采购管理制度

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文件名称
采购管理制度
文件编码
人行-通知-007
生效日期
2013-11-8
版 次
A/0
页 数
3
阅读等级
全体员工
发行方式
网络/纸质
制作部门
行政部
部门审核
集团审核
集团领导
签 批
执行部门
集团各事业部、
采购管理制度
目的:为了合理高效地使用资金和加强采购计划管理,规范采购工作,保证生产用原辅材料的供应数量和质量。
六、采购付款
1、采购员填制“付款申请单”,申请人应在“付款申请单”上填写好付款单位、收款单位、付款用途(采购哪种原料)、尚欠货款金额(分别注明各分公司的欠款金额及总额,如为预付款则以单价×数量=金额的方式填写,)、申请付款金额,付款方式、申请人姓名后,交由财务核实欠款金额、票据是否齐全等情况后,由采购部经理审核,总经理批准,最后交给财务安排付款。
二、采购、采购申请
1、生产物资采购计划
(1)常规生产物资由仓库根据库存情况填报《非主材申请表》。
(2)非常规生产物资由生产部根据公司下达的生产计划单,准确计算并填写《非主材申请表》,由集团审批后,交人事行政部采购员统一采购。
2、办公用品采购计划
由人事行政部负责公司办公用品的采购计划申报,集团审批后,交人事行政部采购员统一采购。
3、采购部门人员应随时掌握市场动态,对某些原料价格波动大的品种,有价格空间的要及时报告部门经理,为提供是否储备作决策,部门领导一旦签发特需采购计划,采购人员应把握机遇,从速落实。
五、合同签订
采购物资单件物品超过3000元必须签订合同,特别是对于预付货款(包括带款提货、款到发货、现款现货等情况)更应从严要求,合同上应注明品种、型号、质量要求、数量、单价、金额、运输方式、付款方式、计划到货日期等。对于小金额的小品种,可以采取电话订单的形式与供应方进行确认。
2、采购人员在安排付款尽量要避免现金结算(包括从财务上领取现金和打入个人帐户)。
3、财务安排付款后应在“付款申请单”备注栏中填写实际付款金额、付款方式和付款日期,采购员应复制采购单作为存档。
采购流程图
适用范围:适用于本公司所有采购物资管理。
责任者:人事行政部、采购人员、仓库管理人员。
内容:
一、采购分类:
1、生产物资采购
包括:生产用原材料、辅料、包装、五金配件、劳保用品等。
2、办公用品采购
包括:办公耗材、文化用品、其它零星物资、培训资料、书刊等。
3、固定资产采购
办公设备:如电脑、打印机、办公桌、文件柜等用部门填制《办公设备采购表》,人事行政部审核后(是否需要、是否公司可内部调整等),经集团审批后,交由人事行政部采购员统一采购。
4、机器设备采购,由生产部填制《非主材申请表》,经部门经理签字审核后,由集团审核后,由人事行政部采购员及生产部共同负责采购。
三、请购的撤消
1、已开具请购单,并经批准后因各种原因需撤消请购时,由请购部门以书面方式呈送采购人员,必要时应先口头通知人事行政部采购员。
2、采购员接获通知后应立即停止一切采购动作,采购员经与供应商协商后应及时取消订单。
3、未能及时停止采购时,采购部应通知原请购部门并协商善后工作
四、采购询价
1、对各类申报的《采购需求表》,采购人员应与仓库及相关部门核实采购物资品种和数量的合理合理性。
2、采购人员按《采购需求表》上的物料进行采购询价,采购员对同品种物质应进行质量、价格的比较工作,不得少于三家(特殊急需物料,和采购困难的物料的可酌情处理),应详细的记录在《请购单》上,包括采购品种、数量、价格、供应商、付款条件等,由部门领导审核,集团批准后方能进行下单采购。