档案管理培训讲义

第二节全宗和立档单位的划分一、全宗概念及含义（一）全宗定义全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。

全宗解放初称为“芬特”。

1955年改为“全宗”。

（二）全宗的含义1．全宗是一个有机整体同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。

2．全宗是在一定历史活动中形成的全宗的这种整体性具有客观性，而不是纯粹人为的（即任意的）。

全宗的整体性，是由其内部的历史联系所决定的。

3．全宗是以一定的社会单位为基础而构成的全宗是以产生它的机关、组织和个人为单位而构成的。

这就为档案全宗这种整体确定了一个时空范围以及纵向和横向间的区分标志。

二、为什么要按全宗整理档案？（一）这种方法符合档案的形成规律和特点。

同一个全宗教的档案不能任意分散，不同国家的档案不能随意混杂，科学理解文件的历史联系。

档案都是围绕一个机关或个人的活动而形成的。

此方法还便于保管利用。

（二）全宗是组成国家全部档案的基本单位。

一个机关的活动体现着一定的职能，执行一定的任务，发挥一定的功能。

1．在我国，全部国家所有的档案为国家档案全宗，这是由于许多小全宗组成。

另外，全宗也是档案馆的统计单位。

2．全宗，也是一个相对的概念，据苏联理论，它包括全宗、档案馆全宗、国家档案全宗三个概念，我国一般取第一、三个概念，第二个概念则很少提。

一个档案馆收集的若干全宗数为档案馆全宗，我国则称馆藏。

并且苏联的提法是若干档案馆全宗形成国家档案全宗。

（三）全宗在档案整理上占有重要地位，是保证整理工作质量的重要条件。

区分全宗是整理工作的第一步。

（四）全宗为档案提供利用，奠定了科学基础。

如果全宗划分准确，全宗档案完整齐全，就会为利用带来方便，准确研究每个机关的活动情况和历史面貌。

（五）全宗是对档案进行科学管理必须遵循的重要原则。

它不仅是一个单位和整理档案的方法问题，而且是一个原则理论，苏联更把它称为一种思想。

三、立档单位及其构成条件立档单位也称为“全宗构成者”。

它的构成条件是：（1）可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文；（2）设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；（3）设有管理人事机构或人员，并有一定的人事任免权。

第九章档案统计工作第一节档案统计工作概述一、档案统计工作的内容和任务1．档案统计，就是以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作的有关情况。

内容很多。

包括档案的基本登记和综合统计两部分。

从统计的对象来看，分为两方面：（1）对档案实体及其管理状况的统计；（2）对档案事业的组织与管理状况的统计；目前，我国档案工作的基本情况统计，分为四个层次：其一，全国档案工作基本情况统计；其二，专业系统档案工作情况统计；其三，地方（包括省、市、地、县各级）档案工作基本情况统计；其四，档案馆、档案室档案工作情况统计。

2．任务是对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析，提供统计资料，实行统计监督。

二、档案统计工作的意义、要求和步骤1．意义（1）是认识档案工作的一种重要手段；（2）可以把定性分析和定量分析结合起来；（3）是档案事业建设的一项重要的基础工作；（4）可以为制定档案工作的方针、政策和编制档案事业发展规划提供提供依据。

2．要求（1）准确性、客观性、科学性（2）遵循全国统计工作现代化的要求，须达到：统计指标体系完整化，统计分类标准化，统计调查工作科学化，统计基础工作规范化，统计计算和数据传输技术现代化，统计服务优质化。

3．步骤包括（1）统计调查（2）统计整理（3）统计分析三、档案统计调查1．统计表报2．专门调查四、档案统计资料的整理统计分组：简单分组和复杂分组五、统计表六、综合指标1．绝对数2．相对数第二节档案的登记一、档案数量和状况登记（一）案卷目录与卷内文件目录（二）档案收进登记簿这是专门记录档案进入档案机构情况的一种登记形式。

主要应用于档案馆和规模较大的档案室。

其具体形式一般为簿册式。

其基本登记进以档案进入档案机构的次数为单位进行登记，即每收进一次档案，无论其数量及全宗所属情况如何，都要在收进登记簿上登记为一个条目。

（三）全宗名册档案馆和规模较大且保管了多个全宗的档案室，对其所管全宗进行逐个登记的一种形式。

SD2000档案管理系统培训讲义1、重要概念：自动组卷：自动组卷是指不需要手工输入档号、案卷号、页号、文件顺序号和归档时间，而这些字段可以在自动组卷的时候自动生成。

自动组卷的依据是用户设置的组卷参数和档号格式。

手工组卷：手工组卷是指档案已经组好卷，已经有了档号、案卷号、页号和文件顺序号，在输入时这些项目都需要手工输入。

传统组卷：传统组卷是指档号和案卷号按全宗号，组卷年度，实体分类和保管期限排序。

如：档号C01-1998-01-Y-001-001，分别代表全宗号-组卷年度-实体分类-保管期限-案卷号-卷内文件顺序号。

去掉档号的最后一段，即案卷号。

简化组卷：简化组卷是指档号按全宗号，组卷年度，保管期限，件号组卷，而不考虑档案的分类和案卷号。

如：档案C01-1998-Y-001。

一级分类、二级分类和三级分类：分类号长度分别是2位、4位和6位，下级分类的前面必然包括其上级分类的分类号。

例如，党群管理01，人事安排0102，干部任免010201。

档号、案卷号推荐使用下列基本格式：①传统组卷档号： C01-1999-01-Y-001-001②简化组卷档号：C01-1999-Y-001(不再需要案卷著录)③文书档案案卷号：C01-1999-01-Y-001④会计档案案卷号：C01-D2.1.1-0012、系统定义：用户定义：在系统管理的用户组界面中，可以增加用户组和用户。

用户组是指具有相同权限的一组用户，用户是指具有独立标志和密码的个别用户。

在定义了自己的用户标识和密码以后，可以不再使用系统默认的用户Sinfarch。

实体分类定义：在正式进行文件著录和案卷著录以前，应该把本单位的分类大纲录入电脑。

系统在初始化时已经定义了若干分类。

用户可以进行增加、修改和删除。

著录格式定义：著录格式主要包括组卷参数和档号格式，按不同的一级分类分别进行定义。

在对文件进行自动组卷的时候，系统会根据定义的格式自动生成案卷号和档号。

如果对某一类文件只使用手工组卷，则可以不定义该分类的著录格式。

档案的整理与保管培训讲义一、引言档案是组织和个人活动过程中产生的记录和资料的集合，对于机构和个人来说具有重要的意义。

正确的整理和保管档案可以提高工作效率，保护权益，促进信息的流转和使用。

本讲义旨在介绍档案整理与保管的基本知识和技巧，帮助大家更好地管理和利用档案。

二、档案整理1. 档案整理的目的档案整理是指对档案资料进行分类、鉴定、整理、登记等活动，目的是为了保持档案的完整性和可利用性。

2. 档案整理的原则•分类归档：按照一定的标准和规则对档案资料进行分类，便于查找和利用。

•鉴定保留：对档案进行鉴定，确定哪些是有价值和需要保存的，避免无用档案的堆积。

•整理登记：整理完档案后进行登记，建立档案目录和索引，方便查找和管理。

3. 档案整理的步骤1.收集档案资料2.分类整理3.鉴定价值4.登记备案5.存放保管三、档案保管1. 档案保管的目的档案保管是为了保护档案的完整性和安全性，防止档案遗失、损坏或泄露。

2. 档案保管的原则•定期检查：定期检查档案存放情况，及时发现问题并进行处理。

•安全存放：选择适当的存放环境和设备，防止火灾、水灾等危害。

•保密性：对涉密档案进行加密和限制访问。

3. 档案保管的措施1.制定保管规定和标准2.建立档案管理制度3.档案柜的选择和布置4.防火、防水、防盗措施的设施5.涉密档案的处理四、结语档案的整理与保管是一个细致且重要的工作，需要有系统的管理和专业的技能。

通过本讲义的学习，相信大家已经掌握了档案整理与保管的基本知识，希望大家能够在日常工作中做好档案管理工作，提高工作效率，保护档案的安全和完整性。

第二节档案的登记一、档案数量和状况登记（一）案卷目录与卷内文件目录（二）档案收进登记簿这是专门记录档案进入档案机构情况的一种登记形式。

主要应用于档案馆和规模较大的档案室。

其具体形式一般为簿册式。

其基本登记进以档案进入档案机构的次数为单位进行登记，即每收进一次档案，无论其数量及全宗所属情况如何，都要在收进登记簿上登记为一个条目。

（三）全宗名册档案馆和规模较大且保管了多个全宗的档案室，对其所管全宗进行逐个登记的一种形式。

（四）全宗单详细登记每一全宗情况的登记形式。

主要应用于档案馆和保存了较多全宗的档案室。

其形式为单页式。

每一张全宗单登记一个全宗的详细情况。

其登记内容比全宗名册要详细得多，一般分为3个部分。

（五）全宗卡片它是档案行政机关要求档案馆报送的一种形式。

其作用和目的是为了随时掌握各档案馆中所存档案全宗的基本情况，且与“档案成分和数量变化情况报道表”结合使用。

（六）档案成分和数量变化情况报道表档案成分和数量变化情况报道表是档案馆按要求向档案行政机关报送的一种登记形式，旨在随时报告其所管档案（以全宗为单位）的变化情况。

档案行政机关根据报道内容，随时在全宗卡片上进行补充性登记。

（七）案卷目录登记簿案卷目录登记簿是对所有案卷目录进行登记的一种登记形式。

主要应用于档案馆和案卷目录数量较多的档案室。

其登记方法是以案卷目录的本册为单位进行登记，每一本（册）案卷目录登记为一个条目。

（八）总登记簿总登记簿是全面系统地记录反映档案的收进、移出情况及档案数量变化情况的一种登记形式。

主要应用于档案室。

二、档案工作状况登记簿（一）工作日志工作日志是许多重要的社会行业中普遍采用的一种基本的工作登记形式。

其作用与目的在于逐日记录每一天的工作内容及其进程问题，积累详尽的工作原始记录，为日后的查考和总结提供素材。

一般应包括日期（年、月、日、星期），时间（上午、下午或具体时刻），工作内容，工作量与进度，工作中的问题及处置情况，每周或每月的统计、小结等。

干部人事档案管理业务讲义《干部人事档案管理业务》讲义第一章干部档案材料的收集第一节收集工作的依据、概念、意义、原则及种类一、收集工作的政策法规依据一是《干部档案工作条例》，二是《干部人事档案材料收集归档规定》。

中组部、国家档案局1990修订下发的《干部档案工作条例》是我们现在从事的干部人事档案工作包括干部档案材料收集工作的总的指导性法规；而中组部1996年修订下发的《干部人事档案材料收集归档规定》，则对干部人事档案材料的收集范围、收集方法、归档要求、监督检查等都作了具体明确的规定，是我们从事干部人事档案材料收集整理工作的具体法规依据和行动指南。

二、收集工作的概念干部人事档案的收集工作，是干部人事档案管理部门，根据本单位干部人事管理权限范围及干部人事档案材料的收集归档范围，向有关部门收集所管理的干部人事档案及形成的干部人事档案材料，集中起来，统一管理的工作。

概括起来说，就是干部人事档案管理部门取得干部人事档案及材料的工作。

包含三层含义：一是收集本部门管理干部的人事档案，有协管任务的单位，还要收集协管干部的档案副本及材料，以保证干部人事工作的基本需求；二是收集形成的符合归档范围的档案材料；三是只有干部人事档案管理部门才有权收集干部档案材料，非干部人事部门不得以任何理由扣留和收集干部人事档案材料。

三、收集工作的意义��收集干部档案材料，不断充实干部档案内容，为组织上历史地、全面地考察、了解和正确使用干部提供依据，是干部档案工作的根本任务，因此，干部档案材料收集工作在干部档案工作中处于特殊地位，它的意义可以从三方面来理解：１、收集工作是干部档案工作的首要环节。

干部档案工作分为收集、鉴别、整理、保管、利用、转递工作等环节，收集工作是首要环节。

干部档案材料不是由干部档案管理人员编写形成的，而是产生于和干部有一定关系的各有关组织的现实工作中。

将有关组织过去和新近形成的干部档案材料收集到干部档案管理部门，既是干部档案工作的起点，又是贯穿于干部档案工作始终的一项经常性工作，干部档案工作的其他各个环节都是在收集工作的基础上进行的。

档案管理实际操作知识培训教材第一章：档案管理概述档案管理是一项重要的工作，它涉及到组织、管理和利用各种类型的档案资料。

正确认识和掌握档案管理的实际操作知识对于提高工作效率和保障信息安全至关重要。

1.1 档案管理的定义•档案管理是指对各种档案资料进行组织、整理、保管、利用和销毁的一系列管理活动的总称。

档案管理的核心是确保档案的完整性、准确性和安全性。

1.2 档案管理的重要性•档案管理对于组织而言具有重要的意义，它不仅能提高工作效率，还能保障信息安全，避免信息泄漏和丢失。

合理的档案管理能够帮助组织更好地利用历史资料、提高决策效率。

第二章：档案管理实际操作技巧在实际的档案管理工作中，掌握一些操作技巧能够提高工作效率和减少错误率。

2.1 档案分类与归档•档案的分类是档案管理的基础，正确的分类能够便于查找和管理档案。

在归档时，要遵循统一的规范，确保每一份档案都有清晰的标识和记录。

2.2 档案借阅与归还•档案借阅是指向他人提供档案资料查阅的过程，应当注意借阅规则和流程，确保档案的完整性和安全性。

借阅后及时归还档案是档案管理的基本要求。

第三章：档案管理的注意事项在进行档案管理工作时，需要注意一些细节和事项，以确保工作的顺利进行和档案的完整性。

3.1 档案保密•档案中可能含有机密信息，需要严格遵守保密要求，确保档案的安全性和保密性。

3.2 档案销毁•对于已经归档和无用的档案，需要按照规定的程序和流程进行销毁，避免档案被泄露或滥用。

结束语通过本教材的学习，您将能够掌握档案管理的基本知识和实际操作技巧，提高工作效率和保障信息安全。

希望本教材能够对您的工作有所帮助，谢谢阅读！。

档案基础业务知识培训资料第一部分：档案基础概述在现代社会中，档案对于机构和个人都具有重要的意义。

档案不仅是记录历史的工具，也是保护个人权益和机构合法权益的重要保障。

档案基础业务知识是每个从事档案管理工作的人员都需要具备的基本知识。

第二部分：档案管理制度1. 档案管理的概念和作用档案管理是指对机构或个人的档案进行有效管理、保护和利用的过程。

其作用包括保障信息安全、提升工作效率、强化机构形象等。

2. 档案管理的原则档案管理的原则包括完整性原则、真实性原则、可追溯性原则等。

这些原则是保证档案管理工作顺利进行的基础。

第三部分：档案分类与归档1. 档案分类的方法档案的分类可以按照机构性质、内容、形式等多种方法进行。

合理的分类方法可以提高档案管理的效率。

2. 档案的归档流程档案的归档流程包括档案的整理、鉴定、登记、归档、借阅等环节。

每个环节都需要严格执行相应的规定。

第四部分：档案保管与利用1. 档案的保管原则档案的保管原则包括密封性原则、保密性原则、安全性原则等。

保管过程中需要注意保障档案的完整性和安全性。

2. 档案的利用方式档案的利用方式包括档案借阅、复制、摘编等多种形式。

在利用档案时需严格按照规定进行操作。

第五部分：档案管理的法律法规1. 档案管理的相关法律法规档案管理工作需要遵守一系列相关法律法规，如《档案法》、《信息公开条例》等，保障档案管理工作的合法性和规范性。

2. 档案处理中的风险防范在档案管理工作中，需防范档案遗失、泄露、损坏等风险。

建立健全的风险防范机制对于保障档案安全具有重要意义。

结语档案基础业务知识是每个从事档案管理工作的人员都需要掌握的基本要求。

只有具备扎实的档案管理知识和技能，才能更好地完成档案管理工作，保障档案的安全性和完整性。

希望本资料能够帮助您更好地了解档案管理的基础知识，提升工作能力和水平。

档案管理培训讲义培训目得:通过培训,提升各单位档案管理人员得专业知识水平与档案处理工作效率,规范各级档案管理流程,为公司建立规范化、科学化得档案管理体系夯实基础。

培训要点:一、档案管理得基础知识二、公司档案管理得内容及要求一、档案管理得基础知识1、什么就是档案？国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成得有价值得各种形式得历史记录。

2、什么就是档案工作？管理档案与档案事业得活动。

3、什么就是档案统计？对反映与说明档案及档案工作现象得数量特征进行搜集、整理与分析得活动。

4、什么就是归档？办理完毕且具有保存价值得文件经系统整理交档案室或档案馆保存得过程。

5、什么就是案卷？由互有联系得若干文件组成得档案保管单位。

6、什么就是档案整理？按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号与基本编目,使之有序化得过程。

7、什么就是档案立卷？将若干文件按形成规律与有机联系组成案卷得过程。

8、什么就是档案实体分类？根据档案得来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行得分类。

9、什么就是档号？以字符形式赋予档案实体得用以固定与反映档案排列顺序得一组代码。

10、什么就是文件？国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成得各种形式得信息记录。

11、什么就是文本？同一文件由于作用不同而形成不同得版本,可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。

12、什么就是归档文件？在其职能活动中形成得、办理完毕、应作为档案保存得各种纸质文件材料。

13、什么就是归档文件管理？将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化得过程。

14、什么就是全宗号？全宗号就是指档案馆给立档单位编制得代号。

15、什么就是全宗指南？介绍与报道立档单位及其所形成档案情况得一种档案检索工具。

就是向利用者介绍与报道全宗构成者(立档单位)及其所形成档案情况得工具书。

16、什么就是专题指南？介绍与报道某一专题档案情况得一种档案检索工具。

档案管理基础知识一、档案（一）涵义档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

1、档案的来源：过去和现在的国家机构、社会组织以及个人;档案又来源于形成者自身的实践活动2、档案的形成条件：是由文件材料有条件转化来的3、档案的形式是多样的4、档案是原始的历史记录（二）、档案的种类1、按历史时期分：中华人民共和国成立前、中华人民共和国成立后2、按档案的内容、性质分：文书档案：反映党务、行政管理活动的纸质文件材料科技档案：企事业单位和国家机关、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料专门档案：指各种专门业务活动中形成的具有保存价值的文件材料3、按档案载体形式分：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、声像档案、电子档案4、按档案所用文字分：汉语言文字档案、满文档案、藏文档案、蒙文档案、外文档案二、档案工作（一）内容管理档案和档案事业的活动：狭义：管理档案档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研广义：管理档案事业档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案专业教育工作、档案科学技术研究工作、档案宣传出版工作、档案外事工作等。

三、机关档案工作（一）涵义：机关档案工作就是管理机关档案和机关档案事业的工作。

（二）机构的设置和人员的配备1、机关要设置综合档案室机关档案管理机构就是对本单位不同门类、不同载体的全部档案实行集中统一管理的机构，即我们平常所讲的机关综合档案室。

2、档案人员的配备（三）、机关档案工作各项规章制度的内容1、归档制度：包括归档范围、归档时间和归档要求。

2、档案利用制度：包括档案利用的范围、方式、要求、批准手续3、档案人员岗位责任制：包括档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。

档案人员岗位责任制要对岗不对人，即档案人员在这个岗位上做到什么，人员多少不同，职责分工不同。