秘书资格证(三级)复习笔记完整版
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秘书资格考试复习笔记（三级）第一章文书基础1.行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法律效力和规范体式的文书（P3上）2.公文必须执行统一规范的格式，并遵循一定的处理程序。
（P3右）3.公文的制发程序（详见P254，在这个表中，交拟、议拟和撰拟相当于第三页的拟稿操作）。
在我们的公文处理中，有了法律效力的环节是：签发（P4）4.秘书发挥助手作用，对来文写成初步文件，以供上级阅读的环节是：拟办5.为带发文件注册，要注意三方面：①编注发文字号②确定印制数量③确定发送范围。
（P4）5.公文的三要素：眉首、主体和版记（P5）6.公文的格式中，秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人都位于眉首部分。
标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章附注、附件都位于主体部分。
主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等都位于文尾部分。
（P5中）7.公文的排版正文要用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。
（P5下）8.公文眉首中的发送机关标志“由发文机关全称或规范化简称后面加‘文件’组成”（区分主体中的主送机关）P6上9.公文份数序号：是指依据同一文稿印制若干份时每份在总印数中的顺序编号。
它位于左上角第一行用阿拉伯数字表示（P6中区分发文字号）10.发文字号应当包括机关代字、年份、序号。
如：国发[2000]23号11.什么文必须有签发人、会签人姓名上行文(P7)平行文、下行文均可以无签发人12.正确的保密标志：密级★保密期限（题型：选择正确的一种）。
其中保密期限可以省略不写13.公文的密级程度分为：特急、急件、限时送达电报的密级程度分为：特提、特急、加急、平急（区分两者选择哪是公文的哪是电报的）14.公文主体中的公文标题包括发文机关名称、公文事由和文种三个部分（题型：给出一段公文，判断公文标题的正误）15.主送机关指公文的受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
上行文的主送机关只能有一个，而且不能是单位的领导人。
P8中16.下行文的主送机关如果是一个受双重领导的单位时，应当在文尾抄送另一个领导机关。
P817.附件的位置：应当位于大印之上，属于主体部分。
18.签署的权限只限机关首长一人。
P1019.签署与签发的区别：签署是对组织外部而言。
签发是对组织内部而言。
P11上20.成文日期的原则：①以领导人签发日期为准②以通过的日期为准③以实际印发的日期为准（P11中看一下即可）行政机关公文成文日期的正确书写：二OO一年一月一日党委机关的公文用阿拉伯数字书写21.确定主题词的步骤：审读文稿、分析主题、查阅主题词表、著录标引（顺序不能错）主题词的排列顺序，应根据主题词的涵义，由小到大，从内容到形式（选择题）P12上13.抄送机关间用逗号隔开。
14.印发日期以公文印付的日期为准，用阿拉伯数码标识（P13上）15.版记应位于公文的最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。
P1316.有特殊格式的公文有三种：信函式、命令式、会议纪要式。
在信函式的格式中，发文字号位于武文线下一行右边缘顶格。
密级和紧急程度位于左侧公文份数序号之下。
“简报式”会议纪要不用加盖印章。
（看书中这三种的格式P14、P15）17.法定的行政机关公文的主要种类13种（P18上）18.决定和决议的不同：决议是党委机关的法定文种，行政机关不用。
P18下19.决定分为两大类：一是指令性决定；二是宣告性决定p19中20.通告分为周知性通告和法规性通告。
题型：下列哪些具有性周知性：A.公告B.通告C.通报D.请示选择：BC21.通告的特点：专业性较强。
P22上22.注意“批转”型通知和“转发”型通知。
上级和平级来的文称为：转发；下级来的文称为批转P2323.通报的拟写：四个要素：倾向性导语、通报的事实（事件）、对事实（事件）的认定和分析、处理意见 P25下和p26上24．议案是适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项时使用的专用文种。
P2625.重点：请示的写作题型：给出一段请示公文，然后做后面的小题。
要求同学：（1）是否与报告连用：即要求同学们区分请示与报告（2）是否做到一文一事（3）事由是否明确，理由是否充分（4）标题说清楚、明白否（5）行文格式是否正确（6）打破口语化，应用书面语。
如资金不够，应表达为资金尚有缺口。
（7）结束语规范，如以上请示，如无不妥，请批准。
26.报告的分类：（1）工作报告（2）情况报告（3）调查报告报告正文由报告导语、报告内容、报告结束语三部分构成。
P27中下27.请示写作的注意事项：（1）坚持一文一事（2）请示的目的要明确（3）理由要充分（4）不要多头主送P29 28.批复的正文一般由批复引语、批复内容、结尾用语三部分构成。
P3029.意见可以用于上行文、下行文和平行文 P31中30.会议纪要与会议决议的区别：纪要用于行政会议；决议用于党务会议会议纪要的特点：（1）全面反映会议内容，综合反映会议的基本情况、主要精神和中心内容。
（2）表现形式可灵活多变（3）行文方向不固定31.公文的文体结构开头有（1）概述式（2）目的式（3）开门见山式（4）引述来文式P3832.公文的结尾的方式主要有：强调式、期求式、希望式、说明式、秃尾式 P3933.公文的用语要注意：承启用语、引述用语、经办用语（题型：给出几个用语，哪些属于承启用语引述用语经办用语考经办用语多） P3934.公文的三大表达方式：叙述、议论、说明。
其中说明最常用，其次是叙述，最后是议论。
P39下第二章办公自动化此部分要注意，而且要注意涉及到的计算机用语用英文表示1.计算机运行速度是由CPU决定的。
P41下2.硬盘：微机系统的故障几乎30%是由于硬盘损坏所引起的。
硬盘格式化会丢失全部数据并减少硬盘的使用寿命。
P42中3.目前常用的杀毒软件是：（1）诺盾（2）金山毒霸（3）瑞星杀毒软件（4）KV3000（常识了解）4中英文切换：ctrl+shift回车键：Enter重启计算机：ctrl+alt+del上表中：（1）剪切、复制和粘贴（顺序不变）。
（2）单击“查看”，则在“大图标”、“小图标”、“列表”、“详细资料”四种显示方式之间切换。
6.在窗口最大化后，可以进行的操作有：A.移动 B.最小化C.关闭D.复原答案：BCD7.重点：针式打印机的优点是：耐用、耗材便宜、可以打印宽幅；针式打印机的缺点是：打印速度慢、噪音大；其中要经常更换的耗材是：色带。
喷墨打印机要经常更换的耗材是：墨盒激光打印机的优点是：效果好、打印速度快、噪音小；缺点是：价格高。
其中要经常更换的耗材是：硒鼓 P47中8.数码相机的核心部件是：CCD P48上9.清洗相机要用一块柔软的干布 P49上10.传真机在使用时要注意：记录纸要面朝下在按启动键后，液晶显示：“TRANSMIT”字样。
11.传真机一旦发生“卡纸”，只可扳动传真机说明书上允许动的部件，不要盲目拉扯上盖；尽可能把整纸取出，不要把破碎的纸片留在机器内。
P52上12.复印机在使用时，主要，若要缩小25%，则在设定倍率时，应为75%13.对复印机进行维护时，应首先切断电源，打开各机门，卸下稿台玻璃，然后分别将清洁器、显影器等相继拉出，最后取感光鼓。
（注意顺序不能变）P54中14.计算机网络由两部分组成，一是通信子网；一是资源子网 P54下15.资源子网中的各种数据处理设备有计算机、智能终端、磁盘存储器、监控设备等P55上16.网络的主要功能：数据通信、资源共享、负荷均衡、提高可靠性 P5517. 计算机网络中的三类资源：数据资源、软件资源、硬件资源 P5518.根据网络覆盖的范围分类：局域网和广域网19.在局域网范围内，这类设备主要包括网络接口卡、集线器和打印共享器；在广域网的范围内，主要包括调制解调器、中继器、网桥、路由器 P56中20.网上浏览：双击桌面上的“Explore”图案 P57下21.为了节省网费，可以对Web站点做脱机浏览。
P58上22.发送电子邮件的步骤：见书上59—60页接收电子邮件的步骤：见书上61页上。
沟通基础第一节、沟通的基本概念与内容一、什么是沟通沟通：是一种信息交换的过程，是人们为了既定的目标用一定的语言符号、把信息、思想、和情感进行传递的过程。
（一）沟通的特点：非权力支配性；非职责限定性、认同疏导性（二）沟通的类型1、依据所沟通的对象不同划分：人与人；人与自我；人与机器；人与组织之间的沟通2、根据沟通手段的不同划分：书面语言、口头语言、态势语言的沟通3、根据沟通领域的不同划分：网络沟通；团队沟通（1）网络沟通的主体：信息时代的管理者；员工；技术载体环境和企业文化环境。
（2）网络沟通的优势：降低沟通成本，提高沟通效率；实现了沟通的即时性和平等要求；提高了即时信息的安全感（3）网络沟通的制约性：超负荷状态；口头与网络沟通语言的差异使语言规范使用要求受到挑战，横向沟通扩张性发展，纵向沟通相对弱化。
（4）团队特征：目标明确；有强烈归属感和责任感；积极参与；全体参与，不同意见受欢迎（5）影响团队沟通的主要因素：团队成员的角色分担；团队内成文或不成文的规范和惯例；团队领导者的人个风格；团队作出决策的模式（6）跨文化沟通中的障碍：言语沟通障碍；非言语沟通障碍；信仰与行为障碍二、有效沟通的要素及其过程考试大收集整理（一）有效沟通的要素1、有效沟通的前提：尊重；理解2、实现沟通的关键：倾听提问（二）有效沟通的原则1、7C原则：可信赖性；一致性；内容有针对性；明确性；连贯性；渠道；准确判断接受能力2、用心去听，不在乎对方的表达方式3、积极去想，分析出弦外之音（三）有效沟通的目标1、说明事物2、表达情感3、建立联系4、和谐工作环境（四）有效沟通的过程沟通前的准备－确认对方的需求－正确阐述自己观点－关注对方的反映－实施有效的提问－积极认真地倾听－及时确认、应对－适时进行总结说1、与客户沟通2、与同事沟通3、与上司沟通第二节沟通的方法与技巧一、沟通的方法（一）及时明确沟通对象（两方法：熟练制作和使用必要的沟通记录工具；适当询问）（二）了解沟通对象的行为习惯和工作风格（三）正确选择沟通渠道（面谈、书面、会议、演讲、电子媒介沟通）二、必要的沟通技巧三、避免沟通的障碍沟通中的障碍：地位与职务障碍；语义障碍；感觉失真；文化背景的差异；环境混乱；信息渠道选择不当；信息发出后长时间里没有反馈第三节横向沟通和纵向沟通一、横向沟通：又称为平行沟通，体现为部门之间和员工之间的沟通横向沟通在组织中采取的形式有：部门会议、协调会议、员工面谈、备忘录、主题报告、例行的培训。
二、纵向沟通：包括自上而下、自下而上的两种沟通。
下行沟通：是纵向沟通的主体。
指上级作为信息发布者对下属进行的一种沟通形式。
