第七章
作业习题及答案
1.简述档案检索的含义和原理。
广义的档案检索是指将档案信息按照一定的方式系统存储起来，并根据用户的需要查找有关信息的一项工作，包含了“档案信息存储”和“档案信息查找”两个环节。狭义的档案检索仅指上述过程后一环节，即从档案信息集合中找出所需信息的过程，相当于“档案信息查询”或“档案信息查找”。
档案检索的基本原理是通过对大量无序档案信息进行收集、加工、组织和存储，建立档案数据库，并通过一定方式使存储和查找这两个过程所采用的特征标识达到一致，以便有效地提供利用。一次最理想的检索是查准率和查全率均为100％。但实际上这是不可能的。查全率和查准率之间存在着互逆关系的结论。
2.简述如何衡量档案检索效率。
检索效率通常采用查全率(检全率)和查准率(检准率)两个指标来衡量和表示。一次最理想的检索是查准率和查全率均为100％，但实际上这是不可能的。查全率和查准率之间存在着互逆关系的结论。
3.简述《中国档案分类法》的编制原则和体系结构。
《中国档案分类法》是以国家、社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础，结合档案记述和反映的事物属性关系进行分类的。简言之，就是以职能分工结合事物属性为原则，因此，其类目的设置要符合职能分工的体系。
《中国档案分类法》宏观结构包括编制说明、分类表和附录。微观机构包括《中华人民共和国档案分类表》、《新民主主义档案分类表》、《民国档案分类表》、《清代档案分类表》。
4.简述《中国档案主题词表》的选词原则和结构体系。
《中国档案主题词表》共收录主题词表共收录主题词27288条，其中正式主题词22759条，非正式主题词4529条。在选词中遵循的原则是：（1）以马列主义、毛泽东思想为指导，坚持辩证唯物主义和历史唯物主义观点，力求思想性、科学性和实用性的统一。（2）选用的主题词能够反映综合性档案馆、机关档案室收藏档案内容的主题概念，在标引与检索中具有使用价值和一定的使用频率。（3）选用的主题词符合汉语的结构特点，词形简练，概念明确，词义单一。《中国档案主题词表》由主表（字顺表）、词族索引、范畴索引、首字笔画检字表、附录组成。
5.简述档案著录的意义和方法。
档案著录具有登记、介绍、报道、交流和检索的作用，其中最主要的是检索作用。档案著录要包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。
6.简述档案分类标引和主题标引的方法。
档案主题标引方法：（1）阅读文件，了解主题；（2）主题分析；（3）主题
概念的提炼；（4）主题概念的转换；（5）标引记录；（6）校对审查。
档案分类标引方法：（1）确定使用何种分类表；（2）深入进行主题分析；（3）确定归属类别；（4）给予分类号；（5）审查核对。
7.简述档案检索工具作用和常用类型。
档案检索工具作用：
（1）是档案和档案用户之间的媒介。各级各类档案馆（室）拥有数量庞大、内容丰富的档案，为了便于档案用户快捷准确地获取所需档案，档案检索工具提供了媒介，尤其多样化的检索工具可以满足档案用户的多元化的利用需求。（2）是档案馆（室）、档案用户以及档案馆（室）之间的交流工具。档案馆（室）与档案用户、档案馆（室）之间需要定期或不定期进行信息交流，档案检索工具的建立为其提供了平台。
（3）是档案管理活动的一种手段。各级各类档案馆（室）都必须开展档案的收集、整理、鉴定、保管、编研、统计等各项管理活动，档案检索工具为上述各项管理活动的开展提供了依据。
检索工具常用类型：全宗目录、案卷目录、全引目录、分类目录、主题目录、专题目录、卷内文件目录、归档文件目录、文号索引、人名索引、全宗指南等。
8. 简述档案计算机检索的特点和方法。
档案计算机检索特点：（1）信息存贮量大，检索速度快；(2) 检索途径多元化，检出率高；（3）检索灵活方便；（4）检索内容多媒体性；（5）对计算机检
索系统的依赖性强。
档案计算机方法：了解需求，明确检索要求和目的，划定检索对象，确定检索范围；根据检索要求选择数据库，确定检索途径；对用户提问进行概念分析，依据检索词表将分析出的主题概念转换成检索标识；构造检索提问表达式；输入提问表达式，由计算机对文档进行查找，检出相关档案；分析检索结果，若不符合要求，则对提问表达式进行修改，再次进行查检，直到结果满意为止。
