办公室人员工作内容

1 办公室工作分工计划 工作内容 养老保险 （一）申报流程： 1、每月1-5日直接到养老保险所打上个月的明细表回来核对，按月申报缴费。 2、如上个月有员工离职或试用期到期，就填写增减表（例表1）一式两份盖交易公司章，到养老保险所给工作人员在系统里增减，增减完后拿一份回来留档备查。 3、试用期到期的必须经本人同意、公司领导同意方能参保。不愿意参保的填写承诺书。 4、新参保人员提供合同复印件（第一页和最后一页）和身份证复印件。 5、当月没做满一个月离职的当月不交，或员工要求交的按上班天数比例交纳。 6、核对无误后复印交财务付款。 7、财务付款后拿付款凭据到养老保险所开具发票回来，发票原件交财务，复印一份留办公室备查。 8、每年系数都有调整，必须及时调整补交。 （二）转移流程 1、带解除劳动合同证明复印件、身份证复印件到养老保险所申报转移。 2、当月缴纳金额完和先办理减员后才能办理转移。 3、转移地点报工作人员，打对账单出来，拿给养老保险所主任盖章。 4、对账单盖章后复印一份备查，寄给离司的员工本人，由他去其所在地的保险所同意接收盖章。 5、对方盖章寄一份回来交百色养老保险所。 6、不论对方接不接收都可以办理转移。 医疗保险 （一）申报流程： 1、每月1-5日直接到医保中心打上个月的“单位转账征集缴费通知单”和“应缴明细”回来核对，按月申报缴费。 2、如上个月有员工离职或试用期到期，就填写增减表（例表2）一式两份盖交易公司章，到医保中心给工作人员在系统里增减，增减完后拿一份回来留档备查。（交新增人员一寸正面彩照） 3、试用期到期的必须经本人同意、公司领导同意方能参保。不愿意参保的填 2

写承诺书。 4、新参保人员提供：交纳养老保险证明（上个月申报个人列表）、上月工资单（自己制作1500元/月）、合同复印件（第一页和最后一页）和身份证复印件，以上都要盖交易公司公章。 5、当月没做满一个月离职的当月不交，或员工要求交的按上班天数比例交纳。 6、核对无误后复印交财务付款。 7、及时打印欠费清单交财务转账，财务付款后拿付款凭据到养老保险所开具发票回来，发票原件交财务，复印一份留办公室备查。欠费三个月系统自动停保。 8、办卡费用（医保卡工本费）个人承担。 9、每年系数都有调整，必须及时调整补交。 （二）转移流程 1、带解除劳动合同证明复印件（解除劳动合同协议书）、身份证复印件一式两份到医保中心申报转移。 2、当月缴纳金额和办理好减员后才能办理转移。 3、转移地点口头报工作人员，打转移表出来并盖医保中心的公章。 4、转移表复印一份备查，寄给离司的员工本人，由他去其所在地的医保中心同意接收盖章。 5、对方盖章寄两份回来交百色医保中心。 6、对方医保中心必须同意接收方可办理转移。 失业保险 （一）申报流程： 1、每月1-5日填写“失业保险费申报表”、“年度职工个人缴纳失业保险费明细表”一式两份，盖交易公司公章到失业保险所，申报上个月缴费。 2、如上个月有员工离职或试用期到期，就填写增减表（例表3）一式两份盖交易公司公章，到失业保险所给工作人员在系统里增减，增减完后拿一份回来留档备查。 3、试用期到期的必须经本人同意、公司领导同意方能参保。不愿意参保的填写承诺书。 4、新参保人员提供合同复印件（第一页、第二页和最后一页）和身份证复印件。 5、当月没做满一个月离职的当月不交，或员工要求交的按上班天数比例交纳。 6、核对无误后复印交财务付款。 7、财务付款后拿付款凭据到失业保险所开具发票回来，发票原件交财务，复印一份留办公室备查。 8、每年系数都有调整，必须及时调整补交。 3

（二）转移流程 1、带新工作单位合同书、原单位解除劳动合同证明复印件、身份证复印件到养老保险所申报转移。 2、当月缴纳金额后才能办理转移。 3、办理转移必须有新工作单位劳动合同才能办理。 4、转移地点口头报工作人员，打对账单出来，拿给失业保险所主任盖章。 5、对账单盖章后复印一份备查，寄给离司的员工本人，由他去其所在地的保险所同意接收盖章。 6、对方盖章寄一份回来交百色失业保险所。 7、对方失业保险所必须同意接收方可办理转移。 保险证件、卡两领取管理 从养老管理中心领取回养老证、医保卡、失业证后对名单及数量做记录，个人领取做好领取登记记录。 人力资源报表管理 1、每天查看人力资源报表，及时更新。 2、人力资源报表每月5号前报董事长、总经理、总公司办公室。 3、人员变动表（月度）； 4、岗位异动员工花名册； 5、离职员工花名册； 招聘 （1）根据公司发展更新人才网招聘信息资料 （2） 招聘计划及实施细则。 （3）按部门需要或公司领导指示书面签呈。 （4）网上发布规范统一的招聘信息。 （5）现场招聘（人才市场招聘会、校园招聘会）：公司简介、易拉宝、宣传单、桌子、凳子、个人简历表、笔、相机、车辆、资金、人员。 （6）面试。初步面试—部门面试—总经理面试。 （7）面试结果通知 (8) 面试月度、年度数量、结果统计 入职 （1）当天录指纹，填招聘卷宗收集资料，将员工证件审核并复印留存，注明“原件已核”字样和审核人签名及日期。复印员工入职单一份交财务签收。 (2) 五寸相片上 （3）带领入职人员至用人部门报到墙 （4）考核入司，试用期满后填考核表及转正员工通知单（必须有领导签字）， 4

复印后复印件交财务，让财务签收。 （5）试用期过后，申请转正及购买或不购买社会保险，征求员工是否缴纳社会保险，不交就填写承诺书。 （6）建立在职员工档案，分部门。 （7）应聘人员资料按个人档案袋归档备留。 （8） 聘用人员资料报相关部门。 （9）试用、转正、调岗月度、年度数据、结果统计 离（退）职 1、员工申请离职 （1）递交个人书面离职申请书 （2）部门领导签字，递交公司领导签字 （3）做好物品交接，填写离职卷宗（必须按手印、相关领导签字、盖交易公司章） （4）辞职的书面签呈是否给与办理失业金领取 （5）解除劳动合同通知书复印件交财务签收。 （6）离职资料归档。 （7）第二日删除指纹，下月删除电脑系统离职人员信息 （8）工资与员工统一时间发放 2、公司解聘 （1）做员工思想工作，尽量自动辞职（解聘理由）。 （2）上报主管领导。 （3）办理手续，填写“辞职（辞退）卷宗。（辞职书、解除劳动合同通知书、工资结算、社会保险结算、工作物品交接等） （4）辞职的书面签呈是否给与办理失业金领取。 （5）离职档案归档。 （6）员工自愿辞职并无劳动纠纷。 （7）结算清楚。 （8）第二日删除指纹，下月删除电脑系统离职人员信息 （9）解聘人员情况、数据月度、季度统计 调动 （1）根据公司领导指示、个人请求、部门需要，书面呈签。 （2）填写岗位异动通知单并复印发送相关部门（注明待遇，领导签字）。 （3）整理人力资源报表（注明调动日期）。 （4）归档 （5）员工岗位异动情况、数据、结果月度、年度统计 5

劳动合同管理 （1）制作符合法律规定的劳动合同。 （2）按时办理劳动合同的签订、续订、解除、终止等。（在人力资源报表注明合同签订日期） （3）学徒工不签合同。 （4）有劳动纠纷及时上报公司领导。 （5）、劳动合同文本在员工入司一个月内签订 （6）、归档 编制管理 1、制作现有组织机构框架图。 2、按照公司经营情况增减人员建议（问财务要数据计算，多少营业额用多少人），书面向公司领导呈签。 3、严格按照公司核定的组织架构进行人力配臵，人员核准表中人员单位/部门/岗位名称须与《机构岗位设臵及人员配臵标准》一致，原则上不得突破编制； 4、编制申请追加流程规范，先报批后执行。 福利待遇管理 1、公司及地方医保（公积金）办理相关规定； 2、医保及公积金政策汇总表； 3、每月及时向公司上报新参保员工的社保基数审核表，明细、数据齐全、无误； 4、医保、公积金开户办理或缴费标准调整应先报批后执行； 5、根据当月合同签订情况，每月及时统计公司办理福利员工的明细表，于每月15日前报备主管领导； 6、意外保险增减，到期统一购买。（按个人意愿）。必须签报审批。 7、社会保险办理流程及注意事项 绩效管理 1、制定《绩效管理办法》 2、各岗位考核标准 3、考核通知； 4、考核方案； 5、考核工具表； 6、考核等级确认表； 7、考核总结报告； 8、考核申诉材料及处理结果。 9、各类考核材料及考核排名等级表； 6

10、员工考核申诉材料及公司批复 11、考核结果及时反馈至每位员工 12、归档 各部门情况了解 办公室工作检查、管理 办公室各岗位工作安排、检查、汇总、改进、汇报领导等。 其它工作 1、下班关闭办公设备电源，锁好办公门。 2、部门协调、服务等工作 3、操办年终会议 4、领导安排的其它临时工作

通讯录 1、每天查看通讯录，对增减员工联系电话及在职员工联系号码变动及时更新。 2、公司相关业务外联联系号码 3、总公司、直属公司、分公司等通讯地址 4、每月上旬和下旬上传最新更新通讯录至工作群，并通知各分公司、各部门内勤人员及时下载使用，方便联系。 公司工作群 1、Q工作群管理员通知新增人员自行加入群中，对已离职人员及时给予退群。 2、Q工作群管理员离职的必须退出工作群并好换新管理员。 3、禁止在工作群发布不利于公司形象、发展等信息及图片。 办公钥匙管理 1、每天上下班交办公门钥匙保安处，做好交接记录。 2、专人保管好办公室资料柜、档案室钥匙，严禁带出公司。 档案管理 1、制定档案管理办法。 2、制定档案借阅、借用等规定。 3、分门别类整理档案。 4、档案不经总经理或董事长同意不准外借（包括复印件） 5、钥匙专人保管不能有第二人经手。 6、借阅、借用必须有手续，并严格审查登记。 7、借阅、借用前后检查档案的完整性，否则要承担责任。 8、检查档案的完整性，及时补充。 公司设备（包括办公设备、固定设备）