软硬件采购管理制
度汇编
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软硬件采购管理制度
第一节总则
第一条为规范IT软硬件采购流程,保障IT系统安全稳定运行,特制定本制度。
第二条本制度中的采购是指以各种合同方式有偿取得信息技
术产品、信息技术工程和服务,包括购买、租赁、委
托、雇用、维修和维护等。
第三条本制度中的IT设备是指网络设备、服务器、终端和外部设备等(以下简称”设备”),软件在本制度中指成熟
软件产品。
第四条本制度适用于中国铝业股份有限公司总部和各分子公
司(含郑州研究院)(以下简称”公司”)。
第二节采购分类
第五条公司IT软硬件采购划分为集中采购和自行采购两类。
其中,
集中采购包括:
一、软件(专用软件除外)采购;
二、小型机、网络设备、批量PC等采购;
三、总部统一安排的项目中的软硬件采购。
自行采购包括:
一、分子公司项目涉及的采购;
二、总部授权的采购;
三、不属于集中采购的其它采购。
第三节采购申请、评估与审批
第六条集中采购由公司总部信息部负责,具体流程参见<集中采购流程>(附件一)。自行采购由分子公司信息部负责,
具体流程参见<自行采购流程>(附件二)。
第七条采购申请由需求部门提出,提交给公司信息部进行采购前评估。
第八条采购前评估包括以下三个方面:
一、信息部针对此次采购对当前基础架构的影响进行
评估,其中包括技术层面、管理层面以及系统安全
方面的评估;
二、信息部根据需求部门的业务需求,对申请采购软硬
件的功能和性能进行评估。
三、信息部根据市场行情,对IT软硬件采购成本进行
评估。
第九条集中采购申请由信息部和财务部负责人审核后,交公司主管领导审批,参见公司总部<固定资产管理办法>。
第十条经批准的采购需求由信息部签订合同进行采购,合同签订流程按照<公司合同管理办法>执行,需要进行招投标
工作的参见<公司招投标管理办法>。未被批准的采购
申请,在采购需求表上写明原因,并将其返回给需求部
门。
第十一条采购过程中的第三方服务商资质认证、售后服务协议
签订的详细过程参考<第三方服务商管理制度>。
第四节到货验收
第十二条采购的IT软硬件到货后,必须经过验收,才能正式投入使用。
第十三条设备到货后,验收工作按照合同要求执行,信息部根据合同规定当场验货,有条件的须检查设备是否有损坏,
备品、配件、资料、软件等是否齐全。软件到货后,验
收方须检查软件介质是否有损坏,相关资料是否齐全
等。
第十四条到货验收合格后,签收到货单,并复印存档;若不合格,则拒绝签收。
第十五条采购的设备和软件到货签收后,根据公司相关规定办理出入库手续。
第五节文档管理
第十六条公司信息部须对采购的IT软硬件建立相关档案,格式参见(附件四)或<软件档案>(附件五)。第十七条公司信息部参照公司相关的固定资产管理办法,对采购的IT软硬件进行管理。
第六节附则
第十八条本制度由公司总部信息部负责解释和修订。
第十九条本制度自发布之日起开始执行。
文档仅供参考
集中采购流程描述如下:
一、公司总部信息部根据集中采购需求情况填写<采购需求表>(附
件三)。
二、公司总部信息部针对采购需求,对现有的IT软硬件情况进行
评估,填写<采购评估表>(附件三:附录)。
三、公司总部信息部负责人对采购需求以及评估情况进行审核,并
在采购需求表上签字,然后交财务部负责人审核。
四、经过公司总部信息部负责人和财务部负责人审批的采购需求
提交给公司主管领导进行审批。
五、经批准的采购需求交信息部签订合同进行采购,合同签订程序
参见<公司合同管理办法>执行;采购过程中的第三方服务商资
质认定、服务协议的签订参照<第三方服务商管理制度>。
六、IT软硬件到货后,公司信息部进行到货验收并按公司的相关规
定办理出入库手续,同时填写(附件四)或<软件
档案>(附件五)。
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2020年4月19日
文档仅供参考
自行采购流程描述如下:
一、需求部门提出采购需求申请,统一填写<采购需求表>(附件
三),并由需求部门负责人审核签字并加盖部门公章后提交信
息部。
二、信息部根据采购需求进行评估,其中包括对基础架构的影响
评估、功能和技术指标评估、采购成本评估。信息部评估负
责人须填写<采购评估表>并提交信息部负责人,信息部负责
人对采购需求和评估情况进行审核,在采购需求表上签字并
加盖部门公章,然后交财务部负责人审核,最后送公司主管领
导审批。<采购评估表>作为<采购需求表>的附件。
三、信息部根据审批结果、<公司合同管理办法>、<公司招投标
管理办法>等进行采购管理。
四、采购过程中服务商资质认定、服务协议的签订参照<第三方
服务商管理制度>。
五、到货后,信息部组织到货验收,验收经过后将采购物品移交物
资配送中心进行出入库管理。
六、信息部根据采购物品情况填写(附件四)或<软
件档案>(附件五)。
七、采购的设备或软件投入使用后,信息部门记录设备领用情
况。
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2020年4月19日
