办公自动化操作——Excel篇

1 第六章 Excel 2003基础知识 第一节 启动和退出Excel 2003 一、熟悉Excel 2003工作簿的操作界面： 标题栏：显示目前编辑文档的名称，打开一个新的空白工作簿，标题栏显示Book1，此后再新建工作簿，依次命名为Book12，Book3 菜单栏：包括文件、编辑、视图等9个菜单，和word一样，单击菜单名，可打开下拉菜单，执行Excel提供的各种命令 工具栏：包括[常用]和 [格式]工具栏 数据编辑栏：用于向单元格中输入数据、计算公式或函数 工作表：用于输入、编辑和计算数据，工作表是由单元格组成 工作标签：用于显示工作表的名称，默认情况下，创建的工作簿包含三张工作表，分别以sheet1,sheet2,sheet3来命名 二、新建、保存和关闭，启动和退出

第二节 编辑工作表数据 一、选定单元格： 要在工作表中的单元格中输入并编辑数据，必须先选中相应的单元格，根据不同的情况可采用不同的选中方法：编辑时更需要选定 1、选中单个单元格 2、选中工作表中的所有单元格 3、选中连续的单元格区域 4、选中不连续的单元格或单元格区域 5、选中整行或整列单元格 二、输入数据 （一）一般数据输入 文本输入、数字的输入、特殊符号的插入 提示：根据输入内容及要求不同，需要对单元格格式设置 （二）数据的自动填充 2

1、鼠标左键填充 提示：鼠标左键拖动的话，默认的填充方式是以序列方式填充的（向下、向右是升序排列），并且注意自动填充选项的应用

2、鼠标右键填充 提示：在弹出的快捷菜单中，可以根据需要选择填充的方式 3、利用序列命令填充：右键拖动过程中如果从快捷菜单中选择序列命令，或是在初始单元格中输入初始值并选定，然后编辑—填充—序列，则打开序列对话框，在该对话框中就可以进行详细的设置其产生的类型等操作先选中填充单元格起点和终点，然后执行命令，确定后就完成填充 三、编辑数据 （一）修改数据 （二）移动和复制单元格数据

第三节 设置单元格格式 一、设置单元格数字格式 1、使用数字格式对话框设置数字格式 （1）选中需要设置的单元格或单元格区域 （2）格式—单元格；或右键—设置单元格格式；或格式工具栏上设置单元格格式按钮；打开单元格格式对话框，切换到数字选项卡 2、使用工具栏设置数字格式 使用格式工具栏上的按钮，可以快速设置数字格式 （1）货币样式 （2）百分比样式 （3）千位分隔样式 （4）增加小数位位数 （5）减少小数位数 二、设置单元格的字体、字号、颜色默认情况下，单元格中的字体是12号 1、使用格式工具栏设置字体、字号、颜色 2、使用单元格格式—字体对话框设置字体 3

三、设置单元格对齐 1、设置单元格数据对齐方式 （1）选中单元格或单元格区域 （2）格式工具栏按钮 提示：利用格式—单元格或右键—设置单元格格式，打开单元格格式对话框，切换到对齐选项卡，设置水平方向和垂直方向的对齐方式；对于水平对齐方式，也可以选择格式工具栏上的对齐按钮（3种对齐） 2、设置单元格文字的方向 单元格中的文字方向不仅可以水平排列，垂直排列，还可以旋转排列 在单元格格式—对齐选项卡中，方向栏中，选择文本指向的方向，或在微调框中输入一个角度数 四、设置单元格边框 1、使用格式工具栏中的边框按钮设置单元格边框 2、使用单元格格式对话框设置单元格的边框 五、设置单元格填充颜色和图案 1、简便方法就是使用格式工具栏中填充颜色按钮 2、如果希望为单元格背景填充图案，则要使用单元格格式对话框中图案选项卡 六、合并和居中单元格 格式工具栏中合并及居中按钮，或是单元格格式—对齐—文本控制—合并单元格 七、插入和删除单元格 八、隐藏行和列单元格 1、提示：如果选中的是整行或整列，则右键—隐藏，直接将行或列隐藏；如果选中的是单元格，则只能利用命令来隐藏 2、取消隐藏 选中隐藏的行和列，右键—取消隐藏，或者格式—行/列——取消隐藏 九、调整单元格行高和列宽 1、用鼠标改变行高和列宽 2、用菜单命令改变行高和列宽如要进行精确的设置行高和列宽，利用菜单命令 提示：列宽和标准列宽调整范围的不同 4

十、给工作表添加背景图案 十一、表格自动套用格式

第四节 管理工作表 一、切换工作表 二、添加和删除工作表 三、重命名工作表 四、移动和复制工作表 1、同一工作簿中移动和复制工作表 提示：按住Ctrl键拖动选中的标签到达新的位置，即可完成复制工作表的任务 2、在不同工作簿中移动和复制工作表 提示：如果同时选中建立副本复选框，则实现的是复制该工作表 五、隐藏工作表以及取消隐藏

第七章 Excel 2003 高级应用 第一节 使用公式和函数的计算 一、使用公式进行计算 公式，是在工作表中对数据进行分析处理的等式，通过这个等式对工作表中的数值进行各种运算。 注意：公式中的计算元素可以引用同一工作表中的其他单元格，同一工作簿中不同工作表的单元格，或其他工作簿的工作表中的单元格。 在Excel中所有的公式最前面都是一个“=”， 1、公式中的运算符 注意：英文状态下的输入，即要求是半角输入 2、使用公式的一般规则 公式计算的一般形式：A3=A1+A2，表示A3单元格是A1和A2的和，即如果求A1和A2的和，则在A3中输入=A1+A2 5

补充1：参与计算的元素可以是常数、单元格还有函数 补充2：更新公式计算的结果：当单元格中所引用的数据发生变化时，使用公式的单元格会重新计算结果 提示：如果数据量不是很复杂，自动更新公式计算的结果很方便，但是一个单元格数据的改变将引起多个单元格数据的更新，就会使Excel运行速度变慢。这时候可以选择手动更新。工具—选项命令，打开选项对话框，并切换到重新计算选项卡，在计算选项组中，选择手动重算单选按钮，然后确定 补充3：利用单元格右侧的控制柄，下拉，复制上面的公式对下面进行计算（控制柄复制计算在列上和行上均适用） 二、使用函数计算 函数，是一些预定义的公式，通过使用一些称为参数的特定值来按特定的顺序或结构执行计算，函数可用于执行简单或复杂的计算。在单元格中可以输入公式进行计算，也可以使用函数进行计算，而使用函数输入会更简单。 许多Excel函数都是常用公式的简写形式。例如求和函数是通过选中一个区域，将一系列单元格相加。比较公式=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7=A8+A9+A10和函数=SUM（A1：A10），可以发现求和函数比求和公式更加简洁，同时也更容易创建 所有函数形式（表达式）都是由一个函数名和一系列参数组成，参数紧跟函数名并置于括号内。函数可以输入，也可以选择插入 1、自动求和按钮的使用 Excel通过公式和函数可以实现强大的计算和统计功能，但对于普通用户来说可能根本使用不到这些相对复杂的功能，而且一些简单的函数计算，也可以通过自动求和按钮实现（即Excel将一些基本的计算函数放在了界面上供用户使用） 2、插入函数的使用 掌握如何利用函数进行运算

第二节 数据的排序和筛选 一、使用排序按钮 要对工作表的数据进行单列的排序，最快捷的方法就是利用常用工具栏的降序排序按钮和升序排序按钮 6

（1）可以先选中这一列的任一单元格在某些情况下可以选中整列或数据区域 （2）单击常用工具栏上的升序排列按钮（按照数字或字母的升序排列）或者单击降序排列按钮。Excel将按照想要的顺序对选中区域所在的列进行排序 提示：在使用Excel进行排序时，无论是按照升序排列还是降序排列，空白单元格总是被排在最后 二、利用多关键字进行排序 使用常用工具栏的排序按钮只能对单一的关键字进行排序，如果要进行多关键字排序，可以使用排序对话框设置如同表格排序中讲到的主要关键字和次要关键字 （1）在需要排序的数据列中单击任一单元格 （2）选择数据—排序命令，打开排序对话框 （3）在主要关键字下拉列表框中选择要排序的字段，然后选择升序或降序；如需次要关键字，则在次要关键字下拉列表框中选择需要排序的字段，并设置升序或降序排列；最后确定完成设置并进行排序 提示1：Excel2003一次最多可以在三个列上排序 提示2：在排序对话框我的数据区域选项组中，标题行在其他进行排序时应该留在原位不动，如果用户的数据列表包含标题行，Excel通常能辨别出该行，并在对话框底部选中有标题行单选按钮。如果由于某种原因，程序没能注意到标题行并选中了无标题行单选按钮，用户可以在单击确定按钮之前将其纠正 补充：Excel认定包含当前单元格的列就是要排序的那一列，并将该列作为主要关键字；同时，一般由于用户喜欢升序排列，Excel默认选中升序按钮。如果用户要进行排序，首先要对这些设置进行必要的调整。 三、按行排序 用户还可以按列进行排序，而不管行的顺序。要按行排序，可按照下列步骤 （1）选中单元格区域或单元格，然后选择数据—排序命令，打开排序对话框 （2）单击排序对话框的选项按钮，从打开的排序选项对话框中选中按行排序，单击确定按钮回到排序对话框 （3）在排序对话框中选择排序的关键字以及排序的顺序 四、筛选数据 筛选是查找数据和处理数据清单中数据子集的快捷方法。筛选清单只显示满足条