内部控制成本探析

内部控制成本探析【摘要】企业实施内部控制的主要目的是防范风险,实现价值最大化。

加强内部控制需要付出大量人力、物力、财力。

在成本与效益原则的考量下,坚持从可持续发展角度看待内控投入成本,设计前充分调研、科学决策,建设中优化流程、精简控制,执行后及时测评反馈、完善补充,是降低内部控制成本需把握的要点。

【关键词】内部控制;成本;风险管理把内部控制作为贯穿企业经营管理与风险控制的系统工程来建设,对企业是一个新挑战。

不加强内部控制体系构建,企业难以做大做强;构建完善的内部控制体系代价高昂,尤其是对急需资金扩大生产规模和发展能力的企业,内部控制的投入加剧了资金紧张。

许多企业为此而陷入两难的境地。

在成本效益原则的导向下,加强内部控制可以提升企业抗风险能力和可持续发展能力已得到广泛认可,如何利用企业有限的资源达到内部控制的效果才是困扰管理者的关键问题。

内部控制投入成本虽然在不同的阶段会受企业接受程度和接受能力的影响,但基本上是可以预计和估量的,从加强内部控制增加的工作量入手,探析内部控制成本和降低控制成本的途径,有助于在保证内部控制效果和实现既定目标的前提下,确保企业“把钱用在刀刃上”,持续拥有内部控制的热情和动力。

一、加强内部控制需做好大量工作《企业内部控制基本规范》要求企业提交以下新报告:一是管理当局对内部控制有效性自我评价报告;二是审计师对与财务报告有关的内部控制有效性的意见。

这背后要求企业加强以下工作才有可能得到满意的结果。

(一)记录内部控制的过程企业不仅要设计出适合企业的内部控制制度和实施内部控制,还需要记录内部控制的过程,为评价内部控制、鉴证内部控制及弥补内部控制缺陷提供依据。

(二)记录会计政策和程序企业会计政策的选择不是一个单纯的会计问题,它是与企业相关的各利益集团处理经济关系、协调经济矛盾、分配经济利益的一项重要措施。

企业恰当选择会计政策,对于保证会计信息的质量,促进企业健康发展有着重要的意义。

而企业采用的会计政策,在每一会计期间和前后各项应当保持一致,不得随意变更。

否则,势必削弱会计信息的可比性,同时对企业财务报表使用者的职业判断会产生影响。

所以企业需对会计政策的选择和运用及政策的变更原因、过程及结果进行详细的记录,以支持企业内外对会计政策的选择和运用及政策的变更合法、合理性的判断。

(三)自评内部控制自评内部控制是指各层面人员定期直接参与评估内部控制效果作出的自我评价。

评估的内容主要包括下列方面:确定组织整体或职能部门的目标,识别其主要风险;评估组织内部控制的适当性、合法性及有效性;确认内部控制重大缺陷或存在严重风险的业务环节;评估组织非正式的控制及其有效性;评估组织业务流程及其运作效率,对自我评估中发现的问题提出改进建议。

因此,企业整体层面和业务层面的内部控制都要做好日常的记录,留下完整的控制轨迹,作为自我评价的依据。

(四)弥补控制缺陷由于存在判断错误、决策失误、勾结串通或管理层越权以及成本限制等固有局限性,内部控制并不总是能有效地发挥作用。

当内部控制的设计或执行未能及时防止或发现错误或舞弊时,就构成了内部控制缺陷(包括设计缺陷和执行缺陷)。

企业应当制定内部控制缺陷认定标准,对监督过程中发现的内部控制缺陷,应当分析缺陷的性质和产生原因,提出整改方案,并采取适当的形式及时向董事会、监事会或经理层报告。

(五)鉴证内部控制会计师事务所对企业内部控制的健全和有效性进行分析和评定,以解除企业管理层的受托责任。

(六)全体员工培训内部控制的主体是全体员工,员工素质的高低决定了内部控制的成败,内部控制意识灌疏、风险及时识别和有效应对、职业道德的遵循和企业文化积累沉淀都有赖于企业长期不懈的教育培训。

(七)购买外部咨询服务由于人员或技能水平所限,自行设计内部控制存在难度时,需利用外部服务来满足企业的需求。

比如,通过专业机构帮助设计健全的内部控制体系。

(八)构建IT平台和购买风险管理软件由于人工控制存在错误和舞弊风险,企业需构建IT信息平台,使内部控制固化,减少人为操纵因素,提高信息的及时性、可获得性及准确性,必要时购买风险管理软件,及时、科学地了解风险、识别风险和应对风险。

二、内部控制成本分析内部控制成本是指内部控制的方法、措施和程序的建立和实施需要企业增加上述工作,需要付出一定的成本,如设计控制环节、设置岗位、配备人员、购置资产,确保各控制环节的运行、记录等都必须付出的代价。

这些代价主要对以下成本费用带来影响。

(一)人员工资费用为有效执行内部控制,需要在重要的部门、关键环节、重要的岗位配备足够的人员进行控制,以满足不相容职务相分离、建立无间断流程并留下控制轨迹的要求。

(二)内、外部审计费用内部审计部门的设置是内部控制环境中不可或缺的一环。

内部审计需要配备德才兼备的内审人员监督企业内部控制是否有效运行,及时纠正内部控制存在的问题,相应的内部审计人员费用、办公费用要有保证。

除此之外,企业还需要会计师事务所对内部控制单独审计,出具审计报告,需支付财务报表审计之外的额外审计费用。

(三)职工培训费用为了培育内部控制的理念,员工培训面会更广,次数会更多,层次会更高,培训费用也会增加。

(四)管理咨询费用在建立健全的内部控制体系过程中,在准确识别与实现控制目标相关的内部风险和外部风险,确定相应的风险承受度方面,求助中介机构提供的相关服务能收到更好的效果。

(五)企业治理费用审计委员会成员的独立性、独立董事占董事会多数等均纳入内部控制范畴,独立董事要求更高的素质,薪水处在一个相对较高的水平。

同时还需要一定的经费来维持审计委员会会议以及其他活动,这部分花费中显性的费用包括会议期间场地的租赁费用、食宿费以及资料的准备、调查费用等。

(六)投保费用每个企业都面临来自内部和外部的不同风险,内部控制的目的就是要控制这些风险。

管控风险首要的就是要对这些风险加以识别、评估,在评估的基础上确定风险应对策略。

企业风险应对策略中包括了风险分担,购买保险是风险分担的一个方式,将风险控制在风险承受度之内,因此很有必要支付保险费。

(七)IT系统和专业软件费用企业需要支付IT系统的硬、软件购买、折旧、修理维护费用。

(八)间接成本完善内部控制是为了降低财务报告信息风险,但代价是经营活动效率下降。

企业需要耗费大量时间和精力详细记录和测试内部控制程序。

高级管理层如果沉溺于内控执行过程,就无暇考虑企业发展战略等重大问题,增加了企业经营风险;中、基层人员忙于编制有关经营活动和内部控制的说明文件和保证书,以备鉴证,有可能加重经营效率下降趋势。

三、降低内部控制成本的根本途径根据上述分析,内部控制的成本无非表现为人力、物力、财力和时间的投入,可细分为设计成本和长期执行成本。

在成本与效益原则的考量下,坚持从可持续发展角度看待内控投入成本,设计前充分调研、科学决策,建设中优化流程、精简控制,执行后及时测评反馈、完善补充,是降低内部控制成本需把握的要点。

(一)企业应从可持续发展角度看待内控投入成本许多企业表现出对实施成本偏高等问题的担心,但强化企业内部控制是趋势、是方向、是进步,是企业走向正规化科学化管理的必由之路。

因此企业应以战略眼光看待内控规范实施成本,而不是从当前的角度过分强调实施成本对企业的负担,实施成本的支出是企业实施控制的必要前提。

(二)可行性研究企业在建立内控体系之前,应该对内控体系的建立进行可行性研究分析。

在充分调研的基础上合理制定内部控制的目标,预测内控体系的使用率,再根据这些数据推算出其人力资源成本、材料成本和其他相关成本,同时还要预测直接控制效益和间接控制效益的大致范围,评价该项目构建的综合结果,帮助管理层科学决策,避免盲目建设浪费资源。

(三)营造良好的控制环境企业的控制环境包含诸多要素,如管理者的经营哲学及经营风格、组织结构、企业文化、权责机制等等。

纵观我国企业内部控制,存在的问题多数是内部控制环境与内部控制不相适应,内部控制流于形式,花费了代价却达不到应有效益。

营造良好的控制环境有助于员工积极追求进步,坚持主动学习,保持高昂的工作热情,思想、能力与时俱进;自觉维护企业的利益,积极主动实施控制、接受控制,减少工作中的抵触情绪和摩擦,创造不可估量的附加价值。

(四)注重流程优化内部控制镶嵌于相关的流程之中,随流程的变化而变化。

流程优化要求流程无间断,简洁、清晰,有关方面相互牵制,责、权、利明确,避免面面俱到、没有关键点的繁琐控制和重复控制而造成的成本浪费问题,也要防止流程没有环环紧扣,过于简单,而造成的漏洞百出、控制目标不保的情况出现。

流程优化以定期梳理流程为前提,明确流程责任为基础,建立权责体系,强调每一个职能部门、每一个执行岗位和执行者都要根据流程的需要确定承担的权力和责任。

将任务落实到人,把握好授权的“度”。

很多控制在流程梳理顺畅之后能够得到运行良好,这正是流程质量好、效率高的表现。

同时,关注流程的灵活性与规范性的平衡,将遵循性融入企业管理流程。

要建立明确的规章制度,使流程具有一定的规范性。

业务处理步骤明确,程序精简,有章可循,有案可查,减轻执行过程中记录成本,减少日后自我评估和外部鉴证测试的工作量。

(五)严把关键点控制,以关键点、流程线带动控制整体的“面”要求每一个流程要把风险细化,分解到每个流程的控制点,并加以制度和图表描述,提示该岗位员工有什么风险,怎么控制,由谁来控制,落实到位。

特别是容易引发重大风险,导致严重后果的关键控制点,要加大人力、设备、技术的投入,确保风险可控,避免引发一系列损失。

(六)建立顺畅的信息沟通系统企业应构建功能较强大的信息系统,及时收集包括来自内部与外部的所有与内部控制相关的财务与非财务的信息,并对其进行有效的分析;还可以根据现代科技的发展和企业自身生产特点的变化,改变传统的多层级的组织结构,减少信息在组织内部传递所需经过的环节。

有效的信息沟通系统有助于减少员工数量需求,降低企业员工对信息了解的成本,及时减少潜在损失的发生,保证内控体系与企业经营目的相一致,最大程度地为企业创造价值。

(七)建立内部控制绩效评价体系内控体系的绩效体现在内控体系达到设计目标、有效控制等方面。

通过建立内部控制绩效评价体系可以评价管理层的决策是否正确,并对内控体系的职能发挥作出全面准确、客观、公正的评价。

另外可以针对发现的问题,提出提高效率的途径,促进内控体系的进一步完善。

●【参考文献】[1] 付君.成本效益原则在小企业内部控制中的运用[J].商场现代化,2007(9).[2] 霍社军,孔荣.基于成本效益的内部控制体系构建[J].财经界,2009(7).[3] 张士强,张暖暖.内部控制与风险管理的成本优化问题[J].财会月刊,2008(7).。