机关单位来文来电处理规程

来往公文管理制度一、总则为了规范和加强来往公文管理工作，提高来往公文的质量和效率，维护国家机关、企事业单位内部的正常秩序，符合国家、社会和企业的发展需求，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于国家机关、企事业单位内部来往公文的管理工作。

三、工作机构1.设立公文管理办公室，专门负责来往公文的管理工作。

2.公文管理办公室的职责包括：（1）负责制定来往公文的管理制度和规范；（2）负责来往公文的分发和传阅；（3）负责来往公文的档案管理工作；（4）负责来往公文的梳理和归集工作。

四、来往公文的办理程序1.来文的办理程序包括：（1）收文；（2）登记；（3）分发；（4）传阅；（5）办理；（6）归档。

2.发文的办理程序包括：（1）拟稿；（2）审稿；（3）签发；（4）登记；（5）分发；（6）传阅；（7）归档。

五、来往公文的保密管理1.机密级以上的公文需按照国家保密标准进行管理，并在专门的保密办公室进行保管。

2.对于涉及国家、企业机密的公文，需要经过严格的审定程序，确保信息的安全。

六、来往公文的档案管理1.来往公文按照《档案法》的规定进行管理，制定专门的档案管理办法，确保公文档案的完整性和安全性。

2.对于来往公文的档案，按照规定的时间进行分类归档，并定期清理和整理，保证档案的清晰和可查性。

七、来往公文的梳理和归集1.定期进行公文的梳理和归集工作，确保公文的整理和分类情况。

2.对于旧的公文，及时进行整理和淘汰，确保公文的更新和及时性。

八、来往公文的电子化管理1.对于一些常用的公文，可以进行电子化处理，提高公文的处理效率和质量。

2.建立专门的信息管理系统，便于公文的管理和查阅。

九、来往公文的监督和检查1.建立公文管理的监督机制，确保公文的管理质量和效率。

2.定期对公文管理工作进行检查和评估，对于工作中的不足进行整改和改进。

十、附则1.本制度自公布之日起正式实施。

2.如对本制度有任何建议或疑问，请及时向公文管理办公室反馈。

处理文电处理文电文电是机关开展工作的重要工具，通过文电指导工作是机关发挥职能作用的基本途径。

因此，及时正确地处理好各类文电，是机关干部必备的基本素质。

处理机关日常文电一般有两种方式：一是转发上级文电;二是根据上级指示和工作需要，起草下发本级文电。

(一)需要经常办理的文电按照不同的划分标准，军队机关可分为许多类别。

比如，按文件来源划分，可分为收文和发文;按行文方向划分，可分为上行文、平行文和下行文;按文件处理要求划分，可分为需办和参阅、急件和平件;按内容保密要求划分，可分为绝密、机密、秘密和普通文件。

《军队机关处理条例》规定，军队机关按照内容和作用分为以下13种：即命令、通令、决定、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函件、通告和布告、会议纪要。

除上述种类外，在军队机关工作中使用的其他，不单独成类，但应参照处理的有关要求办理。

我们平时工作中经常遇到的有计划、安排、意见、总结、讲话和调查报告等。

(二)文电处理的一般程序1、批办。

包括收文、登记、拟办、批办、分送五个环节。

这一步是办文的准备阶段。

其中的关键环节是批办。

批办，就是主管领导对收文的处理或就开展某项工作所做的批示。

通常情况下，密码报自上而下，一般文件自下而上。

批办的意见是否合理、准确，直接影响着办文质效。

准确批办，既能加快文件的周转，又能提高工作效率，相反，批办意见不准确，必然导致部门之间相互扯皮、转来转去，影响办事效率。

作为机关干部，为了帮助领导对收文做出正确的批示，应以认真负责的态度，根据文电的内容，积极主动地通过文字或口头向领导提出合理化建议，对文件的重要内容要标注，以便领导把握和记忆。

2、承办。

承办文电是指在接到上级文电后，为落实上级的指示，在首长做出批示后，根据首长的批示制发具体实施意见的过程。

包括拟稿、会签、核稿、签批四个环节。

承办拟稿是整个办文的中心环节。

3、制发。

包括打印、盖印、登记、发文四个环节，这是办文的辅助性、技术性工作阶段。

公文处理程序细则第一篇：公文处理程序细则公文处理程序细则为使我局公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理的效率和质量，根据自治区水利厅、市人民政府国家行政机关公文处理有关规定和《钦州市政府办公室公文处理程序细则》，特制定本细则。

一、收文办理程序（一）收文凡局办公室接收的各级公文，均由办公室专人统一签收、拆封、登记，在收文后的1个工作日内分门别类送办公室主任签写拟办意见，或直接送交指定收文单位。

传真或电话通知，经办人要做好记录并及时送有关领导批示。

开会领取或有关部门交带的公文，经手的同志要及时把公文交由办公室登记处理。

（二）拟办办公室应视公文的内容和性质，按照职能部门的业务分工及时、准确地提出简明、具体的拟办意见。

处理公文要分急缓先后，急件、特急件随到随办。

一般来文要在自接文时起1个工作日内提出拟办意见并提交领导批办。

处理公文必须用办公室统一印制的公文处理笺。

（三）批办办公室将已拟办的文件送局领导审阅，由局长或分管副局长在2个工作日内阅读文件或对拟办文件进行审批。

批办意见要明确、具体，注明办理时限、主办单位或主办人，对需要两个以上部门办理的，批示或拟办意见中应当明确主办部门，以免承办者相互推诿。

（四）承办领导批办后的文件由各承办科室根据批办意见，具体处理公文。

承办公文要全面领会、准确把握领导的批示意见，需要各县区、直属单位协助办理的，要及时与有关单位联系，抓紧办理，不得推诿和延误，不得擅自改变或超出领导的批办意图。

公文办理过程中遇到困难或问题，要及时向领导反映并提出解决意见建议。

公文报送单位查询公文处理情况时，各有关科室要热情接待。

对上级机关交办的公文和下级机关的请示，有特别时限要求的要按时办理，一般文件要在7天内给予答复，传阅性公文在3天内阅知后交还办公室。

对不属于本部门、本单位职权范围或者不适宜本部门、本单位办理的，应于当日退回交办的部门，并说明理由。

公文办理结束后，承办人员必须将办理情况及处理结果注明在公文处理笺上，并送回办公室存档，以备查证。

第 1 页 共 4 页 群众来信来访接待规章制度范本 第一章 总则 第一条 为了加强党和政府机关对群众来信来访的接待工作，做好信访工作，维护社会稳定，保障群众合法权益，特制定本规章制度。 第二条 本规章制度适用于国家机关、人民团体等各级党和政府机关对群众来信来访的接待工作。 第三条 群众来信来访是反映社情民意、表达群众需求和维护群众合法权益的重要形式之一，各级党委和政府要高度重视，依法规范、公开透明、及时回复。 第二章 群众来信的收受和办理 第四条 收受群众来信的机关要及时将信件登记，保持原件和一份复印件，并在登记簿上注明收信日期、发信人、联系方式等基本信息。 第五条 来信的办理程序包括初核、调查、研究、决策和回复等环节。 第六条 初核主要是对来信进行审查，核实来信的真实性和合法性，一般由信访工作人员负责，若属实属法，应向上级机关汇报。 第七条 调查是对来信反映的问题进行实地核查和调查，了解情况并及时向信访工作人员反馈。 第 2 页 共 4 页

第八条 研究阶段是指将来信转交相关部门，根据情况研究解决方案，并形成相应的意见或决策。 第九条 回复阶段是对来信反馈处理结果给来信人，并进行解释或提出建议。 第三章 群众来访的接待和办理 第十条 接待群众来访的机关应设立专门的接待窗口或办公室，并配备专职工作人员，负责接待来访群众。 第十一条 来访群众应规范填写来访登记表，表明来访人姓名、地址、来访事由、预约时间等，由接待人员记录。 第十二条 来访事宜与来访人员的身份有关的，接待人员应核实来访人员的身份证明和相关材料，并加以记录。 第十三条 来访人员应当依法进入接待区域，并配合接待人员进行必要的调查和核实工作。 第十四条 接待工作人员应耐心听取来访群众意见和诉求，尽量给予解答和处理，并按程序将来访事项交由相关部门进行处理。 第四章 回复工作和效果评估 第十五条 机关应建立出件登记制度，对来信和来访事项进行登记，做到有账可查，确保回复工作的及时性和准确性。 第十六条 对于涉及敏感或复杂的来信来访事项，机关应立即成立专门工作组进行处理，并确保及时回复。 第 3 页 共 4 页

公文处理制度为保证公文处理的规范性、时效性、保密性，提高公文质效，严格运转程序，特制订如下制度。

一、上级文件传递制度1、凡省委、省委办公厅、黄冈市委、市委办公室及上级部门主送市委、市委办公室的文件、电报、函件、资料（以下简称“上级来文”），均由文书科处理。

收文后农件清点登记，对需传阅、办理的上级来文，应附上公文处理签，认真填写有关栏目，特别要写明收文时间和紧急程序，准确拟出传阅及初步处理意见，送分管领导阅批后，按阅批意见做好送阅等续办工作，确保上级来文办理的时效性。

2、对上级（包括军分区）文件，应及时发市政府办一份，及时送阅。

并严格按有关规定控制阅文对象，既不漏传，又不随意扩大阅文范围。

3、对省委与省政府、省委办公厅与省政府办公厅、黄冈市委与市政府、黄冈市委办公室与市政府办公室联合下发的传真电报，市委办和市政府办各持一份，分头办理。

4、对转发性上级来文，合理拟定分发意见，送请分管领导阅批后，按批办意见在公文交换中心统一分发并办理登记手续。

5、省委、省委办公厅、黄冈市委、市委办公室及两级领导转来的督查件，签收后及时办理移交登记手续，转市委督查室办理。

省委、省委办公厅及黄冈市委、市委办公室领导转来的批示件，签收后必须将来文单位、公文标题、收文日期、份数、密级、紧急程序等逐一填写清楚，附上公文处理签，送请分管领导阅批，并按阅批意见送相关领导阅示（转办）。

6、办理上级阅件按以下程序运行：接收（接收机要局、邮政局传递的主送市委、市委办公室的上级函件、传真、电报应逐件清点，并办理签字手续）。

登记（对收文的编号、收文时间、来文单位、来文字号、标题、密级、缓急程度、份数、分送范围等逐项进行登记）。

分送（根据阅件的级别和内容确定文件的分送范围；在文件份数允许的情况下，主要领导每人一份；对份数少，又不便复印的文件，采取传阅的方式）。

送批（填写公文办理传阅单后，送分管领导阅批）。

传阅（根据批办意见送阅，一般先送主要领导，依次传下去）。

机关办文、办事、办会工作程序和规范机关办文、办事、办会工作程序和规范为进一步完善局系统工作机制，严格工作程序，转变工作作风，提高工作效率和服务水平，促进各项工作规范化、制度化运行，确保政令畅通和机关工作高效、协调运转，根据中省市相关规定，结合我局实际，现就进一步规范局机关办文、办事、办会工作程序通知如下：一、办文程序和规范（一）收文办理程序和规范1、签收、登记、拟办。

局机关公文处理一律由局秘书科统一负责。

凡上级来文，属“三密”文件的，按保密规定办理；属平件的，由秘书科专职人员拆封、登记（登记内容包括来文单位、来文时间、原文件号、文件标题、来文份数、分送范围、初送拟办人）、编收文流水号，当日送秘书科科长提出拟办意见。

2、分办、传阅。

秘书科科长签署拟办意见后，由专职文秘人员呈送局有关领导阅批。

3、承办。

按照局领导的阅批意见，秘书科文秘人员及时送交相关科室承办落实,需直属单位办理的文件，由秘书科负责将局领导的批办意见一个工作日内转送承办单位办理。

4、催办、查办。

公文处理需要批复、答复、报告结果的请示、督办件等，原则上一周内（特殊情况除外）办结。

在公文承办过程中，监察室协助秘书科负责催办、查办工作，直至办结。

对回复结果的函件，由承办科室及时向局有关领导报告，按时限要求反馈办理情况。

文件办结后，承办科室要及时消号并将完整的往来办理件送还秘书科归档。

5、立卷、归档。

公文办结后，由秘书科专职人员将办理过程中领导批示、会商及落实等能反映公文办理全过程的原始件妥善收集、保管整理，按文书归档标准要求立卷、归档。

6、来文办理的其他要求（1）对于上级来文，由秘书科科长提出拟办意见，文秘人员分别将文件装入“批办件”文件夹、“批阅件”文件夹，涉密文件由秘书科专职人员分别装入文件夹，及时呈送领导阅批。

（2）传递公文按先阅办后阅知、先主办后协办的顺序进行。

（3）除分办人标注“另送”者外，一般应按顺序传递。

如遇领导外出，可超顺序传递，领导回来后补签相关手续。

机关文电管理制度
1.受理范围
中共中央、国务院、国务院各部门，省委、省政府各部门，市委、
市政府各部门，市区各企事业单位及各县（市）区有关部门，发送市
政府、市政府办公室的公文、电报及电话。
2.受理渠道
凡市政府、市政府办公室受理范围内的公文、电报及电话，统一
由办公室内务管理人员进行登记、呈批、分类、传阅、转办，并根据
领导批示，由相关单位、部门、科室负责落实和反馈。机关领导一般
不直接受理公文。未经办公室接收的公文发生误压、漏办、丢失等情
况，责任由送文单位承担。凡不符合公文处理规定的公文，办公室提
出意见予以退回。
3.运转和催办
公文运转应做到准确、及时、安全，不得误压、丢失、疏漏。文
电办理过程的传递工作由办公室内务人员负责，催办工作按办公室领
导分工牵头催办。各科室单位承办的领导批示，领取人要进行登记，
办理结束后，要连同原件一同退回。文电传阅过程中要做到跟踪服务，
按照领导的批示，认真办理。要认真做好电话记录工作，及时传递信
息，做到上情下达、下情上达，件件有落实，事事有回音。
4.答复和查询
市政府、市政府办公室受理的文电，应及时答复办理结果，除正
式行文批复或转发外，公文办理情况由办公室介绍到有关科室处理，
答复内容仅限于结论性意见，不得泄露领导的具体指示和详细办理情
况。
5.立卷归档
文电传阅后，要按有关规定分门别类整理登记、立卷、归档或销
毁。

处理来电案例1 偶然疏忽后果不小某地发生较大的地震后，我国南方的汛期即到。

一日，南方某省领导机关的值班秘书，接到国家防汛抗灾指挥部电话，要检查了解该地区防汛抗灾准备工作情况，要求尽快作一次汇报，并指明要检查大中型水库坝基安全可靠程度如何。

值班秘书接电话时，听错为防震指挥部来的电话，当时对地震惊恐的“余波”还影响着人们的心理，认为“防震”也是理所当然的，是可能的，而没有对打来的电话认真核对，便将听错的电话，向领导汇报。

当时领导班子几个主要成员正在同兄弟省区来的领导同志商讨经济协作的事情，被迫中断了商讨，立即召集省直各有关部门的负责人开会，研究防震工作，并准备按电话的要求向上级汇报。

在研讨中，预感到如此紧急的电话，是否是上级防震部门预测到本地区最近可能会发生地震，于是由办公厅主任亲自去电话询问上级防震部门，得到的答复是，没有预测到你们地区最近会发生地震，也没有要你们汇报有关情况。

经再次查问，原来是防汛指挥部来的电话。

一场虚惊总算放下了，但教训是应该记取的。

虽然未直接看到造成经济上有多么大的损失，但牵动了领导一班人的行动，打乱了领导机关工作部署，影响了领导机关工作的决策，不能不说是个较大的失误。

【评析】问题就出在这位接电话的秘书身上。

这位同志是讲粤语和客家话长大的，对普通话的语音辨别力差，别人讲普通话的“汛”，他听成是“震”。

“汛”、“震”便相混闹出了上述笑话和事故，可见语音是语言交流不可忽视的要素。

语音听错了，语言的意思就变样了，听者就可能作出有违说者初衰退的举动，传递错信息，贻误领导的决策，工作造成损失，上级的指示就会被歪曲弄成相反的意思。

所以要讲好普通话，这是秘书人员一项基本功。

秘书人员为工作接触四面八方的人，在交往中，必须用约定俗成的、规范化的语言——普通话，才能共同解说话的内容。

强调讲好普通话，并不是要取消方言，而是消除方言间的隔阂，提高语言的交际作用。

秘书工作要建立必要的制度，接电话应是制度中的重要一项。

机关管理文件办理运转程序机关管理文件办理运转程序一、来文办理运转程序(一)收文1.卫生计生委办公室统一接收来文，其他科室和工作人员不得直接受理需卫生计生委办理的来文。

特别情况下，卫生计生委委领导及工作人员收到需卫生计生委办理的公文，应及时转办公室收文。

2.办公室收发员按文件性质和内容分类登记，登记内容包括来文单位、收文日期、文号、标题及去向等。

收件人是个人的，送转相关人员自己拆阅。

3.办公室收文时应对文件进行初步审核，对来文明显不符合《国家行政机关公文处理办法》和《中国共产党机关公文处理条例》等规定的，在报分管办公室工作的委领导同意后，填写“开县卫生计生委退文通知单”，退回原报文单位重新办理，并销号。

4.市卫生计生委、县“四大家”及以上领导批示给卫生计生委或委领导同志的来文，办公室收文后应重点督办。

(二)分办1.办公室根据来文的轻重缓急，分为普通件、急件及特急件(急件、特急件应加盖专印)。

2.文件分为阅读件和阅办件分开传送。

阅读件按党政领导排序依次送达传阅。

阅办件原则上根据来件内容及委班子成员分工，送分管委领导阅办。

涉及多名副职分管工作以及特别重要的来件(方针、政策、领导批示件、接待件、会议通知等)，送委主要领导阅示。

(三)拟办由办公室主要负责人提出明确的拟办意见。

一般工作人员不得在公文处理签上批注处理或建议意见，可通过口头方式向办公室主要负责人建议。

四)传批1.公文的传批程序，按办公室主要负责人的拟办及委领导的批示意见办理。

2.文件的传送由办公室工作人员负责;其他人员因办理需直接传送文件，应确保文件安全。

3.上班时间内，办公室收发员应于上午和下午定时到委领导办公室送文及退文，特急件和急件，应即时送达;科室及科室人员的相关文件资料由科室人员到办公室收取，每天应上午、下午各一次。

4.委领导因出差或其它情况不能及时审批公文时，办公室应主动向委领导汇报公文的重要和紧急程度，委领导可以下列方式中的一种处理：①由受委托的领导代行审批;②电传审批;③待领导回来再审批。