采购工作制度及流程

采购部工作流程制度

一、 目的：

为规范采购流程，提高采购工作的效率，特制定本制度。

二、内容：

1、 总则

为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。

2、 采购基本流程

采购需求---采购计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）----交货验收（仓管）---质检（不合格退货）---入库---计划对账---财务结算

合同的签订

交货验收 验收合格 下单 建立供应商资料 采购计划 审批

寻找供应商 采 销 部

XXX

采 购 部

XXX

销 售 部

XXX

总监

寻价、比价、议价

采购洽谈 采购需求

验收

不合格

退货

财务结算 计划对账 入仓 一、申请商品采购流程图

二、申请付款流程图

三、商品到货验收流程

1） 采购计划：采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。

2） 供应商的选择和考核：

供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。

3）询价、比价、议价 。

4）合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。 采购部审批（有合同）

采购部审批（无合同） 总监审批 项目部提出需求 采购订购

采购 采购部长审批 根据供应商帐期限

财务审批

审核入库单 仓库凭入库单确认型号、数量、包装等

合格进仓，不合格退回供应商 仓管打入库单 对账 5）交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。

6）质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。

采购部部管理制度及工作流程

目录

一、采购部部组织架构及人员编制

二、采购部部各岗位说明书

三、采购部部管理制度

采购部部组织架构与责权

部门 采购部 部门负责人 采购部经理 直属领导 采购部总监

部门结构组织图 编制

部门经理1人

部门专员1名

职责 1、结合企业实际情况和发展需求，建立健全采购部的组织结构设计，明确职责分工，优化人员配置，提高采购工作绩效。。

2、根据企业管理要求及部门任务，制定并严格执行采购规章制度，规范采购作业

3、在调查和分析采购需求的基础上进行采购决策，编制采购计划与采购预算，指导采购活动。

4、根据采购计划进行市场调研，选择、评审、考核供应商，建立并完善供应商档案

5、建立并更新重要物资及常备物资的价格档案，指导采购作业与价格谈判，提高采购绩效。

6. 组织合同评审，签订采购合同，建立采购合同台账并分类管理，监督合同的执行。

7. 监督采购合同签订与执行，开展采购跟单与催货工作并进行交期管理，严格控制采购进度，确保供应及时。

8.建立采购认证体系，对供应商及采购物资的质量进行检验、认证，确保采购物资符合企业要求。

9. 严格执行采购预算，监督采购询价、议价、订购过程费用的使用情况，开展成本分析，有效控制采购成本。

10.定期对部门采购作业及各采购人员进行绩效考核，并根据采购结果实施奖惩，分析采购过程中的薄弱环节与问题，制订改进计划，提高采购绩效。

权力 1、建立采购部规章制度，并对公司的发展、规划提出建议

2、设定采购方式、支配额度内资金 采购部经理

采购专员 采购专员

3、代表公司选择、评估、确定合格的供应商

4、在计划范围内，代表公司对外签署采购合同

5、对于不合格的供应商，有索赔、解除供应关系的权力

6. 对请购方式、手续权限、进度控制有监督权。

7. 在不影响公司正常经营的情况下，有对外进行物资调配的权力。

8. 有处理公司废旧物资、损坏物资的权力。

9. 对本部门员工的奖惩、职位调动、晋级及工作任务的重新分配有建议权

采购部工作流程

采购管理办法

第一条 为加强对采购工作的管理，做到有章可循，以保证各项生产、业务工作的正常进行，特制订本办法。

第二条 本公司采用统一采购方式，以期发挥下列优势：1.节省相关人力、物力，简化或合并相关业务。2.有效统一管制各项物品、物料用量，降低库存量，减少资金积压。3.利用群组技术及V.A手法，以降低材料采购成本。4.加强采购稽查，以确保采购品质及成本目标。

第三条 统一采购业务范围如下：1.办公事务用品及文具用品、表单印制。2.生产所用原物料、物品（含直接材料、间接材料、消耗品）。3.机器、仪器设备、冶工具（含零配件、量具、夹具、模具、检查仪器）。4.厂房设备营缮及修缮工程。5.开发新厂商，以降低成本。提高品质，确保交期。6.国外进口零件。

第四条 统一采购作业程序：1.各单位依需要填报“物料请购单”、“设备工具请购单”，经核准后送总务部采购科办理。2.采购品经使用单位或检验单位验收后，交使用单位使用及管理。

第五条 请购申请单内需注明：品名、料号、规格、单位、数量、需要日期、包装方式、包装量、用途及其他特别规定或要求事项。

第六条 采购时除参考上列资料外，另需准备相关图示、质量指标、验收基准等。

第七条 采购业务包含：1.处理各单位请购单业务。2.厂商询价、招标、议价、发包、订购单业务。3.厂商交货记录、进度管制业务。4.请款业务。5.验收及不良品处理业务。6.厂商品质监查业务。7.厂商**处理业务。8.厂商资料卡建立业务。

第八条 采购应注意的其他事项：1.在确保品质的前提下，采购成本越低越好。2.尽可能向制造商采购，不要向经销及买卖商购买。3.需考虑市场变化及库存成本等因素。4.采购与检验单位需分开。5.尽可能参考过去使用需求量，做计划性采购。6.需注意售方的售后服务和信誉。7.订购单内应注明检验质量基准，抽验方式及不良率拒收标准。8.订购单内应注明误期或因品质不良退货产生误期时的责任及惩罚办法。

公司采购制度及流程

为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。适用于本公司所有采购的物料及耗材品。

XX有限公司采购基本流程 1

一、提出申请

个人或者部门根据需要确定一种或者几种物品并按照规定的格式填写物品采购申请表提请部门主管审核后提交行政部审批。采购申请要求详细注明采购物品的数量、规格、型号、质量要求、到货时间等准确信息，对于某些特殊物品，出于专业性角度考虑，由提出采购申请的部门或者个人负责价格评估并采购，因此在提起采购申请的同时还应提交供货商（大于等于三个）资料、报价及比价结果，经本部门主管审核后提交行政部审核。

《采购申请表》的更改和补充应以书面形式。

公司各部门的物料和耗材的采购应由各部门自行提报申请。

二、供应商的选择

应在之前合作过的合格供应商中优先选择，但仍然需要价格比对；如需采购物品现有的供货商无法达成，就在网上或某些熟悉的途径介绍开发新的供应商，由行政部（专业性采购品由申请人）根据产品价格、服务、供应商公司规模等信息对供货商进行选择和评估。

三、比价及议价

对供应商的供货能力、交货时间及产品或服务质量进行确认。

对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他的供应商的价格更低，所报价格的综合条件更加突出，更具竞争力。

根据综合考量后写出价格评估报告，呈报公司领导。对于直接由采购申请人提交询价报告的采购申请，由行政部提交公司领导审批。

四、执行（包括签订合同）及付款

《采购申请表》和价格评估报告等到管理部的审批后，才可以开始实际的采购行为，如未得到公司管理部的审批应进行修改或重新处理。 需要供需双方签订合同的采购申请必须对合同进行严格的审核后报请公司管理部审批、盖章后才能请款。与初次合作的单位合作时，应少付预付款或者不付预付款。

《采购申请表》得到审批后，负责采购人凭经部门主管及公司领导签字的《借款单》或者经部门主管及公司领导签字的发票，到财务部支取现金、支票或者汇款（必须提供准确的对方银行信息）。使用《借款单》付款的采购行为，必须在采购负责人收到发票以后用经部门主管和公司领导签字以后的发票到财务换领《借款单》冲抵财务帐目，不冲抵借款的将视为个人借款。