中华人民共和国档案行业标准 文书类电子文件元数据方案

1、服务需求档案整理服务包括：对公信贷、零售金融、办公文书、会计档案及基建档案目录的编制、人工录入、数字化扫描处理、分级审核、档案归档、档案的借阅和登记管理、档案的编研等。

建设档案管理平台，实现档案的收集、整理、立卷、归档、借阅、移交的全过程信息化管理，后续与业务经办系统对接，实现档案规范化管理。

2、服务质量要求及保证1、档案著录针对“对公信贷、零售金融、办公文书、会计档案及基建档案”目录的编制，实现业务流程档案的自动保存，也可采用人工录入方式，满足缺省值、鼠标选的方式输入内容，减少汉字的录入量，对不同的类型档案使用不同的颜色进行区分，采用简明的表格形式对数据进行展示。

档案著录的必录项标识明确，著录界面和著录项可实现自由定义。

2、档案审核实现对已经提交的对公信贷、零售金融、办公文书、会计档案及基建档案，进行分级审核，填写卷宗号、保管期限后针对提交的内容进行二级审核。

3、文件归档系统提供按件归档和传统组卷的两种归档方式进行归档，确保流程清晰，方便实用。

对已归档的案卷、文件，提供拆卷、插卷和插件功能。

14、档案借阅登记实现档案的借阅和登记管理，包括实体档案和电子档案借阅的有效管理。

系统包含借阅登记、借阅审核、电子档案归还、实体档案归还等。

5、档案数据查询系统具有多种查询方式，如关键字查询、次关键字查询、档案号查询、档案提名查询、跨目录库查询、所属单位查询等，确保查询速度快，查全率、查准率高，提高档案查询工作效率。

6、数据关联对卷内目录和案卷目录可设置关联，点击卷内目录内按钮即可查看案卷目录，修改卷内目录信息时案卷目录相同信息实现同步修改。

7、电子文件系统兼容各种格式的电子文件，可直接引入或导入，同时支持电子文件的批量挂接。

电子文件设有安全级别，可根据操作权限，实现电子原文的浏览、打印及下载。

8、数据导入导出数据包括档案的条目数据和电子文件数据。

兼容其它档案管理系统的数据导入到本系统;本系统的条目数据也可以TXT或数据库的格式转出，导入到其它系统;电子文件实现以原文形式或压缩形式转出。

电子档案管理系统建设方案目录1.建设目标 (1)1.1.建设目标 (1)1.2.建设标准及规范 (1)2.建设方案 (3)2.1.总体架构设计 (3)2.2.建设内容 (4)2.3.硬件需求 (8)2.4.扫描/查档网点适配 (9)3.系统特点 (9)3.1.系统模块独立性与协同性的统一 (9)3.2.电子档案管理系统强大的检索功能 (9)3.3.档案自动归档，有效提升归档效率 (10)3.4.信息精准采集，信息录入更为准确 (10)3.5.痕迹日志管理，操作记录有迹可寻 (10)3.6.界面美观，简洁统一操作简便 (10)4.项目预算..................................................................................... 错误!未定义书签。

1.建设目标1.1.建设目标按照业务部门及档案管理部门归档的业务要求，以《电子文件归档与电子档案管理规范》（GS/T 18894-2016）、国家市场监管总局颁布的《企业档案电子化管理标准》（GS/T 3302-2002）以及《申请文书规范》等文件为基础，建设电子档案管理系统，按照档案管理要求，采用有效技术手段，保证电子档案内容自归档之时起不可更改，不随技术的更新变化而不可阅读。

在业务办理中涉及纸质档案的，可实现对纸质档案电子化图像化加工、存储和管理利用；对于业务办理中无纸质档案的，实现对企业登记电子文件、档案元数据进行在线采集、加工、存储和管理，确保电子档案的真实、可信、可靠、完整、可用。

中研电子档案管理系统可以改变以往繁琐的档案查询程序，应用智能化、信息化手段提高注册登记过程中纸质档案电子化效率，降低工作人员工作强度，整合全程电子化、半程电子化、现场办理三种方式电子档案管理模式，达到电子档案统一管理的目的。

1.2.建设标准及规范总体架构标准是从电子政务建设总体设计的高度来制订的，同时按照 2002 年国家工商行政管理总局制定的《企业档案电子化管理标准》 (GS/T3302-2002)作为架构标准，主要包括:2.建设方案2.1.总体架构设计根据业务需求和功能需求，按照标准化、结构化、层次化、平台化、模块化的设计思路，本系统的总体架构如下所示：档案影像系统运行在政务云平台之上，使用云服务器(ECS)、关系型数据库服务(RDS)和开放存储服务(OSS)等云计算技术来支撑各业务功能的运行。

江西省文书类电子档案著录与数据格式规范（试行）江西省档案局二〇一一年十一月目录一、适用范围 (1)二、著录项描述 (2)三、著录项目 (2)四、著录项定义与著录格式 (2)㈠标识项 (2)㈡内容描述项 (6)㈢形式特征项 (8)㈣管理与权限项 (8)㈤附注项 (9)五、文书类电子档案著录项简表 (9)六、文书类电子档案文件级目录数据库结构规范 (11)江西省文书类电子档案著录与数据格式规范（试行）为规范、统一我省文书类电子档案著录与数据格式，实现档案检索自动化与共享利用，现依据《档号编制规则》（DA/T 13-1994）、《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、《江西省归档文件整理规范》（DB36/T 380-2002）、《文献保密等级代码与标识》（GB/T 7156-2003）等标准，制定本规范。

一、适用范围本规范适用于我省各级党政机关、社会团体与国家综合档案馆，企事业单位及其他社会组织可参照执行。

本规范所称文书类电子档案是指形成于办公自动化、电子公文传输平台等业务系统，归档后保存于各级立档单位档案室或各级国家综合档案馆的原生文书类电子档案。

馆（室）藏纸质文书档案及其经数字化转换形成的数字副本可按照本规范执行。

本规范适用于我省建国后形成的文书类电子档案的著录与目录数据库建设，各级国家综合档案馆馆藏革命历史档案、民国档案数字副本的著录与目录数据库建设也可参照执行。

本规范规定了单份文书类电子档案的著录项目，以及每个著录项目的定义、著录细则、约束性、数据类型、数据长度等属性。

本规范所称“份”是指构成档案的最小管理单元，也称自然件。

本规范所称“件”是指单份文书类电子档案或由同一问题往来文书构成的组合件。

确保文书类电子档案真实性、完整性、可靠性与长期可读性的元数据项，按照国家有关规定执行，暂不列于本规范范围之内。

二、著录项描述本规范从5个方面对著录项目进行描述，包括：定义：对著录项含义的描述。

著录细则：对该著录项的著录方法、值域等做出的规定。

ISO23081带来的启示与困惑在档案界对电子文件管理方案的探求过程中，元数据一直备受关注。

国际化意识的提高，国家层面元数据标准长时间的空缺，这两方面的因素致使越来越多的业内人士从国际标准、国外标准中寻求支持，2006年1月出台的ISO 23081-1《信息与文献――文件管理流程――文件元数据――原则》①和2007年7月出台的ISO/TS 23081-2《信息与文献――文件管理流程――文件元数据――概念及实施》②规定完备，阐述详细，一经颁布，影响立现。

国家档案局今年3月份公布的两份元数据标准征求意见稿中，都可以清楚地见到ISO23081的痕迹。

一、ISO23081的定位和主要内容ISO23081是文件管理国际标准家族中的一员，它置身于相互配套的一系列文件管理国际标准中。

该标准族由国际标准化组织信息与文献委员会下的档案/文件管理分技术委员会负责起草，以ISO15489《信息与文献――文件管理》③为核心。

ISO23081旨在引导机构以合适的元数据管理支撑ISO15489的文件管理框架。

ISO23081本身也是配套标准，共包括四个部分。

ISO23081-1阐明了文件管理中元数据管理的原则性、一般性问题，如元数据的视角和作用、元数据管理的角色和职责、文件管理元数据与其他领域中元数据之间的关系、元数据管理流程等，并明确了支持ISO15489的元数据类型。

ISO23081-2则阐明了与元数据实施相关的概念、程序与方法问题。

ISO23081-3《信息与文献―文件管理流程―文件元数据―文件管理元数据集的评估》依据ISO15489和ISO23081-1对现有元数据集进行评价，ISO23081-4《信息与文献―文件管理流程―文件元数据―实施核查表》为元数据实施工作提供一份核查清单，这两个部分的标准正在制定过程中。

二、来自ISO23081的启示1、丰富了对元数据及其作用的认识元数据是描述文件背景、内容、结构及其管理过程的数据。

江西省档案馆照片类电子档案元数据方案Metadata specification for Photographic Electronic Recordsof Jiangxi Archives（Version 1.0）江西省档案局（馆）20一五年1月目次前言 (IV)引言 (V)1 范围 02 规范性引用文件 03 术语和定义 04 元数据实体及描述方法 (2)4.1 元数据实体 (2)4.2 元数据实体构成 (2)4.3 元数据元素的描述方法 (7)5 文件实体元数据元素描述 (8)5.1 文件标识符..................................................... 错误!未定义书签。

5.2 档案门类代码 (8)5.3 档案馆代码..................................................... 错误!未定义书签。

5.4 组织机构代码 (10)5.5 聚合层次 (10)5.6 档号........................................................... 错误!未定义书签。

5.7 题名 (11)5.8 摄影者 (12)5.9 著录者 (13)5.10 审核者 (14)5.11 时间 (14)5.11.1 摄影时间 (15)5.11.2 数字化时间 (15)5.11.3 处理时间 (16)5.12 主题 (17)5.12.1 地点 (17)5.12.2 人物 (18)5.12.3 背景 (19)5.一三拍摄位置 (19)5.一三.1 GPS版本 (20)5.一三.2 纬度基准 (20)5.一三.3 纬度 (21)5.一三.4 经度基准 (22)5.一三.5 经度 (22)5.一三.6 海拔基准 (23)5.一三.7 海拔 (23)5.一三.8 方向基准 (24)5.一三.9 镜头方向 (25)5.一三.10 国际协调时间 (25)5.14 体裁 (26)5.一五文字说明 (26)5.16 保管期限 (27)5.17 附注 (28)5.一八存储 (28)5.一八.1 在线存址 (29)5.一八.2 离线存址 (29)5.19 外部文件标识符 (30)5.19.1 外部文件标识符值 (30)5.19.2 外部文件标识符类型 (31)5.20 捕获设备 (32)5.20.1 设备类型 (32)5.20.2 设备制造商 (33)5.20.3 设备型号 (34)5.20.4 设备序列号 (34)5.20.5 设备感光器 (35)5.20.6 软件类型 (36)5.20.7 软件名称 (36)5.20.8 软件版本 (37)5.20.9 软件生产商 (37)5.21 信息系统描述 (38)5.22 权限 (39)5.22.1 控制标识 (40)5.22.2 版权信息 (40)5.23 来源 (43)5.23.1 获取方式 (43)5.23.2 来源名称 (44)5.24 电子档案名 (45)5.25 电子档案生成方式 (45)5.26 文件编码标识符 (46)5.27 文件大小 (47)5.28 格式 (47)5.28.1 格式名称 (48)5.28.2 格式版本 (48)5.28.3 格式描述 (49)5.28.4 格式转换于 (50)5.29 图像参数 (50)5.29.1 水平分辨率 (51)5.29.2 垂直分辨率 (51)5.29.3 图像高度 (52)5.29.4 图像宽度 (53)5.29.5 色彩空间 (53)5.29.6 分量 (54)5.29.7 长宽比 (56)5.29.8 位深度 (57)5.29.9 每样本位数 (57)5.29.10 每像素样本数 (59)5.29.11 字节序 (60)5.29.12 方向 (60)5.29.一三头文件信息 (61)5.29.14 压缩 (61)5.30 文件关联 (63)5.30.1 关联文件标识符 (64)5.30.2 文件关系类型 (64)5.30.3 文件关联 (65)5.30.4 文件关系描述 (66)5.31 文件编码数据 (66)5.32 编码数字签名 (67)5.32.1 编码签名格式描述 (67)5.32.2 编码签名时间 (68)5.32.3 编码签名者 (69)5.32.4 编码签名 (69)5.32.5 编码证书 (70)5.32.6 编码证书引证 (71)5.32.7 编码签名算法 (71)6 业务实体元数据元素描述 (72)6.1 文件业务 (72)6.1.1 处置计划 (73)6.1.2 处置历史 (76)6.2 职能业务 (79)6.2.1 业务类型 (80)6.2.2 业务名称................................................... 错误!未定义书签。

1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。

本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。

其他门类档案可以参照执行。

企业单位有其他特殊规定的，从其规定。

2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。

凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T 18894 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 25-2000 档案修裱技术规范DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。

3.1归档文件archival document(s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

3.2整理arrangement将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。

3.3件item归档文件的整理单位。

3.4档号archival code在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。

4 整理原则4.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

4.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。

4.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。

4.4 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

5 一般要求5.1 组件（件的组织）5.1.1 件的构成归档文件一般以每份文件为一件。

正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。

某某省档案馆照片类电子档案元数据方案某某省档案馆是一个重要的文化遗产保护的机构，不仅收藏有大量珍贵的档案文献，还保留着许多历史文化的照片，拓片等文件。

为了更好地保管和使用这些资料，该档案馆决定建立照片类电子档案，便于管理、阅览和研究。

本文就是为此编写的照片类电子档案元数据方案，以期更好地满足该档案馆的保护和利用需求。

一、项目概述某省档案馆照片类电子档案元数据方案主要应用于该机构照片的数字化存储和管理。

该方案具有以下特点：1. 采用元数据标准化格式，方便进行信息检索和管理。

2. 基于数字化技术，实现照片的高质量数字化处理和快速存储。

3. 根据照片的属性特征，对照片进行分类、组织与标注，提高了照片检索的精度和效率。

4. 提供了覆盖整个档案馆中所有照片类型的元数据方案，扩展了档案馆数字化存储管理的能力。

5. 优化档案馆资源的利用，提升文化遗产保护的效果。

二、电子档案元数据方案1. 元数据标准格式包括元数据选项和元数据分类。

元数据选项包括：标题、作者、描述、关键词、批次号、拍摄日期、地点、物料类型、照片人物等属性选项。

元数据分类分为基本描述（描述基本的照片元素）、技术属性、版权管理、统计信息和管理属性五大类。

2. 照片数字化处理流程（1）使用高像素度数的照相机将纸质照片进行拍摄，保证照片的清晰度和真实性。

（2）图像处理软件进行样本数据校验和添补图像。

（3）对于老照片进行数码修复和颜色还原，保证数字化照片的质量。

（4）结合档案馆管理系统，将数字照片有序地流入档案馆的数字库。

3. 照片属性分类（1）按照照片的内容特征进行分类，包括人物类、风景类、历史事件类、文物文化类等。

（2）按照照片采集与形成时间进行分类，包括以年份、季节等为标准进行分类。

（3）按照照片格式进行分类，如胶片照片、底片照片、数字照片。

（4）按照照片的主题内容进行分类，包括影像艺术、建筑、自然、历史、人物等。

4. 其他数据元素新增的数据元素包括：1）. 基于档案的语义词汇表（AAT）标准化术语，如“人物形象档案”、“文化遗产数字档案”、“艺术品收藏数字档案”等；2）. 根据国际档案理事会（ICA）标准规范文件与科技文件（ISDF）规范制定的元数据；3）. 用户反馈，用于补充完善元数据。

《归档文件整理规则》电子文件的其他整理要求（之七）作者：邹杰来源：《档案天地》2018年第04期编者按：国家档案局于2015年10月25日批准发布档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015），2016年6月1日起正式实施。

为使各地档案工作者准确了解掌握标准规范的内涵，本刊分八期刊登国家档案局专业人员的系列解读。

《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）规定，电子文件整理除组件、分类、排列、编号、编目等与纸质文件类似的整理环节外，还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等特有的整理环节。

格式转换1.电子文件的归档格式要求现阶段常用的文书类电子文件格式包括WPS、DOC（X）、RTF、OFD、PDF、PDF/A和TIFF等。

为确保归档后电子文件长期可用，在电子文件整理工作中，各单位必须充分考虑电子文件对于软硬件系统的依赖性，对电子文件的格式提出要求。

在电子文件归档格式选择上，最关键的衡量指标就是“通用”和“开放”。

“通用”是指电子文件归档格式要能够在绝大多数计算机上正常的显示和浏览。

“开放”是指任何人都可以按照公开的文件标准对电子文件进行正常的解析和浏览。

只有这样，电子文件才能真正实现电子文件长期保存的目标。

2014年，国家档案局印发《数字档案室建设指南》，对文书类电子文件（电子公文）的归档格式做出规定：电子公文的正本、定稿、公文处理单应以OFD、PDF、PDF/A等版式文档格式归档保存，版式文档格式应符合《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T 47 - 2009），并支持向同级国家综合档案馆采用的长期保存格式转换。

集中记录修改过程的彩色留痕稿以及确有必要保存的重要修改稿可以WPS、RTF、DOC 等同级国家综合档案馆认可的格式归档保存。

2.电子文件格式转换电子文件格式转换就是为了长期保存和长久可用，将不符合归档要求的电子文件格式转换为符合《数字档案室建设指南》要求的归档文件格式。

电子档案数据备份方案一、备份对象1.1电子档案备份对象为：文书、照片、音频、视频、科技图纸等类电子档案，传统载体档案数字化文件。

数据备份对象为：各类档案资料目录数据库、系统数据。

文书类电子档案备份范围：原始格式文件，JPEG或TIFF格式的数字化文件，PDF/A格式文件，XML封装包。

1.2 照片类电子档案（资料）备份范围：JPEG或TIFF格式的数码照片文件或数字化文件，XML封装包。

1.3 音频类电子档案（资料）备份范围：WAVE或MP3格式的数字录音文件或数字化文件。

1.4 视频类电子档案（资料）备份范围：AVI或MPEG2格式的原始片断文件；接收进馆的视频光盘转换而成的MPEG2格式文件；本馆经非线性编辑系统制作DVD视频光盘时转换而成的MPEG2格式文件。

二、备份方式2.1 完全备份与差分备份相结合。

按照电子档案备份策略可分为完全备份、增量备份和差分备份。

完全备份即每次都将整个电子档案系统进行全部备份，当恢复时可一次性快速恢复，但会占较大硬盘存储空间、备份时间长。

增量备份是每次只备份针对上一次备份的电子档案新增的或是修改过的新数据，节省存储空间和时间，但其恢复较复杂，且恢复效率很低。

差分备份是在上次完全备份的基础上，针对现在增加的新的数据或修改数据才进行备份，节省备份存储空间和时间。

在实际电子档案数据备份中，采用完全备份与差分备份结合方式，备份和恢复数据有较高效率。

2.2 本地备份和异地备份相结合。

本地备份和异地备份相结合，可有效地抵御病毒攻击、人为或自然灾害的破坏，在本地和异地同时对原电子档案备份。

进行本地备份时，应将电子档案从档案服务器中备份到磁盘阵列，再将磁盘阵列中的备份拷贝到磁带中进行永久保存。

进行异地备份时，电子档案服务器利用网络路由通过专用网络与在异地的电子档案备份服务器进行连接，发送电子档案数据。

异地的远程备份监控端可控制异地备份并查看备份情况。

为实现效率和成本的平衡，异地的电子档案备份服务器先将电子档案备份到磁盘阵列中，再永久存储到磁带或光盘中。

解读《录音录像类电子档案元数据方案》DA/T63—2017-- 根据档案馆(室)录音录像类电子档案管理要求，经国家档案局批准，江西省档案局于2011年着手开展录音录像类电子档案元数据标准化研究工作，2014年开始文本编制工作，2017年8月最终成果《录音录像类电子档案元数据方案》(DA/T63—2017)正式发布，并于2018年1月I日起实施。

编制背景在电子档案生命周期全程，依托应用系统持续捕获、著录元数据是保证电子档案真实性、可靠性、完整性和可用性(以下简称〃四性〃)的重要措施之一。

为此，国家档案局先后组织编制并发布了《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46—2009).《照片类电子档案元数据方案》(DA/T54—2014)等多项元数据标准。

由于录音录像类电子档案物理结构复杂、著录与管理要求不同等自身特性，上述档案行业元数据标准均不能完全适应其管理要求。

比如，数字音视频编码标准有MPEG-X、H.2XX等10余种，一种编码标准下具体技术参数亦可能不同，如色彩空间、视频比特率、色度采样率等。

任何格式的计算机文件的写入、存储、读取和呈现都是依据编码标准进行编码和解码的过程。

在电子档案体外采用结构元数据记录编码标准及关键技术参数，就是保持录音录像类电子档案解码播放、格式转换等功能，以此为电子档案的长期可读和可用提供保障。

录音录像类电子档案获取方式还包括网上下载、购买、收录等多种途径，如果涉及摄录者个人，还需要进行知识产权管理。

止匕外，录音录像类电子档案的可读性要依靠对主题内容、责任者、业务背景等进行较为全面的著录方可实现，这些都需要通过元数据给予记录。

根据上述情况，有必要编制专门的元数据标准用于规范、指导录音录像类电子档案元数据的捕获、著录等管理活动。

编制依据与适用范围1编制依据编制过程中，该标准主要依据《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写原则》(GB/T1.1—2009)设置框架及文本内容，依据《电子档案管理基本术语》(DA/T58-2014)等相关标准定义术语。

ICS01.140.20A14中华人民共和国档案行业标准DA/T22—2015代替DA/T22—2000归档文件整理规则The arrangement rule of archival documents2015-10-25发布2016-06-01实施国家档案局发布前言本标准代替DA/T22-2000《归档文件整理规则》。

本标准与DA/T22-2000相比主要变化如下：——标准的总体编排和结构按GB/T1.1-2009进行了修改；——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；——调整归档文件分类方法；——增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；——增加归档文件档号结构和编制要求；——将室编件号、馆编件号统一为件号；——在附录中增加归档章示例、直角装订方法。

本标准的附录A是规范性附录，附录B、附录C、附录D、附录E是资料性附录。

本标准由国家档案局提出并归口。

本标准起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。

本标准主要起草人：许卿卿丁德胜张会琴张红吴惠敏刘峰王勤宋涌本标准于2000年12月6日首次发布。

归档文件整理规则1范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。

本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。

其他门类档案可以参照执行。

企业单位有其他特殊规定的，从其规定。

2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。

凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T18894电子文件归档与管理规范DA/T1-2000档案工作基本术语DA/T13-1994档号编制规则DA/T25-2000档案修裱技术规范DA/T38-2008电子文件归档光盘技术要求和应用规范3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。

3.1归档文件archival document(s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

一、电子档案规范存储结构经电子公文系统、行政审批系统、业务管理系统和数据统计系统等各类办公自动化系统形成并归档保存的文书、科技、专业等类电子档案电子档案规范存储结构如下图所示。

图1 电子档案规范存储结构（1）移交接收信息.XML文件应采用文件级档号为要素为其命名，例如：命名规则为“移交接收信息”+“电子档案文件级档号”，则其计算机文件名为：移交接收信息X036-WS·。

（2）数据文件夹N内存储移交接收的一件电子档案及其组件、元数据、业务办理过程信息等，N为电子档案移交数据包内移交电子档案流水号，其命名规则为“数据文件夹”+“移交电子档案流水号”。

（3）电子档案组件N为移交电子档案的组件，应以电子档案文件级档号为要素编制命名规则，例如，采用“电子档案文件级档号”+“D”+“电子档案组件流水号”为电子档案组件命名，则第1个电子档案组件的计算机文件名为：X036-WS·。

（4）元数据.XML为电子档案的元数据，应以电子档案文件级档号为要素编制命名规则，例如，采用“元数据”+“电子档案文件级档号”为元数据命名，则元数据的计算机文件名为：元数据X036-WS·。

（5）业务办理过程信息N.后缀名，其中，N为业务办理过程信息流水号。

应以电子档案文件级档号为要素编制命名规则，例如，采用“业务办理过程信息”+“业务办理过程信息流水号”+“-”+“电子档案文件级档号”，则某业务办理过程信息的计算机文件名为：业务办理过程信息01-X036-WS·。

声像类电子档案的存储结构如下图所示。

：\说明文件夹数字档案或数据文件夹著录文件夹其他文件夹图2 声像类档案的规范存储结构（1）说明文件夹。

首次离线备份以及历次介质转换分别形成一个说明文件，存储于该文件夹内。

说明文件用于描述备份介质存储的主要内容、属性及相关技术参数，记录介质的管理历史。

说明文件名称由首次离线备份或介质转换日期、“说明文件”两部分构成，格式为txt，如“说明文件.txt”。

归档文件整理规则(DA／T22—2015) - 文件解读（国家档案局关于发布档案行业标准《归档文件整理规则》的通知作者：国家档案局政策法规司档发〔2015〕6号各省、自治区、直辖市档案局，各计划单列市档案局，新疆生产建设兵团档案局，中央和国家机关各部委档案部门，总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国照片档案馆，中国人民大学档案学院：档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)(代替DA/T 22—2000)经全国档案工作标准化技术委员会审查通过，并经国家档案局批准为推荐性行业标准，现予以发布，自2016年6月1日起实施。

国家档案局网站政策法规栏目的行业标准目录中可查到该标准全文内容。

国家档案局2015年10月25日）前言本标准代替DA/T 22-2000《归档文件整理规则》。

本标准与DA/T 22-2000相比主要变化如下：——标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009进行了修改；——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；——调整归档文件分类方法；——增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；——增加归档文件档号结构和编制要求；——将室编件号、馆编件号统一为件号；——在附录中增加归档章示例、直角装订方法。

本标准的附录A是规范性附录，附录B、附录C、附录D、附录E是资料性附录。

本标准由国家档案局提出并归口。

本标准起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。

本标准主要起草人：许卿卿丁德胜张会琴张红吴惠敏刘峰王勤宋涌本标准于2000年12月6日首次发布。

《归档文件整理规则》1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。

本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。

其他门类档案可以参照执行。

企业单位有其他特殊规定的，从其规定。

电子文件形成标准指导意见（征求意见稿）1 范围本指导意见适用于贵阳市直各立档机关单位、团体、其他组织、机构可参照执行。

本指导意见涉及的电子公文、电子邮件、录音录像、数码照片等各类电子文件的技术规范和管理要求均按照中华人民共和国有关标准和档案行业标准执行，如遇本指导意见与国家相关标准和要求不一致的，以国家相关标准和要求为准。

本指导意见引用的技术标准、规范或规定，如有新的修订版，或发布新的地方标准等，则按新的标准、规范或规定执行。

2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的，凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T 18894-2016 电子文件归档与电子档案管理规范GB/T 33476.1-2016 党政机关电子公文格式规范第1部分：公文结构GB/T 33476.2-2016党政机关电子公文格式规范第2部分：显现GB/T 33476.3-2016党政机关电子公文格式规范第3部分：实施指南GB/T 33477-2016 党政机关电子公文格式GB/T 33480-2016 党政机关电子公文元数据规范DA/T 46-2009 文书类电子文件元数据方案DA/T 47-2009 版式电子文件长期保存格式需求DA/T 50-2014 数码照片归档与管理规范DA/T 54-2014 照片类电子档案元数据方案DA/T 58-2014 电子档案管理基本术语DA/T 62-2017录音录像档案数字化规范DA/T 63-2017 录音录像类电子档案元数据方案DA/T 80-2019 政府网站网页归档指南3 术语和定义3.1电子文件electronic records 是国家机关、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。

电子文件是“文件”和“数字信息”两个概念的交集，它是具有文件功能的数字信息，又是以数字信息为技术特征的文件。

摘要：《电子档案单套管理一般要求》（征求意见稿）是国家档案局为规范电子档案单套管理工作而即将发布实施的档案行业重要标准，本文对该标准的制订背景、主要特点、重要内容、特色亮点进行解读，并就存在的不足提出改进和提升建议。

关键词：电子档案单套管理基本原则一般要求2020年11月20日，国家档案局发布了《电子档案单套管理一般要求》（征求意见稿）（以下简称“意见稿”），广泛征求各方面的意见和建议。

意见稿是我国档案行业首个针对电子档案单套管理而制订的标准，它的即将发布实施，是国家信息化发展战略、档案信息化建设、档案数据赋能、档案管理提质增效等要素共同作用的产物，具有必要性、可行性、紧迫性。

一、制订背景与主要特点意见稿是国家档案局即将发布实施的、针对电子档案单套管理一般要求的档案行业标准，它面向当前全球数字转型的实际，尤其是我国国民经济和社会信息化建设的客观现实，为机关、团体、企事业单位和其他社会组织开展电子档案单套制管理提供规范、指导、评估。

意见稿可以更好地保障电子档案在数字环境中“单轨制”运行和对单套电子档案数字对象进行连续性管控，进一步降低电子档案资源采集、管理、利用成本，提升电子档案资源效益，实现数字环境下档案工作“为党管档、为国守史、为民服务”宗旨，提供明确的规范和指引。

意见稿的制订体现出十分鲜明的时代特色、具有深刻的社会背景和技术背景，其内容和结构也体现出体系性、规范性等主要特点。

（一）制订背景意见稿的制订具有很强的时代特色和社会背景，在当前全面依法治国深入开展，“依法治档”已成为我国档案事业持续、稳定、健康发展的重要保障，要全面贯彻党的依法治国方略、深入贯彻落实“依法治档”举措，持续开展以法律制度为中心、为基础的标准制度建设，不断贯彻科学发展观和新发展理念，已成为“新常态”下法治和制度建设理念、思维落地生根的重要形式。

在以数字信息技术为主要驱动力的背景下，“技术赋能”不断影响和改变档案、档案工作理念和模式，并驱动档案和档案工作引入新方法，不断降低档案管理成本、更加注重档案工作全面效益。

上海市档案局关于印发《上海市电子档案移交和接收管理办法》的通知文章属性•【制定机关】上海市档案局•【公布日期】2016.07.13•【字号】沪档〔2016〕46号•【施行日期】2016.10.01•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】市场规范管理正文关于印发《上海市电子档案移交和接收管理办法》的通知各区、县档案局，市委、市人民政府各部、委、办、局办公室（秘书处），各市级机关、人民团体、企事业单位办公室（秘书处），各档案馆：为了促进和规范电子档案移交与接收工作，根据国家档案局有关要求并结合本市实际，我局制订了《上海市电子档案移交和接收管理办法》，现印发给你们，请认真按照执行。

上海市档案局2016年7月13日目录第一章总则第二章电子档案的移交第三章电子档案的接收第四章附则上海市电子档案移交和接收管理办法第一章总则第一条为了规范电子档案移交与接收工作,确保电子档案真实完整、安全可靠、长期可用,根据《上海市档案条例》和国家档案局《电子档案移交与接收办法》,制定本办法。

第二条本办法所称电子档案，是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

本办法所称电子文件，是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。

第三条凡本市立档单位向国家综合档案馆移交电子档案及档案馆接收电子档案适用本办法。

第四条各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作进行监督和指导。

档案移交单位和各级国家综合档案馆应当切实履行电子档案移交和接收职责。

第五条移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用；涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。

第六条国家综合档案馆接收电子档案的范围，参照国家和本市有关档案进馆范围的规定，包括记录各单位核心业务和重要工作成果的文书、科技、专业、音像等类电子档案。

第七条属于接收范围的电子档案一般自形成之日起5年内向国家综合档案馆移交。

档案电子化实施方案档案电子化会更有利于提高工作效率，那么关于档案电子化实施方案怎么写呢？下面为大家带来档案电子化管理实施方案，欢迎阅读。

档案电子化综合管理系统应用方案项目背景某供电公司是华北电网有限公司直属直管的国家特大型供电企业，供电区域达3.74万平方公里，担负着向首都北京输送安全、可靠、稳定的电能和向市4区13县的供电任务。

公司是国家“西电东送”工程的重要枢纽，在华北电网中的作用和地位举足轻重。

公司管辖13个县分公司的生产、经营，各分公司内部网络带宽100M，各分公司之间带宽2M。

公司档案的一般有两个：一个是公司上级及政府机构的档案;一个是内部各机构及下属单位产生的档案。

公司已有办公自动化系统(LotusNotes)、档案管理系统，实现了公文流转、审阅、批示等功能。

近年来，为了从档案建设、管理、利用等各方面达到国家规定的企业档案建设一级标准，公司迫切需要重新部署实施档案管理系统。

建设要求1)由于档案管理系统的建设，办公自动化系统中办理完成的文档需要将文档的信息及电子文档转换到档案管理系统中，实现与办公自动化系统的衔接，通过该过程实现文件和档案间的转换，实现文档一体化。

2)原有档案系统中条目数据和电子文档需要转换到档案管理系统中，实现已条目化、电子化的文档数据的再利用，降低以往工作成果的损失，减少重新电子化的工作量。

3)公司不仅需要解决纸制材料的数字化转换和处理，还需要解决声音信息、视频信息等档案信息资料的数字化转换和处理，建立档案数据存储备份系统，集中存储数据和影像文件、多媒体文件，统一调用，资源共享，集中维护，减少下属单位的维护工作量，并在全公司范围内实现档案信息资料的管理和利用。

建设目标根据对公司档案管理的需求分析，制订档案管理系统工程总体目标：规范档案管理的模式;和制订数字化档案管理的规范和提供一套相应的解决方法和数字化建设的(硬件、软件)系统工程。

总体功能设计档案管理系统达到国内一流技术水平，并形成为一个以档案系统为核心的档案、文件中心：1)建立对重要档案数字化加工、采集、提供高质量的保存和管理，以实现档案、文件信息的增值，通过查询提供高速、跨库的多媒体信息存取服务，促进企业各类信息高效、经济地传递、为企业发展服务。

国家档案局办公室关于发布《数字档案馆建设指南》的通知档办[2010]116号各省、自治区、直辖市档案局、馆,各计划单列市档案局、馆,新疆生产建设兵团档案局、馆,中央和国家机关各部委档案部门,总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室,各人民团体档案部门,各中央企业档案部门,中国照片档案馆,中国人民大学档案学院:《数字档案馆建设指南》已经编制完成,经国家档案局批准,现予以发布。

请各级档案部门参照执行。

国家档案局办公室二○一○年六月十七日数字档案馆建设指南国家档案局二○一○年六月说明本指南由国家档案局提出并归口。

本指南起草单位:国家档案局技术部、福建省档案局、山东省档案局、青岛市档案局。

本指南主要起草人:王良城、蔡学美、潘积仁、黄建峰、王宪东、郭玉东、冯剑波。

本指南主要审查人:李和平、姜之茂、方昀、韩李敏、黄玉明、何伍爱、赵国俊。

目录1总体要求 (1)1.1概述 (1)1.2 建设原则与要求 (1)1.3建设目标 (2)1.4建设内容 (3)1.5建设步骤 (4)2.管理系统功能要求 (6)2.1收集功能要求 (7)2.2管理功能要求 (8)2.3 保存功能要求 (9)2.3.1长久保存策略 (9)2.3.2 存储架构选择 (9)2.4利用功能要求 (10)3.应用系统开发和服务平台构建 (11)3.1运用系统开发 (11)3.2服务平台建设 (12)3.3软硬件设备配置 (14)3.3.1系统软件选择 (14)3.3.2硬件设备配置 (15)4.数字档案资源建设 (16)4.1电子文件接收 (17)4.2档案数字化 (18)4.3资源整理 (19)4.4 建立数字档案资源库 (20)5.保障体系建设 (21)5.1安金保障体系建设 (21)5.2 标准规范体系建设 (23)数字档案馆建设指南1.总体要求1.1概述数字档案馆是指各级各类档案馆为造应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。

电子档案数据备份方案一、备份对象1.1电子档案备份对象为：文书、照片、音频、视频、科技图纸等类电子档案，传统载体档案数字化文件。

数据备份对象为：各类档案资料目录数据库、系统数据。

文书类电子档案备份范围：原始格式文件，JPEG或TIFF格式的数字化文件，PDF/A格式文件，XML封装包。

1.2 照片类电子档案（资料）备份范围：JPEG或TIFF格式的数码照片文件或数字化文件，XML封装包。

1.3 音频类电子档案（资料）备份范围：WAVE或MP3格式的数字录音文件或数字化文件。

1.4 视频类电子档案（资料）备份范围：AVI或MPEG2格式的原始片断文件；接收进馆的视频光盘转换而成的MPEG2格式文件；本馆经非线性编辑系统制作DVD视频光盘时转换而成的MPEG2格式文件。

二、备份方式2.1 完全备份与差分备份相结合。

按照电子档案备份策略可分为完全备份、增量备份和差分备份。

完全备份即每次都将整个电子档案系统进行全部备份，当恢复时可一次性快速恢复，但会占较大硬盘存储空间、备份时间长。

增量备份是每次只备份针对上一次备份的电子档案新增的或是修改过的新数据，节省存储空间和时间，但其恢复较复杂，且恢复效率很低。

差分备份是在上次完全备份的基础上，针对现在增加的新的数据或修改数据才进行备份，节省备份存储空间和时间。

在实际电子档案数据备份中，采用完全备份与差分备份结合方式，备份和恢复数据有较高效率。

2.2 本地备份和异地备份相结合。

本地备份和异地备份相结合，可有效地抵御病毒攻击、人为或自然灾害的破坏，在本地和异地同时对原电子档案备份。

进行本地备份时，应将电子档案从档案服务器中备份到磁盘阵列，再将磁盘阵列中的备份拷贝到磁带中进行永久保存。

进行异地备份时，电子档案服务器利用网络路由通过专用网络与在异地的电子档案备份服务器进行连接，发送电子档案数据。

异地的远程备份监控端可控制异地备份并查看备份情况。

为实现效率和成本的平衡，异地的电子档案备份服务器先将电子档案备份到磁盘阵列中，再永久存储到磁带或光盘中。