《文书类电子文件元数据方案》等3项行业标准发布
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1、服务需求档案整理服务包括:对公信贷、零售金融、办公文书、会计档案及基建档案目录的编制、人工录入、数字化扫描处理、分级审核、档案归档、档案的借阅和登记管理、档案的编研等。
建设档案管理平台,实现档案的收集、整理、立卷、归档、借阅、移交的全过程信息化管理,后续与业务经办系统对接,实现档案规范化管理。
2、服务质量要求及保证1、档案著录针对“对公信贷、零售金融、办公文书、会计档案及基建档案”目录的编制,实现业务流程档案的自动保存,也可采用人工录入方式,满足缺省值、鼠标选的方式输入内容,减少汉字的录入量,对不同的类型档案使用不同的颜色进行区分,采用简明的表格形式对数据进行展示。
档案著录的必录项标识明确,著录界面和著录项可实现自由定义。
2、档案审核实现对已经提交的对公信贷、零售金融、办公文书、会计档案及基建档案,进行分级审核,填写卷宗号、保管期限后针对提交的内容进行二级审核。
3、文件归档系统提供按件归档和传统组卷的两种归档方式进行归档,确保流程清晰,方便实用。
对已归档的案卷、文件,提供拆卷、插卷和插件功能。
14、档案借阅登记实现档案的借阅和登记管理,包括实体档案和电子档案借阅的有效管理。
系统包含借阅登记、借阅审核、电子档案归还、实体档案归还等。
5、档案数据查询系统具有多种查询方式,如关键字查询、次关键字查询、档案号查询、档案提名查询、跨目录库查询、所属单位查询等,确保查询速度快,查全率、查准率高,提高档案查询工作效率。
6、数据关联对卷内目录和案卷目录可设置关联,点击卷内目录内按钮即可查看案卷目录,修改卷内目录信息时案卷目录相同信息实现同步修改。
7、电子文件系统兼容各种格式的电子文件,可直接引入或导入,同时支持电子文件的批量挂接。
电子文件设有安全级别,可根据操作权限,实现电子原文的浏览、打印及下载。
8、数据导入导出数据包括档案的条目数据和电子文件数据。
兼容其它档案管理系统的数据导入到本系统;本系统的条目数据也可以TXT或数据库的格式转出,导入到其它系统;电子文件实现以原文形式或压缩形式转出。
1、准确性检测电子档案准确性是指电子档案内容,电子档案元数据及相关的目录信息在电子文件归档和电子档案管理过程中真实记录和反映了电子档案的内容、文档管理属性和技术信息属性。
电子档案准确性检测主要包括以下内容:1.目录信息准确性检测:检测电子档案目录信息是否符合档案著录规则要求的数据类型、长度、格式和值域,目录信息内容是否合理等。
2.目录和电子档案内容关联准确性检测:检测电子档案内容与目录信息是否关联,电子档案元数据和目录信息标注是否一致。
3.电子档案内容准确性检测:检测包含数字签名和电子印章的电子档案内容的有效性。
4.电子档案封装包准确性检测:检测电子档案封装包及元数据是否符合DA/T 46-2009《文书类电子文件元数据方案》和DA/T 48-2009《基于XML的电子文件封装规范》规范,检测电子档案封装包的有效性。
2、完整性检测电子档案完整性是指电子档案内容,元数据及其相关目录信息内容完整、项目齐全,包括检测总量的完整性、目录信息的完整性和电子档案内容的完整性。
电子档案完整性检测主要包括以下内容:1.电子档案数据总量检测:检测电子档案数量与预定的移交接收数量是否一致。
2.目录项目完整性检测:按照档案著录规则检测档案目录项目是否填写齐全,具有连续编号的目录数据(案卷号、件号、文号)是否有漏号现象,反应重要问题的电子档案是否包括主要修改过程和办理情况记录等。
3.电子档案内容完整性检测:检测电子档案是否有对应的电子档案内容,电子档案内容是否齐全完整。
4.电子档案封装包完整性检测:根据 DA/T 46-2009《文书类电子文件元数据方案》和DA/T 48-2009《基于XML的电子文件封装规范》检测电子档案封装包的必填元数据是否完整。
3、可用性检测电子档案可用性是指电子档案的目录数据,电子档案内容能够长期保存,并被合法用户无障碍地使用。
电子档案可用性检测主要包括以下内容:1.目录数据可用性检测:检测电子档案目录数据是否可以被正常访问。
江西省文书类电子档案著录与数据格式规范(试行)江西省档案局二〇一一年十一月目录一、适用范围 (1)二、著录项描述 (2)三、著录项目 (2)四、著录项定义与著录格式 (2)㈠标识项 (2)㈡内容描述项 (6)㈢形式特征项 (8)㈣管理与权限项 (8)㈤附注项 (9)五、文书类电子档案著录项简表 (9)六、文书类电子档案文件级目录数据库结构规范 (11)江西省文书类电子档案著录与数据格式规范(试行)为规范、统一我省文书类电子档案著录与数据格式,实现档案检索自动化与共享利用,现依据《档号编制规则》(DA/T 13-1994)、《档案著录规则》(DA/T 18-1999)、《江西省归档文件整理规范》(DB36/T 380-2002)、《文献保密等级代码与标识》(GB/T 7156-2003)等标准,制定本规范。
一、适用范围本规范适用于我省各级党政机关、社会团体与国家综合档案馆,企事业单位及其他社会组织可参照执行。
本规范所称文书类电子档案是指形成于办公自动化、电子公文传输平台等业务系统,归档后保存于各级立档单位档案室或各级国家综合档案馆的原生文书类电子档案。
馆(室)藏纸质文书档案及其经数字化转换形成的数字副本可按照本规范执行。
本规范适用于我省建国后形成的文书类电子档案的著录与目录数据库建设,各级国家综合档案馆馆藏革命历史档案、民国档案数字副本的著录与目录数据库建设也可参照执行。
本规范规定了单份文书类电子档案的著录项目,以及每个著录项目的定义、著录细则、约束性、数据类型、数据长度等属性。
本规范所称“份”是指构成档案的最小管理单元,也称自然件。
本规范所称“件”是指单份文书类电子档案或由同一问题往来文书构成的组合件。
确保文书类电子档案真实性、完整性、可靠性与长期可读性的元数据项,按照国家有关规定执行,暂不列于本规范范围之内。
二、著录项描述本规范从5个方面对著录项目进行描述,包括:定义:对著录项含义的描述。
著录细则:对该著录项的著录方法、值域等做出的规定。
数字档案室建设指南国家档案局2014年说明本指南由国家档案局提出并归口。
本指南起草单位:国家档案局档案馆(室)业务指导司。
本指南主要起草人:孙钢朱煜李忱丁德胜毛海帆傅培超张会琴张红吴惠敏。
目录1 概念与基本特征 (1)1.1 概念 (1)1.2 基本特征 (1)2 建设原则与内容 (2)2.1 建设原则 (2)2.2 建设内容 (2)3 基础设施建设 (3)3.1 网络基础设施 (3)3.2 系统硬件 (3)3.3 基础软件 (3)3.4 安全保障系统 (4)3.5 终端及辅助设备 (4)4 应用系统建设 (4)4.1 档案门类管理 (4)4.2 接收采集 (5)4.3 分类编目 (5)4.4 检索利用 (6)4.5 鉴定统计 (6)4.6 系统管理 (7)4.7 技术文档管理 (7)4.8 测评鉴定 (7)5 数字档案资源建设 (8)5.1 基本要求 (8)5.2 数字档案资源命名规则 (8)5.3 文书类电子档案质量要求 (9)5.4 声像类电子档案质量要求 (9)5.5 科技和专业类电子档案质量要求 (10)5.6 纸质档案数字副本质量要求 (11)5.7 数字档案资源的备份 (11)6 保障体系建设 (12)6.1 经费保障 (12)6.2 制度保障 (12)6.3 人才保障 (13)机关(团体和其他社会组织——下同)档案工作是国家档案事业的组成部分,也是机关提高工作效率和工作质量的必要条件。
随着档案信息化建设的逐步深入,传统机关档案工作面临着机关办公自动化应用、数字档案馆建设以及用户多样化需求的严峻挑战,是档案信息化建设中亟需强化的重要节点。
数字档案室是信息化条件下档案室的“升级版”,是管理机关档案信息、联结机关办公自动化与数字档案馆建设的关键一环。
建设符合国家和社会信息化发展要求的数字档案室,有利于提高机关档案工作水平,维护机关档案信息的真实、完整、可用和安全,提升机关行政效率和公共服务能力;有利于促进国家核心信息资源建设,实现信息资源总量增加、质量提高和结构优化,为数字档案馆的最终实现奠定基础,以推动全国档案信息化工作全面、健康、均衡发展。
电子文件元数据规范1 范围本规范适用于九省区各级国家档案馆、各级党政机关、社会团体、企事业单位对电子文件进行以保证凭证性为目的的管理活动。
其他社会组织可参照执行在电子文件管理过程中使用元数据可实现以下目的:——确保并证明归档电子文件的真实性、完整性与有效性,从而保证其凭证价值;——有利于归档电子文件的保护,实现长期保存;——在异构的信息系统中对归档电子文件进行规范、有效的管理,保证归档电子文件的可捕获、可收集、查长期利用;——对归档电子文件及馆(室)藏档案数字化资源进行集成管理,实现有效、方便地查询、检索与利用。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本规范的引用而成为本规范的条款。
凡是注明日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本规范,然而,鼓励根据本规范达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集基本集GB/T 3760-1995 文献叙词标引规则GB/T 3792.1-1983 文献著录总则GB/T 7156-2003 文献保密等级代码GB/T 7408-2005 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式GB/T 11714-1997 全国组织机构代码编制规则GB/T 11821-2002 照片档案管理规范GB/T 13959-1992 文件格式与代码编制方法GB/T 13967-1992 全宗单GB/T 15418-1994 档案分类标引规则GB 18030-2000 信息技术信息交换用汉字编码字符集基本集的扩充GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 12-1994 全宗卷规范DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 19-1999 档案主题标引规则DA/T 22-2000 归档文件整理规则DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范《中华人民共和国电子签名法》中办发[1996]14号中国共产党机关公文处理条例国发﹝2000﹞23号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知国档发[1987]4号关于颁发《编制全国档案馆名称代码实施细则》的通知国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》,2003年7月28日国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,2006年12月19日ISO 15489 Information and documentation—Records managementISO 23081-1 Information and documentation –Records Management Processes –Metadata for Records—Part 1: PrinciplesISO 14721 Open archives information system (OAIS)ISO/IEC 11179-3 :2004 INFORMATION TECHNOLOGY - SPECIFICATION AND STANDARDIZATION OF DATAELEMENTS - PART 3: BASIC ATTRIBUTES OF DATA ELEMENTSGUIDE FOR MANAGING ELECTRONIC RECORDS FROM AN ARCHIVAL PERSPECTIVE, COMMITTEE ON ELECTRONIC RECORDS,ICA(国际档案理事会电子文件管理委员会《电子文件管理指南》),1997 W3C Namespaces in XML XML的命名空间(Namespaces)3 术语与定义3.1电子文件(Electronic Records)电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。
电子文件元数据规范1 范围本规范适用于九省区各级国家档案馆、各级党政机关、社会团体、企事业单位对电子文件进行以保证凭证性为目的的管理活动。
其他社会组织可参照执行在电子文件管理过程中使用元数据可实现以下目的:——确保并证明归档电子文件的真实性、完整性与有效性,从而保证其凭证价值;——有利于归档电子文件的保护,实现长期保存;——在异构的信息系统中对归档电子文件进行规范、有效的管理,保证归档电子文件的可捕获、可收集、查长期利用;——对归档电子文件及馆(室)藏档案数字化资源进行集成管理,实现有效、方便地查询、检索与利用。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本规范的引用而成为本规范的条款。
凡是注明日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本规范,然而,鼓励根据本规范达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集基本集GB/T 3760-1995 文献叙词标引规则GB/T 3792.1-1983 文献著录总则GB/T 7156-2003 文献保密等级代码GB/T 7408-2005 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式GB/T 11714-1997 全国组织机构代码编制规则GB/T 11821-2002 照片档案管理规范GB/T 13959-1992 文件格式与代码编制方法GB/T 13967-1992 全宗单GB/T 15418-1994 档案分类标引规则GB 18030-2000 信息技术信息交换用汉字编码字符集基本集的扩充GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 12-1994 全宗卷规范DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 19-1999 档案主题标引规则DA/T 22-2000 归档文件整理规则DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范《中华人民共和国电子签名法》中办发[1996]14号中国共产党机关公文处理条例国发﹝2000﹞23号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知国档发[1987]4号关于颁发《编制全国档案馆名称代码实施细则》的通知国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》,2003年7月28日国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,2006年12月19日ISO 15489 Information and documentation—Records managementISO 23081-1 Information and documentation – Records Management Processes – Metadata for Records—Part 1: PrinciplesISO 14721 Open archives information system (OAIS)ISO/IEC 11179-3 :2004 INFORMATION TECHNOLOGY - SPECIFICATION AND STANDARDIZATION OF DATAELEMENTS - PART 3: BASIC ATTRIBUTES OF DATA ELEMENTSGUIDE FOR MANAGING ELECTRONIC RECORDS FROM AN ARCHIVAL PERSPECTIVE, COMMITTEE ON ELECTRONIC RECORDS,ICA(国际档案理事会电子文件管理委员会《电子文件管理指南》),1997 W3C Namespaces in XML XML的命名空间(Namespaces)3 术语与定义3.1电子文件(Electronic Records)电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。
摘要:《版式电子文件长期保存格式需求》(DA/T 47-2009)是为规范版式电子文件长期保存格式而发布实施的档案行业重要标准。
标准首次提出长期保存概念及其功能定位,明确了弱依赖导向的长期保存工作指导思想,技术处理上注重“自力更生”,对其他门类电子文件格式管理同样具有很高的指导意义。
本文介绍了规范编制的背景与意义,解读了版式文件格式管理的核心要点,并归纳总结了对电子文件长期保存工作的启示。
关键词:版式电子文件长期保存格式需求Abstract:Format Requirements for Long-term Preservation of Fixed-layout Electronic Records (DA/T47-2009)is an important documentary stan⁃dard issued and implemented to regulate the for⁃mat requirements for long-term preservation of fixed-layout electronic records.The specification that of great significance for other electronic re⁃cords format management,for the first time,puts forward the concept of long-term preservation and its functional orientation,establishes the weak-de⁃pendency guidelines of long-term preservation and emphasizes the independence of technical means. The paper introduces the background and signifi⁃cance of the specification,interprets the core points of format management and summarizes the inspiration on long-term preservation of electronic records.Keywords:Fixed-layout Electronic Records; Long-Term Preservation;Format Management2009年12月16日,国家档案局正式发布《版式电子文件长期保存格式需求》(DA/T47-2009)(以下简称“本标准”),并自2010年6月1日开始实施。
数字档案馆建设指南(档案局发布2010年6月)1.总体要求1.1概述数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求,运用现代信息、技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理,并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。
建没数字档案馆,有利于提高档案馆工作效率和现代化水平,有利于确保数字档案永久存储与安全保管,有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。
建没数字档案馆.有利于促进信息资源总量增加、质量提高和结构优化,有利于提高各级政府公共服务能力,有利于促进社会主义文化的发展繁荣,有利于满足广大人民群众对现代信息服务的现实需求。
数字档案馆建设是一项系统工程,需要经过调研、立项、论证、软件开发、平台构建、资源准备、系统试运行、项目验收、运行维护等诸多环节,需要各业务部门、档案管理部门以及其他相关单位的共同参与,是一项长期的工作任务。
1.2建设原则与要求数字档案馆建设应当遵照“统筹规划、循序渐进,项目带动、重点突破,需求导向、保证安全,合理适用、稳步实施”的原则,积极推进,务效。
统筹规划、循序渐进。
应当根据各级政府电子政务建设整体框架和基本要求,及时将数字档案馆建设与区域电子政务和信息化建设相衔接,综合考虑自身信息化发展水平、技术力量、资源规模、基础工作水平、资金投入等因素,确定总体布局和实施步骤。
项目带动、重点突破。
实施项目带动战略,支撑和带动数字档案馆整体建设和发展将数字档案馆建设分成若干子项目,以项目带动数字档案馆建设及推进各项工作的开展,有利于获得党委政府和有关部门的重视和投入,有利于集中人力物力有针对性地重点解决数字档案馆建设中的核心问题。
需求导向、保证安全。
数字档案馆建设应以需求为导向,着眼于党政机关、社会公众在线利用数字档案信息资源的需求,推动档案信息资源的共享。
应当按照信息安全等级保护的要求,采取相应的安全保障技术方法,配备必要的软硬件没施,建立健全安全管理制度,完善灾难恢复服务机制,确保数字档案馆建设和运行的安全。
基于XML的电子文件封装规范XML-based Encapsulation Specification for Electronic RecordsDA/T 48—2009目次前言 VI引言 VII1 范围 12 规范性引用文件 13 术语和定义 14 总则 25 电子文件封装结构模型 26 封装元数据 26.1 封装新增的元数据 26.2 依据DA/T 46-2009组配的元数据 37 元数据的描述 37.1 元数据的描述方法 37.2 元数据元素的描述 37.2.1 电子文件封装包 37.2.2 封装包格式描述 57.2.3 版本 57.2.4 被签名对象 67.2.5 封装包类型 77.2.6 封装包类型描述 87.2.7 封装包创建时间 9 7.2.8 封装包创建单位 10 7.2.9 封装内容 117.2.10 文件实体块 12 7.2.11 文件实体 137.2.12 聚合层次 147.2.13 来源 157.2.14 档案馆名称 15 7.2.15 档案馆代码 15 7.2.16 全宗名称 157.2.17 立档单位名称 16 7.2.18 电子文件号 16 7.2.19 档号 167.2.20 全宗号 177.2.21 目录号 177.2.22 年度 177.2.23 保管期限 187.2.24 机构或问题 18 7.2.25 类别号 187.2.26 室编案卷号 18 7.2.27 馆编案卷号 18 7.2.28 室编件号 197.2.29 馆编件号 197.2.30 页号 197.2.31 内容描述 197.2.32 题名 217.2.33 并列题名 217.2.34 副题名 217.2.35 说明题名文字 21 7.2.36 主题词 227.2.37 关键词 227.2.38 人名 227.2.39 摘要 227.2.40 分类号 227.2.41 文件编号 237.2.42 责任者 237.2.43 日期 237.2.44 文种 237.2.45 紧急程度 237.2.46 主送 247.2.47 抄送 247.2.48 密级 247.2.49 保密期限 247.2.50 形式特征 247.2.51 文件组合类型 25 7.2.52 页数 257.2.53 语种 257.2.54 稿本 267.2.55 存储位置 267.2.56 当前位置 267.2.57 脱机载体编号 27 7.2.58 脱机载体存址 27 7.2.59 缩微号 277.2.60 权限管理 277.2.61 知识产权说明 28 7.2.62 授权 287.2.63 授权对象 297.2.64 授权行为 297.2.65 控制标识 297.2.66 信息系统描述 29 7.2.67 附注 297.2.68 文件数据 307.2.69 文档 307.2.70 文档标识符 327.2.71 文档序号 327.2.72 文档主从声明 33 7.2.73 文档数据 337.2.74 编码 347.2.75 电子属性 367.2.76 格式信息 367.2.77 计算机文件名 37 7.2.78 计算机文件大小 377.2.79 文档创建程序 377.2.80 数字化属性 377.2.81 数字化对象形态 38 7.2.82 扫描分辨率 387.2.83 扫描色彩模式 387.2.84 图像压缩方案 387.2.85 编码描述 387.2.86 反编码关键字 397.2.87 编码数据 407.2.88 文件实体关系 417.2.89 文件标识符 427.2.90 被关联文件标识符 43 7.2.91 关系类型 447.2.92 关系 447.2.93 关系描述 447.2.94 业务实体块 447.2.95 业务实体 457.2.96 业务标识符 477.2.97 机构人员标识符 47 7.2.98 业务状态 487.2.99 业务行为 497.2.100 行为时间 497.2.101 行为依据 497.2.102 行为描述 497.2.103 机构人员实体块 497.2.104 机构人员实体 507.2.105 机构人员类型 517.2.106 机构人员名称 527.2.107 组织机构代码 527.2.108 个人职位 527.2.109 机构人员实体关系 527.2.110 被关联机构人员标识符 53 7.2.111 电子签名块 547.2.112 电子签名 557.2.113 签名标识符 567.2.114 签名规则 567.2.115 签名时间 577.2.116 签名人 577.2.117 签名结果 577.2.118 证书块 577.2.119 证书 587.2.120 证书引证 587.2.121 签名算法标识 587.2.122 锁定签名 597.2.123 被锁定签名标识符 607.2.124 修改封装内容 617.2.125 修改标识符 627.2.126 原封装包 637.2.127 修订内容 648 电子文件的封装 658.1 封装策略 658.2 封装包文件 658.3 封装包文件命名 658.4 封装包类型 658.5 修改封装 658.6 封装包验证机制 658.6.1 封装包规范性验证 65 8.6.2 版本控制 658.6.3 电子签名 658.6.4 锁定签名 658.7 二进制数据的处理 658.8 加密限制 659 XML技术要求 659.1 遵从的XML标准 669.2 XML 声明 669.3 XML 命名空间 669.4 XML根元素声明 669.5 字符集方案 669.6 XML元素的约束性 669.7 XML元素属性标识方法 669.8 XML元素的值域 6610 电子签名技术要求 6610.1 电子签名形式 6610.2 电子签名的强制性 6710.3 电子签名方法 6710.4 对被签名数据的要求 6710.5 算法要求 6710.6 签名结果的编码要求 6710.7 证书要求 6710.8 电子签名的验证 67附录A(规范性附录)电子文件封装包的树型结构图 68A.1 原始型封装包树型结构 68A.2 修改型封装包树型结构 72附录B(规范性附录)电子文件封装包的Schema 73附录C(资料性附录)封装元数据表 86前言本标准由安徽省档案局(馆)提出。
数字档案室建设指南国家档案局2014年说明本指南由国家档案局提出并归口。
本指南起草单位:国家档案局档案馆(室)业务指导司。
本指南主要起草人:孙钢朱煜李忱丁德胜毛海帆傅培超张会琴张红吴惠敏。
目录1 概念与基本特征 (1)1.1 概念 (1)1.2 基本特征 (1)2 建设原则与内容 (2)2.1 建设原则 (2)2.2 建设内容 (2)3 基础设施建设 (3)3.1 网络基础设施 (3)3.2 系统硬件 (3)3.3 基础软件 (3)3.4 安全保障系统 (4)3.5 终端及辅助设备 (4)4 应用系统建设 (4)4.1 档案门类管理 (4)4.2 接收采集 (5)4.3 分类编目 (5)4.4 检索利用 (6)4.5 鉴定统计 (6)4.6 系统管理 (7)4.7 技术文档管理 (7)4.8 测评鉴定 (7)5 数字档案资源建设 (8)5.1 基本要求 (8)5.2 数字档案资源命名规则 (8)5.3 文书类电子档案质量要求 (9)5.4 声像类电子档案质量要求 (9)5.5 科技和专业类电子档案质量要求 (10)5.6 纸质档案数字副本质量要求 (11)5.7 数字档案资源的备份 (11)6 保障体系建设 (12)6.1 经费保障 (12)6.2 制度保障 (12)6.3 人才保障 (13)机关(团体和其他社会组织——下同)档案工作是国家档案事业的组成部分,也是机关提高工作效率和工作质量的必要条件。
随着档案信息化建设的逐步深入,传统机关档案工作面临着机关办公自动化应用、数字档案馆建设以及用户多样化需求的严峻挑战,是档案信息化建设中亟须强化的重要节点。
数字档案室是信息化条件下档案室的“升级版”,是管理机关档案信息、联结机关办公自动化与数字档案馆建设的关键一环。
建设符合国家和社会信息化发展要求的数字档案室,有利于提高机关档案工作水平,维护机关档案信息的真实、完整、可用和安全,提升机关行政效率和公共服务能力;有利于促进国家核心信息资源建设,实现信息资源总量增加、质量提高和结构优化,为数字档案馆的最终实现奠定基础,以推动全国档案信息化工作全面、健康、均衡发展。
国家标准·GB/T 9705-2008《文书档案案卷格式》·GB/T 11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》·GB/T 13967-2008《全宗单》·GB/T 15418-2009《档案分类标引规则》·GB/T 24422-2009 《信息与文献档案纸耐久性和耐用性要求》·GB/T 24573-2009《金库和档案室门耐火性能试验方法》·GB/T 25100-2010《信息与文献都柏林核心元数据元素集》·GB/T26162.1-2010《信息与文献文件管理第1部分:通则》·GB/T26163.1-2010 《信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分:通则》·GB/Z26822-2011《文档管理电子信息存储真实性可靠性建议》·GB/T 26841-2011《基于电子商务活动的交易主体企业信用档案规范》·GB/T 28042-2011《基于电子商务活动的交易主体个人信用档案规范》·GB/T 9704-2012《党政机关公文格式》·GB/T 29194-2012《电子文件管理系统通用功能要求》·GB/T 30108-2013 《信息与文献图书馆和档案馆的图书、期刊、连续出版物及其它纸质文献的装订要求方法与材料》·GB/T 30235-2013《古代壁画保护修复档案规范》·GB/T 31021.2-2014 《电子文件系统测试规范第2部分:归档管理系统功能符合性测试细则》·GB/T 50328-2014 《建设工程文件归档规范》·GB/T 31599-2015《社会保险业务档案管理规范》·GB/T 31913-2015《文书类电子文件形成办理系统通用功能要求》·GB/T 31914-2015《电子文件管理系统建设指南》·GB/T 31952-2015《企业信用档案信息规范》·GB/T 32623-2016 《流动人员人事档案管理服务规范》·GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》·GB/T 33189-2016《电子文件管理装备规范》·GB/T 33190-2016《电子文件存储与交换格式、版式文档》·GB/T33870-2017《干部人事档案数字化技术规范》·GB/T 34110-2017 《信息与文献文件管理体系基本术语》·GB/T 34112-2017《信息与文献文件管理体系要求》行业标准·GA/T 749-2008《公安档案信息数据交换格式》·HB 7837-2008《航空产品数字化文件档案管理通用要求》·DA/T 37-2008《历史图牒档案修裱技术规范》·DA/T 39-2008《会计档案案卷格式》·DA/T 40-2008《印章档案整理规则》·DA/T 41-2008《原始地质资料立卷归档规则》·WW/T 0010-2008《馆藏金属文物保护修复档案记录规范》·WW/T 0011-2008《馆藏出土竹木漆器类文物保护修复档案记录规范》·WW/T 0012-2008《石质文物保护修复档案记录规范》·WW/T 0020-2008《文物藏品档案规范》·DA/T 42-2009《企业档案工作规范》·DA/T 43-2009 《缩微胶片数字化技术规范》·DA/T 44-2009《数字档案信息输出到缩微胶片上的规定》·DA/T 45-2009《档案馆高压细水雾灭火系统技术规范》·DA/T 46-2009《文书类电子文件元数据方案》·DA/T 47-2009《版式电子文件长期保存格式需求》·DA/T 48-2009《基于XML的电子文件封装规范》·WW/T 0023-2008《陶质彩绘文物保护修复档案记录规范》·WW/T 0027-2008《馆藏纸质文物保护修复档案记录规范》·JGJ25-2010《档案馆设计规范》·DA/T 49-2012《特殊和超大尺寸纸质档案数字图像输出到缩微胶片上的技术规范》·DA/T 12-2012《全宗卷规范》·DA/T 14-2012《全宗指南编制规范》·CJJ/T 187-2012《建设电子档案元数据标准》·LY/T2020-2012《林业科学技术研究课题档案数字化管理规范》·GA/T977-2012《取证与鉴定文书电子签名》·DA/T 49-2012《特殊和超大尺寸纸质档案数字图像输出到缩微胶片上的技术规范》·DA/T52-2014《档案数字化光盘标识规范》·DA/T53-2014《数字档案COM和COLD技术规范》·DA/T54-2014《照片类电子档案元数据方案》·DA/T56-2014《档案信息系统运行维护规范》·DA/T57-2014《档案关系型数据库转换为XML文件的技术规范》·DA/T58-2014《电子档案管理基本术语》·DA/T 31-2017《纸质档案数字化规范》(代替DA/T 31—2005)·DA/T 35-2017《档案虫霉防治一般规则》(代替DA/T 35—2007)·DA/T 59-2017《口述史料采集与管理规范》·DA/T 60-2017《纸质档案真空充氮密封包装技术要求》·DA/T 61-2017《明清纸质档案病害分类与图示》·DA/T 62-2017《录音录像档案数字化规范》·DA/T 63-2017《录音录像类电子档案元数据方案》·DA/T 64.1-2017《纸质档案抢救与修复规范第1部分:破损等级的划分》·DA/T 64.2-2017《纸质档案抢救与修复规范第2部分:档案保存状况的调查方法》·DA/T 64.3-2017《纸质档案抢救与修复规范第3部分:修复质量要求》·DA/T 65-2017《档案密集架智能管理系统技术要求》·DA/T 66-2017《城市轨道交通工程文件归档要求与档案分类规范》·DA/T 67-2017《档案保管外包服务管理规范》·DA/T 68-2017《档案服务外包工作规范》地方标准·DB32/T 《1894-2011档案数字化转化操作规程》(江苏省质量技术监督局和江苏省档案局制定)·DB65/T 3637-2014《组织机构代码电子档案采集规范》(新疆维吾尔自治区质监局发布)·DB44/T 1313-2014《组织机构代码电子档案管理规范》(广东省质量技术监督局发布)·DB22/T 2237-2015《质量技术监督行政处罚案卷电子档案制作及管理规范》(吉林省质量技术监督局发布)。
省级机关团体企业事业单位档案移交与接收进馆规范(试行)苏档馆发〔2020〕9号1 总则1.1 为加强档案移交与接收进馆工作,有效实现馆室衔接,系统保存江苏历史记忆和档案财富,依据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》《各级各类档案馆收集档案范围的规定》《电子档案移交与接收办法》等规定,制定本规范。
1.2 本规范适用于江苏省省级党政机关、人民团体、企业事业单位及其下属单位、临时机构(以下简称移交单位)向省档案馆移交档案和省档案馆接收档案的活动。
1.3 档案移交接收本着维护党和国家历史真实面貌、全面反映江苏发展历程、便于社会各方面利用的原则,按照收集齐全、整理规范、交接有序、确保安全的要求依法开展。
2 移交接收范围与内容2.1 移交接收范围2.1.1 省档案馆依法接收下列单位档案:a)中共江苏省委及所属各部门;b)省人大及其常设机构;c)省政府及其组成部门、特设机构、直属单位、管理机构及其他机构;d)省政协及其常设机构;e)省纪委监委;f)省高级人民法院、省人民检察院;g)省各民主党派、工商联机关;h)省总工会、团省委、省妇联等人民团体;i)省属企业、事业单位;j)省级临时机构;k)经中央主管部门确定档案由省档案馆保管的中央驻苏单位;l)其他按规定应向省档案馆移交档案的单位。
省档案馆可根据实际全部或部分接收以上机构的下属单位和临时机构的档案,具体范围另行确定。
2.1.2 新中国成立前本省各个历史时期政权机构、社会组织、著名人物等形成的档案列入省档案馆接收范围。
2.1.3 省内重大活动、重要事件形成的档案;反映党和国家领导人在江苏公务活动、省委省政府主要领导人公务活动、国内外知名人物在江苏重要活动的档案列入省档案馆接收范围。
2.1.4 反映本省政治、经济、文化、科技、生态、体育等领域建设成就的重点项目档案,为满足各项事业发展和人民群众基本需求而建立的专业档案列入省档案馆接收范围。
2.1.5 省级撤销机关的档案,应按照规定向省档案馆移交;一个省级机关并入另一个机关或几个省级机关合并为一个新的机关,其档案移交给合并后的机关集中管理或向省档案馆移交;省级机关所属机构撤销的,其档案由主管机关集中管理,属于省档案馆接收范围的按照规定向省档案馆移交。
一、电子档案规范存储结构经电子公文系统、行政审批系统、业务管理系统和数据统计系统等各类办公自动化系统形成并归档保存的文书、科技、专业等类电子档案电子档案规范存储结构如下图所示。
图1 电子档案规范存储结构(1)移交接收信息.XML文件应采用文件级档号为要素为其命名,例如:命名规则为“移交接收信息”+“电子档案文件级档号”,则其计算机文件名为:移交接收信息X036-WS·。
(2)数据文件夹N内存储移交接收的一件电子档案及其组件、元数据、业务办理过程信息等,N为电子档案移交数据包内移交电子档案流水号,其命名规则为“数据文件夹”+“移交电子档案流水号”。
(3)电子档案组件N为移交电子档案的组件,应以电子档案文件级档号为要素编制命名规则,例如,采用“电子档案文件级档号”+“D”+“电子档案组件流水号”为电子档案组件命名,则第1个电子档案组件的计算机文件名为:X036-WS·。
(4)元数据.XML为电子档案的元数据,应以电子档案文件级档号为要素编制命名规则,例如,采用“元数据”+“电子档案文件级档号”为元数据命名,则元数据的计算机文件名为:元数据X036-WS·。
(5)业务办理过程信息N.后缀名,其中,N为业务办理过程信息流水号。
应以电子档案文件级档号为要素编制命名规则,例如,采用“业务办理过程信息”+“业务办理过程信息流水号”+“-”+“电子档案文件级档号”,则某业务办理过程信息的计算机文件名为:业务办理过程信息01-X036-WS·。
声像类电子档案的存储结构如下图所示。
:\说明文件夹数字档案或数据文件夹著录文件夹其他文件夹图2 声像类档案的规范存储结构(1)说明文件夹。
首次离线备份以及历次介质转换分别形成一个说明文件,存储于该文件夹内。
说明文件用于描述备份介质存储的主要内容、属性及相关技术参数,记录介质的管理历史。
说明文件名称由首次离线备份或介质转换日期、“说明文件”两部分构成,格式为txt,如“说明文件.txt”。
国家档案局办公室关于《口述历史电子档案元数据方案》等9项档案标准项目征求意见的通知文章属性•【制定机关】国家档案局•【公布日期】2016.01.21•【文号】档办函〔2016〕25号•【施行日期】2016.01.21•【效力等级】部门规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文国家档案局办公室关于《口述历史电子档案元数据方案》等9项档案标准项目征求意见的通知档办函〔2016〕25号各省、自治区、直辖市档案局,各计划单列市档案局,新疆生产建设兵团档案局,中央和国家机关各部委档案部门,中央军委办公厅保密和档案局,解放军档案馆,武警部队司令部办公室,各人民团体档案部门,各中央企业档案部门,中国照片档案馆,中国人民大学档案学院:现将档案标准项目《口述历史电子档案元数据方案》《档案抢救与修复相关规范第1部分:纸质档案破损等级的划分》《档案抢救与修复相关规范第2部分:纸质档案保存状况的调查方法》《档案抢救与修复相关规范第3部分:档案抢救修复技术质量要求》《绿色档案馆建筑评价标准》《录音录像类电子档案元数据方案》《建设项目档案管理规范》《档案真空充氮密封包装技术要求》《智能密集架系统建设规范》征求意见稿公布在国家档案局网站上(网址:http//),请认真组织相关人员进行研究,提出修改意见,并于2016年2月19日前将修改意见以电子邮件形式反馈到我局政策法规研究司法规督查处。
联系方式:************邮箱:*****************.cn国家档案局办公室2016年1月21日附件《口述历史电子档案元数据方案》《档案抢救与修复相关规范第1部分:纸质档案破损等级的划分》《档案抢救与修复相关规范第2部分:纸质档案保存状况的调查方法》《档案抢救与修复相关规范第3部分:档案抢救修复技术质量要求》《绿色档案馆建筑评价标准》《录音录像类电子档案元数据方案》《建设项目档案管理规范》《档案真空充氮密封包装技术要求》《智能密集架系统建设规范》。