电算化环境下会计档案管理中存在的问题及解决办法

电算化环境下会计档案管理中存在的问题及解决办法作者：房英珏来源：《财会学习》2016年第16期摘要：在计算机技术与网络信息技术日新月异的今天，财务会计核算实现了由手工记账到会计电算化记账方式转变。

这样，一方面，让财务人员劳动强度大大减轻，使得财务人员也有更多得精力参与到经营决策中来；另一方面，原来手工记账的纸质凭证和档案也被电子凭证和数字档案所取代，传统会计工作所采用的档案管理方式已不太适应电算化会计更新发展的需要。

为此，加强电算化档案的管理已成为一个迫切需要面对得现实问题。

笔者在日常工作中就电算化下会计档案管理中所存在的问题（如管理制度不完善，缺乏专门的管理人才，网络安全与维护的隐患以及载体本身变化带来的不稳定等问题）。

通过电算化下会计档案管理中所存在的问题成因的分析，提出加强会计软硬件设施建设、完善会计档案管理各项制度、提高会计人员综合素质等应对办法，维护系统网络环境的安全、确保档案的存放环境良好、加强档案规范有序得管理，从而使电算化会计档案发挥更大的作用。

关键词：电算化；档案管理一、电算化环境下会计档案管理的定义在《会计电算化工作规范》中对电算化会计档案的定义是：指存储在计算机硬盘中的会计数据以其它磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。

其中特定的会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据。

与传统的会计档案相比，实行会计电算化后的会计档案呈现了以下几点新特点：第一，存储范围扩大化。

电算化下的档案保管不仅仅包括纸质资料，还有电子数据资料。

我们纸质资料作为档案保管外，还把存有会计电子数据的磁性介质和会计电算化系统的全套资料（包括软件开发设计说明书、源程序文件、用户操作规程及使用手册、电算化会计科目及科目代码表、会计报表格式、报表取数公式、自动转账公式及其他计算公式、检验公式）也视为会计档案进行保管。

目的是为了便于在人才工作中对数据的查询或在电算化会计系统出现故障时将正确数据进行还原。

第二，存储要求专业化。

电算化下的档案需要存储在磁性介质上以便保存，为此对软、硬件环境的要求相对较高，存储载体质量的好坏、存放环境的优劣、存储信息的有效期等诸多因素都会影响到储存数据的准确率。

如果不是专业化的保存数据，很容易使数据不全或丢失。

因此，财务数据的存储、保管工作要求更加专业化。

第三，存诸介质多样化。

传统的会计档案是清一色的纸质档案，所有的会计信息用白纸黑字的形式永录在纸张上。

由于纸张占用空间大、质量又重、又容易受天气影响，给查阅、摘抄带来很多不便。

实行会计电算化后，除保存打印输出的纸质会计档案外，还有多种保存方式，如磁带、磁盘、光盘、硬盘等存储介质，参与保数据的保存，全方位确保数据准确性。

第四，信息查阅快捷化。

传统的手工记账下的会计档案，调阅起来速度非常慢，得逐本逐页的翻阅，且手工记录的数字与文字随着时间的推移会逐渐模糊，查阅起来非常不方便。

电算化会计档案则是由计算机通过打印输出，字迹清楚、字体规范，且电子财务档案便于计算、分析、查询和制作数据报表。

对于数据的提取和计算只需要运用公式，稍稍进行加工处理就可以了，查阅非常便捷。

因此，加强会计档案管理是各单位财务制度改革的客观需要，也是社会发展的必然产物，更是会计档案管理发展的新方向。

二、电算化环境下会计档案管理中存在的问题（一）目前条件下会计档案管理制度的缺失目前，我们电算化下的会计档案的汇总、整理、保管、鉴定、统计和提供数据等方面仍旧沿袭传统会计档案管理的做法，将原来用手工记录的账簿、报表，改成了用计算机打印出来的账簿、报表，以纸质文件归档的主要形式。

目前条件下，单位或主管部门还没有对档案的归档、保管、借阅、备份等一系列工作制定相应的制度与会计电算化环境相适应。

在这样的情况下，会计档案的安全性和完整性得不到完全地保障。

（二）网络安全与档案维护存在隐患1.网络安全问题。

会计电算化工作所产生的数据均在计算机的硬盘上，虽然有着无纸化的确优势。

但在安全方面存在着完整性、易篡改、易泄密、易感染病毒等几种情况，财务数据存在着巨大的失真风险。

2.档案维护问题。

电算化下的档案维护工作是相当复杂的，实际操作也是困难重重。

存储介质的制约、财务软件升级、数据的日常处理、软件的使用环境等问题，容易造成数据丢失。

（三）载体本身的变化带来的不稳定目前在实际操作中存在的问题是：一是部分财务人员没有养成每天在工作结束点上对财务数据进行备份的习惯，服务器或电脑一旦出现故障，等到机器恢复时绝有可能出现大量数据丢失的安全事故。

二是虽然有部分操作人员对数据进行了备份，但不能做到定期检查，一旦遇到不良天气发生，数据因为天气原因造成的问题就无法进行补救。

三是没有选择好备份的存储载体。

如选择不恰当的储存载体，就容易出现安全隐患（如格式化、磁性丢失、病毒感染导致无法读取数据等），给企事业单位带来非常大的损失，有些甚至是无法弥补的损失。

三、电算化环境下会计档案管理中存在问题的解决建议（一）电算化下会计档案管理制度的不断完善，做到有章可循财务数据储存由于计算机代替了手工记账，会计档案的范围也从传统纸质管理扩大了电子数据管理，增加了不少新的内容。

因此，在电算化会计档案管理制度中，应对档案的归档、保管、借阅和备份等工作分别制定出相应的管理制度。

使财务档案管理的各个环节做到操作规范、管理有序。

有了相对应的工作流程规范要求，使电算化环境下的会计档案管理中的各项工作做到有章可循。

1.归档制度建立。

财务主管部门要建立全面的档案归档制度。

主管部门不仅要定时把由计算机打印输出的各种书面形式的会计凭证、会计账簿、会计报表、财务计划、单位预算方案及其他会计资料汇总、整理、归档保存好之外，还应硬性规定把财务数据的备份文件由专人负责保存好，并进入单位数据库。

同时，应要求定人定时进行检查，以防止计算机出现突发事件后能在最短的时间内，在最小的损失下恢复原有的财务数据。

2.保管制度建立。

单位的保管制度应该分类别、分人员、分时段进行有效管理。

分类别是指财务人员对数据磁盘、光盘等进行整理、归档。

分人员是对拥有的电子数据根据管理和使用权限进行逐级管理。

分时段是指对数据得定期检查，定期进行复制。

另外，还应特别注意电算化会计档案数据管理与对应的财务软件版本的一致性，否则会出现数据得失真或数据乱码。

3.借阅制度建立。

单位建立档案借阅制度旨在确保数据的安全和财务信息得保密。

每个单位内部应该做到：会计数据磁盘不得带出财务室；未经单位负责人同意，电子会计档案信息不得外传给其他单位或个人；财务人员确因工作需要查阅电子档案时，必须由专门的档案员陪同进入档案室查阅。

外单位人员因公需要查阅会计档案时应该做到：外来人员应持有外单位开具的介绍信，经本单位负责人同意签字后，由档案管理人员做好详细登记，如查阅人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由等，由档案管理人员陪同下方能查阅，并将来访查阅人的介绍信和查阅人的身份证复印件留存档案室备案。

（二）加强会计电算化系统网络环境的安全与维护，确保正常运行1.安全方面。

电算化下的会计档案在保存纸质资料的同时，还应对相关的软件和数据进行备份保存。

采用密码管理和登陆制度控制网上财务数据的读取，设置会计信息系统的操作权限，建立健全会计档案的操作日志。

我们必须确定专门的信息管理员对财务系统软件硬件和服务器进行管理，运用安全隔离系统，设置财务系统内部局域网与外部互联网，启用安全防火墙，隔离会计电算化系统与外部网络区之间的联系，防止外界网络病毒透过防火墙对会计信息系统数据库进行非法访问而产生不良后果，定期更新杀毒软件，定期进行病毒的查杀，有效的隔绝病毒。

2.维护方面。

财务数据存储介质的选择要在保证存储数据稳定安全的前提下，尽可能降低成本，选择更加方便的介质。

建议使用光盘作为存储介质，它存储容量大，造价低廉、存储时间长、保存方便、对存放环境要求低。

采用“AB备份法”，用光盘进行刻录，定期（一般为每年或每月）对档案进行备份。

财务软件应选择适合本单位实际业务的电算化会计软件，更应注意的是电子会计档案与对应的财务软件版本的一致性。

（三）保证存储介质的存放环境良好，做好保密工作1.保证存储介质的存放环境良好。

电算化会计档案对天气要求比较高，恶劣天气易受破坏电子数据的储存，我们在管理数据档案时应提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放库房。

根据数据贮存要求，我们对库房的温、湿度变化要有全面的掌控。

如温度在15～27℃之间、相对湿度40～60℃范围内，单位库房在相对温度、湿度范围内选定一个数值，并将库房的温、湿度控制在选定的数值内。

最佳环境湿度是18℃，相对温度40%；对库房的风压要求宜保持为正压，减少灰尘对环境的污染，库房中应无腐蚀性气体，并保证通风良好；库房内的设备要避免水淹，放置磁性介质的架子最低层搁板应高于地面30㎝以上；库房及装置应使用耐火材料，并配备CO2型灭火器，严禁出现明火；磁性载体档案与磁场源之间的距离不得少于76㎜，可使用软磁物质构成容器、箱柜，对磁场进行屏蔽，不得将任何磁性材料及其制品带入库房；不允许紫外线直接照射磁性载体档案。

2.确保电算化会计系统的保密工作。

电算化会计档案的数据存在易于修改、易受破坏且不留痕迹等问题，我们应牢固树立档案管理保密安全的意识，采取相应的措施来确保数据的安全性和保密性，防止对会计档案进行恶意修改。

用户识别控制、操作日志管理、数据存取权限限制都是我们必须做好的常规工作，并在日常工作中持之以恒得做好电子数据保密工作。

（四）配备专门的电算化会计档案管理人员，加强人才培养会计电算化系统的操作主体是人。

财务人员的素质高低将是档案管理工作好坏的关键。

如果档案管理人员素质不高，易产生复制篡改数据得陋习，那么就算拥有质量优良的财务软件以及完善的规章制度也是于事无补的。

由于电算化下的会计档案内容非常广泛，具有工作流程专业性、内容范围广泛性与财务数据严密性的特点。

电算化会计档案作为特殊的会计档案，不能按一般档案的管理办法进行管理，而应对其进行专业化的管理。

而专业化的档案管理，对档案管理人员的素质提出相对较高要求，既要有档案管理知识和会计专业知识，还需要具备能利用计算机高速度处理数据，进行正确计算、分析的能力，更需要具备电算化软件维护和系统安全的高级电脑人才。

因此必须配备既懂财会业务，又懂档案管理，又懂计算机系统管理和维护的专门人才，加强人才的培养力度。

1.树立创新意识，强化终身学习理念。

作为一名合格的会计专业人员，要主动适应形势需要，更新知识，转变观念，不要错误地认为电算化只是由“计算机代替手工记账”，应当在熟悉传统档案管理的前提下，掌握会计电算化数据档案管理方法。

这样才能发挥出会计电算化对单位经济活动中的预测、决策和控制的功能，从而全面认识到加强电算化会计档案管理的重要意义，自觉地进行业务学习。