XX公司会议室管理暂行办法
1、目的与适用范围
1、1目的:为了充分利用会议室的功能,给公司同仁创造一个良好的工作环境,使会议室的管理与使
用更加规范化、合理化,以确保公司各类会议的正常召开。现结合本公司的实际情况,制定此会议室使用申请实施细则。
1、2责任:会议室使用管理由公司人力资源部负责,并实施监督
2、会议室使用申请办法
2、1会议室就是用于召开会议、内部培训、接待客户、招聘面试的地方,未经允许不得挪借她用。
2、2公司的会议室管理由公司人力资源部统一负责。
2、3为了避免使用会议室的时间发生冲突,各部门如需使用会议室,需提前一天邮件通知总秘,若临
时会议则至少提前二个小时通知总秘。总秘根据预约时间先后统一安排会议室。
2、4会议室安排原则上以已经填写预约申请使用单为主,如遇突发急需使用会议室的申请人应与
已预约申请人适当协商解决,并知会总秘。
2、5各部门使用会议室时,需要填写会议室使用申请表,明确使用时间、就是否使用设备、参加人
数等。
2、6如遇到会议室使用时间发生冲突,要坚持局部服从整体原则。公司会议优先于部门会议,部门
会议本着重要性、紧急有限的原则自行解决。
2、7开会期间,请爱惜会议室的设施以及物品,如投影仪、电脑、激光笔等,其她人员不得擅自使用
与操作,会议室的相关设备请勿随意带离会议室。
2、8会议结束后,申请人应及时整理会议场地(包括桌椅的归位、卫生清洁),关闭各种电器,切断电
源。如发现设备故障与公共物品损害应及时知会总秘,以便及时报修。
3、流程/程序
4、备注:
①临时举行会议,请尽量提前通知,方便安排会议室并准备相关事宜。
②临时取消使用会议室,如申请人无提前通知,于预订会议开始15分钟后拨打电话询问原因,并提
醒预订会议开始时间半小时后无使用会议室,可能安排至其它会议。
③需延长会议时间,请提前告知,方便安排。
5、生效时间
此制度自2013年4月1日起生效。
6、附录
《会议室管理登记表》、《会议安排单》
会议室使用申请表
