档案管理理论和应用技巧53页PPT

档案是在形成者活动过程中产生 的，反映了形成者的全部历史， 以及其观点、经验和成果，包含 了与形成者利益密切相关的事实 和数据。来源原则是这一特点的 充分体现。
（4）档案管理工作对社会的相对 封闭性——造成档案保管和利用 的矛盾
档案直接关系到形成者的切身利 益，关系到国家机密，因此，许 多国家都实行封闭期制度。
（一）来源原则
1、来源原则的含义：尊重来源、尊重全宗的 完整性、尊重全宗内的原整理顺序。
2、来源原则的形成与发展 （1）尊重全宗原则——来源原则的起源 （2）登记室原则——来源原则的正式形成 （3）《荷兰手册》与1910年布鲁塞尔大会—
—来源原则的理论论证和国际认同 （4）来源原则的国际发展 英国的“档案组合”和美国的“文件组合” 德国的自由来源原则、苏联和中全宗理论
第一节 档案管理概述 第二节 全宗理论 第三节 档案管理工作的发展与档案管
理系统
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一、档案管理工作的性质和特点 二、档案管理的内容与范围 三、档案管理工作的基本原则 四、档案管理机构及其职责
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一、 档案管理工作的性质和特点 档案管理工作是用科学的原则和方法
管理档案，提供档案信息为各项社会 实践服务的一项工作。
（5）来源原则遭遇挑战与重新发现
档案管理学
大 纲
第一章 绪论 第二章 档案资源管理（收集、整理、鉴定、保管） 第三章 档案统计 第四章 档案标准化管理 第五章 档案计算机管理 第六章 档案网络化管理 第七章 专门档案管理（科技档案、人事档案、会计
档案） 第八章 特殊载体档案管理（缩微档案、数字档案）
精品资料
• 你怎么称呼老师？
• 如果老师最后没有总结一节课的重点的难点，你 是否会认为老师的教学方法需要改进？

2、参考作用。档案能以知识原载体的形式，给
人以相互联系的、系列性的、广泛的情报信息， 对于人们查考既往情况，掌握历史资料，研究 有关事物的发展规律，具有广泛的情报价值。
5
三、归档范围
• 凡在教学、科研、管理各项活动中直接形成的， 对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、 声像等不同载体的文件材料；
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科研类应归档Leabharlann 围：科研准备阶段1、开题报告与课题调研论证材料 2、任务书、合同、协议书 3、课题研究计划、设计 4、计划执行情况 5、课题投资和预决算材料
13
研究实验阶段
1、实验、测试、观测、调查、考查的各种 原始记录
2、数据处理材料（如程序设计说明、计算 结果等）
3、研究工作阶段小结、年度报告 4、配套的照片、底片、录音带、录相带、
党委批复
10、院内支部设置变动、改选报告、审批 材料
11、院党员名册 12、反映本院全貌、重大活动的各种宣传
材料
13、学院教职工政治思想动态及调查材料 14、学院统战工作材料 15、学院工会工作材料 16、学院团委工作材料
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行政类应归档范围： 1、上级有关行政管理的文件 2、全院性的规章制度 3、学院年度工作计划、总结 4、院长办公会议记录 5、院领导在会上的重要讲话和参加院外会
幻灯片等 5、样品、标本等实物的目录
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总结鉴定阶段
1、论文、专著 2、工艺技术报告 3、专家评审意见 4、鉴定材料（鉴定代表名单、记录、鉴定
意见、鉴定证书） 5、推广应用意见 6、课题工作总结
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申报奖励阶段
1、科研成果登记表 2、科研成果报告表 3、科研成果奖励申报与审批材料 4、科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）

6、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。 第四条 档案保管制度 1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
如：01-2008-02.1.3-30-03-0001 表示xxx公司行政管理类档案一级类下的行政事务类档案二级类下的会议文件三级类下的2008年保管期限为30年的归档文件（电子\纸质类型）中的第一件档案。
件号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，件号从0001开始生成。 件号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、成文日期排序。 以件号标识的归档文件，需要装入档案盒，档案盒应编制顺序号。盒号编制规则是： 档案类别-年度-保管期限-盒顺序号
A B C D
1 2 3 4
类列
类系
3、分类原则 遵循文件的来源特征 保证类目体系的严整性 保证类目体系的可包容性 维护类目体系的相对稳定性。
4、分类标识（类号） 类号是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。本公司档案分类按照代码制进行类号标识。 “01.1.1”
如：01-2012-05TH.6.6-00-01-001 表示XXX公司塔韩线工程项目，工程建设一级类下的技术竣工二级类下的桥涵专业三级类下的2012年保管期限为永久的立卷归档文件（纸质类型）中的第一卷档案。
案卷号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，案卷号号从001开始生成。 案卷号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、立卷归档日期排序。 卷内标注可以增加卷内文件顺序号，以明确卷内文件的排序，卷内文件顺序号排序规则：按成文日期进行排序。

03
其他相关法律法规
如《保密法》、《著作权法》等，也对档案管理工作提出了相关要求和
规定。
行业标准规范介绍
《档案著录规则》
规定了档案著录的原则、方法、项目和格式等， 是档案信息化建设的基础标准。
《档案数字化规范》
规定了纸质档案、录音录像档案等传统载体档案 数字化的技术要求和管理规范。
ABCD
《档案分类与编号规则》
对档案进行分类和编号，以便于档案的管理和检 索利用。
《档案室建设标准》
对档案室的选址、布局、设施配置等提出了具体 要求，以确保档案的安全保管和有效利用。
企业内部制度完善
建立健全档案管理制度
包括档案收集、整理、鉴定、保管、 统计、利用等各个环节的管理制度， 确保档案管理工作的规范化和高效
化。
强化档案监督检查与考核
专业技能培训
档案专业知识
掌握档案学基本理论、档案管理 法规、档案业务技能等知识，具 备独立开展档案管理工作的能力。
信息化技能
熟悉计算机操作、档案管理软件 使用、网络检索等技能，提高档
案管理效率和信息化水平。
沟通与协作能力
具备良好的沟通、协调能力，能 够与各部门顺畅合作，共同推进
档案管理工作。
职业道德素养
服务现实工作
档案为各项工作的开展提供重要参考 和凭证，是进行科学决策、制定计划、 总结经验、开展研究的重要依据。
档案管理原则
统一领导、分级管理
档案工作实行统一领导、分级管 理的原则，以维护档案的完整与 安全，便于社会各方面的利用。
完整性原则
保证档案的齐全、完整，不遗漏、 不丢失。
安全性原则
确保档案的安全，防止档案被盗 窃、破坏、涂改等。

第一章
档案管理的定义
档案管理的定义： 对档案的收集、整 理、保管、鉴定、 统计和提供利用的 活动
目的：确保档案的 安全、完整和可用 性
范围：涉及各种类 型的档案，如文书 、科技、人事、会 计等
意义：为组织、企 业和个人提供历史 记录和重要资料， 有助于提高工作效 率和决策水平
档案管理的重要性
保持信息的原始性和真实性 维护企业的合法权益 提高企业的经营效益 促进企业的可持续发展
档案存储和保管技术
ห้องสมุดไป่ตู้第三章
档案存储
定义：将档案有序地存放在档案库房中 存储方式：分类存储、按序存储、标识存储 存储设备：档案柜、档案架、档案盒 存储环境：温度、湿度、光照、防虫等
档案保管技术
档案存储和保管的重要性 档案存储和保管的几种常见技术 电子档案的存储和保管技术 档案存储和保管的未来发展趋势
目的：满足用户对 档案信息的需求
开发方式：数字化 、汇编、专题研究 等
提高档案利用效率 的重要手段
档案管理软件和应用
第五章
档案管理软件
简介
优势
特点
应用场景
档案管理软件应用
简介 特点 应用范围 优势
档案管理的发展趋势和展望
第六章
档案管理的发展趋势
数字化：随着计算机技术的不断发展，档案管理逐渐向数字化方向发展，数字化档案 管理可以大大提高档案的利用率和安全性。
档案利用和开发
第四章
档案利用
档案利用的定义： 档案利用是指对档 案实体的查阅、复 制、摘录、加工和 传输。
档案利用的目的： 满足社会和个人的 需求，实现档案的 价值和作用。
档案利用的方式： 现场查阅、复制、 网络查询等。

档案管理的历史与发展
01
古代档案管理
古代档案管理主要采用纸质载体，通过手工方式进行分类、编目和保管。
02
近现代档案管理
近现代档案管理开始采用机械化、自动化等现代技术手段，提高了档案
管理的效率和质量。
03
当代档案管理
当代档案管理已经实现了数字化、网络化等高科技手段的应用，使档案
管理更加便捷、高效和智能化。同时，随着大数据、云计算等技术的不
档案信息化建设实务操作
档案数字化的原则和方法
了解档案数字化的原则和方法，掌握数字化加工流程和技术标准， 实现档案的数字化管理。
档案数据库建设与管理
熟悉档案数据库建设的方法和步骤，建立和管理档案数据库，提高 档案信息管理水平。
档案信息网络安全与防范
加强档案信息网络安全管理，采取有效的安全防范措施，确保档案 信息的安全和保密。
断发展，档案管理也将面临更多的挑战和机遇。
02
CATALOGUE
档案收集与整理
档案收集的原则与方法
全面性原则
尽可能收集与主题相关的所有档案， 确保档案的完整性。
时效性原则
及时收集新产生的档案，避免遗漏。
档案收集的原则与方法
真实性原则
确保收集的档案真实可靠，反映历史事实。
定期收集
按照一定周期（如年度、季度）进行档案收集。
档案法规的体系结构
加强对档案的管理和收集、整理工作， 有效地保护和利用档案，为社会主义 现代化建设服务。
由档案基本法、档案行政法规、档案 地方性法规、档案行政规章等构成。
档案法的主要内容
包括档案机构及其职责、档案的管理、 档案的利用和公布、法律责任等方面 的规定。
档案管理标准概述

档案管理的目的与意义
目的
保护档案的安全与完整，确保档案的 长期保存和有效利用。
意义
档案管理对于维护历史真实、传承文 化、促进社会进步具有重要意义。
档案管理的原则与要求
原则
依法依规、科学规范、分类管理、安全保密。
要求
建立健全档案管理制度，提高档案管理水平，加强档案信息化建设。
02
档案的收集与整理
内容鉴定
根据档案的内容、来源、形式、形成时间等方面 进行鉴定，判断其价值与真伪。
形式鉴定
对档案的载体、字迹、印章、纸张等进行技术分 析，鉴别其真伪和价值。
历史价值鉴定
评估档案在历史、文化、艺术等方面的价值，判 断其是否具有保存和利用的意义。
档案销毁的原则与程序
永久保管
对于具有重要历史、文化和科学价值的档案，应 永久保存。
。
防火防盗
加强档案库房的消防安 全管理，配备灭火器材
，确保档案安全。
档案的数字化存储与备份
数据备份
定期对数字化档案进行备份，以防数据丢失 或损坏。
数据加密
对数字化档案进行加密处理，以防数据被非 法访问和篡改。
存储介质选择
选择可靠的存储介质，如硬盘、光盘等，以 保证数字化档案的安全性和稳定性。
数据迁移
定期鉴定
在保管期限届满前，对档案进行重新鉴定，以确 定是否继续保存或销毁。
ABCD
期限保管
根据档案的利用价值和重要性，确定不同的保管 期限，如短期、长期或永久。
销毁程序
先进行鉴定，然后编制销毁清册，选择合适的销 毁方法和工具，最后进行销毁并记录。
档案鉴定与销毁中的法律与伦理问题
法律约束
遵守国家法律法规，确保鉴定和销毁过程中 的合法性。

范体系等。
电子文件管理系统设计与实施
系统设计原则
包括整体性原则、开放性原则、 安全性原则、易用性原则等。
系统功能设计
包括电子文件收集、整理、鉴定、 保管、利用等功能模块的设计。
系统实施步骤
包括系统规划、系统分析、系统设 计、系统实施、系统维护等阶段， 每个阶段都需要进行详细计划和严 格管理。
07 法律法规与职业 道德教育
VS
网络检索
通过网络技术和通信技术，实现远程档案 信息的检索和利用。使用技巧包括了解网 络检索原理、掌握网络检索语言和工具、 注意网络安全和保密。
档案开发利用策略探讨
档案编研
通过对档案信息的分析、研究和编纂，形成具有特定主题和价值的编研成果，为学术研究 和社会服务提供支持。策略包括选题策划、素材收集与整理、编纂加工与审核等。
档案鉴定原则及方法
• 发展性原则：用发展的眼光看待档案价值，预测 档案对未来社会的影响。
档案鉴定原则及方法
直接鉴定法
直接审查档案内容，根据 档案内容判断其价值。
间接鉴定法
通过分析档案的形成背景 、相关文件等因素，间接 推断档案价值。
比较鉴定法
将档案与同类档案进行比 较，通过比较判断其价值 高低。
05
对于特殊类型的档案，需要采用专门的保管措施和设备， 以确保档案的长期保存和有效利用。
06
对于数字化档案，需要加强网络安全管理，防止黑客攻击 和数据泄露等风险。同时，定期备份数据，确保数据安全 。
04 档案检索与利用
传统检索工具介绍及使用技巧
档案目录
档案目录是记录档案内容和形式特征的检索工具，包括案卷目录、卷内文件目录、全引目录等。使用 技巧包括熟悉目录结构、掌握检索语言和了解档案分类体系。

据。
法律价值
档案在法律领域具有重要的证 据作用，是解决法律纠纷、维
护合法权益的重要工具。
传承价值
档案是文化传承的重要载体， 通过档案管理可以保护和传承
人类文化遗产。
02
档案收集与整理
档案收集途径与方法
常规收集
定期从各部门、各项目 组收集档案，确保档案
的完整性和连续性。
专项收集
征集与捐赠
网络收集
针对特定项目、活动或 事件进行档案收集，确
定期或不定期举办档案展览，展示珍贵档案 和特色档案。
档案开发策略及实施
编纂档案史料 对档案资料进行编纂、整理，形成专 题史料、汇编成果等。
档案编研成果推广
将档案编研成果通过出版、发行、宣 传等方式进行推广。
档案文化创意产品开发
利用档案资源，开发具有文化创意的 产品，如档案纪念品、档案文化衫等。
数字化开发与利用
系统功能
实现档案收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等全流程管理， 支持多种检索方式和开发利用手段。
信息化实施步骤与注意事项
实施步骤
制定规划、建设系统、迁移数据、培训人员、推广应用。
注意事项
确保数据安全、注重用户体验、持续优化更新、加强培训宣传。
06
档案管理法规与标准
国家相关法律法规解读
01
《中华人民共和国档案法》
明确档案管理职责
设立档案管理部门或专职 档案管理人员，明确其职 责和权限，确保档案管理 工作的顺利开展。
建立档案工作流程
制定档案收集、整理、鉴 定、保管、利用等环节的 工作流程，确保档案管理 工作的规范化和高效化。
07
档案管理案例分析
成功案例分享与启示
案例一

页数 式
注
2005- 5 06-02
题名：即文件的标题，一般应照实抄录，不做随 意改动。如文件没有题名或有题名但无实质内容， 无法揭示文件的实际内容或成份，应加拟或重拟， 附于原题之后，外加“[ ]”号
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47
归档文件目录
全宗号 类别号 年度 A 2003
保管期限 机构 短期
件 责任 文号 号者
1
题
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28
▪ 由各部门分别整理归档的单位
▪ 先将归档文件按部门或（商户）分 开，再将同一部门或（商户）的文 件按三个保管期限分开，同一保管 期限内按时间先后排列。
尽可能将关系密切的同一活动、 同一工作、同一会议形成的文件材 料排列在一起。
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29
▪ 统计报表、简报、刊物、非诉 讼性案件材料、来文与复文、 去文与复文等成套性文件可集 中排列，该套文件内部按文件 形成的时间顺序进行排列。
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8
A 企业管理性档案
一、档案具体业务工作内容：
收集、整理、鉴定、检索、保
管、统计、编研和提供利用八
个环节，前六个环节称为基础
工作，后两个环节称为编研利
用工作
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二、件的含义
▪ 单份文件，每份文件为一件； ▪ 各种报表、名册、图册、书刊、
会议记录等，一册（本）为一件；
h
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▪ 正本与定稿（最终的修改稿）为一件； ▪ 正件与附件为一件； ▪ 正文与文件处理单为一件；（例1） ▪ 原件与复制件为一件； ▪ 转发件与被转发件为一件；
保管期限 机构 短期
件 责任 文号 号者
1
题
名
关于×××的通知
日期 归档 文件格 备
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