公司文件编号规则

公司管理体系文件编号规则你知道吗？在一家公司里，管理体系文件简直就像一套神秘宝藏，帮我们理清思路，有序运营。

但你知道吗？文件的编号规则就像藏宝图的密语，要是你搞不清它们，简直就像在迷宫中乱撞！想象一下，张三一头雾水地看着满桌的文件，心里那叫一个乱啊！李四却轻松地按编号找到了需要的文件，一脸得意地说：“这就是编号规则的魅力！”
编号规则啊，其实就像是给每个文件分配个专属的“身份证号”。

就拿咱们公司来说，规则简洁明了，一听就懂。

比如说，一个文件编号可能是“QM”，这里面的门道可不少呢！QM 就代表“质量管理”，001 就是该类别下的第一个文件，2023 就是它被创建的年份。

这样一来，找文件就变得跟玩找茬游戏一样简单有趣！
老王是咱们公司的文件管理员，他聊起编号规则来简直跟说评书一样生动。

“你看，要是没有这个规则，咱们不就像是在茫茫文件海中捞针吗？”他笑着说，“现在好了，查找、归档，所有事情都井井有条，效率翻倍！”想象一下，假如有个新员工小赵，第一次接手项目，看着写着复杂编号的文件，他可能会挠挠头，心想：“哎呀，这都是啥啊？”但是，当老王耐心解释一番后，小赵恍然大悟，眼睛里闪烁着兴奋的光芒：“原来如此，这也太酷了吧！”
咱们公司管理体系文件编号规则的设置，真是考虑得周到啊！它既方
便了我们这些日常工作，又保证了文件管理的高效和严谨。

你说，这不是一种智慧吗？就像是一把藏宝图的钥匙，让我们轻松解锁文件宝藏，推动公司这艘大船稳步前行。

这就是编号规则的秘密，让人爱不释手，兴趣盎然！。

**有限公司管理制度文件公司内部文档编号及管理规则拟制：审核：批准：_______2020-11-__发布 2020-11-__实施_______________ ______________公司内部文档编号及管理规则第一章总则第一条目的：为加强各部门的文档文件标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。

特制订此规范文档文件编号的指导性和标准性文件第二条适用范围：本规则除特别指明外，适用于公司各部门所有文件的编号管理和控制。

第三条权责部门：由公司业务人力行政部负责编号，部门领导审理同意后确定最终编号后即生效。

第四条人力行政中心负责本办法的制定、修改、废止的核准。

第二章文件夹及对应文件编号办法第五条根据公司各部门实际情况，对不同文件夹及对应文件做以下分类：5.1 文件夹编号：ML-RZ-01由公司名称代码+部门缩写名称+流水号组成如图所述5.1.1 公司名称代码：“明临”简称“ML”;5.1.2 部门名称缩写：人力行政中心简称“RZ”、财务部简称“CW”等;5.1.3 流水号：按文档建立先后顺序编号区分，第一类文档为“01”，第二类文档为“02”，依此类推（注：每个部门根据实际工作内容区分不同文档，比如采购部分“01类为供应商资料表”、“02类为报价单文件管理”等）5.1.4 对应部门下细分岗位类别可在部门后再加上具体岗位或细分部门名称缩写字母，例如ML-RZ-XZ(行政)-01，ML-RZ-IT(网络管理)-01等；5.2 文件编号: ML(RZ)-RR-2020111601（公司人资行政部于2020年11月16日建立的第一份制度）注：对应不同文档保存管理，例如：ML-RZ-01是人资所有规章制度类文件夹，对应部门制度文件皆放入该文档文件夹）此编号由由公司名称代码+部门缩写名称+文件类别名称字母缩写+日期（建立及签订日期）+流水号组成如图所述5.2.1 RZ:大写字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。

文件编号及格式规定文件编号批准日期生效日期等级版本修改状态总页数正文附录编制审核批准关联文件编号：文件编号及格式规定共页第页版次：A/0 页版号：修改记录页号页版修改内容修改人批准人修改日期版次：A/0页版号：0031 目的规范文件编写，以求文件格式与风格的统一。

2 范围适用于本公司除外来文件、图纸、工艺文件等之外的所有文件的编号与编写。

3 职责3.1管理性文件，体系文件，技术文件的文件管理负责人由管代、技术负责人担当；3.2一般性文件，通知，会议记录等的文件管理负责人由关联部门领导指定的人员担当；3.3文件管理负责人负责对文件进行编号，并对编号的唯一性负责。

并保证文件编号、书写符合本规范。

4 工作内容4.1文件编号的标记方法4.1.1标记在显眼的位置。

原则上为纸的右上角。

4.1.2原则上当一个文件有多页时，每页都要标记上编号。

4.1.3原则上在版面的右上角还应标上版次，左上角标上页号。

4.2文件种类的划分表1文件种类文件的种类对象文件类别代码性质编号方法体系文件质量手册、程序文件、质量环境管理方针、目标见表2 一级文件见§4.3 规程文件操作规程、规范见表2二级文件见§4.3 作业标准通用标准（含外来文件）见表2 二级文件见§4.3 设计文档图表、规范书、说明书、设计书等SM 二级文件见§4.3 质量记录产品质量环境记录、通用记录JL 三级文件见§4.4其它业务通知行政通知，人事通知财务通知，市场，商务，支撑通知质量检查通知，技术通知等TZ 三级文件见§4.4 技术报告技术报告、普通报告、调查报告等BG 三级文件培训资料公司内培训资料顾客培训资料PX 三级文件目录、手册销售资料（产品手册等）其它资料（公司介绍手册等）ML 三级文件上记以外的文件产品业务文件产品外业务文件（联络书，说明书，议事录发送件，报告书等）NT 三级文件4.3 体系文件的编号办法4.3.1 体系文件必须按本规定进行编号，编号应便于识别，•统一打印在文件的右上角。

5.3.1 文件编码原则：
一阶文件：公司代号-文件类别-部门代码-二位流水码；(例:DB-QEA-Q-01)
二阶文件：公司代号-文件类别-部门代码-二位流水码；(例:DB-Q(E)P-A-01)
三阶文件：公司代号-文件类别-部门代码-三位流水码；(例:DB-WI-A-001)
四阶文件：公司代码-所属文件代号-部门代码-三位流水码。

(例:DB-FOR-A-001)
5.3.2文件类别及部门代码：
5.3.2.1公司及部门代码:
DB-公司代号A-工程技术部B-生产部C-市场部D-财务部E-采购部F-综合管理部Q-质量部G-仓库
5.3.2.2文件类别:
QEA-管理手册Q(E)P-质量(环境)程序文件SIP-检验规范SOP-作业指导书WI-程序辅助文件BOM-材料列表WIP-操作规范PAR-配方及料号编号规范FOR-记录CAK-包装规范。

文件编号分配及管理制度一、引言为了规范公司文件编号的分配和管理，提高文件管理的效率和准确性，本制度规定了文件编号的分配原则、管理流程和相关责任。

本制度旨在确保公司文件的编号具有唯一性、可追溯性和可管理性，以支持公司的业务运营和决策。

二、文件编号分配原则1.唯一性：每个文件应分配一个唯一的编号，以确保文件的唯一性和可追溯性。

2.简洁性：文件编号应简洁明了，易于记忆和识别。

3.规律性：文件编号的分配应遵循一定的规律，以便于管理和查询。

三、文件编号管理流程1.申请：当需要创建新的文件时，相关部门或人员应向文件管理部门提交申请。

申请应包括文件名称、内容摘要等信息。

2.审核：文件管理部门对申请进行审核，确保文件符合公司政策和规定。

3.编号分配：审核通过后，文件管理部门为新文件分配唯一的编号。

编号应按照一定的规则进行分配，并记录在文件编号管理系统中。

4.发布和使用：文件管理部门将新文件的编号和相关信息发布到公司内部系统中，以便相关部门和人员使用。

四、相关责任1.文件管理部门：负责文件编号的分配、管理和维护，确保编号的唯一性和准确性。

2.相关部门和人员：在使用文件时，应确保使用正确的文件编号，并及时向文件管理部门反馈编号使用情况。

五、违规处理对于违反本制度规定的行为，公司将视情况进行处理，包括但不限于警告、罚款或取消相关资格等。

六、附则1.本制度自发布之日起执行。

如有修改或废止，须经公司管理层审议通过后发布。

2.本制度的解释权归公司所有。

如有疑问或需要解释，请向公司管理层或法律顾问咨询。

文件编号规定为便于文件识别和存档管理，按业务职能类别、公司部门设置，对文件的编号进行统一规定。

本规定适用于公司各种业务职能、各管理体系所有文件（含各种记录和表格）的编号编制。

1 文件编号1.1 公司行政公文（即红头文件），按如下规则编号：重凯特〔××××〕××号顺序号，2位阿拉伯数字年号，4位阿拉伯数字公司中文简称或缩写1.2 公司实施的质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系的手册（或管理手册）和体系程序，按如下规则编号：1.2.1 手册或管理手册Q/QYZ·××M—××××年号即版本号，4位阿拉伯数字体系类别号公司标准代号1.2.2 汇编的体系程序Q/QYZ·××P—××××年号即版本号，4位阿拉伯数字体系类别号公司标准代号1.2.3 单个体系程序Q/QYZ·××P ××—××—××年号即版本号，2位阿拉伯数字顺序号，2位阿拉伯数字对应标准章节号体系类别号公司标准代号1.3 管理类文件、作业类文件编号1.3.1 公司的相关管理制度、业务职能所属按公司级发布的文件，按如下规则编号：KR—××—××—××××年号，4位阿拉伯数字顺序号，2位阿拉伯数字（超过，按实际位数）业务职能类别代码公司代号1.4 不列入业务职能，部门内部管理需要，由部门自行编制并实施的部门文件，按如下规则编号：××—××—××××年号，后2位阿拉伯数字顺序号，2位阿拉伯数字部门代号1.5 记录编号公司贯标实施的相关管理体系和生产经营所需的表单卡，按如下规则编号：KR/JL—××—×××顺序号，3位阿拉伯数字部门代号公司记录代号2 业务职能代码和部门代号设置2.1 业务职能代码，见表1。

公司体系文件编号规则与结构内容规定
1、目的
规范体系文件管理，准确使用标准。

2、范围
适用于工作，服务产品有直接影响的质量管理体系文件及标准体系文件。

3、职责
质量管理科负责统一编制和解释，各使用单位/部门负责按规定要求执行。

4、要求
4.1体系文件编号规则：
对引用到的企业标准体系文件不需用文件头，由体系文件编号，标准名称，正文内容与要求组成即可，体系文件按下图示执行。

Q/WY □□□□□□□
年代号
标准顺序号
标准分类号
标准体系类别号
五云集团
图解：
1)Q/WY表示河南五云茶叶（集团）有限公司企业标准体系；
2)标准体系类别号：
用大写英语字母表示，“J”表示技术标准体系；“G”代表管理标准体系；“Z”代表工作标准体系；
3) 标准分类号：
用数字表示，“01”代表技术标准体系或管理标准体系或工作标准体系第1类标准，标准，依此类推；
4)标准顺序号：
用数字表示，“01”代表技术标准体系或管理标准体系或工作标准体系第1类标准的第1个标准文件，依此类推；
5）年代号：
表示文件编写的年度，可随编制或换版的年度调动，如：2019年度可表示为“2019”
4.2各单位/部门使用共用文件，不需变换文件号可以直接引用。

4.3各单位/部门或项目需形成专门手册时，在其正文前要增加必要的文件，其顺序可按相关规定执行。

4.4其他未涉及到的单位/部门可依照本编号规则进行相应的编号。

X X X X X X X X X公司管理标准文件编号规则2016-1-1发布2016-1-1实施X X X X X X X有限公司发布1 目的规范公司及各部门的文件编号，便于文件的使用及管理。

2 范围适用于公司文件及相关记录表格的编号。

3 职责3.1管理部负责文件编号规则的制定并组织实施。

3.2管理部负责按标准进行公司文件的编号、执行和检查。

4 文件编号规则我公司《文件编号规则》是依据集团公司的文件编号要求，结合本公司的使用要求所形成。

4.1公司文件的分类红头文件、决定、通知、通报、会议纪要、会议记录、部门信函、体系文件、管理类文件（管理标准、规定、作业指导书等）、技术类文件、外来类文件等。

4.2红头文件编号JC＋年代号＋字＋序号（字指：决定为“决”字，通报为“通”字。

）例如：公司2016年的第六个红头文件决定编号为，JC-2016-决-006。

4.3会议纪要编号JC＋年代号＋会纪字样＋部门代号＋序号，部门代号以部门名称的前两字拼音首字为代号，如果是公司级的会议纪要则去掉“部门代号”。

例如：2016年管理部开的第18次会议纪要的编号为，JC-2016-会纪-GL-018；又如：公司2016年第18次总经理办公会纪要：JC-2016-会纪-018。

4.4通报编号JC＋年代号＋通报字样＋部门代号＋序号，如果是公司级的会议纪要则去掉“部门代号”。

例如：2016年管理部的第6个通报的编号为，JC-2016-通报-GL-006。

4.5通知编号JC＋年代号＋通知字样＋部门代号＋序号，如果是公司级的通知则去掉“部门代号”。

例如：2016年财务部的第6个通知的编号为，JC-2016-通知-CW-006。

4.6部门间信函编号JC＋年代号＋月号＋部门代号＋序号，例如：2016年12月质检部的第二份信函编号为，JC-2007-12-ZJ-02。

4.7管理类（管理标准、规定、作业指导书等）、技术类、外来类文件编号集团公司的编号如下表：为便于我公司管理类文件的区分和使用，我公司在此基础上增加管理职能代号，管理职能的代号详见管理职能一览表。

人力资源文件编号规则*＊＊*＊＊＊**＊＊＊有限公司人力资源文件编号规则一、文件编号规则：编号规则：XX-YY-ZZ-SSS（长度:12位)1。

前两位XX：使用A—Z 的26个大写英文字母;表示文件一级类别（项目）；可以使用中文汉语拼音的首字母或英文缩写。

例：HR表示人力资源文件； ZY表示作业文件等。

2。

从左数第四位、第五位YY:使用A-Z 的26个大写英文字母;表示文件编制或所属一级部门(厂处）例：SJ烧结厂用；LT炼铁厂用;LG炼钢厂用；ZJ质检处用；YL 原料厂用；DL动力厂用；ZY制氧厂用；JA检安公司用；AH安全环保处用；BW保卫处用等。

3. 从左数第七位、第八位ZZ：使用A—Z 的26个大写英文字母；表示文件二级类别；可以使用中文汉语拼音的首字母或英文缩写。

例:岗位职责用GW；招聘用ZP;培训用PX；绩效考核用KH；薪酬用XC；福利用FL；考勤管理用KQ等。

4. 从左数第十位至第十一位SSS:使用0—9 的10个阿拉伯数字；表示文件序号.例：001表示第一份文件；002表示第二份文件等。

4。

编号中的–起分隔的作用。

综合举例:（一)、文件编号HR-LG-KH-001的编号意义？文件编号HR—LG—KH-001表示该文件是人力资源类文件,所属部门炼钢厂，是人力资源绩效考核方面文件，文件序号001。

二、文件版本号编号规则：编号规则：Ver。

YYYY.X.X（长度:12位）1.前四位Ver.表示版本。

2.从左数第五位至第八位YYYY：使用0—9 的10个阿拉伯数字，表示文件编写年份。

例如:2009表示该文件编写于2009年.3.从左数第十位X：使用1-9 的9个阿拉伯数字,表示文件第几次重大修订。

例如：1表示第一次编写；2表示第二次重大修订等.4.从左数第十二位YYYY：使用0—9 的10个阿拉伯数字，表示文件错误更改或补充修订。

5.编号中的。

起分隔的作用。

综合举例：一、文件版本号Ver.2009.1.0的意义?文件版本号Ver.2009.1.0表示文件编写于2009年，是第一次编写,未做过重大修订，也未做过错误更改或补充修订。

文件编号规定
1 公司码
本公司全称为“广州粤迅物业管理服务有限公司”，文件编号规定中的公司码取公司名称中“粤迅”的拼音开头的大写字母“YX”。

2 文件类别码
文件类别码取其英语的简称，即质量手册规定为“QM”，程序文件规定为“QP”，其他三级文件（工作指引与操作规程等）规定为“WI”，各质量记录用的表格规定为“FM”。

3.序号码
同要素文件的编制顺序，序号码取两位数，从01开始。

4.部门码
部门码按以下规定进行或取部门名称两个字的汉语拼音的声母组成：
5.质量手册的编号
质量手册的编码以“公司码-文件类别码”形式进行，即YX-QM
6.程序文件编号
程序文件的编号方式按“公司码--文件类别码--序号码”进行。

例如：《文件编码程序》的编号
YX-QP-01
序号码，文件编制顺序
文件类别码
公司码
7.三级文件的编号
三级文件的编号按“文件类别码-部门码-序号码”方式进行。

格式举例：
WI-RS-01
序号码，文件编制顺序，表示为该部门编制的第一份文件；
部门类别码，表示为人事部的文件；
文件特征码，表示为三级文件；
8.质量记录表格的编号
质量记录表格的编号按“文件类别-部门码-序号码”方式进行，规定版次码从A～Z的顺序进行，修改次数从1,2,3,4……依次进行。

文件编号规则范文
文件编号是为了方便管理和查阅文件而设立的一种标识方式。

不同组织、机构或部门可能会有不同的文件编号规则，但一般包含以下几个方面
的内容：
1.文件编号的结构：文件编号一般由一系列字符或数字组成，用于唯
一标识该文件。

文件编号的具体结构可以根据需要和实际情况进行设计，
常见的结构包括字母+数字、纯数字、日期+数字等形式。

2.文件编号的用途：文件编号的设计要考虑到实际使用的需求。

通常
文件编号会包含一些信息，如文件的类型、部门、日期等，以方便查找和
归档。

文件的类型可以用字母或数字表示，如"A"表示合同类文件，"B"表
示报告类文件等。

3.文件编号的分配方法：文件编号的分配可以根据一定的规则进行，
如按照文件的顺序进行分配，或者按照文件的重要性或紧急程度进行分配。

可以设定一个编号管理人员或者委托相关部门进行文件编号的分配和管理。

4.文件编号的格式要求：为了保持文件编号的一致性和易读性，可以
制定一些格式要求。

比如字母的大小写、数字的位数、分隔符的使用等等。

这样可以避免编号混乱和理解困难。

5.文件编号的更新和维护：文件编号是管理文件的重要依据，因此需
要定期对文件编号进行更新和维护。

可以建立一个编号库或者数据库，记
录文件编号及相关信息，以便查询和管理。

总之，文件编号规则的制定需要根据实际情况进行考虑，并且要确保
规则的合理性和可操作性。

文件编号规则的目的是为了方便文件的管理和
查询，提高工作效率和准确性。

公司文件、记录编号规则批准：审核：编制：
一、范围
本规则规定了公司文件编号的编写职责、编号规则、注意事项等。

本规则适用于公司文件编号过程。

二、职责
行政人事部负责统一制定公司的项目编号。

三、编号规则
1.代码规则
1.2公司代码
公司名称为：苏州亨通智能精工装备有限公司，简称ZNJG。

1.3文件类型
管理手册代码：QM 程序文件代码：QP
三层文件代码：WI 表格记录代码：QR
1.4部门代码
其代码分别用部门名称代表字汉字拼音的大写字母组成。

表1 部门代码明细表
1.5文件编号规则
流水号
部门代码
文件类型
a公司代码
a）公司代码：公司简称ZNJG。

b）文件类型：按照公司文件类型规定。

c）部门、组别代码：按公司制定的代码，详见表1。

d）流水号：从001—999顺延。

e）“/”、“-”为分隔号。

1.6、外来文件编号格式：WL-ZNJG□□□（001~999）
1.7、文件的版本采用A、B、C……Z的方式；记录表格的版本采用A、
B、C……Z的方式。

文件编号的规则
以下是 8 条关于文件编号的规则：
1. 文件编号要有意义呀！比如说公司的重要合同，就可以用“HT”开头再加上具体的序号，这样一看编号不就知道是啥文件啦，像“HT001”。

2. 编号得有顺序性呢！就好像排队一样，不能乱糟糟的。

从 001 开始依次往后排，多整齐啊，找起来也方便，“002”肯定在“001”后面嘛。

3. 尽量简单点呗！别搞那些特别复杂又难记的编号，不然回头自己都不认识啦！像“ABC123”这种简单又好记。

4. 不同类型的文件要有区分呀！总不能把合同和报告的编号弄成一样的吧，那不乱套啦！合同编个“HT”系列，报告就可以是“BG”系列嘛，多清楚。

5. 要保持统一性哟！全公司都得用一样的编号规则，不能你搞你的，我搞我的，那样多麻烦呀！都按照统一标准来，像“XX001”这样延续下去。

6. 可以加个日期进去呀！这样就能知道文件是什么时候产生的啦，比如“XX”，这不一眼就看出来日期了嘛。

7. 编号要稳定呀，别今天一个样明天又换啦！那大家都得晕乎，就一直按照定好的规则来编号，多靠谱。

就像走一条熟悉的路，心里踏实。

8. 特殊文件要有特殊编号呀！遇到非常重要的文件，完全可以单独给个特别的编号呀，这多有意思，总不能和普通文件一样编号吧！
我的观点结论就是：文件编号规则很重要，大家一定要重视起来，按照这些规则来编号，才能让我们的文件管理更高效、更清晰！。

公司文件编号规范模板1. 引言公司文件编号是对公司内部和外部的各类文件进行管理和分类的重要工具。

规范的编号系统可以提高文件管理效率，减少混乱和错误。

本规范模板旨在提供一套统一的公司文件编号规范，以便各部门和员工能够遵循一致的文件编号规则。

2. 文件编号的目的和重要性文件编号的目的是为了方便识别、追踪和管理文件。

一个有效的文件编号系统可以提供以下好处：- 快速准确地找到特定文件；- 方便归档和分类文件；- 有助于监控文件的流转和审查过程；- 提高整体文件管理的效率。

3. 文件编号的规则和格式公司文件编号应遵循以下规则和格式：- 文件编号应由数字和/或字母组成，不得包含特殊符号；- 文件编号应具备一定的层级结构，以区分不同的文件类型和部门；- 文件编号的长度应适当，既便于管理，又不过于复杂；- 文件编号应具备唯一性，不得重复使用；- 文件编号应包含发文日期或版本号等相关信息，以便追溯和识别文件的不同版本。

4. 示例文件编号格式示例文件编号格式如下：- 公司内部文件：[部门缩写]-[文件类型缩写]-[顺序号]-[年份] - 公司外部文件：[文件类型缩写]-[文件来源]-[顺序号]-[年份]5. 文件编号的管理为了有效管理文件编号，以下管理措施应予以落实：- 制定清晰明确的文件编号规范；- 培训员工并确保他们理解和遵守文件编号规范；- 建立一个中央数据库或文件管理系统，用于统一管理和跟踪文件编号；- 定期审核和更新文件编号规范，并及时通知相关人员。

6. 总结公司文件编号规范是提高文件管理效率的重要工具，对于组织和协调公司内外部文件流转至关重要。

通过遵循统一的编号规则，可以提高文件的查找和管理效率，减少混乱和错误。

本规范模板提供了一套文件编号的基本规则和格式，供各部门和员工参考和遵循。

以上为公司文件编号规范模板，希望能对您有所帮助。