在全球范围更加积极地开发与管理合适的供应商。

对于电子制造商来说,和不同规模、不同行业领域以及不同供应市场
的供应商打交道并不是件轻松的事。当然,供应商管理也并不是一个
新鲜的话题,多年来,业内一直围绕这个问题展开讨论,不断涌现出
各种各样的理论方法和工具。笔者希望通过对以下三家电子公司所遇
到的具体问题进行分析,帮助大家因地制宜地制定供应商管理策略,
提升管理供应商的水平。

案例一:某电子公司的采购经理刚刚获悉,在提供给客户的设计方案
中用到的一款IC器件在3个月前供应商就已经停产了。但制造部门
已经利用该器件的库存进行了生产,并开始陆续交货。客户现在有新
的订单进来,采购部门却无法获得之前所采用的IC器件,而这一器
件的库存也已全部用完。现在需要采用新的器件重新设计方案,然后
给客户确认,这一过程至少需要一个多月的时间,可是新订单却要求
下周就要交货。
这是典型的情报管理与风险管理失效的例证。该制造商与供应商的关
系只停留在一般的交易买卖阶段,与供应商之间还没有建立基本的沟
通机制与信息反馈机制,这使它未能在第一时间获取供应市场变化的
关键信息,造成了公司的重大损失。
电子行业快速变化的商业环境对采购情报管理和风险管理提出了更
高的要求。一些大型公司已开始设置采购情报管理的职位,专门从事
对供应市场环境调查和行业情报收集,包括供求关系、原材料行情、
价格信息、货源信息,为采购决策和执行团队提供最新的商业信息,
以便他们能对市场环境的变化快速做出响应与正确决策。
案例二:某家大型电子企业集团制定了年度供应商实地考察计划,要
求每季度对所有的100多家供应商进行实地考察,这意味着每年度采
购部门要拜访400多次供应商。采购人员花费了大量时间,感觉力不
从心。
这家公司建立供应商实地考察计划的初衷很好,但缺乏策略的应用。
如果他们能应用分类管理策略对供应商进行ABC分类管理(如图1),
采购部门就可以针对供应商的类别制定“供应商考察计划”(如表),这
样可以做到有的放矢,区别对待。而采购部门考察供应商的工作量也
大为减少,由每年400次减少到200多次。

案例三:某家电子企业开始拓展全球市场,全球的采购比重逐年增加,
因此成立了集中采购组织。但是,它很快发现集中采购组织和分散在
各地区工厂的分散采购常常存在责任不清的问题。而且,在过去三年
供应商合格清单中,供应商数量每年都在不断增加。
供应商数量不断增加意味着该公司的采购系统没有建立起供应商的
优胜劣汰机制,对供应商群体存在很大的依赖性。电子制造商需要建
立科学的供应商绩效评估管理体系,以提升供应商的竞争优势。供应
商数量逐年增加,势必造成采购谈判筹码的减弱和供应商管理成本增
加,而且,如果要与供应商建立更加紧密的伙伴关系,制造商必须对
供应基础进行不断更新和优化。
美国供应管理协会(ISM)对于全球跨国公司采购部门的调研结果显
示,在降低采购成本的举措中,采购经理普遍认为降低供应商数量是
所有举措中贡献最大的。企业全球化竞争战略,需要全球化的采购策
略。但是,全球化采购策略使供应商的管理变得更加复杂,特别是全
球采购组织与各分部采购对于供应商管理的职责分配,这涉及对于物
料的分散和集中管理的策略。
最佳的做法是,电子厂商首先建立起AVL(许可供应商)数据库,然后
将各分部的采购需求上报到集中采购组织。接下来是对所有的需求进
行衡量,评估是否应该实现标准化,将普通物料的需求汇集到集中采
购组织,以便实现批量采购折扣,特殊的采购需求则分配到各个工厂,
以便获得快速反馈。
此外,还需要制定采购协议和供应商关系策略:对于普通材料的采购
需求由集中采购组织负责选择供应商,并谈判签订总量购买合同;特
殊材料的采购则由各工厂的采购团队自己负责,选择合适的供应商并
谈判签订协议。普通材料的供货由各工厂的采购团队决定,他们根据
采购合同负责管理供应商订单的履行。最后,电子制造商应根据供应
商的业务状况和环境变化及时更新AVL数据库。
依据物料种类与供需对比建立适宜的策略

为更好地体现采购的价值,提升供应商的关系价值,制造商需要对供
应商的类别和关系进行明确的定义并依照执行。采购策略矩阵工具是
一个帮助定义供应关系不错的工具(如图2)。
根据物料的采购金额和供应风险,我们可将采购的物料划分为四个种
类:价值大、风险高的物料属于战略采购,供应商管理重点应该侧重
于追求技术合作;价值大,风险低的物料属于杠杆采购,重点在于寻
求采购成本最优;价值小、风险高的物料属于风险采购,保证连续供
应是策略重点;低价值、低风险的物料属于交易采购,策略重点在于
提升作业效率。
利用采购策略管理矩阵工具,制造商可以制定相对应的采购和供应商
管理策略,但还需要对自己与供应商做力量对比,分析供求关系。根
据采购商和供应商的实力高低,我们可以将他们两者的关系分成四个
象限(如图3)。
当处在第一象限,供求双方势均力敌,相互依存度较高。双方关系侧
重于追求双方合作,形成生命共同体,取得双赢。当处在第二象限,
采购商处于优势地位,管理供应商侧重于如何利用自己的优势,选择
优秀的供应商,并对其进行培育辅导,追求持续改善。
当处在第三象限,供求双方对彼此都无足轻重,关系极不稳定。应采
用灵活策略,甚至需要整合部分供应商,缩减供应商数量,实施集中
采购,将其转化为对自己有利的第二象限。
当处在第四象限,形势对供应商有利。采购商需要发挥其智慧,在情
势不利的情况下扩大自己的筹码,处理好双方的关系。如果可能,尝
试发展为情势相当的第一象限。
采用合适的供应商管理策略不仅为企业带来成本和风险的降低,同时
也带来了采购部门效率的提高,这其中的关键是要根据不同情形做好
分类管理,对症下药,同时还需要做好情报和风险管理,并设定好集
团采购和分散采购之间的职能。