秘书实务 精品课件

会议结束后，负责会议室的清理和设备归 位，同时对会议资料进行归档保存，方便 后续查阅。
03
秘书实务任务与案例分析
接待工作实务
接待准备
在接待之前，秘书需要了解来访 者的身份和需求，为公司领导或 客户提供个性化的接待方案，并
准备好相关资料和礼品。
接待流程
秘书需要在接待过程中协助安排 会议或谈判，并负责接待区域的 布置和清理工作，确保整个接待
秘书基础与实务任务课件为 标题创作一份ppt模版
• 秘书工作概述 • 秘书工作基础知识 • 秘书实务任务与案例分析 • 秘书职业发展与提升
01
秘书工作概述
秘书的定义与角色
定义
秘书是一个组织或机构中的行政人员，负责协助领导完成日常工作和管理工作。
角色
秘书是领导的重要助手，承担着信息传递、文件管理、会议组织、行程安排等 角色，是机构运转的重要枢纽。
秘书的素质与能力要求
素质 高度的责任心和敬业精神；
良好的沟通能力和协调能力；
秘书的素质与能力要求
• 细致、认真、耐心的工作态度。
秘书的素质与能力要求
能力 熟练掌握办公软件和办公设备； 具备较强的文字表达能力和口头表达能力；
秘书的素质与能力要求
具备较强的组织能力和时间管理能力；
具备独立思考和解决问题的能力。
过程的顺利进行。
后续工作
接待结束后，秘书需要及时跟进 并整理相关资料，为公司领导或
客户提供后续的服务和支持。
差旅安排实务
差旅计划 根据公司领导或客户的需求，秘书需要制定详细的差旅计 划，包括交通、住宿、餐饮等方面的安排，并提前了解目 的地的天气和交通状况。
行程调整 在差旅过程中，秘书需要根据实际情况及时调整行程，确 保行程的顺利进行，并在遇到紧急情况时及时处理。

（五）目光 在商务活动中，我们应在谈话的大部分时间里，目光注视对方，进行情感交流。 1、不同谈话场合的不同注视部位 （1）公务注视。双眼以上的额头部位 （2）社交注视。双眼以下、下颚以上的部位 （3）亲密注视。对方的上半身 2、规律 越是严肃的场合，目光注视的范围就越窄。不论中国外国，目光游移不定的人都不会给人以信任感。上下打量的目光也是忌讳的，它给人的感觉是非常不客气，挑毛病。
（六）手势 1、恰当的手势 （1）指示的手势。四指并拢，拇指自然分开，手心向上，手臂适度伸出。 （2）打招呼、致意、告别的手势。双方距离近的时候，手势要小，五指自然并拢，抬起小臂挥一挥即可。双方距离较远时，可适当加大手势。 2、手势的不同表现 因各国习惯不同，同一手势表达的意思也不尽相同。与外国人交往时不可乱用。 （1）竖起大拇指。在我们国家和其他一些国家表示称赞；在欧洲一些国家，伸出手臂，拇指上挑可视作招呼出租车；而澳大利亚人认为竖起大拇指，特别是横着伸出，是一种侮辱。 （2）"OK"手势 （3）伸出手，手掌向下挥动
（三）明确提要求 明确提要求的方法 1、要求留有交流的余地 2、提问要简洁并中心突出 3、必要时使用果断手势语 （四）礼貌拒绝 礼貌拒绝方法 1、口气坚决，避免纠缠 2、使用委婉的语言与巧妙的方式说“不” 3、前提是去除自责和担心 4、避免使用借口：说明原因，争取对方理解
（二）坐姿 正确的坐姿是：腰背挺直，双肩放松。男士膝部可分开不超过肩宽。女士两膝并拢，如穿裙装入座，应将裙后摆稍稍拢一下，再慢慢坐下，切忌风风火火地一屁股坐下：坐下后不要叉开双腿，可一只脚向后收半步，而后站起。 几种常见的坐姿如下： （1）正坐 （2）侧坐 （3）开关式坐姿 （4）重叠式坐姿 （5）交叉式坐姿
（四）服饰的礼仪 1、着装的三原则、五协调 三原则（TPO） T：时间 Time P：地点 Place O：场合 Occasion 五协调 与年龄、职业、体形、色彩的搭配、首饰相协调 2、女士的着装技巧 职业女装有三种基本类型：西服套装、夹克衫或不成形的上衣、连衣裙或两件套裙 首饰尽量简单大方不要戴太多 3、男士的着装技巧 4、职业便装，女士与男士也有些不同

（二）时间表 –年 – 季度 –月 –周 –日
周工作安排表
时间安排
地点 内容
日期 具体时间
周一
周二
周三
周四
周五
周六
参加的领导 负责科室 备注
注：若有变动，请以通知为准。 ×××公司 年月日
（三）工作日志
提前了解、符合意图、双份、一早确认、信息完整、及时更新、协助执行、保 密
姓名 记录分类
工作
上
内容
第一节 办公室日常管理
一、环境管理
（一）整洁简约 （二）有序有效
1、开放式布局 2、封闭式布局 （三）平等科学 1. 办公桌：同一方向、光线来自左侧、通道1.5米、桌距1米
以上、高度700-760毫米（打字桌660毫米） 2. 办公椅：座高400-460、座宽大于380、靠背90-120度倾
斜，扶手高度200-250 3. 文件柜等：高度 4. 公共空间
（五）保管：专人负责、接印登记、不得代取代用、安全、洗刷 （六）使用：批准、监督、登记、位置（骑缝章、更正章、骑边章、
密封章、急件章、钢印） （七）停用：发文宣布、上交 、登记注销：存档或销毁(印模存档)
编号 用印时间 用印部门 用印内容 用印数 批准人 经办人签名 归存处所 备注
八、邮件
（一）分类分送 – 私人（亲启、私人、保密） – 公务：重要（机要、急件、快递、保价、挂号、 带回执、落款）、普通
午
下 午
问题描述
建议或说明事 项
填表人签字
部门 工作项目记录
日期
1 2 3 1 2 3
解决方法
星期
工作权重 工
工作 完成 度(%)
部门主管审核
六、值班
（一）形式：常设性、间歇性、临时性

《秘书实务电子教案》课件第一章：秘书实务概述1.1 秘书实务的定义与意义解释秘书实务的概念阐述秘书实务在现代企业中的重要性1.2 秘书实务的基本原则与要求介绍秘书实务的工作原则分析秘书实务工作的具体要求1.3 秘书实务的职业技能与素质探讨秘书应具备的职业技能讲解秘书实务工作中所需的素质第二章：秘书日常工作任务2.1 文件管理讲解文件管理的具体工作内容分析文件管理的重要性2.2 会议组织与协调介绍会议组织的基本步骤分析会议协调的要点与技巧2.3 电话接听与沟通技巧讲解电话接听的基本规范探讨沟通技巧在电话工作中的应用第三章：商务礼仪与沟通技巧3.1 商务礼仪的基本要求介绍商务场合中的礼仪规范分析商务礼仪在实际工作中的应用3.2 商务沟通的基本原则讲解商务沟通的重要性探讨商务沟通的有效方法与技巧3.3 商务洽谈与演讲技巧介绍商务洽谈的基本流程讲解演讲技巧在商务场合中的应用第四章：商务写作技巧4.1 商务写作的基本要求讲解商务写作的标准与规范分析商务写作的特点与要求4.2 商务信函与商务报告的写作介绍商务信函的写作技巧讲解商务报告的写作要点与结构4.3 商务提案与商务合同的写作探讨商务提案的写作方法与步骤讲解商务合同的写作要点与注意事项第五章：秘书实务案例分析5.1 秘书实务案例解析分析实际工作中的秘书实务案例讲解案例中的问题与解决方法5.2 秘书实务案例讨论组织学生对实务案例进行讨论引导学生从案例中汲取经验与教训5.3 秘书实务案例演练设计模拟场景进行实务案例演练讲解演练中的技巧与注意事项第六章：办公室管理与办公设备使用6.1 办公室环境管理讲解办公室环境布置的原则和方法分析办公室环境管理对员工工作效率的影响6.2 办公设备的使用与维护介绍常见办公设备的功能和使用方法讲解办公设备的维护保养要点6.3 办公用品的管理阐述办公用品的分类和管理流程分析办公用品管理的重要性第七章：信息收集与处理7.1 信息收集的基本方法讲解信息收集的途径和技巧分析各种信息收集方法的优缺点7.2 信息处理与分析介绍信息处理的基本流程讲解信息分析的方法和技巧7.3 信息资料的整理与归档阐述信息资料整理的意义和原则讲解信息资料归档的方法和注意事项第八章：时间管理与个人效率提升8.1 时间管理的基本原则讲解时间管理的重要性阐述时间管理的原则和方法8.2 个人效率提升的策略介绍提高个人工作效率的技巧分析个人效率提升的方法和注意事项8.3 时间管理工具的应用讲解时间管理工具的功能和优势分析时间管理工具在实际工作中的应用第九章：危机管理与应对策略9.1 危机识别与评估讲解危机识别和评估的方法分析危机识别和评估的重要性9.2 危机应对策略介绍危机应对的基本原则讲解危机应对的具体方法和步骤9.3 危机处理后的善后工作阐述危机处理后善后工作的重要性讲解危机处理后善后工作的方法和注意事项第十章：秘书实务拓展与职业发展10.1 秘书实务的拓展领域讲解秘书实务拓展的方向和途径分析秘书实务拓展的意义和价值10.2 秘书职业发展规划介绍秘书职业发展的前景和趋势讲解秘书职业发展规划的制定方法和步骤10.3 秘书职业素养与能力提升阐述秘书职业素养的重要性讲解提升秘书职业素养的方法和技巧重点和难点解析：重点环节1：文件管理文件分类与归档方法电子文件与纸质文件的管理差异重点环节2：会议组织与协调会议策划与议程设置会议室布置与设备检查重点环节3：商务礼仪与沟通技巧商务场合着装与仪态要求跨文化交流中的礼仪注意事项重点环节4：商务写作技巧商务报告的结构与内容要求商务信函的格式与措辞规范重点环节5：危机管理与应对策略危机识别与评估的方法危机应对团队的组建与分工难点环节1：信息收集与处理非结构化信息的数据分析信息处理的实时性与准确性难点环节2：时间管理与个人效率提升优先级设定与时间分配个人时间管理工具的定制化应用难点环节3：秘书实务拓展与职业发展秘书角色转变与技能更新秘书职业发展规划的个性化制定全文总结和概括：本教案涵盖了秘书实务的各个方面，从基础的文件管理到复杂的危机应对，每个章节都包含了具体的工作流程和技能要求。