《项目材料采购询比价管理办法》

项目材料采购询比价管理办法
（试行）
1、目的
为了加强项目材料采购管理，增加采购透明度，有效控制采购成本，同时规范询价、比价、议价等流程，以确保项目材料采购单价合理性，特制定本办法。

2、适用范围
2.1 适用于本公司采购中心、工程审核部、分公司项目部等部门。

3、工作职责
3.1 采购中心负责组织和协调项目材料的询比价工作；
3.2 分公司项目部负责全面参与和监督项目材料询比价工作；
3.3 工程审核部负责项目材料询比价结果的最终审核确定。

4、工作原则及方式
4.1询比价原则
4.1.1 询比价采购工作必须本着对在建项目成本、利润负责的原则。

4.1.2 询比价采购工作必须遵循“公开、公正、公平”的原则。

4.1.3 询比价采购工作必须遵循“择优、诚实、守信”的原则。

4.2按公司规定，对于参与询比价制度的材料以金额人民币10万元为界定，以避免量少材料造成大量人力及时间成本的浪费，若金额
大于或等于人民币10万元的，必须按本询比价制度执行，若金额小于人民币10万元的，不作强制性执行，可依据项目要求灵活操作。

4.3 按公司要求，在公司内部针对项目材料的询比价必须在企业微信“经营：XXX项目”群内沟通讨论；除此之外，原则上不允许任何部门人员在公司内部私自建群沟通询比价事项。

4.4 按公司发文《即时通讯群管理规定》要求，采购人员不得加入公司规定以外的个人微信或其他企业微信材料群；若其他人员在公司内部私自建材料群的，采购人员必须明确拒绝并立即退出。

4.5 询比价采购工作对接方式，以便实现项目材料信息有效传递，项目部所有材料资料信息汇总到项目经理处，采购中心由采购员负责对接，项目部由项目经理负责对接，作为采购中心与项目部唯一对接主要窗口。

4.6 如项目经理因特殊情况无法负责对接的，项目经理按公司规定指定其他项目部对接人员，后续采购员只负责与项目经理指定人员对接，对于其他人员采购员有权拒绝；若指定人员离职或调动由项目经理负责重新安排。

4.7 分公司分总和项目经理之间对项目材料询比价过程有任何分歧或异议的，分总和项目经理内部必须自行沟通以达成一致意见，若未达成一致的将以分总意见为准。

5、询比价过程管理
5.1 询比价准备阶段
5.1.1 在项目材料询比价开展前，分公司项目部必须提供完整签字确认版的《项目材料采购申请单》以及深化设计图纸等给到采购中心；《项目材料采购申请单》以及深化设计图纸等必须要有项目经理、施工员的共同签字，否则采购员有权延后开展询比价工作。

5.1.2 在项目材料询比价开展前，采购员必须在企业微信“经营：XXX项目”群里咨询分公司分总及项目经理是否有参与询比价的供应商资源推荐，若分总及项目经理有供应商资源的，可自行询价或安排给采购员统一询价。

5.1.3 采购员选择参与询比价供应商资源，首先公司库内有供应商资源的，采购员必须选有库内供应商资源参与询比价（至少选用一家公司库内供应商）；其次，公司鼓励选用两家以上的库外新供应商资源参与询比价。

5.1.4 按公司要求，针对所有项目材料报价，采购员必须要求供应商在其报价单上加盖公章。

5.2 询比价实施阶段
5.2.1 在对供应商询价过程中，所有涉及的部门必须按照统一的材料清单、图纸以及标准要求发给供应商；并将询价供应商的沟通记录转发到企业微信“经营：XXX项目”群里。

5.2.2 对于无法参与招标的大宗材料采购的（其他客观因素导致无法招标的），经公司领导同意后，同样按照项目部编制的统一材料清单、图纸以及标准要求发给供应商，并将询价供应商的沟通记录转
发到企业微信“经营：XXX项目”群里。

5.2.3 采购员必须对询价结果与公司材料数据库内同品牌同种类同规格材料的历史价格比对，若发现供应商的询价结果高过公司材料数据库内同品牌同种类同规格材料的历史价格的，则需提前沟通说明原由。

5.2.4 对于参与询比价的项目材料，在项目部发出签字确认的清单图纸后，采购员向供应商进行询价，询价期限为7个工作日；若因材料特殊工艺等，导致供应商无法在规定时间内报价的，采购员需提前在群里说明情况，询价期限由公司领导重新确定。

5.3 议价定价阶段
5.3.1 在项目材料定价前，项目经理须提前与工程审核部沟通材料限价，对材料限价达成一致意见，以便议价定价环节可尽快落实供应商。

5.3.2 采购员将询价结果按沟通后的时间节点发到企业微信“经营：XXX项目”群里，同时，项目经理和工程审核部专员在群里公布材料限价，若项目部未能提供材料限价的，则以工程审核部的材料限价为准；询价比对工作由采购员负责，并将最终比对结果公布到企业微信“经营：XXX项目”群里。

5.3.2.1 询比价结果中的报价等于或低于项目部和工程审核部限价的，按最低价原则直接确定供应商，不需再与其他供应商的继续商务洽谈。

5.3.2.2 询比价结果中的报价高于项目部和工程审核部限价20%以内的，由采购中心按报价从低到高的依次顺序，组织询比价的供应商进行议价，若第一轮供应商议价结果达到等于或低于限价的，则直接确定该供应商，其他询比价的供应商则不需继续再谈。

采购中心、工程审核部、项目部等人员必须参与，对每一次议价结果形成文字记录，由采购员将议价结果编辑发布在群里，其他参会人员必须确认是否属实；若未能参与议价的部门，后续对议价结果一律不得再有任何异议。

5.3.2.3 若出现所有询价供应商价格普遍高于目部和工程审核部限价20%以上的，由项目部负责与工程审核部等部门进行沟通，确定是否由公司根据项目成本情况与各供应商报价重新制定限价；采购中心再按重新制定的限价分别组织参与询价的供应商进行议价，采购中心、工程审核部、项目部等人员必须参与，对每一次议价结果形成文字记录，由采购员将议价结果编辑发布在群里，其他参会人员必须确认是否属实；若未能参与议价的部门，后续对议价结果一律不得再有任何异议。

5.3.3 对于深圳项目由采购中心邀约所有需要议价的材料供应商，采购中心负责组织在公司总部进行议价，采购中心、工程审核部、项目部等人员必须参加；若项目经理无法参加的，项目经理可指派项目部代表参加议价，对每一次议价结果形成文字记录，一律不许私下与供应商议价，保证公开透明，后续对议价结果一律不得再有任何异
议。

5.3.4 对于异地项目，考虑到项目部人员不能及时返回公司参与议价的，按公司规定由采购中心负责组织进行线上或线下议价，采购中心、工程审核部、项目部等人员必须参与；若项目部无法参与线上议价的，项目经理可指派其他同事参加议价，对每一次议价结果形成文字记录，一律不许私下与供应商议价，保证公开透明，后续对议价结果一律不得再有任何异议。

5.3.5 议价洽谈工作结束后，议价结果一经确认后，所有参与洽谈人员不得以任何理由临时增加供应商资源参与询比价，除非满足比现已确认结果优惠5个点以上的，并经公司领导批准才能采纳。

5.3.6 议价结果一经公布后参与部门一律不得再有任何异议，并按最终公布结果执行，最终公布议价结果由项目经理在群里确认并通知采购员发起公司ERP上单流程。

5.4询比价监督管理
5.4.1 询比价过程中，若发现我司询比价人员滥用职权干扰询比价采购活动的，由公司对询比价人员进行通报并开除；构成犯罪的，公司将其移交司法机关依法追究刑事责任。

5.4.2 若发现我司询比价人员与供应商相互勾结串通，以排挤其他参选供应商的，或出现一家供应商以多家公司名义报价等欺骗行为的，一经公司核查属实，对询比价人员一律开除处理，该供应商将取消合作资格，列入我司黑名单。

项目材料采购询比价流程图
一、
询
比
价
准
备
阶
段
是 否
二、
询
比
价
实
施
阶
段
①
三、
议
价
定
价
阶
段
项目部编制的统一材料清单、图纸以及标准要求。

项目部提供最终签字确认的《材料采购申请单》和深化设计图纸。

采购员咨询分总及项目部是否推荐参与询比价供应商。

项目部无推荐，采购员推荐供应商资源。

项目部和采购员分别推荐供应商资源。

① ③ ② 由采购员统一询价。

由项目部和采购员各自询价。

项目部和采购员公布
询比价结果。

采购员公布比对询比价结果。

项目部和工程审核部共同公布限价。

采购中心、项目部、工程审核部共同议价
③所有报价普遍高于限价的20%以上，由项目部与工程审核部确定是否重新制定限价，采购中心分别组织供应商展开第一轮议价。

①供应商报价等于或低于限价的，则不需再谈，直接选定供应商。

②供应商报价高于限价的20%以内，由采购中心组织供应商展开第一轮议价。

6、其他
6.1 如项目遇到特殊情况需先送货后补流程的，项目部必须提前在企业微信“经营：XXX项目”群里向公司总部领导或工程中心领导请示，经请示同意后采购员方可执行。

6.2 若材料金额超人民币5万元的，发生以下情况采购员有权拒绝执行，同时采购员向采购中心及公司领导如实反映情况，经公司领导同意后，由采购中心对项目部发文通报并处以人民币1000元/次的罚款。

6.2.1 项目部在未下单，要求材料供应商先安排送货再补流程。

6.2.2 在项目材料未定价，项目部要求供应商先安排送货再补流程。

6.2.3 项目部在事先未告知直接购买，事后再通知采购员补流程。

6.2.4 项目部在事先未沟通直接确定并通知双包供应商生产安装。

7、附则
7.1 本办法由郑中设计采购中心负责修订，解释。

7.2 本办法自XXXX年XX月XX日起开始执行。

采购中心
二〇二〇年十二月十四日。